Denne arkivplanen er et styringsverktøy for Trondheim kommunes arkivtjeneste, og et oppslagsverk for kommunens ansatte. Den inneholder de regler og instrukser som til enhver tid gjelder for TKsak, og arkivarbeidet i Trondheim kommune. Enheter og faggrupper står fritt til å etablere egne rutiner og arbeidsbeskrivelser for saksbehandling i TKsak, så lenge de er i tråd med arkivplanen.
Arkivplanen består av fire deler:
En arkivoversikt som viser hvor- og hvordan forskjellige typer saker dokumenteres i Trondheim kommune
Et regelsett for bruk av TKsak, som viser oppgavene i dokumentbehandlingen, hvor ofte de skal gjøres-, og av hvem
Beskrivelser av byarkivets tjenester, og av ansvarsfordelingen i arkivarbeidet.
En informasjonsside med lenker til opplærings- og veiledningsmateriell
Kommunedirektøren har iht. arkivforskriften § 1 det overordnede ansvaret for arkivarbeidet i kommunen. Ivaretakelsen av dette ansvaret er delegert til Trondheim byarkiv. Det innebærer at byarkivet har som oppgave å bidra til at kommunen oppfyller de tre dokumentasjonspliktene i arkivloven:
Arkiveringsplikten
Journalføringspliken
Bevaringsplikten
Trondheim byarkiv kan ikke ivareta disse pliktene alene - dette er et samarbeid som baseres på følgende ansvarsfordeling:
Akivloven § 6, jf. § 2: Kommunens plikt til å dokumentere sin virksomhet.
En enhet som er delegert ansvar for en kommunal oppgave, har også ansvar for å dokumentere oppgaveløsningen. Arkivtjenesten har ansvar for å veilede, kontrollere og holde oversikt, samt å forvalte relevante støttetjenester. Se også regelsett, TKsak.
Arkivforskriften §§ 9-11: Kommunens plikt til å føre saksdokumenter på journal
Enheter som saksbehandler på vegne av kommunen, har et ansvar for at saksbehandlingsregler følges, blant annet at saksdokumenter registreres i et godkjent journalsystem. Arkivtjenesten har ansvar for å veilede-, og forvalte relevante støttetjenester. Se også regelsett, TKsak.
Arkivloven § 9, arkivforskriften § 24: Forbud mot å slette-, og plikt til å tilgjengeliggjøre arkiv
Arkivtjenesten har et veiledningsansvar for fangst og bevaring av arkivpliktig informasjon. Ansvaret for den praktiske oppfølgingen er delt:
Arkivtjenesten sikrer og tilgjengeliggjør arkiveringspliktig informasjon som forvaltes av byarkivet (Trondheim DIGITAL)
Enhetene sikrer og tilgjengeliggjør arkiveringspliktig informasjon så lenge den forvaltes av enheten selv
Arbeidet med arkivplanen kom i gang høsten 2023. Det er derfor ikke et ferdig produkt, men vil utfylles, revideres og oppdateres jevnlig.
Spørsmål, innspill og behov kan meldes til: