สภาพปัญหา

การจัดการศึกษาในประเทศไทยในปัจจุบัน จะบรรลุวัตถุประสงค์ได้ต้องสามารถจัดการบริหารโรงเรียนทั้ง 4 ฝ่าย คือฝ่ายบริหารวิชาการ ฝ่ายบริหารงบประมาณ ฝ่ายงานบริหารงานบุคคล ฝ่ายบริหารทั่วไป การดำเนินงานเพื่อให้ภารกิจโรงเรียนบรรลุวัตถุประสงค์นั้น โรงเรียนมีความจำเป็นที่ต้องใช้ทรัพยากรในการบริหาร คือ คน เงิน พัสดุ และเทคนิคการจัดการได้อย่างเหมาะสม โดยเฉพาะระบบงานสารบรรณของโรงเรียนก็มีความสำคัญและจำเป็นต่อการบริหารงาน ซึ่งจะมีผลต่อการบริหารงานให้บรรลุเป้าหมาย มีความคล่องตัวตัว มีประสิทธิภาพและส่งผลถึงประสิทธิผลของการบริหารงานโรงเรียน(นัยนา เกิดวิชัย. 2543: 6) และการบริหารงานทั่วไป เป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการจัดระบบบริหารองค์กร ให้บริการรงานอื่น ๆ บรรลุผลตามมาตรฐาน คุณภาพและเป้าหมายที่กำหนดไว้ โดยมีบทบาทหลักในการประสานส่งเสริมสนับสนุนและอำนวยความสะดวกต่าง ๆ ในการให้บริการการศึกษาของสถานศึกษา ตามหลักการบริหารที่มุ่งเน้นผลสัมฤทธิ์ ของงานเป็นหลัก โดยเน้นความโปร่งใส ความรับผิดชอบที่ตรวจสอบได้ ตลอดจนการมีส่วนร่วมของบุคคล ชุมชน และองค์กรที่เกี่ยวข้องเพื่อให้การจัดการศึกษามีประสิทธิภาพและประสิทธิผลของสถานศึกษา และการบริหารงานสารบรรณเปรียบเสมือน แขนขาของงานบริหารงานทั่วไปที่เป็นเครื่องสนับสนุนให้โรงเรียนเป็นสถานศึกษาที่ให้บริการทางวิชาการได้อย่างราบรื่น   ในอันที่จะทำให้การดำเนินงานทุกด้านบรรลุวัตถุประสงค์ที่วางไว้ในการดำเนินงานสารบรรณของโรงเรียนจะมีหัวหน้างานธุรการเป็นผู้รับผิดชอบและเจ้าหน้าที่ในแต่ละฝ่ายเป็นผู้ปฏิบัติ เช่น เจ้าหน้าที่งานสารบรรณเจ้าหน้าที่งานการเงินและบัญชี เจ้าหน้าที่พัสดุ เป็นต้น ซึ่งงานต่างๆ เหล่านี้ล้วนมีความสำคัญละเอียดอ่อน ซับซ้อน ยุ่งยากพอสมควร ดังนั้นผู้ที่รับผิดชอบงานเหล่านี้จำเป็นต้องได้รับคัดเลือกเป็นพิเศษ โดยถือเกณฑ์กว้าง ๆ ว่าต้องเป็นผู้มีความละเอียดถี่ถ้วนมีความรู้เรื่องระเบียบปฏิบัติเป็นอย่างดี เนื่องจากงานธุรการเป็นงานประจำ ทำซ้ำ ทำให้ผู้รับผิดชอบเกิดความเบื่อหน่าย จึงควรมีการพัฒนาตัวบุคลากรและพัฒนาระบบอยู่เสมอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการดำเนินงานธุรการตามระบบที่กำหนดไว้ต้องยึดหลักความถูกต้อง รวดเร็ว ประหยัด และคุ้มค่า จึงจะทำให้การดำเนินงานธุรการมี