Antes de procesar la promoción, es necesario verificar con anterioridad algunos aspectos que pueden alterar el resultado de la misma. Como administrativos, es recomendable que realicen los ajustes pertinentes a la matrícula de los estudiantes, verifiquen la asignación académica y el registro adecuado de las calificaciones de los estudiantes matriculados, al igual que haber realizado el proceso de consolidación de calificaciones hasta el último período.
Otro aspecto que se debe tener en cuenta antes de procesar la promoción, es la definición y asignación de criterios de promoción, para es procesos en SINAI el administrativo debe ingresar a través del menú principal "Promoción", submenú "Promoción", en la opción "Criterios de Promoción".
En esta ventana básicamente se deben verificar de la lista que los Criterios de Promoción usados por la institución, estén correctamente parametrizados. SINAI también permite que asignar criterios de promoción diferentes para los grupos de cada sede.
En el siguiente vídeo se amplía con mayor precisión los detalles mencionados en este artículo.
Después de haber realizado los respectivos ajustes descritos anteriormente, es hora de "Procesar la Promoción", acción que se realiza a través del menú principal "Promoción", en el submenú del mismo nombre, opción "Procesar Promoción". Al ingresar a la ventana, se deben seleccionar sede, grupo y período.
Vale la pena mencionar que SINAI ofrece tres opciones o formas de procesar la promoción.
Promocionar estudiantes del grupo seleccionado.
Promocionar estudiantes de la sede seleccionada.
promocionar sólo estudiantes seleccionados.
Una vez realizada la promoción, SINAI arroja una lista de los estudiantes que fueron promovidos y los no promovidos, mostrado además el número de asignaturas y áreas reprobadas, la inasistencia y el porcentaje de la misma, también se cuenta con un conjunto de opciones, las cuales permiten hacer el proceso de promoción de forma independiente para cada estudiante, por otro lado, ver detalles de calificaciones finales del estudiante e ir al registro de recuperaciones.
Vale la pena aclarar que en SINAI se cuenta con tres tipos de situación académica:
Promovido: El estudiante es promovido con todas las áreas o asignaturas aprobadas.
No Promovido: El número de áreas reprobadas supera el límite establecido en el SIE y deber repetir el grado.
Pendiente: El estudiante presenta áreas por recuperar, esta situación es de uso opcional para las instituciones. Cuando se suprime esta opción, la situación académica del estudiante queda como "promovido", con un mensaje que indica que el estudiante ha sido promovido con áreas pendientes a superar.