ПРАВИЛА ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ
Обращение находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки обращение «Уважаемый» идеально подойдет. Его следует писать с большой буквы.
В нашей стране принято обращаться по имени и отчеству: «Уважаемый Иван Иванович,». Если Вы хорошо знакомы с адресатом можно обратиться «Дорогой Иван Иванович», и при обращении желательно добавить и приветствие: «Уважаемый Иван Иванович, здравствуйте». Даже если письмо не слишком официальное, то все равно стоит начать его хотя бы так: «Иван Иванович, здравствуйте»
Далее – преамбула, первый абзац письма, в котором изложена его цель и причина. Прочитав преамбулу, адресат должен понять суть письма.
Пример:
«Я студент n-го курса, и сейчас готовлю курсовую работу. Мой научный руководитель профессор Иван Иванович Иванов посоветовал мне обратиться к Вам за консультацией по такой то теме» (если вы хорошо знакомы, то преамбула может быть опущена)
Далее следует основной текст письма где должна быть изложена ситуация, выражены ваши личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен ваш вариант разрешения вопроса.
Пример «Я закончил первую главу диплома, и хотел бы,чтобы Вы его посмотрели»
или «Благодарю Вас за литературу» или....
В заключении вы кратко подводите итоги всего написанного.
Пример: Надеюсь, что несмотря на свою загруженность Вы сможете найти время и проконсультировать меня.
Письмо заканчивается стандартными формулировками: «С уважением», «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью » плюс подпись (должность, ФИО) адресанта.
Например
С уважением,
Ваня Жуков
Убедитесь, что адрес вашей почты не выглядит легкомысленно (yulashka86@li.ru или super4uvak@lala.ru — плохие варианты). Лучше выбрать максимально простой адрес, который включал бы вашу фамилию. Экзотические сервисы вроде liveinternet также не слишком подходят для деловой переписки. Нужно что-то более строгое — вроде gmail или yandex. К тому же у этих сервисов есть удобные для работы инструменты — диск и чат.
02
Да, но лучше с темой. Письмо no subject система с большей вероятностью отправит в «спам», да и у адресата оно может вызвать недоверие. Тема должна быть сформулирована так, чтобы человек сразу понял, о чем примерно пойдет речь, и кто ему пишет. Есть теория, что письма с длинными заголовками реже открывают. Исследования показывают, что преимущество коротких заголовков очень невелико, так что его можно не учитывать.
03
Не пишите «доброго времени суток!» — этот штамп многих раздражает. Здравствуйте, добрый день, добрый вечер — самые простые и надежные варианты.
04
Если вы ставите кого-то в копию письма или добавляете в переписку с несколькими людьми, нового участника обязательно нужно представить. В общей переписке следите за тем, чтобы не нажать случайно кнопку «ответить всем», если хотите написать кому-то одному. Точно так же не забывайте нажимать «ответить всем», если это общая переписка. Иначе вы ее сломаете.
05
Вежливо. В деловой переписке работают все те же законы и вежливости и хорошего вкуса, что и в обычном общении (читайте об этом карточки «Как обращаться к людям на улице?»). Все просто: не надо называть человека на «ты» до тех пор, пока он сам не перешел. Многие сами пишут уже во втором письме, что «можно на ты», но тут лучше не спешить — это иногда смущает собеседника. Ведь отказать уже очень неудобно. Не надо называть человека по имени, если он подписывается именем и отчеством. Но главное правило, пожалуй, такое: подстраивайтесь под собеседника.
06
Решайте сами. Общее правило такое: если обращаетесь к одному человеку — пишите «Вы» и «Ваш» с прописной буквы, к нескольким — со строчной. Но обращение на «вы» и так достаточно уважительное, так что можно писать и со строчной — это не ошибка. Главное — не пытайтесь «воспитывать» собеседника и настойчиво отвечать ему «Вы», если он пишет вам «вы».
07
Небольшой. Есть закономерность: чем короче письмо, тем быстрее на него ответят. По идее, в одном письме должен быть только один пункт — иначе придется ждать, пока собеседник найдет ответы на все ваши вопросы.
08
Лучше всего использовать стандартные шрифты, которые по умолчанию предлагает почтовый сервис. К деловому письму, набранному Comic Sans, сложно относиться серьезно. Важные фразы можно выделить полужирным, а вот с цветом экспериментировать не стоит: слишком пестрое письмо редко выглядит серьезным. Единственное исключение — прикрепленный документ. Здесь имеет смысл обозначить цветом исправления, чтобы собеседнику не пришлось выискивать их самому. Также не стоит использовать прописные буквы: в неформальном общении так выделяют слова, которые в реальном разговоре произнесли бы громко. Собеседник может по привычке подумать, что вы на него кричите.
09
Лучше не надо. Если ваш собеседник сам использует смайлики — можно ответить тем же. Но без фанатизма.
10
Стоит писать, какие документы прикрепляете к письму: вы можете сами случайно забыть один из файлов, иличто-то потеряется при следующей пересылке. Если без этого можно обойтись, лучше ничего не архивировать и использовать простые и понятные форматы: например, docх или doc, pdf, jpeg и так далее. Объем документов должен быть разумным — чем легче, тем лучше. В идеале — не более 10–12 мегабайт.
11
Достаточно сказать «до свидания» или «хорошего дня», если отправляете письмо утром. После этого поставить подпись — имя и фамилию или только имя — и, самое главное, указать свои контакты: телефон, skype. Если речь о трудоустройстве, можно указать профиль в Линкедин. И, конечно, лучше обойтись без постскриптумов: это не роман.
https://meduza.io/cards/kak-pisat-delovye-pisma