Gmail

Utilisation

Restrictions

Les élèves ne peuvent envoyer et recevoir que des messages provenant d'une adresse fournie par le collège. Par exemple un message à destination d'un élève provenant d'un expéditeur "@orange.fr" sera rejeté.

Tous les messages à destination ou provenant des élèves sont stockés et sauvegardés.

S'identifier

Pour pouvoir utiliser Gmail et les autres outils Google (Drive, Docs, Agenda...) il faut rentrer son adresse mail et son mot de passe.

Environnement

Dans la partie gauche, vous pourrez créer un message, consulter les messages reçus ou envoyés.

Créer un message

Pour créer un message, cliquer sur "nouveau message".

Dans le champ "A", saisir l'adresse du destinataire.

Dans le champ "Objet", saisir le titre de votre message. NB : Il s'agit du titre seulement, pas du message lui même.

Et enfin, dans le grand cadre blanc, saisir le message.

Dans le message d'exemple ci-dessus, il est question d'une pièce jointe. C'est par exemple un document texte (Word, LibreOffice Writer...) qui vous a été demandé. Pour le joindre au message, cliquer sur le trombone, rechercher le document, le sélectionner et cliquer sur "Ouvrir".

Plusieurs destinataires

Un message peut être envoyé à plusieurs destinataires en même temps.

Dans le champs "A", il suffit de saisir les différentes adresses.

Les champs adresses Cc et Cci

Lors de l'envoi d'un message, on peut avoir besoin d'en envoyer une copie à un ou des autres destinataires.

Pour cela, il faut renseigner le champ Cc (Copie carbone). Le ou les destinataires recevront une copie du message envoyé.

Par soucis de discrétion, on peut utiliser le champ Cci (Copie carbone invisible). Ainsi ceux qui recevront le message ne verront pas les autres destinataires du message.

Répondre à un message

Pour répondre à un message, l'ouvrir et cliquer :

soit sur le bouton "répondre", en bas de la page,

soit sur la flèche tournante à gauche.

Saisir la réponse et cliquer sur "Envoyer". Il n'y a pas besoin de taper l'adresse mail ou l'objet. Puisqu'il s'agit d'une réponse à un message existant, on les connaît déjà.

Paramétrages

Ordre des messages

Vous pouvez prioriser l'ordre d'affichage de vos messages. Par exemple faire en sorte que vos messages non lus s'affichent en premier :

Paramètres>Boîte de réception

Conversation

Vous pouvez aussi faire en sorte que les messages issus d'une même conversation s'affichent en une seule ligne dans votre boîte de réception. Tant que l'objet du mail n'est pas modifié, les messages s'affichent dans le même fil de conversation.

Marqueurs

Pour faire ressortir des messages ou des conversations, vous pouvez leur attribuer un marqueur d'importance. Ce marqueur est géré par le moteur d'intelligence de google et de vos actions précédentes.

Vous pouvez également distinguer visuellement vos messages, depuis l'onglet général, vous faire votre sélection des icônes de suivi. 

Libellés

Elle vous permet également de les organiser par "libellés", l'équivalent de dossiers. La premières partie, "Catégories" n'est pas modifiable.

Dans la partie libellés, vous pouvez créer les libellés utiles à votre organisation.

Réponse automatique

Si vous êtes indisponible pour une longue période, vous pouvez configurer une réponse automatique. Dès que quelqu'un vous envoie un message, il recevra la réponse que vous aurez paramétrée.

Supprimer l'historique des adresses mails destinataires

Au fil des années, les destinataires s'accumulent dans les contacts. Par exemple, l'adresse mail d'un élève sorti du collège depuis plusieurs années peut toujours vous être suggéré comme destinataire.

Pour éviter cela, il faut purger tout ou partie de vos contacts.

Aller dans "Contacts"

Dans "Contacts fréquents", cliquer sur le ou les contacts à supprimer, puis sur les trois points et "Supprimer"

Pour supprimer tous les contacts récents, il faut cliquer sur la flèche bleue à côté de la case "-" et "Tous".

Puis, comme précédemment, cliquer sur les trois points et "Supprimer"

Répéter l'opération avec "Autres contacts".

Délégation

Vous pouvez également accorder ou accepter une délégation de compte. Une délégation est un accès que l'on vous accorde ou que vous accordez à un autre compte Google.

ATTENTION, cet accès implique une grande confiance des deux parties l'une envers l'autre ! Car celui qui accepte la délégation peut faire les mêmes choses que le propriétaire du compte qui a délégué : envoyer des messages, gérer le Google Drive...

Si les deux comptes vous appartiennent, la question ne se pose pas.

Mais si il s'agit de deux personnes distinctes, cela implique une grande confiance que l'on vous accorde ou que vous même accordez.

À manier avec prudence et discernement.