E-пошта

На сьогодні Мережа пропонує різноманітні поштові сервіси, і який з них обрати, кожен користувач вирішить сам, залежно від своїх смаків, побажань та мотивів. Аби електронна пошта користувача стала для нього насправді простим у використанні, надійним, зручним помічником для налагодження особистих та професійних стосунків, для спільної роботи з віртуальними документами, календарями подій, для створення власних ресурсів (блогів, сайтів, колекцій фото та відеоматеріалів), необхідно знати хоча б загальні правила користування е-мейлом.

Ось деякі прості, але важливі підказки, що допоможуть зробити використання е-мейлу більш ефективним.

1. Необхідно обов'язково підтверджувати отримані повідомлення. Достатньо пару слів: "Дякую. Отримав."
2. Неприпустима розсилка файлів великого об'єму без попередження. Розсилка одразу декільком адресатам або індивідуально листа розміром кілька мегабайт вважається грубим порушенням етикету. Краще розмістить матеріал в Інтернеті та надайте індивідуальний доступ. Для створення облікового запису особистої електронній пошти пересічні користувачі звертаються до популярних веб-сервісів, що дозволяють пересилати великі файли, але, зверніть увагу, у вашого адресата може бути інша поштова служба, з більш суворими вимогами щодо розміру дозволенних вкладень, їх формату та кількості.
3. Під час оформлення повідомлення не варто залишати незаповненим поле "Тема". Необхідно подумати і сформулювати лаконічно, влучно назву повідомлення, що характеризуватиме його зміст.
4. Викладати думки доцільно у формі своєрідної піраміди - найважливіші думки сформулювати в першому пункті повідомлення, а потім розписати їх більш детально.
5. Перед відправленням бажано прочитати повідомлення повністю. Якщо воно задовге, бажано виділити в ньому ключові моменти, давши відповідні підзаголовки, щоб отримувачу було приємно і зручно з ним працювати.
6. Не зайвим буде налаштувати пошту так, щоб кожне вихідне повідомлення містило підпис. Починати лист потрібно зі звернення до адресата і закінчувати конструкцією: "З повагою" (або "з надією на подальшу співпрацю"), ім'я.
7. Не потрібно захоплюватися ПРОПИСНИМИ літерами. Це справляє неприємне враження. Адресат може подумати, що відправник лінується змінити шрифт, або підвищує на нього голос.
8. Відповідаючи на лист-запитання, варто скопіювати питання і вставити в свій лист-відповідь, а лише потім відповідати. Навряд чи приємно буде адресату отримати лист з одним словом "узгоджено". Адже йому доведеться шукати вихідний лист, згадувати історію листування тощо.
9. Надсилаючи лист, необхідно подбати про те, щоб не було помітно, що його відправляли ще комусь.
10. Перед тим, як надіслати комусь інформацію з чужого електронного листа, необхідно обов'язково отримати на це згоду автора повідомлення.

Електронна пошта не є найкращим способом комунікації, коли необхідно передати делікатну чи конфіденційну інформацію, з'ясувати стосунки, висловити співчуття, відслідкувати реакцію людини на певну інформацію, провести переговори тощо.