Papéis e Responsabilidades

GERENTE DO ESCRITÓRIO DE PROCESSOS

O Gerente do Escritório de Processos é o responsável pelo gerenciamento das atividades internas do EPROC e pela iniciativa de Gestão de Processos de Negócio em geral. Também é sua função reportar os resultados obtidos da iniciativa ao Patrocinador do EPROC. Abaixo estão listadas as responsabilidades do Gerente do EPROC e as habilidades necessárias para exercer tal papel.

RESPONSABILIDADES:

· Planejar e monitorar a execução da iniciativa de Gestão de Processos de Negócio;

· Manter o alinhamento entre a iniciativa de gestão de processos de negócio e os objetivos estratégicos da organização;

· Disseminar a cultura de melhoria contínua da gestão;

· Coordenar programas educacionais para desenvolvimento de competência em Gestão de Processos de Negócio;

· Manter intercâmbio de conhecimentos com instituições afins;

· Coordenar e administrar o portfólio de serviços do escritório;

· Gerir o ciclo de melhoria contínua de processos;

· Gerenciar recursos do EPROC;

· Gerenciar ferramentas do EPROC;

· Gerenciar portfólio de processos;

· Gerenciar portfólio de projetos de melhoria e implementação de processos;

· Exercer controle de conformidade;

· Intermediar as relações entre as áreas de negócio, de tecnologia da informação e provedores de serviços externos;

· Prestar contas da iniciativa de gerenciamento de processos;

· Identificar e prover competências e habilidades da equipe do EPROC;

· Divulgar o desempenho dos processos;

· Gerenciar o desempenho/produtividade da equipe do EPROC;

· Validar a documentação gerada pelo Analista de Processos;

· Atualizar informações no Portal do EPROC.

CONHECIMENTOS:

· Governança em Gestão de Processos

· Gerenciamento de Projetos

· Gerenciamento de Processos de Negócio

· Gerenciamento de Portfólio

· Gestão de Pessoas

· Balanced Scorecard

· Cultura Organizacional

· Estrutura Organizacional

· Técnicas de medição de desempenho

· Técnicas de mensuração da conformidade

· Metodologia e Notação

· Regras de negócio

· Redação técnica

· Ferramentas de T.I. utilizadas pela Gestão de Processos (Xmind, BPMS, PowerPoint, Prezi, Audacity, Channel).

HABILIDADES:

· Pedagógicas;

· Interpessoais;

· Liderança;

· Negociação;

· Organização;

· Influência;

· Administração de Conflitos;

· Comunicação verbal e escrita;

· Condução de reuniões;

· Visão de futuro.

ATITUDES

· Proatividade;

· Autonomia;

· Foco em resultados;

· Espírito de equipe.

ANALISTA DE PROCESSOS

De forma geral, o Analista de Processos participa ativamente das iniciativas de Gestão de Processos de Negócio na organização, avalia os processos atuais, identifica deficiências e oportunidades de melhoria no processo mapeado, de acordo com os objetivos predefinidos, faz a proposição da melhoria para o processo e acompanha a implantação do mesmo, além de apoiar os gestores do processo. As responsabilidades e habilidades necessárias para esse papel estão descritas abaixo.

RESPONSABILIDADES:

· Realizar entrevistas de levantamento de informações;

· Levantar dados (negócio, TI);

· Elaborar fluxos (Visão atual e visão proposta);

· Executar análise do processo;

· Identificar, consolidar e propor melhorias de processos;

· Simular o processo;

· Elaborar e manter atualizada a documentação do processo de acordo com a metodologia estabelecida;

· Monitorar e apoiar a implementação de processos;

· Treinar a equipe no novo processo;

· Medir e analisar desempenho de processos;

· Analisar riscos;

· Prestar suporte referente a métodos e ferramentas aos gestores de processos;

· Atualizar informações no Portal do Escritório de Processos.

CONHECIMENTOS

· Gerenciamento de Processos de Negócio

· Gestão de Pessoas

· Cultura Organizacional

· Estrutura Organizacional

· Técnicas de medição de desempenho

· Técnicas de mensuração da conformidade

· Metodologia e Notação

· Regras de negócio

· Redação técnica

· Ferramentas de T.I. utilizadas pela Gestão de Processos (Xmind, BPMS, PowerPoint, Prezi, Audacity, Channel).

HABILIDADES:

· Liderança;

· Pedagógicas;

· Interpessoais;

· Negociação;

· Organização;

· Administração de conflitos;

· Comunicação verbal e escrita;

· Condução de reuniões;

· Capacidade analítica;

· Visão sistêmica.

ATITUDES:

· Proatividade;

· Autonomia;

· Espírito de equipe;

· Foco no cliente;

· Foco em resultados.

GESTOR DO PROCESSO

O Gestor do Processo é o responsável direto pelo acompanhamento de um processo e do desempenho deste ao longo do tempo. Seu limite de autoridade no processo pode variar de acordo com o estabelecido pelo Escritório de Processos. Abaixo estão descritas as responsabilidades e habilidades associadas ao cargo. Normalmente o Gestor do Processo não está ligado diretamente ao Escritório de Processos e sim a área interessada ou que responde pelo processo.

RESPONSABILIDADES:

· Participar e/ou conduzir as atividades relacionadas à melhoria do processo;

· Identificar e promover melhorias pontuais no processo submetendo à validação do EPROC;

· Definir objetivos e metas de desempenho para o processo gerido;

· Assegurar que recursos e habilidades estejam disponíveis;

· Mensurar e reportar o desempenho de processos;

· Revisar objetivos e metas a partir dos resultados apurados;

· Iniciar esforços de transformação referente a mudanças do processo;

· Fomentar a comunicação e a integração dos envolvidos;

· Assegurar a integridade do desenho de processos e das informações repassadas ao EPROC;

· Verificar conformidade com os padrões metodológicos instituídos;

· Gerenciar regras de negócio;

· Prestar contas regularmente ao Escritório de Processos sobre o desempenho do processo sob sua responsabilidade.

CONHECIMENTO:

· Gerenciamento de Projetos

· Gerenciamento de Processos de Negócio

· Gestão de Pessoas

· Cultura Organizacional

· Estrutura Organizacional

· Técnicas de medição de desempenho

· Técnicas de mensuração da conformidade

· Metodologia e Notação

· Regras de negócio.

· Redação técnica.

· Ferramentas de T.I. utilizadas pela Gestão de Processos (Xmind, BPMS, PowerPoint, Prezi, Audacity, Channel).

HABILIDADES:

· Liderança;

· Comunicação verbal e escrita;

· Negociação;

· Influência;

· Administração de conflitos;

· Visão sistêmica.

ATITUDES:

· Proatividade;

· Espírito de equipe;

· Foco em resultados;

· Foco no cliente.

GERENTE DE PROJETOS

O Gerente de Projetos é o responsável pela qualidade dos projetos de BPM e pela conclusão exitosa destes projetos. Dentre suas funções está a elaboração dos termos necessários para abertura de um projeto, da EAP (Estrutura Analítica do Projeto), do cronograma e da identificação dos riscos do projeto. Além disso, este papel é responsável pelo gerenciamento e monitoramento dos projetos de BPM. Abaixo estão listadas as responsabilidades e habilidades necessárias para o papel de Gerente de Projetos.

RESPONSABILIDADES:

· Planejar projetos de melhoria de processos de acordo com a metodologia do EPROJ (Escritório de Projetos);

· Monitorar e controlar a execução do projeto;

· Gerenciar mudanças eventualmente necessárias;

· Gerenciar expectativas das partes interessadas;

· Gerenciar equipe (com as respectivas avaliações de desempenho, quando for o caso);

· Validar produtos do projeto;

· Documentar lições aprendidas;

· Garantir conformidade com as normas relacionadas ao gerenciamento de projetos definidas pelo Tribunal;

· Divulgar resultados;

· Encerrar o projeto.

CONHECIMENTOS:

· Gerenciamento de Projetos

· Gerenciamento de Processos de Negócio

· Gestão de Pessoas

· Metodologia e Notação

HABILIDADES:

· Pedagógicas;

· Interpessoais;

· Liderança;

· Negociação;

· Administração de Conflitos;

· Comunicação verbal e escrita.

ATITUDES:

· Proatividade;

· Foco em resultados.

PATROCINADOR DO EPROC

Para o êxito da iniciativa da gestão de processos de negócio é recomendável que o Patrocinador seja um membro da alta gerência que possua influência e que apoie as iniciativas definindo visão e direção para Gestão de Processos na Organização e alocando recursos necessários. O Patrocinador do EPROC normalmente não será um membro alocado diretamente no Escritório de Processos. Abaixo estão descritas as responsabilidades e as habilidades do Patrocinador do EPROC. O Patrocinador detém o maior grau de autoridade no EPROC e ele deve definir as decisões importantes em caso de divergência.

RESPONSABILIDADES:

· Definir direção para a iniciativa de Gestão de Processos de Negócio na organização;

· Articular a alta gerência para que o Escritório de Processos receba a prioridade e os recursos necessários;

· Aprovar os projetos;

· Representar a iniciativa perante a Organização;

· Alinhar às expectativas da Organização aos projetos executados pelo EPROC;

· Cobrar resultados;

· Garantir as alterações normativas necessárias à implementação das melhorias dos processos;

· Gerenciar conflitos.

CONHECIMENTOS:

· Governança em Gestão de Processos

· Gerenciamento de Projetos

· Gerenciamento de Processos de Negócio

· Gerenciamento de Portfólio

· Gestão de Pessoas

· Balanced Scorecard

· Cultura Organizacional

· Estrutura Organizacional

· Metodologia e Notação

· Ferramentas de T.I. utilizadas pela Gestão de Processos (Xmind, BPMS, PowerPoint, Prezi, Audacity, Channel).

HABILIDADES:

· Liderança;

· Influência;

· Comunicação verbal e escrita;

· Administração de Conflitos.

ATITUDES:

· Foco no cliente;

· Foco em resultados.

ESPECIALISTA DO NEGÓCIO

O Especialista do Negócio é responsável por representar o negócio existente na organização. Tem a função de solicitar a execução de futuros projetos ao Escritório de Processos, além de auxiliar os Analistas de Processo a entender o negócio e propor melhorias. Normalmente o Especialista do Negócio está alocado na área responsável ou executante do processo.

RESPONSABILIDADES:

· Representar os interesses da sua linha de negócio perante o Escritório de Processos e a organização;

· Solicitar a execução de projetos ao Escritório de Processos;

· Apoiar o Analista de Processos no entendimento do processo;

· Sugerir melhorias para o processo;

· Validar melhorias propostas para o processo.

CONHECIMENTOS:

· Cultura organizacional;

· Estrutura organizacional;

· Regras de negócio;

HABILIDADES:

· Comunicação verbal e escrita;

· Observação;

· Capacidade analítica.

ATITUDES:

· Foco em resultados.

DOCUMENTADOR

O Documentador é responsável por manter as informações geradas pelo Escritório de Processos acessíveis e atualizadas. Ele também é responsável por registrar entrevistas realizadas na fase de mapeamento e análise dos processos. Sua função também envolve a elaboração de relatórios e de atas de reuniões. O Documentador deve apoiar todas as atividades do Analista de Processos e Gerente do Escritório de Processos.

RESPONSABILIDADES:

· Elaborar documentos e relatórios;

· Manter o portal de processos atualizado;

· Registrar entrevistas;

· Registrar reuniões.

CONHECIMENTO:

· Gerenciamento de Processos de Negócio

· Metodologia e notação

· Regras de negócio

· Redação técnica

· Ferramentas de T.I. utilizadas pela Gestão de Processos (Xmind, BPMS, PowerPoint, Prezi, Audacity, Channel).

HABILIDADES:

· Observação;

· Capacidade analítica.

ATITUDES:

· Espírito em equipe;

LÍDER DO PROCESSO

Em processos reutilizáveis, ou seja, que são executados por várias áreas, a figura de um único gestor responsável pelo processo em diversas áreas se torna inviável. Para facilitar o gerenciamento, foi-se criado o papel de Líder do Processo, que é o responsável direto pelo acompanhamento de um processo e do desempenho deste em determinada área. Abaixo estão descritas as responsabilidades e habilidades associadas ao cargo. Normalmente o Líder do Processo não está ligado diretamente ao Escritório de Processos e sim a área interessada ou que responde pelo processo. O Líder do Processo responde ao Gestor do Processo e ao Gerente do EPROC.

RESPONSABILIDADES:

· Participar das atividades relacionadas à melhoria do processo;

· Identificar e minimizar possíveis gargalos no processo;

· Participar da definição dos objetivos e metas de desempenho para o processo gerido;

· Assegurar que recursos e habilidades estejam disponíveis;

· Mensurar e reportar o desempenho de processos;

· Revisar objetivos e metas a partir dos resultados apurados;

· Iniciar esforços de transformação referente a mudanças do processo;

· Fomentar a comunicação e a integração dos envolvidos;

· Manter a integridade do desenho de processos;

· Verificar conformidade com os padrões metodológicos instituídos;

· Prestar contas regularmente ao Escritório de Processos e ao Gestor do Processo sobre o desempenho do processo sob sua responsabilidade.

CONHECIMENTO:

· Gerenciamento de Projetos

· Gerenciamento de Processos de Negócio

· Gestão de Pessoas

· Cultura Organizacional

· Estrutura Organizacional

· Técnicas de medição de desempenho

· Técnicas de mensuração da conformidade

· Metodologia e Notação

· Regras de negócio.

· Redação técnica.

· Ferramentas de T.I. utilizadas pela Gestão de Processos (Xmind, BPMS, PowerPoint, Prezi, Audacity, Channel).

HABILIDADES:

· Liderança;

· Comunicação verbal e escrita;

· Negociação;

· Influência;

· Administração de conflitos;

· Visão sistêmica.

ATITUDES:

· Proatividade;

· Espírito de equipe;

· Foco em resultados;

· Foco no cliente.