Arkivplan
Plan for dokumentbehandling i Trondheim kommune
Denne arkivplanen er et styringsverktøy for Trondheim byarkiv, og et oppslagsverk for kommunens ansatte. Den inneholder de regler og instrukser som til enhver tid gjelder for TKsak, og arkivarbeidet i Trondheim kommune. Enheter og faggrupper står fritt til å etablere egne rutiner og arbeidsbeskrivelser for saksbehandling i TKsak, så lenge de er i tråd med arkivplanen.
Innhold
Arkivplanen består av fire deler:
En arkivoversikt som viser hvor- og hvordan forskjellige typer saker dokumenteres i Trondheim kommune
Et regelsett for bruk av TKsak, som viser oppgavene i dokumentbehandlingen, hvor ofte de skal gjøres-, og av hvem
Beskrivelser av byarkivets tjenester, og av ansvarsfordelingen i arkivarbeidet.
En informasjonsside med lenker til opplærings- og veiledningsmateriell
Arkivansvaret i Trondheim kommune
Kommunedirektøren har iht. arkivforskriften § 1 det overordnede ansvaret for arkivarbeidet i kommunen. Ivaretakelsen av dette ansvaret er delegert til Trondheim byarkiv. Det innebærer at byarkivet har som oppgave å bidra til at kommunen oppfyller de tre dokumentasjonspliktene i arkivloven:
Arkiveringsplikten
Journalføringspliken
Bevaringsplikten
Trondheim byarkiv kan ikke ivareta disse pliktene alene - dette er et samarbeid som baseres på følgende ansvarsfordeling:
Arkiveringsplikt
Akivloven § 6, jf. § 2: Kommunens plikt til å dokumentere sin virksomhet.
Ansvarsfordeling
En enhet som er delegert ansvar for en kommunal oppgave, har også ansvar for å dokumentere oppgaveløsningen. Byarkivet har ansvar for å veilede, kontrollere og holde oversikt, samt å forvalte relevante støttetjenester. Se også regelsett, TKsak.
Journalføringsplikt
Arkivforskriften §§ 9-11: Kommunens plikt til å føre saksdokumenter på journal
Ansvarsfordeling
En enhet som er delegert ansvar for å saksbehandle på vegne av kommunen, har et ansvar for at saksbehandlingsregler følges, blant annet at saksdokumenter registreres i et godkjent journalsystem. Byarkivet har ansvar for å veilede og forvalte relevante støttetjenester. Se også regelsett, TKsak.
Bevaringsplikt
Arkivloven § 9, arkivforskriften § 24: Forbud mot å slette-, og plikt til å tilgjengeliggjøre arkiv
Ansvarsfordeling
Byarkivet har et veiledningsansvar for fangst og bevaring av arkivpliktig informasjon. Ansvaret for den praktiske oppfølgingen er delt:
Byarkivet sikrer og tilgjengeliggjør arkiveringspliktig informasjon som forvaltes av byarkivet
Enhetene sikrer og tilgjengeliggjør arkiveringspliktig informasjon så lenge den forvaltes av enheten selv
Oppdatering og innspill
Arbeidet med arkivplanen kom i gang høsten 2023. Det er derfor ikke et ferdig produkt, men vil utfylles, revideres og oppdateres ukentlig.
Spørsmål, innspill og behov kan meldes til: