แหล่งข้อมูล เป็นแหล่งกำเนิดของข้อมูล หรือเป็นแหล่งรวบรวมข้อมูล เช่น คน สัตว์ สิ่งของ สถานที่ เหตุการณ์

ข้อมูลแบ่งตามลักษณะของการได้มา ดังนี้

1. ข้อมูลปฐมภูมิ (primary data) คือ ข้อมูลที่ได้จากแหล่งกำเนิดข้อมูลหรือจุดเริ่มต้นของข้อมูล เช่น ข้อมูลที่ได้จากการทดลอง การค้นพบทางวิทยาศาสตร์ ข้อมูลความสำเร็จ ภูมิปัญญา ข้อมูลสถานการณ์ทางการเมือง ความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญ

2. ข้อมูลทุติยภูมิ (secondary data) คือ ข้อมูลที่ไม่ได้มาจากแหล่งกำเนิดโดยตรง แต่ได้มาจากการอ้างอิงถึงข้อมูลปฐมภูมิ หรือนำข้อมูลปฐมภูมิ   มาวิเคราะห์ ประมวลผล ซึ่งอาจอยู่ในรูปสถิติ บทวิจารณ์ บทความ เอกสารต่าง ๆ เป็นต้น

สิ่งที่ต้องคำนึงถึงในการรวบรวมข้อมูล 

1. ความถูกต้อง (accuracy) ข้อมูลทั้งเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพต้องมีความถูกต้อง เช่น ข้อมูลคะแนนสอบเพื่อประเมินผลการเรียนต้องมีความถูกต้อง

2. ความทันสมัย (timeliness) ข้อมูลจะใช้งานได้ต้องอยู่บนพื้นฐานของช่วงเวลาที่เหมาะสม เพื่อให้สอดคล้องกับสถานการณ์การใช้ประโยชน์จากข้อมูล เช่น ข้อมูลน้ำหนักและส่วนสูงของนักเรียนเมื่อ 2 ปีที่แล้วไม่สามารถนำมาประมวลผลพิจารณาการเติบโตของนักเรียนในปัจจุบันได้

3. ความเกี่ยวข้อง (relevance) ข้อมูลต้องมีความเกี่ยวข้องกับสิ่งที่จะนำไปใช้ประโยชน์ได้ เช่น ข้อมูลที่จะใช้ในการตัดสินใจเดินทางท่องเที่ยวอาจประกอบด้วย แหล่งท่องเที่ยว เวลาเปิด – ปิด ระยะทาง วิธีการเดินทาง เป็นต้น

การประมวลผล (Processing) 

         หมายถึง กระบวนการคิด หรือ การจัดระเบียบแบบแผนของข้อมูล เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ ซึ่งทำได้โดยการคำนวณ เคลื่อนย้ายข้อมูล การจัดเรียง การเปรียบเทียบ และการวิเคราะห์ข้อมูล หรืออาจใช้สูตร ทางคณิตศาสตร์ วิทยาศาสตร์  สามารถแบ่งลักษณะการประมวลผลได้ ดังนี้

1.การประมวลผลด้วยมือ ใช้กระดาษ ปากกา และแรงคนในการดำเนินการ

2.การประมวลผลด้วยเครื่องมือ ใช้เครื่องมือช่วยทุ่นเเรง  เช่น เครื่องพิมพ์ดีด เครื่องคิดเลข เครื่องนับจำนวน เครื่องนับธนบัตร รูปแบบการประมวลผลข้อมูลที่นิยมใช้ในปัจจุบัน เป็นการประมูลผลด้วยเครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ เช่น คอมพิวเตอร์ สมาร์ตโฟน 

สารสนเทศ (Information) 

หมายถึง ข้อมูล ข่าวสาร ข้อเท็จจริงที่ผ่านการประมวลผลในรูปแบบต่าง ๆ สามารถนำไปใช้ประโยชน์และช่วยในการตัดสินใจเพื่อแก้ปัญหาได้ตามความต้องการของผู้ใช้งาน

     การดำเนินชีวิต ทุกคนมีการรวบรวมข้อมูลอัตโนมัติตลอดเวลา เมื่อต้องตัดสินใจ จะมีการนำข้อมูลเหล่านั้นมาใช้ เช่น ขณะขับรถจักรยานอยู่บนถนน สังเกตสิ่งต่าง ๆ เป็นการวบรวมข้อมูล และนำข้อมูลนั้นมาตัดสินใจเพื่อเกิดสิ่งใดสิ่งหนึ่ง เช่น เมื่อมีหลุม ตัดสินใจหลบ หยุดรถ หรือขี่ลงไปในหลุมหากไม่ลึกมาก

การตัดสินใจจะเกิดขึ้นมีหลายทางเลือก แต่ละทางเลือกนำไปสู่ผลลัพธ์ที่เหมือนหรือแตกต่างกัน ขั้นตอนตัดสินใจ มีดังนี้

1. กำหนดเป้าหมายของการตัดสินใจ

2. รวบรวมข้อมูลและความรู้ที่เกี่ยวข้องที่เพียงพอต่อการตัดสินใจ

3. กำหนดทางเลือกทั้งหมดที่เป็นไปได้

4. ประเมินทุกทางเลือก โดยวิเคราะห์เชิงตรรกะเชื่อมโยงระหว่างทางเลือกและผลลัพธ์ สอดคล้องกับเป้าหมาย

5. ตัดสินใจเลือกทางเลือกที่เหมาะสมที่สุด