AVG

AVG Badmintonvereniging Dantumadeel vastgesteld op 17-05-2018

1. Gegevens

1.1. Welke gegevens bewaren we?

Voor de ledenadministratie:

Naam en voorletters
Geslacht
Adres
Postcode
Woonplaats
Telefoonnummer
E-mail
Geboortedatum

Voor de incasso van de contributie:

Voor senioren: Bankrekeningnummer en ten naamstelling
Voor junioren: Bankrekeningnummer en ten naamstelling van de ouders /voogd

1.2. Hoe worden de gegevens opgeslagen?

De gegevens worden opgeslagen in een Excel-bestand

1.3. Bij wie worden de gegevens opgeslagen?

De ledenadministratie wordt opgeslagen op een computer bij de penningmeester (dit in tegenstelling

tot hetgeen in de statuten staat omschreven)

1.4. Back-up

Een kopie van het ledenbestand wordt opgeslagen op een externe gegevensdrager

Na elke mutatie wordt deze kopie vervangen.

1.5. Gegevens uitwisseling

Ten behoeve van de overige bestuursleden wordt een Excelbestand beschikbaar gesteld met de naam, woonplaats, telefoonnummer en emailadres van het lid, c.q. ouder/voogd van het lid.

Aan derden worden geen gegevens van leden beschikbaar gesteld, hetzij betaald hetzij onbetaald.

2. Beveiliging

De computer is beveiligd met een wachtwoord.
Het Excel bestand is beveiligd met een wachtwoord
De computer is beveiligd met een virusscanner
De externe gegevensdrager is beveiligd met een wachtwoord
De externe gegevensdrager en de papieren administratie worden opgeslagen in een afsluitbare ruime (kast, bureaublock) bij de penningmeester
Het bestand voor de overige bestuursleden wordt beveiligd met een wachtwoord en dat wachtwoord wordt per sms beschikbaar gesteld.
De overige bestuursleden bewaren alleen de meest recente versie. Na ontvangst van eennieuwe versie wordt de voorgaand vernietigd.

3. Social media en risico

Het deelnemen aan een toernooi of andere activiteit vindt altijd plaats door middel van een schriftelijke opgave.
Op het opgaveformulier wordt altijd vermeld:
Deelname is altijd voor eigen risico en verantwoordelijkheid en de deelnemer gaat er mee akkoord dat foto’s geplaatst kunnen worden op social media.

4. Toestemming tot inzage voor derden

De leden geven toestemming tot inzage in de gegevens door de volgende functionarissen / instanties die altijd gebonden zijn aan geheimhouding.

Door Badmintonvereniging Dantumadeel hiertoe geautoriseerde die in het kader van kwaliteitscontroles of onderzoek inzage in dossiers kunnen vragen om te bepalen of Badmintonvereniging Dantumadeel voldoet aan de eisen die in het kader van kwaliteiten AVG worden gesteld.
Medewerkers van opdrachtgevers (financiers/belastingmedewerkers/) van Badmintonvereniging Dantumadeel die in het kader van een zogenoemde materiële controle inzage in dossiers kunnen vragen om te bepalen of Badmintonvereniging Dantumadeel voldoet aan de eisen die door hen en m.b.t.. AVG zijn gesteld.

5. E-mail

Als van uit het bestuur e-mails worden verstuurd aan meerdere ontvangers dan zorgt de verzender ervoor dat het bij niemand bekend is wie de overige ontvangers van de mail is.

6. Datalek

6.1. Omschrijving

We spreken van een datalek als gegevens van leden teerecht komen (in welke vorm dan ook) bij personen die geen lid zijn van onze vereniging.

6.2. Controle

De voorzitter controleert wat er gelekt is en brengt in kaart wat de gevolgen zijn van de gelekte gegevens. Hierna roept hij het bestuur bijeen om de vast te stellen, welke melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens gedaan moet worden en wat de gevolgen zijn van de inbreuk van de betreffende persoonsgegevens.

6.3. Melding

De melding moet altijd gedaan worden aan de voorzitter, welke de overige bestuursleden informeert.

6.4. Maatregelen

Aan de hand van de melding wordt door het bestuur besloten welke maatregelen genomen moet worden om herhaling te voorkomen.