AVG Privacy reglement
Privacy Reglement BSO De Gekke Geit, Klarenbeek, versie 28 december 2024.
Verwerkingsregister
Contract tussen gastouder en vraagouder
Handtekening ouder(s)
Adresgegevens
Telefoonnummers ouders en
achterwacht
Geboortedatum kind
Gegevens huisarts
Gegevens tandarts
Voor opvang relevante medische
en pedagogische informatie
Opvangtijden
Adres gegevens school
Toestemming foto en berichten
social media
Afspraken buitenspelen
Bewaren gegevens
Contracten worden per post opgestuurd of persoonlijk overhandigd. Bovenstaande gegevens worden in een fysieke map, digitaal bewaard in een dropbox en op de pc van Gastouder. De medische informatie wordt ook in de fysieke map en op de pc van Gastouder bewaard, zodat de informatie snel toegankelijk is indien nodig. De medische gegevens worden vernietigd zodra het contract definitief is beëindigd.
De contracten met daarin naam, adres en geboortedatum worden 7 jaar bewaard in verband met de bewaarplicht van de Belastingdienst. De overige gegevens worden binnen 1 jaar nadat het contract definitief is beëindigd vernietigd door het zwartkleuren van de betreffende informatie op het originele contract met een onuitwisbare stift.
Digitale drager
Op de telefoon van de Gastouder staan foto’s die tijdens de opvanguren van het kind zijn genomen. De telefoon is beveiligd met een pincode. De foto’s worden, als de ouders daar toestemming voor hebben gegeven, via Whatsapp met de ouders gedeeld. Whatsapp is vanuit zichzelf beveiligd.
Op de computer van de Gastouder staan foto’s van het kind. De computer is beveiligd met een wachtwoord. De computer heeft een firewall tegen online aanvallen. Op de backup voorziening van Gastouder (externe harde schijf) staan foto’s en contracten. Deze gegevensdrager wordt in een kluis bewaard bij Gastouder.
Er wordt een website gebruikt door Gastouder. Op deze website wordt informatie gedeeld en er is een link naar de facebook pagina van Gastouder. Daarnaast maakt de pagina gebruik van foto’s om de opvang nader toe te lichten. Ouders hebben vooraf toestemming gegeven voor het plaatsen van foto’s op de website.
Op de facebook pagina worden alleen overeenkomstig de afspraken met ouder(s) foto’s geplaatst. Er wordt geen gebruik gemaakt van een online inschrijfformulier op de website.
Ouders kunnen zich aanmelden door een e-mail te verzenden naar BSO De Gekke Geit of telefonisch contact opnemen.
Wachtlijst / potentiële klanten
Gastouder bewaard alleen het verzoek door potentiële vraagouder en de eventuele opvang momenten. Gastouder doet geen verzoek tot aanvullende informatie indien dit niet direct noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering.
Samenwerking met andere
partijen:
Gastouder heeft van de onderstaande bedrijven actief online onderzocht hoe hun beleid inzake de AVG is en welke verklaring hierover is afgegeven op hun site. Daarnaast zal Gastouder actief blijven bewaken of deze bedrijven voldoen aan de AVG. Gezien de aard en omvang van het bedrijf (de opvang / Gastouder) is het niet mogelijk een borgend document op naam van het bedrijf (de opvang / Gastouder) te verkrijgen met deze partijen. De verklaringen op de website van onder vernoemde partijen, te voldoen aan de AVG en de overige Europese wet- en regelgeving inzake beveiliging van netwerksystemen en overige relevante certificaten is een maximale inspanning in verhouding tot de omvang en de invloedssfeer van de opvang / Gastouder. De sociale netwerken stellen zich te houden aan de privacy- en cookieregelgeving. Dit houdt in dat sprake zou zijn van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens. Gastouder is hiervoor niet verantwoordelijk en sluit alle aansprakelijkheid hieromtrent uit.
AVG verklaringen en beleid alsmede verklaringen inzake systeem beveiliging zijn doorgenomen bij de onderstaande bedrijven. Tevens wordt ouders geadviseerd (net zoals Gastouder doet) continu deze verklaringen (en gedragingen) van deze bedrijven te blijven volgen:
Microsoft
Whatss-app
Dropbox
Google (inclusief gmail)
Toegang gegevens
De gegevens op de computer zijn alleen toegankelijk voor de gastouder en 1 of meerdere huisgenoten. De fysieke map met gegevens staan in een afgesloten kast in de opvangruimte. De fysieke gegevens zijn toegankelijk tijdens de openingstijden, zodat ook anderen in geval van nood de informatie van de kinderen kunnen gebruiken. Als de Gastouder iets overkomt, kunnen huisgenoten of de achterwacht in de map noodnummers vinden om de kinderen veilig bij hun ouders te krijgen. De opvang is voorzien van afdoende hang en sluitwerk ter preventie van inbraak.
Verspreiden gegevens
(mailadressen)
Indien Gastouder een algemeen bericht verstuurd naar meerdere of alle vraagouders (of betrokkenen) zal dit altijd door middel van de BCC functie worden gedaan. Indien ouders vragen aan Gastouder om een telefoonnummer van een andere ouder(s) (of betrokkenen) te geven zal altijd eerst toestemming worden gevraagd hiervoor.
Verwijderen gegevens op verzoek betrokkene
Indien ouder(s) verzoekt gegevens te verwijderen gebeurd dit, met uitzondering van de wettelijk vastgestelde te bewaren gegevens direct. Ouder(s) krijgt hiervan een schriftelijke bevestiging via de mail. In het verleden verzonden berichten (mail, whatsapp, facebook, enzovoort) maken hiervan geen onderdeel uit aangezien deze reeds (lange tijd) openbaar zijn en/of reeds (lange tijd) verzonden zijn.
Datalekken
Gastouder heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de persoonsgegevens van ouders en kinderen te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Ondanks dat Gastouder alle mogelijke beveiligingsmaatregelen heeft genomen en zal nemen, zijn aan de verwerking van persoonsgegevens via het internet risico’s verbonden, die inherent zijn aan het internetgebruik in het maatschappelijk verkeer. In geval van een datalek worden instanties en betrokkenen op de hoogte gesteld. Zie hiervoor de door Hét Gastouderbureau verstrekte Beslisboom Datalek.
Aansprakelijkheid
Gastouder aanvaard geen enkele aansprakelijkheid inzake de uitwerking van de AVG, in welke vorm ook welke buiten haar directe invloedssfeer is ontstaan.