Proses Transaksi Ekspor Impor

Dalam pelaksanaan transaksi ekspor impor hal-hal pokok yang perlu diperhatikan oleh pihak-pihak yang terlibat didalamnya meliputi :

1. Kontrak jual beli (sales contract) – oleh eksportir dan importir

2. Pembukaan dan penerusan L/C – oleh importir, bank pembuka dan bank penerus

3. Penelitian syarat-syarat L/C – oleh bank pembuka, bank penerus, dan eksportir

4. Penyiapan dokumen pengapalan – oleh eksportir

5. Pemeriksaan dokumen-dokumen – oleh bank yang menegosiasi wesel, bank pembuka dan importir

6. Penyerahan dokumenuntuk pembayaran – oleh eksportir, bank yang menegosiasi wesel

7. Penyelesaian pembayaran – oleh bank yang menegosiasi wesel, bank pembuka dan importir

Dalam kontrah jual beli antara eksportir dan importir, bank tidak turut terlibatdan berkepentingan. Bank hanya turut terlibat dalam penanganan dan pengawasan dokumen L/C transaksi yang bersangkutan.

A. PERSYARATAN UMUM SEBUAH L/C

Syarat umum yang harus dipenuhi oleh penerima L/C, khususnya d Indonesia adalah sebagai berikut :

1. L/C yng dibuka aadalah Commercial atau Documentary L/C. Dalam hal eksportir mendapat fasilitas kredit bank, maka L/C yang diterima harus bersifat Irrevocable.

2. dokumen-dokumen pengapalan sekurang-kurangnya harus terdiri dari :

a. Set lengkap dari Bill of Lading

b. Invoice

c. Dokumen Asuransi, dan dokumen-dokumen yang disebutkan dalam draft.

3. Dalam hal impor diatas US$5,000 dan ekspor barang-barang yang memperoleh setifikat ekspor maka diperlukan dokumen lain yaitu laporan kebenaran pemeriksaan yang dikeluarkan oleh SGS

4. Dokumen-dokumen pengapalan lain yang sering ditambahakan dalam L/C adalah a. Packing List

b. Certificate of Inspection

c. Certificate of Origin

d. Weight Note

e. Measurement List

f. Certificate of Analysis

g. Certificate of Quality, dan sebagainya

B. PROSEDUR TRANSAKSI EKSPOR IMPOR

Secara umum pelaksanaan transaksi ekapor dan impor melalui beberapa macap tahapan, dimana masing-masing tahapan berisi tentang tata cara dan hal-hal yang terlibat didalamnya. Prosedur tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Importir mengajukan permohonan kepada benk pembuka L/C (issuing/opening bank) untuk membuka L/C yang ditujuakan kepada eksportir.

2. Bank pembuka L/C yang bersangkutan membuka L/C tersebut kepada bank koresponden di tempat eksportir (advising bank)

3. Advising bank meneruskan L/C tersebut kepada eksportir.

4. Eksportir menyiapkan dan mengapalkan barang-barang yang akan dikirimkan ke importir.

5. Atas pemuatan barang-barang di kapal, eksportir menerima dokumen pengapalan barang (B/L) dari maskapai pelayan.

6. Dokumen-dokumen pengapalan serta wesel kemudian diserahkan oleh eksportir kepada advising bank yang meminta bertindak sebagai negotiating bank. Yang menjadi negotianing bank ini boleh juga bank lain, tergantung keinginan eksportir.

7. Advising bank atau negotiating bank menegosiasi wesel yang diajukan oleh eksportir tersebut.

8. Dokumen-dokumen pengapalan dikirim olrh negotiating bank kepada issuing bank untuk mendapat ganti pembayaran (reimbursement).

9. Issuing bank akan memeriksa dokumen-dokumen tersebut dan disesuaikan dengan syarat-syarat yang tercantum pada L/C dan apabila telah sesuai maka meminta importir menebusnya dengan cara pembayaran yang disyaratkan dalam L/C, pembayaran pada saat pengajuan dokumen (at sight) atau berjangka (usance).

10. Importir membayar dan meminta issuing bank untuk mendebet rekeningnya pada bank tersebut.

11. Issuing bank kemudian akan mereimburse negotiating bank dengan mengkredit rekening negotiating bank pada issuing bank, jika tidak ada bisa pada bank ketiga.

C. PERSIAPAN-PERSIAPAN EKSPORTIR – IMPORTIR

Penggunaan L/C dalam transaksi ekspor impor tidak membedakan adanya sebutan L/C impor atau L/C ekspor., karena pada hakekatnya yang digunakan adalah satu L/C saja. Penyebutan yang berbeda tersebut hanya dari sudut mana transaksi L/C tersebut dilihat, dari importir atau eksportir.

Adanya perbedaan yang nyata adalah dari kegiatan persiapan masing-masing eksportir dan importir dalam transaksi tersebut dan bank-bank yang membantu di pihak masing-masing.

Persiapan-persiapan baik secara teknis maupun administrasi dari masing-masing pelaku perdagangan internasional (ekspor impor) dapat dijelaskan berikut ini :

Dari Pihak Eksportir

1. Menerima pesanan (order) dari importir.

2. Menerima L/C dari bank di negara eksportir, yang merupakan advising bank atau dapat bertindak sebagai confirming (negotiating) bank.

3. Menyiapkan barang-barang ekspor (bila ekspor produsen) atau memesan barang dari produsen (supplier)

4. Melakukan pengepakan barang ekspor dengan atau tanpa bantuan ekspedisi (freight forwarder atau EMKL)

5. Memesan ruangan kapal pada maskapai pelayaran.

6. Melakukan pemuatan barang dengan atau tanpa perusahaan ekspedisi.( freight forwarder atau EMKL).

7. Menyiapkan dan mengurus B/L pada maskapai pelayaran.

8. Menutup asuransi tergantung syarat L/C.

9. Menyiapkan faktur dan dokumen-dokumen pengapalan yang disyaratkan dalam L/C .

10. Menyerahkan dokumen-dokumen dan mengajukan wesel kepada advising atau negotiating bank untuk memperoleh pembayaran sesuai dengan syarat L/C.

11. Memperoleh pembayaran wesel dari advising atau negotiating bank.

12. Mengirim salinan (copy) dokumen-dokumen pengapalan kepada impotir (memberitahukan pengapalan kepada importir).

13. Dalam hal akseptasi wesel, meminta bank untuk mendiskonto wesel. Bila mendapat kredit dari bank,melunasi kredit tersebut dengan pembayaran hasil transaksi.

Dari Pihak Importir

1. Menyampaikan pesanan (order) pada eksportir.

2. Meminta bank membuka L/C untuk eksportir (opening bank), yang dapat bertindak sebagai paying bank.

3. Menyelesaikan persyaratan-persyaratan pembukaan L/C pada opening bank.

4. Menerima pemberitahuan tibanya dokumen-dokumen pengapalan dari opening bank yangndikirim oleh advising atau negotiating bank.

5. Menyelesaikan formulir-formulir impor dan perhitungan-perhitungan asuransi, bea masuk dan pajak.

6. Melakukan penyetoran pajak, bea masuk, dan lain-lain .

7. menebus dokumen-dokumen pengapalan dengan melakukan pembayaran, akseptasi wesel kepada opening bank sesuai syarat L/C.

8. Menyerahkan bukti penyelesaian formulir impor dan pelunasan pajak atau bea masuk yang telah disahkan oleh bank kepada bea cukai untuk memperoleh delevery order (DO)

9. Menyerahkan DO dan B/L kepada maskapai pelayaran untuk pengeluaran barang-barang dengan atau tanpa perusahaan ekspedisi (freight forwarder atau EMKL).

10. Mengajjukan klaim ganti rugi kepada eksportir atau kepada maskapai asuransi, adlam hal terdapat kehilangan atau kerusakan barang.

11. Melunasi wesel pada tanggal jatuh tempo, jika belum diselesaikan dengan bank.

D. FAKTOR-FAKTOR YANG PENTING DIPERHATIKAN OLEH PENJUAL (EKSPORTIR ) DAN PEMBELI (IMPORTIR)

Sebuah L/C atau kredit berdokumen akan memberikan jaminan baik bagi kepentingan importir maupun eksportir., yaitu waktu pembayaran barang-baeang dicocokan dengan waktu penyerahan barang.

Dengan demikian sebiah L/C yang irrevocable merupakan suatu alat pembayaran yang baik dan meyakinkan bagi eksportir. Begitu juga dengan importir, jika dokumen-dokumen yang disyaratkan telah lengkap maka L/C tersebut juga merupakan alat yang efektif untuk menerima penyerahan barang-barang.

Oleh karena itu L/C yang merupakan alat pembayaran yang harus tepat dan tidak mengandung kesalahan-kesalahan haruslah ditangani oleh semua pihak yang terlibat di dalamnya dengan teliti dan sempurna. Ada beberapa aturan yang perlu diperhatikan baik oleh eksportir maupun importir, antara lain :

Bagi Importir

1. Instrusksi kepada issuing bank harus jelas dan tepat dan tidak bertele-tele.

2. Syarat-syarat L/C dan dokumen-dokumen yang dimintakan harus sesuai dengan kontrak jual beli (sales contract).

3. Setiap pemeriksaan barang sebelum atau pada waktu pengapalan haruslah dibuktikan dengan sebuah dokumen. Sifat dokumen tersebut dan pihak yang mengeluarkannya harus ditetapkan dalam L/C.

4. L/C tidak boleh mensyaratkan dokumen-dokumen yang tidak mungkin dapat dipenuhi oleh eksportir.

Bagi Eksportir

1. Tidak boleh menunda-nunda penelitian L/C dan permintaan akan perubahan-perubahan yang perlu, walaupun tersedia waktu antara penerimaan L/C dan penggunaannnya.

2. Harus dapat menerima dengan persyaratan dan dokumen yang diminta dan telah sesuai dengan sales contaract.

3. Menyelesaikan dokumen-dokumen yang diminta sesuai dengan waktunya sebagaimana disyaratkan dalam L/C.

4. Menyerahkan dokumen-dokumen kepada bank secepat mungkin atau setidak-tidaknya dalam masa berlakunya L/C, seperti yang ditetapkan dalam L/C.

5. Eksportir harus mengingat bahwa ketidakcocokan L/C dengan syarat-syarat yang ditetapkan dalam L/C atau ketidaksempurnaan mengikuti syarat-syarat tersebut akan berakibat bank akan menolak pembayaran.