Mitarbeitermanagement

Allgemeine Regeln

Gleitzeit

Dem Arbeitnehmer wird die Möglichkeit geboten, seine Arbeitszeit flexibel einzuteilen. In dem vom Arbeitgeber festgelegten Zeitrahmen 10:30 Uhr - 15:30 Uhr gilt die Anwesenheitspflicht für alle Mitarbeiter.

Bei sich wiederholenden Verspätungen erhält der Mitarbeiter eine Abmahnung vonseiten des Arbeitgebers. Sollten sich diese Abmahnungen häufen, wird mit dem jeweiligen Mitarbeiter ein Personalgespräch diesbezüglich geführt.

Vereinbarungen, die mit dem Management besprochen und genehmigt wurden, gelten als Sondervereinbarungen und sind individuell (nicht automatisch für alle Mitarbeiter) geltend.


Krankheit

Der Krankheitsfall eines Mitarbeiters wird dem Management mitgeteilt. Der erkrankte Mitarbeiter 

1. stellt einen HRnest-Antrag, in dem der voraussichtliche Zeitraum der Abwesenheit angegeben ist, sowie der Mitarbeiter, der die Vertretung in dieser Zeit übernimmt.

2. verfasst eine Nachricht, in dem er über seine Abwesenheit informiert und seine Mitarbeiter über Slack (Absent).

Achtung: Bei der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) zählen für die Fristberechnung Kalendertage und nicht Arbeitstage. Das bedeutet, dass auch die Tage des Wochenendes mitgerechnet werden müssen. Sollte die Abgabe der AU auf das Wochenende (Samstag/Sonntag) fallen, reicht es jedoch aus, diese am darauffolgenden Montag dem Arbeitgeber abzugeben. Sollte der Arbeitgeber es in Einzelfällen für sinnvoll erachten, besteht die Möglichkeit, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab dem ersten Tag der Krankmeldung vom Arbeitnehmer zu verlangen. Dies wird schriftlich festgehalten.

Weitere Informationen bezüglich der AU-Fristen findest Du in der jeweiligen Anstellungsart (siehe Vollzeitanstellung/Ausbildung etc.).

Der Mitarbeiter hat erst einen Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, wenn er 4 Wochen lang (28 Tage) ununterbrochen im Unternehmen angestellt ist.

Sollte ein Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum erkranken, erhält er in den ersten 6 Wochen (42 Tage) die Lohnfortzahlung vonseiten des Arbeitgebers. Nach diesem Zeitraum zahlt die Krankenkasse Krankengeld an den Mitarbeiter aus (ca. 70 Prozent des Bruttoverdienstes). 


Entgeltfortzahlung in den ersten 28 Tagen einer/s neuen Mitarbeiterin/s

Bei einer Neueinstellung erhält der Arbeitnehmer im Krankheitsfall in den ersten 4 Wochen (28 Tagen) der Beschäftigung keine Entgeltfortzahlung. Für die Tage seiner Krankheit erhält er Krankengeld, das von der Krankenkasse an den Arbeitnehmer gezahlt wird. Dieses Krankengeld muss bei der Krankenkasse beantragt werden. Wichtig für die Beantragung ist das Vorlegen einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.


Achtung: Auch wenn der Arbeitnehmer nur für einen Tag krankgeschrieben ist, wird für die Beantragung des Krankengeldes meist eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) benötigt. Bitte wende Dich bei Fragen diesbezüglich an deine Krankenkasse.


Arbeitszeit-Tracking

Wir nutzen das Tool Clockify, um unsere Arbeitszeit zu tracken. Anhand dieses Tools haben wir die Möglichkeit, die gearbeiteten Stunden dem jeweiligen Projekt / der jeweiligen Firma zuzuordnen und abzurechnen. Wir empfehlen, die Arbeitszeit direkt über Clockify Add-Ons in Google Chrome zu tracken oder im Anschluss des Tages manuell nachzutragen. Hierbei ist es nur wichtig, darauf zu achten, dass keine zeitlichen Überlappungen entstehen. 


Achtung: Pausen werden nicht mitgetrackt! Wenn beispielsweise vertraglich ein 8-Stunden-Tag festgelegt wurde, gilt:


8 Stunden Arbeitszeit + 30 Minuten Pause = 8,5 Stunden insgesamte Arbeitszeit. 


Laut §4 des Arbeitszeitgesetzes muss der Arbeitnehmer bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 Stunden eine feststehende Ruhepause von mindestens 30 Minuten nehmen. Bei einer Arbeitszeit von neun Stunden sollten 45 Minuten Pause genommen werden. Diese können in Zeitabschnitten von jeweils 15 Minuten genommen werden.


Dieses Beispiel gilt nur zur Verdeutlichung der Berechnung. Da wir die Flexibilität der Gleitzeit in unserem Unternehmen bieten, ist jeder Mitarbeiter selbstverantwortlich dafür, dass die vertraglich festgelegte Arbeitszeit erfüllt wird. 


Rechte am eigenen Bild

Das Recht am eigenen Bild ist ein gesetzlich festgeschriebenes Persönlichkeitsrecht (Kunsturhebergesetz § 22) und besagt, dass Bildnisse nur mit Einwilligung der darauf abgebildeten Person veröffentlicht und verbreitet werden dürfen oder auch, wenn der Abgebildete eine Entlohnung dafür erhalten hat. Dieses Bildrecht gilt auch für den Arbeitsplatz. Werden Bilder von Mitarbeitern für den Internetauftritt der Firma genutzt, benötigt dieses Vorgehen die Einverständnis des Mitarbeiters - im besten Falle schriftlich. Diese Gesetzgebung gilt auch für Videos.


Bei Fragen oder Bitten ist es empfehlenswert, sich an den Marketing Manager zu wenden. 

Warum nutzen wir Clockify?

Wir nutzen das Tool Clockify, um festzuhalten, an welchen Projekten wir täglich arbeiten und wieviel Zeit wir jeweils dafür benötigen. Bitte nutze das Tool an jedem Deiner Arbeitstage und achte darauf, dass während Deines Trackings keine Überlappungen oder andere Fehltrackings entstehen. Es dient der Organisation unseres Unternehmens und hilft uns, unsere Arbeitsweise zu optimieren.

Worauf wir achten:


Wir können unsere Trackings noch am Folgetag korrigieren oder nachtragen, allerdings ist es empfehlenswerter, den Tag zeitgleich zu tracken oder am Tag selbst noch nachzutragen.

Der Abteilungsverantwortliche schaut sich die Trackings der Mitarbeiter seiner Abteilung an, um eventuelle Fehler-Trackings, die übersehen wurden, in Absprache mit dem Mitarbeiter zu beheben. 

Vollzeit

Urlaubsbeantragung:

Bei der Beantragung des Jahresurlaubs ist Folgendes zu beachten:

Es wird empfohlen, wenn möglich, pro Tertial (alle 4 Monate) 10 Urlaubstage zu nehmen. Diese Regelung ist wichtig für die Planbarkeit der Projekte. Ausnahmefälle müssen zuvor mit dem Management sowie der Personalabteilung besprochen werden.

Urlaubstage, die im laufenden Jahr nicht genommen wurden, können nach Absprache mit dem Management ins kommende Jahr übertragen werden. Diese müssen dann bis spätestens zum 31. März genommen werden.


Die Urlaubsbeantragung wird über das Tool HRnest getätigt. Außerdem wird empfohlen, es auch frühzeitig im Slack-Channel Absent, sowie im Google Kalender zu vermerken. 


Urlaubsanspruch in der Probezeit

Der Arbeitnehmer hat während seiner Probezeit einen anteiligen Urlaubsanspruch, der auf das ganze Jahr anzurechnen ist: Hat der Mitarbeiter einen Anspruch auf einen Jahresurlaub von 20 Tagen, so kann der monatliche Anspruch auf 1,67 Tage berechnet werden. Wenn die Probezeit sich auf 6 Monate beläuft, besteht ein Urlaubsanspruch auf 10 Tage.

Nach der Probezeit hat der Arbeitnehmer vollen Anspruch auf die im Vertrag geregelten Urlaubstage.


Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung im Krankheitsfall

Bitte wende dich spätestens am 3. Tag Deiner krankheitsbedingten Abwesenheit an Deinen Arzt und reiche eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung digital oder in Papierform mit der voraussichtlichen Dauer Deiner Abwesenheit bei der Personalabteilung ein.


Achtung: Das Wochenende muss mitberechnet werden, da nicht Arbeits-, sondern Kalendertage gezählt werden.

Teilzeit

Wird bald veröffentlicht.

Werkstudenten

Abzurechnende Stunden

Die abzurechnenden Stunden beziehen sich auf die Stunden, die der Student im gesamten Monat im Unternehmen gearbeitet hat. Diese sind der Personalabteilung am 1. Tag des Folgemonats in Minuten (nicht in Dezimal-Zeitrechnung) weiterzuleiten. Sollten die Stunden nicht rechtzeitig weitergeleitet werden, werden diese an die Steuerkanzlei nachgereicht. Der Werkstudent muss mit Verspätung seines Lohnes rechnen. 

Wichtig: Über Clockify werden die Arbeitsstunden getrackt. Krankheits- und Urlaubstage zählen nicht dazu und sollten nicht getrackt werden. Diese werden in dem Tool HRnest beantragt und dokumentiert. Pro Tag werden 6,6 Stunden erfasst und bezahlt.


Home Office

Home Office sollte in der Regel nicht von Studenten beantragt werden. 

In seltenen Ausnahmefällen und nur nach Absprache mit dem Management kann dieser gewährleistet werden. In diesem Falle sollte er über HRnest beantragt werden.


Arbeitsstundenregelung

Die Arbeitszeit der Werkstudenten sollte auf 20 Std. / Woche, das heißt auf 2 oder 3 Tage in der Woche von Montag bis Freitag festgelegt und mit der Abteilungsleitung sowie der Personalabteilung besprochen werden. In Ausnahmefällen, die der Genehmigung des Managements bedürfen, kann das Arbeiten am Samstag ebenfalls gestattet werden. Dennoch sollten auch in diesem Fall die 3 Tage nicht überschritten werden.


In der vorlesungsfreien Zeit kann der Werkstudent nach Absprache mit dem Management und der Krankenkasse bei Bedarf mehr als 20 Stunden/Woche arbeiten. Allerdings darf die 20-Stunden-Regel nicht länger als insgesamt 26 Wochen oder 182 Kalendertage im Laufe von 12 Monaten überschritten werden, das heißt, der Student darf nur innerhalb dieses Zeitrahmens mehr als 20 Stunden arbeiten. Das Studium muss gegenüber der Werkstudenten-Anstellung im Vordergrund stehen, gemessen an der 20-Stunden-Regelung. Nur dann ist gewährleistet, dass die Tätigkeit sozialversicherungsfrei bleibt.


Urlaubsbeantragung

Die Urlaubsbeantragung wird über das Tool HRnest getätigt. Außerdem sollte es auch frühzeitig im Slack-Channel Absent, sowie im Google Kalender vermerkt werden.


Lohnfortzahlung im Urlaub

Der Urlaubsanspruch eines Werkstudenten ist vertraglich geregelt. An einem Urlaubstag wird dem Studenten 6,6 Stunden (20 Std. / Woche : 3 Arbeitstage) Lohn ausgezahlt. 


Krankheit

Der Krankheitsfall eines Mitarbeiters muss dem Management mitgeteilt werden. Der erkrankte Mitarbeiter sollte


Ausbildung

Home Office

Home Office sollte in der Regel nicht von Auszubildenden beantragt werden. 

In seltenen Ausnahmefällen und nur nach Absprache mit dem Management kann dieser gewährleistet werden. In diesem Falle sollte er auch über HRnest beantragt werden.


Urlaubsbeantragung

Die Urlaubsbeantragung wird über das Tool HRnest getätigt. Außerdem sollte es auch frühzeitig im Slack-Channel Absent, sowie im Google Kalender vermerkt werden.


Krankheit

Der Krankheitsfall eines Mitarbeiters muss dem Management mitgeteilt werden. Der erkrankte Mitarbeiter sollte


Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung im Krankheitsfall

Bitte wende dich am 4. Tag Deiner krankheitsbedingten Abwesenheit an Deinen Arzt und reiche eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mit der voraussichtlichen Dauer Deiner Abwesenheit bei der Personalabteilung ein.

Wichtig: Das Wochenende muss mitberechnet werden, da nicht Arbeits-, sondern Kalendertage gezählt werden.


Übernahme der Fahrtkosten

Der Arbeitgeber hat sich bereit erklärt, die Fahrtkosten der Auszubildenden zu übernehmen, die anfallen, wenn er Bus/Bahn verwendet, um zur Arbeit zu fahren, sowie um diese zu verlassen. Der Auszubildende hat zu diesem Anlass einen Rechnungsbeleg der Fahrtkostenüberweisung an die Personalabteilung zu senden. Im Anschluss daran werden ihm diese Kosten erstattet und auf sein Konto überwiesen. Da es freiwillig vonseiten des Arbeitgebers ist, kann die Entscheidung zur Übernahme der Fahrtkosten bei Bedarf zurückgenommen werden. 


Beantragung des Urlaubs

Bei der Beantragung des Jahresurlaubs ist Folgendes zu beachten: Der Urlaubsanspruch ist vertraglich mit dem Auszubildenden geregelt.

Der Urlaub muss frühzeitig über HRnest beantragt werden, sowie ein paar Tage vor dem Urlaubsantritt über den Slack-Channel “Absent” an alle Mitarbeiter mitgeteilt werden. 


Urlaubstage, die im laufenden Kalenderjahr nicht genommen werden, können nach Absprache mit dem Arbeitgeber in das Folgejahr übertragen werden und müssen bis spätestens zum 31. März genommen werden. 


Arbeitszeiten und Pausenzeiten für Auszubildende:


→ Jugendarbeitsschutzgesetz:

Arbeitszeit für Jugendliche (15 bis 17 Jahre): In der Regel dürfen sie nicht mehr als acht Stunden täglich und nicht mehr als 40 Stunden wöchentlich arbeiten.


→ Pausen:

Unter 18-Jährige:

Bei einer Beschäftigung von mehr als 4,5 Stunden: mindestens 30 Minuten Pause (am Stück oder aufgeteilt)

Ab einer Arbeitszeit von 6 Stunden: eine Stunde Pause 


Volljährige Azubis:

Bei einer Beschäftigung von mehr als 6 Stunden am Tag: eine Pause von 30 Minuten.

Ab einer Arbeitszeit von 9 Stunden: eine Pause von 45 Minuten.