Huishoudelijk reglement
Huishoudelijk reglement vanaf de Algemene Ledenvergadering 2015
LEDEN
Artikel 1.
1. Juniorleden zijn minimaal 6 jaar maar niet ouder dan 16 jaar
2. Juniorleden kunnen vanaf 16 jaar bij de senioren spelen, dit is ter beoordeling aan het bestuur
3. Senioren zijn minimaal 16 jaar of ouder
4. Erelid is diegene die door de Algemene ledenvergadering met meerderheid van stemmen als zodanig is benoemd, omdat hij zich bijzonder verdienstelijk heeft gemaakt voor de vereniging. Een erelid kan een regulier lid zijn en/of blijven.
5. Aspirant-lid: een aspirant-lid is een persoon die zich heeft aangemeld als lid maar door het bestuur nog niet als zodanig is geaccepteerd.
LIDMAATSCHAP
Artikel 2.
1. Iedereen, ongeacht nationaliteit, huidskleur en sekse, kan zich opgeven als (aspirant)lid
2. Men wordt lid door het invullen en ondertekenen van een inschrijvingsformulier, verkrijgbaar bij het secretariaat. Met het inschrijfformulier wordt de penningmeester van de vereniging gemachtigd om de contributie automatisch te incasseren.
2. Het lidmaatschap gaat in vanaf de eerste speeldag van de maand, volgend op de aanmelding. Geschiedt deze aanmelding op de eerste speeldag van een maand, dan loopt het lidmaatschap vanaf dat moment.
3. Bij aanmelding van juniorleden is er op het aanmeldingsformulier tevens een handtekening van een ouder of voogd nodig.
4. Indien het bestuur dit nodig acht gezien het aantal leden versus de capaciteit van de sportaccommodatie en/of een evenwichtige verdeling tussen het aantal vrouwelijke en mannelijke leden, wordt er een wachtlijst opgesteld voor diegenen die zich aanmelden als aspirant-leden.
5. Als aspirant lid kun je kennismaken met de sport en is geen contributie verschuldigd. Er kan gebruik worden gemaakt van een door de vereniging beschikbaar gesteld badminton racket. De tijdsduur dat iemand aspirant lid kan zijn bedraagt maximaal een maand.
6. Het lidmaatschap kan door het bestuur worden opgezegd, indien de jaarcontributie na 1 maand van het volgende jaar nog niet is voldaan en het lid weigert te betalen na (het versturen van) twee al dan niet schriftelijke aanmaningen.
7. Bij aanhoudend onbetamelijk gedrag behoudt het bestuur zich het recht voor om leden te royeren
BAANINDELING
Artikel 3.
1. Het bestuur bepaalt de wijze van indeling zodanig dat zoveel mogelijk aan de wensen van de leden tegemoet wordt gekomen.
2. Indien er op een speelavond sprake is van competitie en van trainingen wordt er in de verdeling van het aantal banen recht gedaan aan de verhouding tussen competitie spelers, spelers die wel en spelers die geen training volgen.
3. Het bestuur bepaalt jaarlijks het aantal beschikbare banen in overleg met de Gemeente en is mede afhankelijk van het aantal leden.
Locatie
Artikel 4.
1. Het Bestuur bepaalt het aantal beschikbare locaties, waarbij het streven is om alle drie locaties ( Damwâld, De Westereen, Feanwâlden) beschikbaar te stellen. Uitgangspunt is het aantal leden.
2. Het Bestuur bepaalt de speelavonden in overleg met de leden en Gemeente, waarbij het streven is de speelavond te laten variëren per locatie.
3. Een lid heeft de keuze van locatie en speelavond(en).
CONTRIBUTIE
Artikel 4.
1. Alle leden, junioren en senioren, zijn verplicht contributie te betalen met uitzondering van de ereleden.
2. De hoogte van de contributie wordt vermeld in de notulen en in de eerst volgende nieuwsbrief van de ALV waarin zij zijn vastgesteld.
3. De contributie dient jaarlijks te worden voldaan en wordt in de maanden oktober en november via automatische incasso geïncasseerd.
4. Leden worden door het bestuur bij inschrijving verzocht om de contributie via automatische overschrijving te voldoen.
5. Indien het lidmaatschap aanvangt in een lopend kwartaal, halfjaar, jaar zal de contributie worden berekend op basis van het restant van dat kwartaal, halfjaar, jaar.
6. Indien leden wegens aantoonbare redenen van deelname af moeten zien, kan korting op de contributie plaatsvinden. Er dient wel sprake te zijn van verhindering van minimaal 1 kwartaal. Het bestuur is verantwoordelijk voor de beoordeling. Opgave van redenen dient uiterlijk binnen 1 maand na ontstaan, aan het bestuur te worden doorgegeven. Bij verhindering van 3 -6 maanden kan een korting op de contributie plaatsvinden van 50%. Bij een langere periode geldt 100% korting. De maximale termijn is 1 jaar.
7. Indien uit een gezin meer dan drie leden staan ingeschreven, krijgt elk meerder lid een korting op de zijn verschuldigde contributie van 25%.
BESTUUR
Artikel 5.
1. Het dagelijks bestuur bestaat uit een voorzitter, secretaris en penningmeester. Het bestuur beschikt tevens over een algemeen bestuurslid en een bestuurslid met als aandachtsgebied jeugdzaken. Het onderscheid tussen wel of niet behorend tot het DB bestaat uitsluitend in formele zin. Informeel dragen alle bestuursleden op gelijkwaardige wijze verantwoordelijkheid voor hun taken en verantwoordelijkheden.
2. Het bestuur draagt naast de traditionele bestuurstaken eveneens verantwoordelijkheid voor de ledenadministratie, voor het functioneren van vrijwilligers/commissies, voor de Dorpencompetitie en de training van competitiespelers.
3. Bestuursleden worden benoemd voor een periode van 4 jaar waarna zij zich eenmaal herkiesbaar kunnen stellen. Hiervoor wordt een vast schema opgesteld dat gehandhaafd blijft, ook bij tussentijdse wisselingen van personen.
4. Het bestuur is verplicht om binnen drie maanden na afsluiting van het boekjaar een Algemene ledenvergadering te organiseren. De agenda dient minimaal 2 weken van tevoren onder de leden te worden verspreid.
5. Tijdens de Algemene ledenvergadering krijgen alle leden vanaf 16 jaar de mogelijkheid om hun goedkeuring te verlenen aan het beleid en de financiële huishouding van de vereniging. Hierdoor kunnen onder meer bedragen met betrekking tot inschrijfgeld en contributie worden aangepast.
6. De voorzitter coördineert de werkzaamheden van het bestuur, uitvoering van beleid en treedt op als woordvoerder namens de vereniging. Tevens geeft de voorzitter leiding aan bestuursvergaderingen die minimaal 4 keer per jaar worden gehouden.
7. De secretaris verricht alle voorkomende werkzaamheden die aan de functie zijn verbonden. Daaronder vallen: het voeren van de correspondentie, archiefbeheer, notuleren bij bestuursvergaderingen, opstellen van het jaarverslag en de voorbereiding van de Algemene ledenvergadering. Tevens treedt de secretaris indien nodig op als plaatsvervangend voorzitter.
8. De penningmeester is belast met het beheer van de financiën, inning van de contributie en het voeren van de boekhouding. Hij stelt het bestuur minimaal 1 keer per kwartaal hiervan op de hoogte. Tevens bewaart hij de bijbehorende bescheiden en stelt in samenwerking met het bestuur de begrotingen op. De penningmeester presenteert deze tijdens de Algemene ledenvergaderingen. De Ledenadministratie wordt door hem bijgehouden.
9. De penningmeester en de voorzitter hebben een volmacht om over de financiële middelen te beschikken.
10. Het bestuur stelt zich ten doel om een substantieel bedrag achter de hand te houden zodat bij onvoorziene omstandigheden de financiële lasten van minimaal 1 jaar kunnen worden voldaan. Het bestuur streeft er naar om tenminste een bedrag ter grootte van de helft van de jaarlijkse contributie als reserve aan te houden.
11. Voor het aangaan van financiële verplichtingen die het bedrag van de huur van de sportaccommodaties voor een periode van een jaar te boven gaan vraagt het bestuur goedkeuring in de Algemene ledenvergadering.
TAAKOMSCHRIJVING KASCOMMISSIE
Artikel 6.
1. De kascommissie controleert 1 keer per jaar de boekhouding en bijbehorende bescheiden van de penningmeester, voorafgaand aan de Algemene ledenvergadering.
2. Bij akkoordbevinding verzoekt de kascommissie de leden tijdens de Algemene ledenvergadering de penningmeester decharge te verlenen over het afgelopen boekjaar.
3. De kascommissie bestaat uit minimaal 2 en maximaal 3 leden. Bestuursleden kunnen daar geen deel van uitmaken.
4. Naast de vaste leden wordt een reserve lid benoemd
5. Leden worden benoemd voor 2 jaar en kunnen zich maximaal 2 keer aansluitend herkiesbaar stellen
TRAINING
Artikel 7.
1. Er worden trainingen aangeboden aan junioren en aan senioren.
2. De kosten voor junioren-, en seniorentraining zijn in de contributie verwerkt.
3. Indien er door onvoorziene omstandigheden geen training kan plaatsvinden wordt de contributie niet verlaagd.
4. De training van junioren kan worden ondersteund door de inzet van juniorenbegeleiders
5. Van nieuwe leden met weinig ervaring in de badmintonsport wordt verwacht dat zij deelnemen aan de training.
6. Tijdens de training is men verplicht zich te houden aan de aanwijzingen van de trainer
7. Leden die zich hebben ingeschreven voor een training zijn verplicht om zich bij verhindering af te melden bij de trainer.
DORPENCOMPETITIE
Artikel 8.
1. Juniorleden kunnen zich opgeven voor de juniorencompetitie, senioren voor de seniorencompetitie.
2. De vereniging is lid van de Dorpen Competitie (DC)en als zodanige wordt het bestuur jaarlijks uitgenodigd om de Algemene ledenvergadering van de DC bij te wonen.
3. Deelnemers aan de competitie dienen een gedeelte van de bijbehorende kosten te voldoen. Het restant wordt door de vereniging voldaan. Het bestuur bepaalt jaarlijks voor aanvang van de competitie de verdeelsleutel.
4. Het bestuur stelt zich ten doel om competitiespelers te faciliteren.
5. De teamsamenstelling wordt onderling overeengekomen waarna inschrijving plaatsvindt.
6. Ieder team verplicht zich om op tijd het inschrijfgeld te (laten)voldoen.
7. Deelname dient geheel te geschieden volgens de regels en wedstrijdreglement van de DC
8. Teamleden worden geacht, uitgezonderd bij bijzondere omstandigheden, zich niet tijdens de lopende competitie terug te trekken uit het team.
9. Het bestuur van de DC is verantwoordelijk voor de opzet en uitvoering van de competitie
10. Indien benoemd is het bestuurslid DC en externe toernooien aanspreekpunt voor de competitie spelers en als zodanig verantwoordelijk voor de voortgang en coördinatie van de deelname van leden aan de DC-competitie.
ALGEMEEN
Artikel 9.
1. De vereniging is nimmer aansprakelijk jegens derden.
2. Deelname aan de activiteiten van de vereniging zoals de speelavonden en toernooien is geheel voor eigen risico.
3. Het bestuur heeft voor de vereniging wel een aansprakelijkheidsverzekering afgesloten maar geen ongevallenverzekering. De leden zijn hiervan op de hoogte.
4. De vereniging is niet aansprakelijk voor het beschadigen, verwisselen, zoekraken of ontvreemden van eigendommen van leden en/of derden.
5. Voor onvoorziene omstandigheden waarvoor in de lopende begroting geen voorzieningen zijn getroffen kan een tussentijdse bijdrage worden gevraagd aan de leden, zodanig dat de directe kosten kunnen worden gedekt.
6. Indien introducés worden uitgenodigd voor deelname aan activiteiten dienen zij dezelfde deelnamekosten te voldoen.
7. De leden zijn gehouden aan de gebruiksregels voor de gemeentelijke zaalsport accommodaties welke zijn opgesteld door de gemeente Dantumadiel.
8. Het bestuur verplicht zich om de leden te informeren via Facebook, een website of digitale nieuwsbrief. De redactie valt onder de verantwoordelijkheid van het secretariaat.
9. De vereniging die is opgericht in 1985 speelt onder de naam Badminton Vereniging Dantumadiel “Oer it Net”.
10. De vereniging heeft de beschikking over drie locaties:
Damwâld, Sporthal de Boppeslach, vaste speelavond: woensdag
De Westereen, Sporthal Sikkemahal, vaste speelavond: woensdag
Feanwâlden, Sporthal de Hoansterid, vaste speelavond: maandag
Jaarlijks stelt het Bestuur vast of het volgende speelseizoen van alle drie locaties gebruik zal worden gemaakt of dat door te weinig deelname speeltijden worden ingekrompen c.q. een speellocatie komt te vervallen. Ook stelt het Bestuur vast dat door toename van het aantal spelers de speeltijden moeten worden uitgebreid.
Slotbepaling
Artikel 10.
1. Een voorstel tot wijziging van dit reglement kan alleen door de ledenvergadering in behandeling worden genomen, indien het is vermeld op de oproep als bedoeld in artikel 5 lid 4.
2. Een voorstel tot wijziging van dit reglement kan alleen worden aangenomen indien tenminste 1/3 deel van het aantal stemgerechtigde leden op de vergadering aanwezig is. Indien het vereiste aantal leden niet aanwezig is zal binnen 4 weken, met inachtneming van een oproeptermijn van een week, een tweede ledenvergadering worden gehouden, welke ongeacht het aantal aanwezige stemmen kan beslissen.