Metoder

Revisjonen har benyttet intervjuer, spørreundersøkelser, dokumentanalyse, statistikk, observasjon og regnskapstall for å svare på problemstillingene. En nærmere beskrivelse av metoder og gjennomføring finnes i metodevedlegget i samlerapporten.

Intervju

Det er i alt gjennomført 69 intervju i prosjektet. De fleste intervjuene er gjennomført som fysiske møter, men noen er gjennomført digitalt. Noen få intervju er gjennomført som gruppeintervju   Alle referater er verifisert av informantene. Noen av intervjuene er gjennomført på e-post. 

Vi har intervjuet aktører fra politisk nivå (ordfører og kommunalråder), et stort antall representanter fra kommunedirektøren (enhetsledere og rådgivere fra fagstab, tjenesteområdene og støttetjenestene.) Flere tidligere ansatte i Trondheim kommune har stilt velvillig opp til intervju. Videre har vi intervjuet eksterne informanter fra Statsforvalteren og St. Olavs hospital. I tillegg har vi innhentet informasjon fra representanter for utvalgte parter som ble berørt av kommunens smitteverntiltak (næringslivet og kultursektoren). Vi har også hatt kontakt med hovedverneombud og hovedtillitsvalgt.

Observasjon

Revisjonen var observatør i møtene i kommunens kriseledelse i perioden fra april 2021 til siste møte i februar 2022. Vi har også gjennomført observasjoner av vaksineringen og arbeidet i enkelte smittesporingsteam. 


Dokumentanalyse 

En viktig informasjonskilde har vært kommunens styringsverktøy for krisesituasjoner, CIM. Undersøkelsen har videre omfattet gjennomgang av politiske saker, flere beredskapsplaner, kommunikasjonsplaner, dokumentasjon som berører kommunens smitteverntiltak, kvalitetsmeldinger, rutiner, reglementer, årsberetninger, økonomirapporter, brukerundersøkelser og interne kartlegginger i kommunen, dokumenter i kommunens arkiv- og saksbehandlingssystem (ESA), evalueringer, forskningsrapporter, tilsynsrapporter og andre rapporter fra Statsforvalteren, interne notater med mer. 


Statistikk, regnskapstall og avvik

Revisjonen har analysert statistikk som belyser pandemiutviklingen og konsekvensene av tiltakene. Vi har gjennomgått bruk av karantene- og isolasjonshotell, nasjonal og lokal statistikk over vaksinedekning. Vi har tatt ut statistikk fra KS (ASSS), Statistisk sentralbyrå og Utdanningsdirektoratet. Videre har vi mottatt statistikk fra kommunen, blant annet for sykefraværet i kommunen. I tillegg har vi gjennomgått regnskapstall for overtids- og vikarbruk i perioden 2019-2022.

Vi har gjennomgått meldte avvik på Helse- og velferd og Oppvekst og utdanning i perioden 1. mars 2020 til og med 31. januar 2022. 


Spørreundersøkelser

Enhetsledere

Revisjonen sendte ut en elektronisk spørreundersøkelse til alle enhetsledere om kommunens håndtering av koronapandemien. Undersøkelsen ble sendt ut 20. desember 2022 og avsluttet 26. januar 2023. Det ble sendt ut påminnelser underveis. I alt svarte 93 prosent av enhetslederne på undersøkelsen. Alle tjenesteområdene har en svarprosent på 87 prosent eller mer.

Det er viktig å merke seg at antallet enhetsledere er lavt innen barne- og familietjenestene, bo- og aktivitetstilbud og rus og psykiatri. Antallet ledere er også ganske lavt for byutvikling og hjemmetjenester. For disse områdene må man være oppmerksom på at få svar vil gi store utslag i den prosentvise fordelingen i tabellene.


Ansatte

Revisjonen sendte ut en elektronisk spørreundersøkelse til ansatte om kommunens håndtering av koronapandemien. Undersøkelsen gikk ut til ansatte som jobbet i kommunen 1. februar 2020 og som fortsatt arbeidet i kommunen da undersøkelsen ble sendt ut 30. januar 2023. Bakgrunnen for dette var at vi ønsket svar fra personer som hadde arbeidet i kommunen i en normalsituasjon før pandemien startet og som hadde arbeidet gjennom pandemiperioden.

Vi har fjernet en del ansatte som var langtidssykemeldt eller i permisjon under pandemien, blant annet på bakgrunn av tilbakemelding fra ansatte. Vi har trolig likevel ikke fjernet alle som har vært fraværende store deler av pandemien.

Undersøkelsen ble avsluttet 22. februar 2023. Det ble sendt påminnelser underveis. Totalt svarte 58 prosent av ansatte på undersøkelsen. I tillegg varierer svarprosenten mellom de ulike enhetene, og svarprosenten er lavest for de med lavest stillingsandel.

Svarprosenten er lavest innen hjemmetjenestene (44 prosent), bo- og aktivitetstilbudene (45 prosent) og skoler (54 prosent). For disse gruppene må vi være varsomme med å trekke bastante konklusjoner. De øvrige tjenesteområdene har en svarprosent mellom 62 og 79 prosent.


Om inndelingen i tjenesteområder

I rapporten har vi delt inn enhetene og hvor ansatte og enhetsledere jobber etter følgende tjenesteområder: barnehage, skole, barne- og familietjeneste (BFT), helse- og velferdssenter og helsehus, hjemmetjeneste, bo- og aktivitetstilbud (BOA), rus og psykiatri, andre helseenheter, byutvikling og andre tjenesteområder (se også tabellene ovenfor).

Rus og psykiatri omfatter Enhet for psykisk helse og rus, Botiltak og treffsted for psykisk helse og Enhet for rustjenester. 

Andre helseenheter omfatter alle de andre enhetene på helse og velferd som ikke inngår i enten helse- og velferdssenter og helsehus, hjemmetjeneste, BOA eller rus og psykiatri. Ved en inkurie fikk ikke de to kommunale enhetslederne ved NAV Falkenborg og NAV Lerkendal spørreundersøkelsen, men ansatte ved disse to enhetene fikk undersøkelsen til ansatte. 

Barne- og familietjenesten består av BFT Midtbyen, BFT Østbyen, BFT Heimdal, BFT Lerkendal, Omsorgsenheten og Helse- og avlastningstjenesten for barn og unge. Barnevern, helsestasjon og skolehelsetjeneste som vi skal undersøke nærmere i rapporten, inngår i de fire bydelene.

I tillegg til de ordinære barne- og ungdomsskolene i kommunen består kategorien “skole” av Trondheim kulturskole, Skolen St. Olavs Hospital og Lianvatnet skole.

Byutvikling omfatter Byggesakskontoret, Byplankontoret, Eierskapsenheten, Enhet for kart og arkitektur, Kommunalteknikk, Trondheim bydrift og Trondheim eiendom.

Kategorien “Øvrige tjenesteområder” omfatter enhetene under områdene Finans, Kultur og idrett, Næring, samferdsel, klima og miljø og Organisasjon, samt Fagenhet for oppvekst og utdanning.


Norsk koronamonitor

Revisjonen har innhentet tall fra undersøkelsen Norsk koronamonitor. Dette er en landsomfattende telefonundersøkelse gjennomført av analyseselskapet Opinion. Temaet i undersøkelsen er håndtering av koronapandemien. I alt 174 478 personer svarte på undersøkelsen i perioden 13. mars 2020 til 13. oktober 2022. Antall respondenter fra Trondheim er 7 549, fra Oslo 19 192, fra Bergen 10 141 og fra Stavanger/Sandnes 6 081. For Trondheim sin del har 48 prosent svart i 2020, 38 prosent i 2021 og 11 prosent i 2022. Opinion har vektet dataene på kjønn, alder og utdanning.


Trondheim kommunerevisjon har innhentet resultater fra følgende spørsmål:


Vurdering av datagrunnlaget

Vi har i denne forvaltningsrevisjonen et svært bredt datagrunnlag. Data som er brukt i rapporten og som er fremkommet muntlig er skriftliggjort og bekreftet av kilden. Noen intervjuer er gjennomført digitalt. Dette kan ha påvirket datainnsamlingen noe ved at vi ikke får med oss kroppsspråk og lignende, og at det ikke er like lett å stille oppfølgingsspørsmål. 

Det er lav svarprosent i tre av tjenesteområdene i spørreundersøkelsen til de ansatte. Spørreundersøkelsen ble gjennomført om lag ett år etter at smitteverntiltakene ble avsluttet. Dette kan ha påvirket svarene som ble gitt siden informantene kan ha glemt noe. På den annen side, kan også distanse til pandemiperioden ha ført til at man i større grad er i stand til å skille erfaringene fra hverandre. I de første intervjuene vi gjennomførte, rett etter bestillingen fra kontrollutvalget, var aktørenes svar svært preget av det som hadde skjedd i umiddelbar nær fortid. 

Vi har hatt tilgang til en mengde data som ble produsert under pandemihåndteringen. For eksempel har vi komplette referater fra en rekke ulike møter og fora og avvik fra avvikssystemet til hele kommunen. Vi mener at dette bidrar til å korrigere eventuelle svakheter med at spørreundersøkelsen ble sendt ut ett år etter at pandemien var over. 

Det store omfanget kilder, både i mengde og type, har gjort at vi i utstrakt grad har vært i stand til å triangulere de ulike metodene. Vi har for eksempel brukt skriftlig dokumentasjon til å utarbeide nye spørsmål.

Samlet sett mener vi at våre data er relevante (gyldige og valide) for problemstillingene. Datainnsamlingen er gjennomført på en måte som i størst mulig grad sikrer dataenes pålitelighet (reliabilitet).