Padronização de Processos e Procedimentos

O QUE É?

Processo de Negócio é um conjunto de atividades executadas sequenciais para atingir um objetivo, mostrando quem faz, o que faz e como faz.

A padronização de processos e procedimentos ocorre através do Manual Técnico de Processos e Procedimentos.

E O QUE É O MANUAL TÉCNICO DE PROCESSOS E PROCEDIMENTOS?

Os Manuais Técnicos de Processos e Procedimentos são instrumentos de gestão que tem a finalidade de padronizar os processos e procedimentos para a execução das atividades realizadas no Poder Executivo Estadual. Os manuais são divididos em em três partes: documental, mapeamento de processos e indicadores de processos.

O QUE VOCÊ ENCONTRA NA PARTE DOCUMENTAL

Identidade Organizacional:

Missão, Visão e Valores

Competências Definidas em Legislação Vigente

Sistemas Corporativos Informatizados Disponíveis

Base Legal (Federal e Estadual)

O QUE VOCÊ ENCONTRA NA PARTE DE MAPEAMENTO DE PROCESSOS

O desdobramento dos processos finalísticos de todos os órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual, contendo: Cadeia de valor, Macroprocessos, Processos, Subprocessos e Atividades.

O QUE SÃO PROCESSOS FINALÍSTICOS?

Os processos finalísticos, também chamados de negócios, essenciais ou primários representam a atividade essencial que uma organização executa para cumprir a missão organizacional e agrega valor diretamente para o cidadão/usuário.

SÃO CONCEITOS DA METODOLOGIA PARA O MAPEAMENTO DE PROCESSOS

Cadeia de Valor

É o conjunto de macroprocessos finalísticos que agregam valor a organização.

Macroprocessos

É o conjunto de processos e atividades essenciais para atingir os objetivos estratégicos da organização, que juntos formam a cadeia de valor.

Processo

É uma sequência de ações organizadas e mensuráveis para alcançar um objetivo. Está vinculado a um macroprocesso e pode ser dividido em etapas menores (subprocessos).

Subprocesso

É como a parte menor de um processo maior. Ele mostra as etapas detalhadas e interconectadas necessárias para executar cada parte do processo.

Atividades

Ocorre dentro de um subprocesso, executada por uma unidade organizacional, e corresponde à “o quê” é feito e “como” é feito durante o processo.

SÃO CONCEITOS DOS INDICADORES DE PROCESSOS

Os indicadores de processos são ferramentas que nos ajudam a medir e avaliar o desempenho de diferentes etapas ou atividades dentro de um processo. Eles são importantes por várias razões:

Medição do Desempenho

Os indicadores de processos fornecem uma maneira objetiva de medir o quão bem um processo está sendo executado. Eles nos permitem avaliar se o processo está atingindo seus objetivos e se está cumprindo as metas estabelecidas.

Identificação de Problemas

Ao monitorar os indicadores de processos, podemos identificar problemas e gargalos que estão afetando negativamente a eficiência ou a qualidade do processo. Isso nos permite tomar medidas corretivas e melhorar o desempenho geral.

Gestão do Dia a Dia

Os indicadores de processos fornecem informações baseadas em dados, o que nos ajuda na gestão do dia a dia. Podemos comparar o desempenho atual com metas anteriores e decidir quais ações devem ser tomadas para melhorar o processo.

Monitoramento Contínuo

Os indicadores de processos permitem um monitoramento contínuo do desempenho ao longo do tempo. Isso nos ajuda a identificar tendências e padrões, bem como a detectar problemas antes que se tornem graves. Dessa forma, podemos implementar melhorias graduais e manter o processo em constante evolução.

Comunicação e Transparência

Os indicadores de processos fornecem uma linguagem comum para descrever o desempenho do processo. Eles facilitam a comunicação entre as equipes e as partes interessadas, permitindo que todos compreendam e discutam o estado atual do processo e as áreas que precisam de atenção.

QUEM DEVE POSSUIR O MANUAL TÉCNICO DE PROCESSOS E PROCEDIMENTOS?

Todos os órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual - da administração direta e indireta, inclusive empresas públicas e sociedades de economia mista - por meio de seus dirigentes devem possuir e manter atualizado o seu Manual Técnico de Processos e Procedimentos da sua área finalística.

E QUEM DÁ AS DIRETRIZES PARA A NORMATIZAÇÃO E PADRONIZAÇÃO DOS PROCESSOS E PROCEDIMENTOS?

A Gerência de Manual Técnico de Processos e Procedimentos que está no Escritório de Gerenciamento de Processos.

E QUEM DEVE DISSEMINAR AS DIRETRIZES PARA A NORMATIZAÇÃO E PADRONIZAÇÃO DOS PROCESSOS E PROCEDIMENTOS?

Cabe aos órgãos centrais disseminar as diretrizes do produto, bem como atualizar e disponibilizar os Manuais Técnicos de Processos e Procedimentos das áreas sistêmicas de todos os órgãos e entidades.

QUANDO DEVE SER FEITA A ATUALIZAÇÃO DO MANUAL TÉCNICO DE PROCESSOS E PROCEDIMENTOS?

A atualização deve ser realizada anualmente ou sempre que houver alteração, de forma que seja possível fazer a gestão do dia a dia – monitorando os processos de negócios e ainda identificando seus processos críticos, possibilitando a melhoria, simplificação ou automação dos mesmos.