Impressum / Datenschutz

Datenschutz

Wir weisen darauf hin, daß der Zugriff auf diese Webseiten in Ihrem Gerät und beim verwendeten Browser und bei der speichernden Firma (Google) sehr wahrscheinlich registriert wird. 

Ebenso gehen wir davon aus, daß Kontakte und Mitteilungen per Telefon, WhatsApp, E-Mail usw. in Ihrem Gerät und von Ihrem Provider registriert werden und eventuell im Hintergrund von Behörden auf bestimmte Stichworte geprüft werden. Die Auswertung des Inhalts zur Strafverfolgung oder die Weitergabe zu Werbezwecken sind dort nicht ausgeschlossen.

Wir behandeln Ihre Daten vertraulich und geben diese grundsätzlich nicht an Unbefugte oder zu Werbezwecken heraus.

Eigene Firmendaten

Wir verarbeiten in unserer Firma die üblichen Daten, insbesondere Anfragen, Korrespondenz, Zahlungsverkehr, Verwalterverträge etc.

Diese werden intern aufbewahrt bzw. gespeichert und nach Ablauf der handelsrechtlichen und steuerlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht.

Eine Weitergabe an Dritte oder Auswertung zu Werbezwecken erfolgt nicht.

Daten unserer Mandanten

Wir verwalten die Daten der Haus- und Grundstücksgemeinschaften sowie aller Miteigentümer, Sondereigentümer, Teileigentümer sowie deren Mieter bzw. Nutzer. Ebenso die Personalbuchhaltung der auf den Namen der Hausgemeinschaft angestellten Mitarbeiter.

Wir verwenden Ihre Daten ausschließlich zur Erfüllung unserer Aufgaben und zur Wahrung der Interessen von Ihnen und Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft. Eine Verwendung zu Werbezwecken oder kommerzieller Hintergrund sind tabu.

Die Aufgaben des Verwalters und der Datenschutz der Gemeinschaftsmitglieder sind im Wohnungseigentumsgesetz, diversen weiteren Gesetzen und Verordnungen und durch die Rechtsprechung definiert.

Demnach hat der Verwalter berechtigtes Auskunftsersuchen Dritter in der Regel zu erfüllen, z.B.

- Anfragen von Polizei und Finanzverwaltung, Betriebsprüfungen, Geldwäschegesetz, Zeugenaussagen;

- Vollständige Namens- und Anschriftenlisten zur Vorlage an Miteigentümer, an die Hausbank und eventuell an die Gebäudeversicherung und alle Grundpfandgläubiger;

- Alle Informationen zu Finanz- und Abrechnungsangelegenheiten, Wohngeldkonten, Benennung von Schuldnern an den Verwaltungsbeirat und die Eigentümerversammlung;

- Offenlegung von Umlageschlüsseln, Verbrauchswerten, Personenzahlen an Heizkostenabrechnungsdienste, Vermieter und Mieterschutzvereine.

- Bewohnerlisten/-daten bei Schäden, Wartungsarbeiten oder Instandsetzungen an Ablesedienste, Rauchmelder- und Thermenwartungsfirmen, Handwerker, Versicherungen und Sachverständige, etc.

Zur Erfüllung der gesetzlichen und vertraglichen Aufgaben werden weitere sensible Daten benötigt und gespeichert:

Über die Stammdaten (Name, Anschrift) hinaus registrieren und speichern wir möglichst alle uns bekannt werdenden Telefonnummern und E-Mail Adressen. Diese sind äußerst wichtig, damit wir z.B. im Schadensfalle alle Betroffenen möglichst schnell informieren können, Handwerkertermine abstimmen können usw.

Zur Durchführung des Banklastschriftverfahrens oder Auszahlung von Abrechnungsguthaben benötigen wir die Bankverbindung. In den Kontoauszügen und folglich der Buchhaltung sind zudem die IBAN aus allen Zahlungsvorgängen ersichtlich.

Zur Erstellung der Jahresabrechnungen werden weitere sehr persönliche Daten benötigt, insbesondere Heizungs- und Wasserverbrauch, Mieterwechsel, ggf. Anzahl der Bewohner etc. Diese Daten sind im Rahmen von Belegprüfungen einsehbar.

Private Angelegenheiten, insbesondere Religionszugehörigkeit, Gesundheitsdaten, politische Einstellung etc. werden nur in begründeten Ausnahmefällen gespeichert.

Im Rahmen von Hausordnungsverstößen, Sachbeschädigungen, Verkehrssicherungspflicht etc. können Vorgänge und Daten ermittelt und protokolliert werden, die dann bei Notwendigkeit dem Verwaltungsbeirat und/oder der Eigentümerversammlung vorgelegt werden.

Soweit Sie ein berechtigtes Interesse an Anonymität haben, können Sie einen Zustellbevollmächtigten als persönlichen Vertreter benennen. Bitte beachten Sie dabei eventuelle Einschränkungen Ihrer Gemeinschaftsordnung, z.B. für die Teilnahme an Eigentümerversammlungen.

Soweit Sie Ihre Telefonnummer und/oder Mailadresse geheim halten wollen, teilen Sie uns das bitte mit, damit wir sie aus unserem Telefonverzeichnis herausnehmen.

Die Verwaltungsunterlagen werden bei Wechsel des Verwalters an den neuen Verwalter übergeben.

Wir unterhalten einen Cloud-Speicher mit allgemeinen Daten und Informationen für die Mitglieder der von uns verwalteten Wohnungseigentümergemeinschaften, z.B. Teilungserklärungen, Verträge, Versicherungspolicen, Versammlungsprotokolle, Wirtschaftspläne etc.
Der Cloud-Speicher liegt auf Ionos HiDrive.

Wir sichern die Daten unserer Firma und unserer Mandanten in der Magenta-Cloud.

Daten aus der EDV werden regelmäßig archiviert und erst nach Ablauf der handels- und steuerrechtlichen Fristen gelöscht.

Aufbewahrungspflicht Handelsrecht
Aufbewahrungspflicht Steuerrecht
Aufbewahrungspflicht Rechnungen Umsatzsteuerrecht 

Für weitere Fragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.

Verantwortlich für Datenschutz:

Sabine Brühl, persönlich haftende Gesellschafterin der Brühl & Partner KG Hausverwaltung

(c) Martin Brühl 2018