80.[行政]如何使用雲端硬碟彙整所需資料

1.常常有一個檔案卻需要多人共同完成嗎? 您還在將一個檔案寄給很多人，然後等他們回傳後再自己剪剪貼貼彙整在一個檔案中嗎? ..... 請停止做這種動作了

2.要彙整檔案者，只要在雲端硬碟中建立或上傳一個檔案。以下我用上傳一個 word檔，並請其他人彙整。

進入雲端硬碟，執行「新增/檔案上傳」上傳一個 word 檔 (不要忘了，政府規定以後機關文件交換要改用odf檔了)

3.檔案上傳後在要彙整的檔案上按滑鼠右鍵，執行「共用」

4.假設檔案要請四處室主任填入資料，就輸入主任名稱(輸入部分名稱系統就會自己找出符合的人)，右邊選擇「可以編輯」

然後按下「確定」，各位主任就會自己收到通知。彙整者隨時可以查看還有誰沒有填寫內容。

6.需要填寫資料的同仁，可以直接在檔案上按滑鼠右鍵，選擇「開啟工具/Google文件」，可以直接線上編輯 Word 檔，不需要下載下來，每個人可以同時編輯同一個檔案，甚至同時在線上編輯以可以

7.[這個步驟 很重要！很重要！很重要] 彙整者查看內容看誰沒填寫可以採用以手段[個別通知、奪命連環call、晨會公告、找校長親自通知、在他背後貼紙條，請路上都提醒他.... 等各項創意方式請自行發揮！

以上其實不重要，重要的是彙整完之後，要將「共用」取消，這樣別人的「與我共用」才不會一堆東西。把共用取消，也是讓自己知道，這個文件已經彙整完成。

8.承辦人除了可取消共用外，還可以將彙整好的檔案直接下載成 word

另外進入編輯文件，也可以使用「檔案/下載格式/...」可以直接下載不同格式，例如 pdf，用來作為公告或是傳遞用