Arkivplan
Arkivplan
Plan for informasjonsforvaltning i Trondheim kommune
Plan for informasjonsforvaltning i Trondheim kommune
Embedded Files
Denne arkivplanen er et styringsverktøy for Trondheim kommunes arkivtjeneste, og et oppslagsverk for kommunens ansatte. Den inneholder de regler og instrukser som til enhver tid gjelder for TKsak, og arkivarbeidet i Trondheim kommune. Enheter og faggrupper står fritt til å etablere egne rutiner og arbeidsbeskrivelser for saksbehandling i TKsak, så lenge de er i tråd med arkivplanen.
Innhold
Innhold
Arkivplanen består av fire deler:
En arkivoversikt som viser hvor- og hvordan forskjellige typer saker dokumenteres i Trondheim kommune
Et regelsett for bruk av TKsak, som viser oppgavene i dokumentbehandlingen, hvor ofte de skal gjøres-, og av hvem
Beskrivelser av byarkivets tjenester, og av ansvarsfordelingen i arkivarbeidet.
En informasjonsside med lenker til opplærings- og veiledningsmateriell
Arkivansvaret i Trondheim kommune
Arkivansvaret i Trondheim kommune
Kommunedirektøren har iht. arkivforskriften § 1 det overordnede ansvaret for arkivarbeidet i kommunen. Ivaretakelsen av dette ansvaret er delegert til Trondheim byarkiv. Det innebærer at byarkivet har som oppgave å bidra til at kommunen oppfyller de tre dokumentasjonspliktene i arkivloven:
Arkiveringsplikten
Journalføringspliken
Bevaringsplikten
Trondheim byarkiv kan ikke ivareta disse pliktene alene - dette er et samarbeid som baseres på følgende ansvarsfordeling:
Arkiveringsplikt
Arkiveringsplikt
Akivloven § 6, jf. § 2: Kommunens plikt til å dokumentere sin virksomhet.
Ansvarsfordeling
Ansvarsfordeling
En enhet som er delegert ansvar for en kommunal oppgave, har også ansvar for å dokumentere oppgaveløsningen. Arkivtjenesten har ansvar for å veilede, kontrollere og holde oversikt, samt å forvalte relevante støttetjenester. Se også regelsett, TKsak.
Journalføringsplikt
Journalføringsplikt
Arkivforskriften §§ 9-11: Kommunens plikt til å føre saksdokumenter på journal
Ansvarsfordeling
Ansvarsfordeling
Enheter som saksbehandler på vegne av kommunen, har et ansvar for at saksbehandlingsregler følges, blant annet at saksdokumenter registreres i et godkjent journalsystem. Arkivtjenesten har ansvar for å veilede-, og forvalte relevante støttetjenester. Se også regelsett, TKsak.
Bevaringsplikt
Bevaringsplikt
Arkivloven § 9, arkivforskriften § 24: Forbud mot å slette-, og plikt til å tilgjengeliggjøre arkiv
Ansvarsfordeling
Ansvarsfordeling
Arkivtjenesten har et veiledningsansvar for fangst og bevaring av arkivpliktig informasjon. Ansvaret for den praktiske oppfølgingen er delt:
Arkivtjenesten sikrer og tilgjengeliggjør arkiveringspliktig informasjon som forvaltes av byarkivet (Trondheim DIGITAL)
Enhetene sikrer og tilgjengeliggjør arkiveringspliktig informasjon så lenge den forvaltes av enheten selv
Oppdatering og innspill
Oppdatering og innspill
Arbeidet med arkivplanen kom i gang høsten 2023. Det er derfor ikke et ferdig produkt, men vil utfylles, revideres og oppdateres jevnlig.
Spørsmål, innspill og behov kan meldes til:
Page updated
Report abuse