PROCESO DE APLICACIÓN

Proceso de Aplicación de las Becas – Expo Estudiante Nacional 2025

1. Solicitud mediante Carta de Instrucciones
   La postulación y solicitud de las becas únicamente podrá realizarse a través de la Carta de Instrucciones enviada por Smart a la dirección de correo electrónico institucional registrada por el colegio participante.
   Este documento constituye el medio oficial y obligatorio para formalizar la aplicación a las becas y contiene los lineamientos, requisitos de elegibilidad, obligaciones y condiciones que deberán ser observados tanto por la institución como por los estudiantes beneficiarios.
   
   

2. Firma y aceptación por parte del Colegio
   La firma del líder institucional, en calidad de representante legal, rector o directivo responsable, será indispensable para validar la aplicación de la beca.
   En el caso de estudiantes mayores de edad, estos podrán firmar directamente los documentos contractuales correspondientes; en el caso de menores de edad, deberá hacerlo el padre, madre o acudiente legal, conforme a la normatividad vigente.
   La firma deberá remitirse en respuesta al correo electrónico institucional dentro de los plazos establecidos por Smart.
   
   

3. Radicación y plazo de vigencia
   Para efectos de validez, los colegios deberán radicar la Carta de Instrucciones firmada y todos los documentos exigidos con un mínimo de cinco (5) a siete (7) días hábiles previos al vencimiento del plazo máximo, con el fin de permitir la verificación oportuna de la información y subsanación de posibles inconsistencias.
   La vigencia máxima para la redención de las becas será hasta el 26 de diciembre de 2025. Vencido este plazo, no se aceptará ninguna radicación adicional, y la institución educativa asumirá plena responsabilidad por la pérdida del beneficio.
   
   

4. Obligaciones de las instituciones educativas
   Además de la aceptación y radicación de la Carta de Instrucciones, los colegios deberán:
   a. Garantizar la participación en la reunión presencial entre el líder institucional y representantes de Smart, en la que se socializarán criterios, beneficios y responsabilidades.
   b. Asegurar que el colegio se registre y participe en la Expo Estudiante Nacional 2025, asistiendo al stand de Smart y diligenciando la constancia de participación con la carta de instrucciones firmada.
   c. Facilitar a Smart un espacio en los eventos escolares del colegio, en donde la institución podrá exhibir su portafolio académico y difundir sus programas educativos. El cumplimiento de esta obligación será requisito esencial para la entrega efectiva de la beca.
   
   

5. Confirmación de recepción y comunicación
   Una vez recibida la Carta de Instrucciones firmada y radicada en debida forma, Smart confirmará por correo electrónico la recepción y validación de los documentos, indicando los pasos posteriores para el proceso de selección, entrega y aplicación de las becas.
   La ausencia de confirmación por parte de Smart significará que la radicación no se encuentra en firme, y corresponderá a la institución educativa verificar de manera proactiva el estado de su aplicación.