Página web de familia

Luego, es necesario que el centro utilice un libro de cálculo de Google Drive para relacionar alumnos y familias. Este libro es el mismo que se utiliza para tener centralizadas todas las fotografías de los alumnos. Esta libro, debe tener las siguientes características:

• Tiene que estar compartido con todo el dominio, a través del enlace.
• La primera hoja del libro, debe llamarse INFO.
• Las columnas de la primera hoja deben ser:
  • Alumno: mail del alumno
  • Foto: URL de la foto del alumno
  • Mail 1: Mail de la familia (por ejemplo de la madre)
  • Mail 2: Mail de la familia (por ejemplo del padre)
  • Curso: curso que hace el alume (ESO1, ESO3B ...)
  • Assistatut: Hoja assistatut donde están los datos de este alumno.

Para llenar la última columna, yo utilizo una segunda hoja dentro del libro. Allí relaciono Curso y Hoja del Assistatut. Así, en la columna F pongo una fórmula y no hay que ir copiando a cada alumno la URL del libro de Assistatut, lo encuentra solo a partir del Curso.

Aquí tenéis el enlace a un Libro de cálculo de ejemplo: Libro Familias y alumnos.

A partir de aquí, ya podemos crear una web para las familias con Google Sites. Se puede crear tan compleja o sencilla como se quiera, y sólo se compartirá con las familias. Se puede aprovechar para indicar enlaces de interés, calendario del curso, fotografías que sólo verán las familias ...

En todo caso, para lo que nosotros necesitamos, tendremos que crear una página, que será donde cada familia verá los datos de su alumnos. La idea es muy sencilla. Utilizaremos un script que, al ejecutarse, comprueba el usuario que lo ejecuta, lo busca en el libro familias y alumnos, encuentra al alumno (o alumnos en caso de hermanos) que corresponde, abre el libro Assistatut que corresponda, busca los datos de asistencia e incidencias de este alumno y los muestra.

IMPORTANTE: para que las familia puedan ver el informe es necesario que tenga acceso al Assistatut. Como hay información de otros alumnos, hay que compartir los Assistatuts con todo el dominio a través del enlace. Como las familia no tienen el enlace, no pueden consultar el Assistatut. Pero el script sí podrà consultarlo y mostrar los datos.

Vamos por pasos y empezemos por la web de las familias.

• Creaar una web con Google Sites y compartirla con las familias. Se pueden crear tantas páginas y menús como se necesite.
• Si la web se crea con Sites Clásicas, entrar a la Gestión del Sitio, y seleccionad el menú Script Google apps

• Hacer click en el botón Añadir un nuevo script.

• Cambiar el nombre del script (haciendo clic en el nombre Proyecto sin título) y elegir un nombre que vosotros conozcáis (por ejemplo informe_alum).
• Cambiar la dirección del libro de Familias y alumnos de la segunda línea de código. Copiar y pegar la de vuestro libro.

• Guardar el script.
• Seleccionar el menú Publica y elegir la opción Implementa como aplicación web.

• En la siguiente pantalla, indicar como versión la 1.0, elegir que la ejecución de la aplicación sea el usuario que accede a la aplicación y, finalmente, poner que sólo vosotros tenéis acceso a la aplicación.

• Para poder pulsar el botón implementa, primero se necesitará pulsar el botón Guardar una versión nueva. Una vez guardada ya se puede pulsar el botón Implementa.
• Aparecerá una ventana con la URL del script publicado. No es necesario que se guarde, ya que no se necesitará.

• Seleccionar el script publicado.

• Guardar la página, y ya se puede probar.

• En la página donde se quiera que aparezcan los datos del alumno, elegir la opción Insertar haciendo doble clic.

• Nos pedirá una direcció URL. Abrá que indicar la URL que se nos ha indicado cuando hemos publicado el script como aplicación web.

• La primera vez, pedirá permiso para ejecutarse (a las familias les pasará lo mismo). Una vez dado, si en el libro de familias y alumnos su usuario tiene algún alumno asignado, verá su cuadro resumen.
• Para que las familias puedan verlo, lógicamente se tendrá que compartir esta web con sus usuarios.

Una vez configurado, ya no hay que tocar más el script ni la web. Simplemente actualizando las hojas de cálculo, ya se actualizará. Los profes actualizan el Cuaderno Virtual, por la tarde automáticamente se actualizan los libro Assistatut y cuando las familias lo consultan tienen los datos reales.