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¿CÓMO CUMPLIR ESTA LEY?
Son cinco los pasos básicos a seguir para cumplir la LOPD:
Declarar ante la AEPD todos los ficheros que tengamos y contengan cualquier dato de carácter personal
Obligación de informar de la recogida de datos y de obtener el consentimiento del afectado para tratar sus datos personales.
Implantar medidas de seguridad técnicas y organizativas para evitar pérdidas o accesos no autorizados (Documento de Seguridad)
Controles periódicos, y
Auditorías bienales.
LA PROTECCIÓN DE DATOS DE UNA EMPRESA SE DIVIDE EN
PROTECCIÓN DE LOS DATOS DEL CLIENTE
clientes,
pacientes,
empleados,
proveedores,
alumnos, etc.
PROTECCIÓN DE LOS DATOS DE LOS EMPLEADOS QUE LOS DAN PARA SUS NOMINAS ETC
PARA PROTEGER LOS DATOS
DE LOS CLIENTES SE LES HARÁ FIRMAR UNOS FORMULARIOS EXPLICADORES PARA QUE SE QUIERE SUS DATOS Y LAS MEDIDAS DE PROTECCIÓN QUE SE TOMEN.
DE LOS TRABAJADORES
SE LES PEDIRÁ FIRMAR UNA SERIE DE DOCUMENTOS PARA QUE GARANTICEN CONFIDENCIALIDAD DE CLIENTES, Y SALVAGUARDA DE SUS DATOS.
EL CUSTODIO TENDRÁ QUE TOMAR LAS MEDIDAS QUE EXIGE LA LEY PARA QUE ESOS DATOS ESTÉN PROTEGIDOS, Y SOBRE TODO LOS DATOS SENSIBLES.
TODA LA REGULACIÓN SOBRE PROTECCIÓN DE DATOS ESTA PERFECTAMENTE EXPLICADA EN LA LEY.
LA PROTECCIÓN DE DATOS SE DIVIDE EN varias secciones
Que empresas necesitan esa protección
las empresas, Autónomos que trabajan con datos sensibles como los médicos.
Las empresas que trabajan con mas de 250 clientes.
PROTECCIÓN DE LOS DATOS DE LOS CLIENTES.
SABER QUE SENSIBILIDAD TIENEN LOS DATOS de clientes y de empleados.
Los datos médicos son muy sensibles.
los datos económicos son muy sensibles
Los datos personales
SABER COMO PROTEGER LOS DATOS.
PROTECCIÓN DE LOS DATOS DE LOS TRABAJADORES.
El contrato de confidencialidad de los trabajadores de la empresa hacia los clientes.
El contrato de confidencialidad se refiere a la obligación que tienen los empleados de guardar secreto de todas las actuaciones que realicen en la empresa y la prohibición de revelar la información sobre los datos tratados tanto de los clientes, como de los demás trabajadores, en definitiva, de toda la información que utilizan.
Para que sirve
Sus finalidades son proteger toda la información que manejan tus empleados en el ejercicio de sus funciones, su compromiso a cumplir con las reglas específicas de tu empresa y no divulgar los datos con los que tratan.
¿Quién debe firmarlo?
Deben firmar el contrato de confidencialidad todos tus empleados, incluidos los trabajadores temporales y los trabajadores en prácticas.
¿Y si tu empleado se niega a firmarlo?
Si tu empleado se niega a firmar el documento debes saber que no estás cumpliendo con las medidas de seguridad que establece el Reglamento europeo de Protección de Datos y que cualquier incidencia con los datos de algún cliente te podría conllevar a una sanción por parte de la AEPD.
Proteger las filtraciones de datos producidas por terceros por los trabajadores, o por el encargado de la custodia.
Para lo que se tendrá que tener un protocolo de seguridad que garantice la salvaguarda de los datos.
Proteger el descanso del cliente, que no quiere que le molesten con llamadas, wassap, correos.
FORMULARIOS PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS
PARA EL CLIENTE.
formulario de empresas hacia sus clientes/proveedor para proteger sus datos DE UN TALLER
FORMULARIO GENERAL CLIENTES PROVEEDORES
CONTRATO DE CONSENTIMIENTO EXPRESO CLIENTES Y PROVEEDORES PARA LA CESIÓN DE DATOS
CLÁUSULA DE COMUNICACIÓN A CLIENTES DE INFORMACIÓN DETALLADA DE PROTECCIÓN DE DATOS
.-Información general
·En qué consiste El contrato de cesión de datos: este contrato es una autorización firmada por todo el cliente/ Proveedores/ Empleados para que la empresa pueda hacer uso de los datos personales y pueda guardarlos en sus ficheros. Es el derecho que tiene toda persona a obtener la información sobre el tratamiento de sus datos personales, la finalidad del tratamiento y también de la información disponible sobre el origen de dichos datos. Puede solicitarlo cualquier persona que quiera acceder a ver qué datos tienen, para qué se utilizan y por cuánto tiempo van a estar guardados en tus ficheros.
·Estimado cliente/ Proveedor/Empleado : Le informamos En aras a dar cumplimiento al Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016,relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos, y siguiendo las Recomendaciones e Instrucciones emitidas por la Agencia Española de Protección de Datos (A.E.P.D le facilitamos la siguiente información detallada del tratamiento de datos personales:
.-SOLICITUD DE DATOS PERSONALES, PARA QUE SE SOLICITAN, DONDE SE GUARDAN, CONFIDENCIALIDAD, MÉTODOS DE SEGURIDAD.
·En este contrato manifiesto mi consentimiento para entregar mis datos de bajo riesgo.
·Legitimación: La legitimación para la recogida de sus datos se basa en el contrato suscrito con Cars Taller.
·Sus datos de carácter personal han sido recogidos de acuerdo con lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de los mismos.
·Los datos de carácter personal solicitados y facilitados por usted, son incorporados un fichero de titularidad privada cuyo responsable y único destinatario es Taller. El Responsable del tratamiento: DNI: domicilio social en: Calle Zurich,13, 28232 Las Rozas Madrid, tl: 9166373786
·TIPO DE DATOS solicitados que le solicitamos, para realizar la actividad con usted, consideraros de bajo riesgo según la ley, No le solicitamos datos personales relativos al origen étnico o racial, ideología política religiosa o filosófica, filiación sindical, datos genéticos y biométricos, datos de salud, y datos de orientación sexual de las personas así como cualquier otro tratamiento de datos que entrañe alto riesgo para los derechos y libertades de las personas.
·Finalidad del tratamiento: la información que nos facilita para realizar todos los tramites que se relacionan con el fin de prestarles el servicio solicitado, informarle del estado del auto, realizar la facturación del mismo, poder tener la relación laboral con el empleado, su compromiso de confidencialidad con los datos, y salvaguardad fielmente los mismos, con seguridad legal establecida.
·El tiempo que tengamos sus datos será según marca la ley, Los datos proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación comercial, laboral o durante los años necesarios para cumplir con las obligaciones legales.
·NO SE CEDERÁN LOS DATOS. Legalmente, y bajo ningún concepto son cedidos o tratados por terceras personas, físicas o jurídicas, sin el previo consentimiento, tutor o representante legal, salvo en aquellos casos en los que fuere imprescindible para la correcta prestación del servicio. salvo en los casos en que exista una obligación legal.
·Usted tiene derecho a obtener confirmación sobre si en TALLER CARS AUTO estamos tratando sus datos personales.
· Derechos: Puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación, limitación, portabilidad y oposición al tratamiento de sus datos cuando se den determinadas circunstancias, en cuyo caso únicamente serán conservados para el cumplimiento de las obligaciones legalmente previstas. Para ejercer los derechos anteriormente descritos deberá dirigirse a Cars Taller De acuerdo con la Ley
·Todos los datos recogidos cuentan con el compromiso de confidencialidad.
·TODOS Los empleados de la empresa quedan avisados de que deben guardas la confidencialidad de los datos de clientes, proveedores, trabajadores, en caso contrario tendrán que atenerse a la ley.
·utilizaran todas las medidas de seguridad establecidas técnicas humanas para garantizar la salvaguarda de los datos personales.
·Consiento las comunicaciones a través de sistemas de mensajería instantánea como Whatsapp, Telefónicas con la finalidad de agilizar la gestión de los servicios contratados.
·De igual modo, le informamos de que la Agencia Española de Protección de Datos es el órgano competente destinado a la tutela de estos derechos. Con la finalidad de mantener actualizados los datos, el cliente deberá comunicar cualquier cambio que se produzca sobre los mismos.
·Asimismo solicito su autorización para ofrecerle productos y servicios relacionados con los solicitados y fidelizarle como cliente/Proveedor
· SI NO
Tache lo que no proceda.
Nombre y apellidos del empleado/ Cliente/ Proveedor: _____________________________________ DNI: ______________
En _____________________________________, a____de_______________de 20__
FIRMA: _______________________________
Compromiso de confidencialidad:
Los datos personales sean cedidos por Cars Taller a las entidades que prestan servicios a la misma.
De igual modo, de acuerdo al artículo 32 del RGPD, relativo al deber de secreto profesional, _Cars Taller____________________ se
Compromete a guardar la confidencialidad de los datos de carácter personal, subsistiendo esta obligación con posterioridad
a la finalización, por cualquier causa, de la relación entre Usted y ______________________ .
En ___________________________, a ___ de _____________ de 20___
_____________________________ (Firma)
FORMULARIO PARA EMPLEADOS.
COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD DE EMPLEADOS
En ________ a ____ de ___________ de 20__
De acuerdo al Reglamento General de Protección de Datos relativo a la protección de las personas físicas
en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (RGPD), de
conformidad con la Ley de Competencia Desleal 3/1991, incluyendo su modificación a través de la Ley
29/2009, y de la Ley Orgánica 5/2010 por la que se modifica el Código Penal de 1995, le informamos que:
Responsable del tratamiento: Sus datos pasarán a formar parte de un fichero titularidad de
___________________________________________ con domicilio social en
____________________________ y CIF ________________.
Finalidad: las
CLAUSULA PARA RECOGIDA DE DATOS CLIENTES SIMPLIFICADA
CLÁUSULA SOBRE LA RECOGIDA DE DATOS DE LOS CLIENTES
(FACTURAS, INSCRIPCIONES, ETC.)
Sus datos de carácter personal han sido recogidos de acuerdo con lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del
Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta
al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de los mismos.
Le ponemos en conocimiento que estos datos se encuentran almacenados en un fichero propiedad de
____________________________________________.
De acuerdo con la Ley anterior, tiene derecho a ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación, limitación,
oposición y portabilidad de manera gratuita mediante correo electrónico a: _____________________________ o bien en la
dirección: _____________________________________________________.
NOTA:
CLAUSULA CESIÓN DATOS TRABAJADORES
CESIÓN DE DATOS de los trabajadores
Estimado/a ______________________________________,
Queremos mantenerle informado del tratamiento que realizamos de sus datos personales,
garantizándole la protección de éstos conforme a la normativa vigente.
Los datos personales recogidos en su contrato y todos aquellos facilitados por usted han
sido incorporados en un fichero que XXXEMPRESAXXX mantiene con la finalidad de
gestionar la relación empresa–empleado.
Asimismo, sus datos personales son cedidos a las Administraciones Públicas en
cumplimiento de la normativa laboral, de Seguridad Social y tributaria En caso de que se
oponga a alguna de las finalidades descritas, no debe señalar la(s) siguiente(s) casilla(s) de
autorización:
❏ Consiento que mis datos personales figuren incorporados en el fichero que
XXXEMPRESAXXX mantiene con finalidades de gestión y cesión a Organismos Públicos en
cumplimiento de la normativa laboral, de Seguridad Social y Tributaria.
❏ Consiento que mis datos personales sean cedidos por XXXEMPRESAXXX a las
entidades que prestan servicios a la misma.
Le rogamos que en el caso de producirse alguna modificación de sus datos, nos lo
comunique por cualquiera de las vías puestas a disposición con la finalidad de mantener su
información actualizada.
En cualquier caso, tiene derecho en cualquier momento a acceder, rectificar, opositar, o
cancelar los datos referentes a su persona, incluidos en nuestro fichero solicitando los
impresos a tal fin o por escrito dirigiéndose a XXXEMPRESAXXX con domicilio en
__________________________ - ______________________
En______________a____de_____________de 20__
Firma del trabajador/a
CONSENTIMIENTO DE NO MOLESTAR EN TELEFONO Y WHATSAPP
CONSENTIMIENTO PARA REALIZAR COMUNICACIONES VÍA WHATSAPP Y EVITAR MOLESTIAS.
En aras a dar cumplimiento al Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016,
relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación
de estos datos, y siguiendo las Recomendaciones e Instrucciones emitidas por la Agencia Española de Protección de Datos
(A.E.P.D.), ____________________________________________ le informa:
Que existe la posibilidad de realizar comunicaciones a través de sistemas de mensajería instantánea como Whatsapp con la
finalidad de agilizar la gestión de los servicios contratados, para lo cual se solicita su consentimiento expreso.
(Nombre y apellidos del cliente): DNI:
En _ , a _ de _ de 20 _
Firma:
CLAUSULA PARA LOS TRABAJADORES
CIRCULAR INFORMATIVA PARA LOS TRABAJADORES PARA QUE TOMEN CONCIENCIA DEL POR QUE DE LA SEGURIDAD.
La presente circular tiene como objetivo básico la difusión de las funciones y obligaciones del personal de __________________________________ en materia de seguridad de datos personales.
La protección se basa en el REGLAMENTO (UE) 2016/679 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos.
Estas normas protegen y garantizan las libertades y los derechos fundamentales de las personas físicas y especialmente su honor e intimidad. Con este fin se contemplan multas por parte de la Agencia de Protección de Datos de hasta 601.012,10€ en función de la calificación de la infracción cometida.
El citado RGPD tiene como objetivo primordial, entre otros, implementar las medidas de índole técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad que deben reunir tanto ficheros automatizados como en papel, los centros de tratamiento, locales, equipos, sistemas, programas y personas que intervengan en el tratamiento de los datos de carácter personal.
Para recoger todas las medidas definidas anteriormente y garantizar con lo dispuesto en el Reglamento de Seguridad,
___________________________ ha elaborado un Documento de Seguridad y ha nombrado Responsable de Seguridad a _________________________________. Estas medidas de seguridad son de obligado cumplimiento por todo el personal de la empresa con acceso a datos de carácter personal.
El citado Documento de Seguridad se encuentra a disposición de todo trabajador, previa solicitud al Responsable de Seguridad.
A continuación se presenta un resumen de los aspectos más relevantes:
• Recursos del sistema de información: Queda terminantemente prohibido utilizar dichos recursos a los que se tenga acceso para uso privado o para cualquier otra finalidad diferente de la del desempeño de sus funciones. Bajo ningún concepto puede revelarse información a persona alguna ajena a la empresa, sin la debida autorización.
• Los sistemas informáticos que dan acceso a los ficheros que contienen datos de carácter personal tendrán siempre este acceso restringido mediante un código de usuario y una contraseña, sin cuya introducción resulte imposible acceder a los datos protegidos.
• El código de usuario y la contraseña son absolutamente personales e intransferibles; por ello, los registros que se efectúen sobre operaciones realizadas bajo un código y contraseña se atribuirán, salvo prueba en contrario, al titular de los mismos y quedarán bajo su responsabilidad personal.
• Cada usuario es responsable de la confidencialidad de su contraseña, por lo que si advierte o sospecha que la misma ha podido ser conocida fortuita o fraudulentamente por personas no autorizadas, deberá registrarlo como incidencia y notificárselo de inmediato al Responsable de Seguridad, el cual asignará una nueva contraseña al usuario.
• Salidas de soportes: Toda salida de cualquier soporte y/o ordenador personal fuera de la organización deberá ser expresamente autorizada según el procedimiento descrito en el Documento de seguridad.
• Incidencias en materia de seguridad: El usuario que tenga conocimiento de la incidencia se responsabiliza directa y personalmente de comunicarla según las instrucciones determinadas en el Documento de Seguridad.
• Compromiso: Todos los compromisos anteriores deben mantenerse, incluso después de extinguida por cualquier causa la relación laboral con la empresa.
• Responsabilidad: El incumplimiento por el obligado, de cualquiera de las normas contenidas en el presente documento y, por ende, en el Documento de Seguridad podrá considerarse como un quebranto de la buena fe contractual. Si el incumplimiento tuviera carácter doloso, se emprenderán las acciones legales correspondientes para la debida depuración de responsabilidades.
Cualquier duda o comentario que pudiese suscitar el presente documento puede ser consultada o atendida por el Responsable de Seguridad.
En _ , a _ de _ de 20__
Firma:
(Trabajador/a)
CLAUSULA DE ACCESO A DATOS
RESPUESTA A LA SOLICITUD DE ACCESO A DATOS
Muy Sr./a. nuestro/a:
Recibida su solicitud de acceso a los datos personales que sobre su persona obran incorporados en ficheros automatizados de los que es responsable esta empresa, le informamos de lo siguiente:
Datos sobre su persona (Indicar los datos obrantes en el fichero):
Origen de los datos (Indicar si son datos obtenidos directamente del interesado o por comunicación de un tercero):
Comunicaciones realizadas (Indicar, en su caso, a qué terceros se han comunicado los datos):
Sin otro particular,
En _______________ , a ___ de ____________ de 20___
___________________________ (Firma y sello de la empresa)
Completo
CLÁUSULA DE COMUNICACIÓN A CLIENTES DE NFORMACIÓN DETALLADA DEPROTECCIÓN DE DATOS
SE INFORMA
·En qué consiste El contrato de cesión de datos: este contrato es una autorización firmada por todo el cliente y Proveedores para que la empresa pueda hacer uso de los datos personales y pueda guardarlos en sus ficheros. Es el derecho que tiene toda persona a obtener la información sobre el tratamiento de sus datos personales, la finalidad del tratamiento y también de la información disponible sobre el origen de dichos datos. Puede solicitarlo cualquier persona que quiera acceder a ver qué datos tienen, para qué se utilizan y por cuánto tiempo van a estar guardados en tus ficheros.
CONTRATO DE CONSENTIMIENTO EXPRESO CLIENTES Y PROVEEDORES PARA LA CESION DE DATOS
·En aras a dar cumplimiento al Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016,relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos, y siguiendo las Recomendaciones e Instrucciones emitidas por la Agencia Española de Protección de Datos (A.E.P.D.),
·Estimado cliente/ Proveedor por medio de la presente y de acuerdo al Reglamento General de Protección de Datos relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (RGPD), le facilitamos la siguiente información detallada del tratamiento de datos personales:
· Los datos de carácter personal solicitados y facilitados por usted, son incorporados un fichero de titularidad privada cuyo responsable y único destinatario es Taller. El Responsable del tratamiento: DNI: domicilio social en: ,13, 28232 Las Rozas Madrid, tl:
· Solo serán solicitados aquellos datos estrictamente necesarios para prestar adecuadamente los servicios solicitados, pudiendo ser necesario recoger datos de contacto de terceros, tales como representantes legales, tutores, o personas a cargo designadas por los mismos.
·Todos los datos recogidos cuentan con el compromiso de confidencialidad, con las medidas de seguridad establecidas.
·legalmente, y bajo ningún concepto son cedidos o tratados por terceras personas, físicas o jurídicas, sin el previo consentimiento del cliente/ Proveedor tutor o representante legal, salvo en aquellos casos en los que fuere imprescindible para la correcta prestación del servicio.
·Legitimación: La legitimación para la recogida de sus datos se basa en el contrato suscrito con Taller.
·Finalidad del tratamiento: Desarrollar y cumplir con las obligaciones previstas en el presente contrato. Sus datos serán conservados durante el periodo del arreglo y posteriormente para el fin del seguimiento de la trayectoria, averías, consultas, mantenimientos del auto.
·Una vez finalizada la relación entre la empresa y el cliente los datos serán archivados y conservados, durante un periodo tiempo mínimo que el cliente estime oportuno. tras lo cual seguirá archivado o en su defecto serán devueltos íntegramente al cliente o autorizado legal.
·Los datos que facilito serán incluidos en el Tratamiento denominado Clientes y el Fichero de Proveedores de Taller, con la finalidad de gestión del servicio contratado, emisión de facturas, contacto..., todas las gestiones relacionadas con los clientes/ proveedores.
·Derechos: Puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación, limitación, potabilidad y oposición al tratamiento de sus datos cuando se den determinadas circunstancias, en cuyo caso únicamente serán conservados para el cumplimiento de las obligaciones legalmente previstas. Para ejercer los derechos anteriormente descritos deberá dirigirse a Taller De acuerdo con la Ley anterior, tiene derecho a ejercer los derechos de acceso, rectificación.
·De igual modo, le informamos de que la Agencia Española de Protección de Datos es el órgano competente destinado a la tutela de estos derechos. Con la finalidad de mantener actualizados los datos, el cliente deberá comunicar cualquier cambio que se produzca sobre los mismos.
·En este contrato manifiesto mi consentimiento. También se me ha informado de mis Derechos, la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, indicándolo por escrito a Taller.
·Destinarios: Sus datos no serán cedidos para otras finalidades distintas a las anteriormente descritas.
·Sus datos de carácter personal han sido recogidos de acuerdo con lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de los mismos.
·Consiento la comunicaciones a través de sistemas de mensajería instantánea como Whatsapp, Telefónicas con la finalidad de agilizar la gestión de los servicios contratados.
·En nombre de la empresa tratamos la información que nos facilita con el fin de prestarles el servicio solicitado, realizar la facturación del mismo. Los datos proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación comercial o durante los años necesarios para cumplir con las obligaciones legales. Los datos no se cederán a terceros salvo en los casos en que exista una obligación legal. Usted tiene derecho a obtener confirmación sobre si en TALLERE AUTO estamos tratando sus datos personales por tanto tiene derecho a acceder a sus datos personales, rectificar los datos inexactos o solicitar su supresión cuando los datos ya no sean necesarios.
·Asimismo solicito su autorización para ofrecerle productos y servicios relacionados con los solicitados y fidelizarle como cliente/Provehedor
· SI
· NO
Nombre y apellidos del Cliente/ Proveedor: _____________________________________ DNI: ______________
En _____________________________________, a____de_______________de 20__
FIRMA: _______________________________
Compromiso de confidencialidad:
Los datos personales sean cedidos por Taller a las entidades que prestan servicios a la misma.
De igual modo, de acuerdo al artículo 32 del RGPD, relativo al deber de secreto profesional, _ Taller____________________ se
Compromete a guardar la confidencialidad de los datos de carácter personal, subsistiendo esta obligación con posterioridad
a la finalización, por cualquier causa, de la relación entre Usted y ______________________ .
En ___________________________, a ___ de _____________ de 20___
_____________________________ (Firma)
TRATAMIENTO DE DATOS DE EMPLEADOS
Clausula informativa:
Por ley se incluye este escrito, en todos aquellos formularios que utilice para recabar datos personales de sus empleados, tanto si se realiza en soporte papel como si los recoge a través de un formulario web:
Responsable:
Identidad: TALLERE CARS AUTO - NIF: 12736973
Dir. postal: Calle zurich, 13 poligono Europolism las Rozas, Madrid Teléfono: 674628472 Correo elect:
“En nombre de la empresa tratamos la información que nos facilita con el fin del mantenimiento de la relación laboral. Los datos proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación laboral o durante los años necesarios para cumplir con las obligaciones legales. Los datos no se cederán a terceros salvo en los casos en que exista una obligación legal. Usted tiene derecho a obtener confirmación sobre si en TALLERE CARS AUTO estamos tratando sus datos personales por tanto tiene derecho a acceder a sus datos personales, rectificar los datos inexactos o solicitar su supresión cuando los datos ya no sean necesarios.
AVISO: Se borrar los datos cuando finalice la relación laboral y no haya ninguna obligación legal para mantenerlos.
TRATAMIENTO DE DATOS DE PROVEEDORES
Clausula informativa:
El texto que se muestra a continuación deberá incluirlo en todos aquellos formularios que utilice para recabar datos personales de los proveedores como por ejemplo en facturas:
Responsable: Identidad: TALLERE CARS AUTO - NIF: 12736973 Dir. postal: Calle zurich, 13 poligono Europolism las Rozas, Madrid Teléfono: 674628472 Correo elect: BOLSA609@YAHOO.ES
“En nombre de la empresa tratamos la información que nos facilita con el fin de realizar pedido y facturar los servicios. Los datos proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación comercial o durante los años necesarios para cumplir con las obligaciones legales. Los datos no se cederán a terceros salvo en los casos en que exista una obligación legal. Usted tiene derecho a obtener confirmación sobre si en TALLERE CARS AUTO estamos tratando sus datos personales por tanto tiene derecho a acceder a sus datos personales, rectificar los datos inexactos o solicitar su supresión cuando los datos ya no sean necesarios.”
Si los proveedores aportan sus datos mediante otro sistema, se les pedirá que firmen un formulario fechado en que figure al información antes citada.
AVISO: No olvide firmar la última hoja de cada uno de los contratos que se han obtenido.
REGISTRO DE ACTIVIDADES DE TRATAMIENTO
Tratamiento: Clientes
Finalidad del tratamiento
Gestión de la relación con los clientes
Descripción de las categorías de clientes y de las categorías de datos personales:
Clientes:
Personas con las que se mantiene una relación comercial como clientes
Categorías de datos personales:
Los necesarios para el mantenimiento de la relación comercial. Facturar
De identificación: nombre y apellidos, NIF, dirección postal, teléfonos, e-mail
Datos bancarios: para la domiciliación de pagos
Las categorías de destinatarios a quienes se comunicaron o comunicarán los datos personales:
Ninguno
Cuando sea posible, los plazos previstos para la supresión de las diferentes categorías de datos:
Los previstos por la legislación fiscal respecto a la prescripción de responsabilidades
Tratamiento: Empleados
Finalidad del tratamiento
Gestión de la relación laboral con los empleados
Descripción de las categorías de empleados y de las categorías de datos personales:
Empleados:
Personas que trabajan para el responsable del tratamiento
Categorías de datos personales:
Las categorías de destinatarios a quienes se comunicaron o comunicarán los datos personales:
No se contempla
Cuando sea posible, los plazos previstos para la supresión de las diferentes categorías de datos:
Los previstos por la legislación fiscal y laboral respecto a la prescripción de responsabilidades
Tratamiento: Proveedores
Finalidad del tratamiento
Gestión de la relación con los proveedores
Descripción de las categorías de proveedores y de las categorías de datos personales:
Proveedores:
Personas con las que se mantiene una relación comercial como proveedores de productos y/o servicios
Categorías de datos personales:
Los necesarios para el mantenimiento de la relación laboral
Cuando sea posible, los plazos previstos para la supresión de las diferentes categorías de datos:
Los previstos por la legislación fiscal respecto a la prescripción de responsabilidades
ANEXO MEDIDAS DE SEGURIDAD
INFORMACIÓN DE INTERÉS GENERAL
Este documento ha sido diseñado para tratamientos de datos personales de bajo riesgo de donde se deduce que el mismo no podrá ser utilizado para tratamientos de datos personales que incluyan datos personales relativos al origen étnico o racial, ideología política religiosa o filosófica, filiación sindical, datos genéticos y biométricos, datos de salud, y datos de orientación sexual de las personas así como cualquier otro tratamiento de datos que entrañe alto riesgo para los derechos y libertades de las personas.
El artículo 5.1.f del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) determina la necesidad de establecer garantías de seguridad adecuadas contra el tratamiento no autorizado o ilícito, contra la pérdida de los datos personales, la destrucción o el daño accidental. Esto implica el establecimiento de medidas técnicas y organizativas encaminadas a asegurar la integridad y confidencialidad de los datos personales y la posibilidad (artículo 5.2) de demostrar que estas medidas se han llevado a la práctica (responsabilidad proactiva).
A tenor del tipo de tratamiento que ha puesto de manifiesto cuando ha cumplimentado este formulario, las medidas mínimas de seguridad mínimas que debería tener en cuenta son las siguientes:
MEDIDAS ORGANIZATIVAS
INFORMACIÓN QUE DEBERÁ SER CONOCIDA POR TODO EL PERSONAL CON ACCESO A DATOS PERSONALES
Todo el personal con acceso a los datos personales deberá tener conocimiento de sus obligaciones con relación a los tratamientos de datos personales y serán informados acerca de dichas obligaciones. La información mínima que será conocida por todo el personal será la siguiente:
- DEBER DE CONFIDENCIALIDAD Y SECRETO
o Se deberá evitar el acceso de personas no autorizadas a los datos personales, a tal fin se evitará: dejar los datos personales expuestos a terceros (pantallas electrónicas desatendidas, documentos en papel en zonas de acceso público, soportes con datos personales, etc.), esta consideración incluye las pantallas que se utilicen para la visualización de imágenes del sistema de videovigilancia. Cuando se ausente del puesto de trabajo, se procederá al bloqueo de la pantalla o al cierre de la sesión.
o Los documentos en papel y soportes electrónicos se almacenarán en lugar seguro (armarios o estancias de acceso restringido) durante las 24 horas del día.
o No se desecharán documentos o soportes electrónicos (cd, pen drives, discos duros, etc.) con datos personales sin garantizar su destrucción.
o No se comunicarán datos personales o cualquier información personal a terceros, se prestará atención especial en no divulgar datos personales protegidos durante las consultas telefónicas, correos electrónicos, etc.
o El deber de secreto y confidencialidad persiste incluso cuando finalice la relación laboral del trabajador con la empresa.
- DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
Se informará a todos los trabajadores acerca del procedimiento para atender los derechos de los interesados, definiendo de forma clara los mecanismos por los que pueden ejercerse los derechos (medios electrónicos, referencia al Delegado de Protección de Datos si lo hubiera, dirección postal, etc.) teniendo en cuenta lo siguiente:
o Previa presentación de su documento nacional de identidad o pasaporte, los titulares de los datos personales (interesados) podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición y portabilidad. El responsable del tratamiento deberá dar respuesta a los interesados sin dilación indebida.
Para el derecho de acceso se facilitará a los interesados la lista de los datos personales de que disponga junto con la finalidad para la que han sido recogidos, la identidad de los destinatarios de los datos, los plazos de conservación, y la identidad del responsable ante el que pueden solicitar la rectificación supresión y oposición al tratamiento de los datos.
Para el derecho de rectificación se procederá a modificar los datos de los interesados que fueran inexactos o incompletos atendiendo a los fines del tratamiento.
Para el derecho de supresión se suprimirán los datos de los interesados cuando los interesados manifiesten su negativa u oposición al consentimiento para el tratamiento de sus datos y no exista deber legal que lo impida.
Para el derecho de oposición los interesados deberán manifestar su negativa al tratamiento de sus datos ante el responsable, que dejará de procesarlos siempre que no exista una obligación legal que lo impida.
Para el derecho de portabilidad los interesados deberán comunicar su decisión e informar al responsable, en su caso, sobre la identidad del nuevo responsable al que facilitar sus datos personales.
El responsable del tratamiento deberá informar a todas las personas con acceso a los datos personales acerca de los términos de cumplimiento para atender los derechos de los interesados, la forma y el procedimiento en que se atenderán dichos derechos.
- VIOLACIONES DE SEGURIDAD DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL
o Cuando se produzcan violaciones de seguridad DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL, como por ejemplo, el robo o acceso indebido a los datos personales se notificará a la Agencia Española de Protección de Datos en término de 72 horas acerca de dichas violaciones de seguridad, incluyendo toda la información necesaria para el esclarecimiento de los hechos que hubieran dado lugar al acceso indebido a los datos personales. La notificación se realizará por medios electrónicos a través de la sede electrónica de la Agencia Española de Protección de Datos en la dirección: https://sedeagpd.gob.es
- CAPTACIÓN DE IMÁGENES CON CÁMARAS Y FINALIDAD DE SEGURIDAD (VIDEOVIGILANCIA)
o UBICACIÓN DE LAS CÁMARAS: Se evitará la captación de imágenes en zonas destinadas al descanso de los trabajadores.
o UBICACIÓN DE MONITORES: Los monitores donde se visualicen las imágenes de las cámaras se ubicarán en un espacio de acceso restringido de forma que no sean accesibles a terceros.
o CONSERVACIÓN DE IMÁGENES: Las imágenes se almacenarán durante el plazo máximo de un mes, con excepción de las imágenes que sean aportadas a los tribunales y las fuerzas y cuerpos de seguridad.
o DEBER DE INFORMACIÓN: Se informará acerca de la existencia de las cámaras y grabación de imágenes mediante un distintivo informativo donde mediante un pictograma y un texto se detalle el responsable ante el cual los interesados podrán ejercer su derecho de acceso. En el propio pictograma se podrá incluir el texto informativo. En la página web de la Agencia disponen de modelos, tanto del pictograma como del texto.
o CONTROL LABORAL: Cuando las cámaras vayan a ser utilizadas con la finalidad de control laboral según lo previsto en el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores, se informará al trabajador o a sus representantes acerca de las medidas de control establecidas por el empresario con indicación expresa de la finalidad de control laboral de las imágenes captadas por las cámaras.
o DERECHO DE ACCESO A LAS IMÁGENES: Para dar cumplimiento al derecho de acceso de los interesados se solicitará una fotografía reciente y el Documento Nacional de Identidad del interesado, así como el detalle de la fecha y hora a la que se refiere el derecho de acceso.
No se facilitará al interesado acceso directo a las imágenes de las cámaras en las que se muestren imágenes de terceros. En caso de no ser posible la visualización de las imágenes por el interesado sin mostrar imágenes de terceros, se facilitará un documento al interesado en el que se confirme o niegue la existencia de imágenes del interesado.
Para más información puede consultar las guías de videovigilancia de la Agencia Española de Protección de Datos que se encuentran a su disposición en la sección de publicaciones de la web www.aepd.es.
MEDIDAS TÉCNICAS
IDENTIFICACIÓN
o Cuando el mismo ordenador o dispositivo se utilice para el tratamiento de datos personales y fines de uso personal se recomienda disponer de varios perfiles o usuarios distintos para cada una de las finalidades. Deben mantenerse separados los usos profesional y personal del ordenador.
o Se recomienda disponer de perfiles con derechos de administración para la instalación y configuración del sistema y usuarios sin privilegios o derechos de administración para el acceso a los datos personales. Esta medida evitará que en caso de ataque de ciberseguridad puedan obtenerse privilegios de acceso o modificar el sistema operativo.
o Se garantizará la existencia de contraseñas para el acceso a los datos personales almacenados en sistemas electrónicos. La contraseña tendrá al menos 8 caracteres, mezcla de números y letras.
o Cuando a los datos personales accedan distintas personas, para cada persona con acceso a los datos personales, se dispondrá de un usuario y contraseña específicos (identificación inequívoca).
o Se debe garantizar la confidencialidad de las contraseñas, evitando que queden expuestas a terceros. Para la gestión de las contraseñas puede consultar la guía de privacidad y seguridad en internet de la Agencia Española de Protección de Datos y el Instituto Nacional de Ciberseguridad. En ningún caso se compartirán las contraseñas ni se dejarán anotadas en lugar común y el acceso de personas distintas del usuario.
DEBER DE SALVAGUARDA
A continuación se exponen las medidas técnicas mínimas para garantizar la salvaguarda de los datos personales:
o ACTUALIZACIÓN DE ORDENADORES Y DISPOSITIVOS: Los dispositivos y ordenadores utilizados para el almacenamiento y el tratamiento de los datos personales deberán mantenerse actualizados en la media posible.
o MALWARE: En los ordenadores y dispositivos donde se realice el tratamiento automatizado de los datos personales se dispondrá de un sistema de antivirus que garantice en la medida posible el robo y destrucción de la información y datos personales. El sistema de antivirus deberá ser actualizado de forma periódica.
o CORTAFUEGOS O FIREWALL: Para evitar accesos remotos indebidos a los datos personales se velará para garantizar la existencia de un firewall activado en aquellos ordenadores y dispositivos en los que se realice el almacenamiento y/o tratamiento de datos personales.
o CIFRADO DE DATOS: Cuando se precise realizar la extracción de datos personales fuera del recinto donde se realiza su tratamiento, ya sea por medios físicos o por medios electrónicos, se deberá valorar la posibilidad de utilizar un método de encriptación para garantizar la confidencialidad de los datos personales en caso de acceso indebido a la información.
o COPIA DE SEGURIDAD: Periódicamente se realizará una copia de seguridad en un segundo soporte distinto del que se utiliza para el trabajo diario. La copia se almacenará en lugar seguro, distinto de aquél en que esté ubicado el ordenador con los ficheros originales, con el fin de permitir la recuperación de los datos personales en caso de pérdida de la información.
Las medidas de seguridad serán revisadas de forma periódica, la revisión podrá realizarse por mecanismos automáticos (software o programas informáticos) o de forma manual. Considere que cualquier incidente de seguridad informática que le haya ocurrido a cualquier conocido le puede ocurrir a usted, y prevéngase contra el mismo.
Si desea más información u orientaciones técnicas para garantizar la seguridad de los datos personales y la información que trata su empresa, el Instituto Nacional de Ciberseguridad (INCIBE) en su página web www.incibe.es, pone a su disposición herramientas con enfoque empresarial en su sección «Protege tu empresa» donde, entre otros servicios, dispone de:
- un apartado de formación con un videojuego, retos para respuesta a incidentes y videos interactivos de formación sectorial,
- un Kit de concienciación para empleados,
- diversas herramientas para ayudar a la empresa a mejorar su ciberseguridad, entre ellas políticas para el empresario, el personal técnico y el empleado, un catálogo de empresas y soluciones de seguridad y una herramienta de análisis de riesgos.
- dosieres temáticos complementados con videos e infografías y otros recursos,
- guías para el empresario,
Además INCIBE, a través de la Oficina de Seguridad del Internauta, pone también a su disposición herramientas informáticas gratuitas e información adicional pueden ser de utilidad para su empresa o su actividad profesional.
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