研究室配属に関する取り決め
平成 26 年 5 月 21 日
代表委員会における採択
1. 基本原則
1.1 2014 年 4 月 1 日時点において、研究室における在学院生 1 人 1 席の原則は存在しない。
1.2 院生協議会は各研究室の自治に基づいた研究室利用を尊重しなくてはならない。ただし、所属院生により仲裁が求められた場合は仲裁を行う権限を持つ。
1.3 研究室の座席本棚利用は基本として博士後期課程所属の学生の意思が優先される。ただし、この事は各研究室の自治の結果による異なる利用形態を妨げるものではない。
2. 新入生の研究室配属について
2.1 新入生の研究室配属については議長、副議長、部屋割り担当役員により一元的に行う。
2.2 新入生の研究室配属は以下の方針を目安として行う。
2.2.a 各研究室における人数、構成員の学年と所属コースを研究室間でばらつきが無いように均等化するようにする。
2.2.b 主たる指導教官を同じくする学生を同じ研究室、同じ建物に集めるようにする。
2.3 上記方針の 2.2.a と 2.2.b について基本的に優劣はないが、どちらかが達成できないような状況にある場合は 2.2.a を 2.2.b より優先する。
2.4 総研究室定員に対し、在籍学生の数が超過する場合は博士後期課程の新入生に対し、優先的に座席、本棚が配分されるようにする。
2.5 議長、副議長は部屋割り担当役員との協議により、新入生の研究室配属の素案が完成した後に、各研究室の代表委員に連絡を取り、最終確認を行う。この最終確認は研究室の人数確認を目的とするため、人数超過等の事由が無い限りは異論を受け付けない。
2.6 2.5 における最終確認の結果による最終調整の後に、新入生の配属研究室を発表する。この発表をもって新入生の配属研究室を決定するものとする。
2.7 研究室配属に関する新入生からのクレーム等は基本的に応じない。
2.8 新入生の研究室配属は新年度開始日より 2 カ月以内に決定しなくてはならない。10 月入学の学生については 11 月 30 日までに決定しなくてはならない。
3. 研究室移動申請制度について
3.1 議長、副議長は毎年の新年度開始日の前後 2 カ月の間に、研究室移動申請受付の開始を所属院生に向けて告知しなければならない。その間においてのみ所属院生は研究室移動申請を行うことができる。
3.2 研究室移動申請は特別の理由が無い限り、所定の書式に基づいたもののみを受け付ける。
3.3 告知基準日が開始日となる年度に入学、編入した院生は、京都大学経済学研究科において修士相当学位を取得し連続して博士後期課程に進学した場合を除いて、研究室移動申請を行うことができない。
3.4 院生協議会は所定の書式に則った研究室移動申請を拒絶することはできない。
3.5 研究室移動の可否は議長、副議長、部屋割り担当役員、移動元研究室の代表委員、移動先研究室の代表委員の合意により決定する。ただし、移動先研究室の代表委員の意見を最優先する。
3.6 移動先研究室の代表委員は移動不可の際、その理由を議長、副議長へ告知しなければならない。
3.7 議長、副議長は移動の可否を申請者に告知しなければならない。移動不可の際、議長、副議長はその理由を申請者に告知しなければならない。
3.8 移動不可の際に、申請者より異議申し立て等があった場合、議長、副議長は申請者と移動先研究室の代表委員との協議の仲裁を行う。
3.9 移動不可の際に申請者が他の研究室に移りたいなどの意思があれば議長、副議長、部屋割り担当役員、移動元研究室の代表委員、移動先研究室の代表委員の合意により移動の可否を決定する。その際でも移動先研究室の代表委員の意見を最優先する。
3.10 3.9 における再移動申請は最大 2 回までとする。
3.11 申請後、議長は、申請者に対して移動申請結果を、移動元研究室と移動先研究室の代表委員と議長の署名・捺印をした「移籍申請結果通知書」を発行し通知する。この通知書の発行通知は申請者への移動の可否の結果報告の事後でも構わないものとする。
4. 研究室利用休止制度について
4.1 所属院生は研究室利用休止申請を通年に渡って院生協議会に対し申請することができる。
4.2 議長、副議長は所属院生に対し利用休止のお願いを告知することができる。この告知は所属院生への強制力を一切持たない。
4.3 利用休止は 1 年以内に再利用が見込まれる、もしくは申請日より 3 年以内の特定の期日に再利用が見込まれる短期利用休止と 1 年以上再利用の見込みがない長期利用休止に類別される。
4.4 短期利用休止が適用される場合は、申請者の所属研究室は利用休止前の研究室となる。
4.5 長期利用休止が適用される場合は、申請者の研究室への所属を取り消し、院生協議会預かりとする。
4.6 短期利用休止申請者で申請日より 3 年以内の特定の期日に再利用が見込まれる場合は、再利用が可能となる理由を議長、副議長へ告知しなくてはならない。その理由が議長、副議長の協議により妥当でないとされた場合、短期利用休止申請は認められない。
4.7 短期利用休止者で 1 年以内、もしくは申請時に指定した特定の期日までに再利用が行われなかった場合には、議長、副議長はその利用休止者に対し連絡を取ることができる。連絡時点から 1 年以内に再利用の予定が無いことが分かった場合には院生協議会の権限において議長、副議長はその短期利用休止者を長期利用休止へと移行することができる。また連絡に対し、1 か月以内に返答がなかった場合にもその短期利用休止者を長期利用休止へと移行することができる。
4.8 院生協議会により確認できた 1 年以上休学を継続した所属院生で、所属研究室の代表委員に対する聞き取りにより研究室の使用実績が無いことが分かった場合には、院生協議会の権限において議長、副議長は当該院生に対し長期利用休止を適用できる。議長、副議長は当該院生に対して長期利用休止適用の旨を告知しなければならない。当該院生の連絡先が不明の場合、議長、副議長は告知の義務を負わない。また当該院生が所属する研究室の代表委員に対しても長期利用休止が適用されたことを告知しなければならない。
4.9 利用休止制度により院生協議会預かりとなった院生について、コピーカード更新等の研究室ごとに行われる制度は議長、副議長が対応しなければならない。
4.10 利用休止制度を利用している所属院生は通年に渡って院生協議会に対し再利用を申請できる。再利用については所定の書式によるもの以外は受け付けない。再利用申請がなされた場合、院生協議会は直ちに座席手配等の業務を行わなければならない。
4.11 長期利用休止者が 10 名以上いる場合、長期利用休止者は長期利用休止者の中
から代表者を 1 名選出し、代表委員会に出席させることができる。長期利用休止者から選出された代表者は各研究室の代表委員と同等の権限と地位を持つ。
4.12 4.11 における代表者は院生協議会への告知を行うことで初めてその資格を有する。この告知は長期利用休止者の過半数の署名がなされる必要がある。院生協議会は長期利用休止者から選出された代表者を拒絶することはできない。
4.13 2014 年 4 月 1 日時点で利用休止申請を行っている院生に対しては、院生協議会の権限において議長、副議長により 2014 年 10 月 1 日より 1 年以内に再利用の見込みがある短期利用休止を適用する。当該院生の連絡により、2017 年 9月 30 日以前の特定の期日に再利用が見込まれることが分かった場合は、3 年以内の特定の期日に再利用の見込みがある短期利用休止を適用する。
4.14 4.8 における長期休学者への強制的な長期利用休止適用は 2014 年 10 月 1 日からの休学年数を計算するものとする。
5. その他
5.1 前年度、総研究室定員数を在籍者数が超過し、個人用の座席、本棚を所有できなかった修士課程の在学院生が京都大学経済学研究科の博士後期課程に進学した際、議長、副議長は当該院生に対して新入生研究室配属の前に空席のある研究室への移動等の救済措置を講じる義務を負う。ただし、空席数により救済措置を講ずることが難しい場合はその限りではない。
6. 附則
6.1 当該取決めは院生協議会規約の下位に位置し、院生協議会規約との齟齬が生じた場合は院生協議会規約に則った対応を行う。
6.2 当該取決めの改正には全代表委員の過半数の賛成を必要とする。
6.3 議長、副議長、代表委員は当該取決めを順守する義務を負う。
6.4 全代表委員の 3 分の 2 以上、もしくは過半数の所属院生により、当該取決めの違反がなされていると提起された場合は、議長、副議長はただちに代表委員会を開催し、是正措置の協議、決定、実行を行う義務を負う。また議長、副議長はこの代表委員会での議事録、決定事項を所属院生に告知する義務を負う。
6.5 研究室配属業務は京都大学経済学研究科からの委託業務である。よって京都大学経済学研究科から当該取決めに関して是正勧告がなされた場合、議長、副議長はただちに代表委員会を開催し、是正措置の協議、決定、実行を行う義務を負う。また議長、副議長はこの代表委員会での議事録、決定事項を所属院生に告知する義務を負う。
Adopted by the Representative Committee
May 21, 2014
1.1 As of April 1, 2014, there is no principle guaranteeing one seat per student in the laboratories.
1.2 The Graduate Student Council must respect the autonomous use of laboratories by each lab. However, the Council holds the authority to mediate disputes upon request by the lab's members.
1.3 In principle, the use of desks and bookshelves in laboratories is prioritized for students enrolled in the doctoral (later) program. However, this does not prohibit variations in usage based on the autonomous decisions of each lab.
2.1 Laboratory assignments for new students shall be centrally administered by the Chair, Vice-Chair, and the officer in charge of room assignments.
2.2 Assignments shall follow the guidelines below:
2.2.a Equalize the number of students, academic years, and course affiliations across laboratories to avoid imbalances.
2.2.b Students with the same primary academic advisor should be assigned to the same laboratory and building when possible.
2.3 While 2.2.a and 2.2.b are equally important, if both cannot be achieved, 2.2.a shall take precedence.
2.4 If the number of enrolled students exceeds the total lab capacity, priority for desk and shelf allocation shall be given to new doctoral students.
2.5 After a draft assignment is prepared by the Chair, Vice-Chair, and the room assignment officer, they must confirm the number of students with each lab’s representative. Unless there is an issue such as overcapacity, objections will not be accepted.
2.6 Following final adjustments based on 2.5, the assignments will be officially announced. This announcement constitutes the official lab assignment.
2.7 In principle, complaints from new students regarding lab assignments will not be accepted.
2.8 Assignments must be finalized within two months from the start of the new academic year. For students enrolling in October, the deadline is November 30.
3.1 The Chair and Vice-Chair must announce the start of the transfer request period to all students within two months before or after the beginning of each academic year. Students may only apply during this period.
3.2 Except in special cases, only requests submitted in the prescribed format will be accepted.
3.3 Students newly enrolled or transferred in the current academic year may not apply for a lab transfer, unless they have obtained a master’s degree within the Graduate School of Economics at Kyoto University and continued directly into the doctoral program.
3.4 The Graduate Student Council cannot reject transfer requests that follow the prescribed format.
3.5 Approval of lab transfers requires agreement among the Chair, Vice-Chair, room assignment officer, and the representatives of both the current and desired labs. The opinion of the desired lab’s representative takes highest priority.
3.6 If a transfer is denied, the representative of the destination lab must notify the Chair and Vice-Chair with the reason.
3.7 The Chair and Vice-Chair must notify the applicant of the result. If denied, they must also provide the reason.
3.8 If the applicant objects to a denial, the Chair and Vice-Chair must mediate discussions between the applicant and the destination lab’s representative.
3.9 If the applicant wishes to transfer to a different lab, a new request may be approved under the same process. Again, the opinion of the new destination lab's representative takes precedence.
3.10 Only two reapplications under 3.9 are allowed.
3.11 Upon approval or denial of the request, the Chair must issue a "Transfer Request Result Notification" signed and sealed by the representatives of the current and destination labs, and by the Chair. This may be issued after the result is communicated to the applicant.
4.1 Students may apply to suspend lab usage at any time throughout the year.
4.2 The Chair and Vice-Chair may request a student to suspend lab use, though this request is not binding.
4.3 Suspensions are categorized into short-term (expected to resume use within one year or by a specific date within three years) and long-term (not expected to resume within a year).
4.4 In short-term suspensions, the student remains affiliated with the same lab.
4.5 In long-term suspensions, lab affiliation is revoked and the student is placed under the custody of the Graduate Student Council.
4.6 Applicants for short-term suspension expecting to resume use on a specific date within three years must inform the Chair and Vice-Chair of the reason. If deemed unreasonable, the application may be denied.
4.7 If short-term suspended students do not resume lab use within one year or by the specified date, and if they cannot confirm plans to resume within one year, they may be converted to long-term suspension. If no response is received within one month of contact, they may also be converted.
4.8 Students on leave of absence for over one year with no lab usage confirmed may be automatically placed on long-term suspension. The Chair and Vice-Chair must notify the student and the lab representative, unless the student’s contact information is unknown.
4.9 For students under Graduate Student Council custody, the Chair and Vice-Chair must handle lab-specific services such as copy card renewals.
4.10 Suspended students may reapply for lab use year-round, but only with the prescribed format. Upon application, the Council must promptly arrange seating.
4.11 If 10 or more students are on long-term suspension, they may select one representative to attend the Representative Committee with equal rights to other lab representatives.
4.12 This representative must be officially recognized by notifying the Council with signatures from a majority of long-term suspended students. The Council cannot reject this representative.
4.13 Students who had already applied for suspension as of April 1, 2014, shall be treated as short-term suspended with expected resumption within one year from October 1, 2014. If they indicate resumption by a specific date before September 30, 2017, they shall be treated as having expected resumption within three years.
4.14 The calculation of leave duration for automatic long-term suspension begins from October 1, 2014.
5.1 If a master’s student who could not receive a personal seat or bookshelf due to overcapacity advances to the doctoral program, the Chair and Vice-Chair must take remedial actions such as assigning them to a lab with vacancies before new lab assignments. However, this does not apply if there are no available seats.
6.1 These regulations are subordinate to the Graduate Student Council’s constitution. In case of conflict, the constitution takes precedence.
6.2 Amendments to these regulations require a majority vote of all lab representatives.
6.3 The Chair, Vice-Chair, and representatives are obligated to comply with these regulations.
6.4 If two-thirds of representatives or a majority of students allege a violation of these regulations, the Chair and Vice-Chair must immediately convene a meeting to discuss, decide, and implement corrective measures. They must also inform students of the proceedings and decisions.
6.5 Laboratory assignment duties are delegated by the Graduate School of Economics. If the School issues a correctional recommendation, the Chair and Vice-Chair must convene a committee meeting to deliberate and implement corrective action, and notify students of the outcomes.