Embedded Files
PRIVACY IN SHAREPOINT
Piattaforma documentale in Microsoft 365
Semplice piattaforma documentale per la "Gestione della privacy" per piccole aziende che preferiscono il fai da te.
Utilizzando lo strumento SharePoint di Microsoft 365 (solitamente in dotazione alle aziende) si può raccogliere, organizzare e modificare in tempo reale tutto ciò che serve per espletare gli obblighi di compliance GDPR: Registro dei trattamenti, Registro di data breach, Registro del sistema informativo, Informative, Nomine, ecc...
In un unico punto, suddivisi in cartelle ordinate, con permessi di accesso opportunamente configurati, con conseguente tracciamento degli accessi e delle modifiche effettuate, si avranno a disposizione i documenti necessari per la privacy nei formati file di Microsoft. I documenti possono essere modificati e duplicati a partire da modelli standard con le app Microsoft desktop oppure con le app Microsoft online tramite browser.
La veste grafica di Microsoft sharepoint, simile a quella di un sito, permette inoltre di creare collegamenti ad alcuni documenti ricorrenti , di creare flussi di attività, inviare e-mail, impostare il calendario, ecc... velocizzando le operazioni di smistamento delle incombenze.
La possibilità di sincronizzare i documenti con Microsoft Onedrive permette di avere copia di tutta la documentazione privacy anche sul proprio dispositivo e di lavorare direttamente offline lasciando la sincronizzazione a quando ci si connette alla rete.
La piattaforma permette una condivisione mirata degli accessi tramite la configurazione di permessi in base alle mansioni previste. Per la documentazione pubblica è previsto l'uso di una sezione del sito aziendale.
Se non volete avventurarvi in un acquisto di software professionale difficile da configurare e da adattare alle vostre esigenze, oltretutto costoso e in buona parte sprecato perché alla fine si utilizza soltanto in forma ridotta, questa che ti propongo, potrebbe essere la soluzione ideale: implementabile in modo graduale, con partenza da semplici cartelle strutturate, fino alla gestione di flussi automatizzati, con ogni aspetto sotto il tuo controllo, personalizzabile e modificabile offline e anche in modo fai da te.
Osservazioni in merito alla conformità di Microsoft al GDPR
Microsoft offre ai suoi clienti pubblici e privati la possibilità di archiviare i dati nell'Unione Europea secondo quanto previsto dal EU Data Boundary for the Microsoft Cloud.
SharePoint Online e OneDrive for Business sono protetti con crittografia da chiavi univoche per ogni file.
Per i prodotti Microsoft forniti dalla scuola primaria e secondaria di primo e secondo grado, tra cui Microsoft 365 Education, Microsoft nell'informativa privacy sostiene che:
non raccoglie o utilizza i dati personali degli studenti oltre quanto necessario a scopi formativi o scolastici autorizzati;
non vende o noleggia i dati personali degli studenti;
non utilizza o condivide i dati personali degli studenti a scopi pubblicitari o commerciali simili, ad esempio per l’invio di materiale pubblicitario comportamentale agli studenti;
non crea il profilo personale di uno studente se non per sostenere scopi formativi o scolastici autorizzati o autorizzati dal genitore, tutore o studente di età appropriata; e
richiede che i fornitori, con i quali vengono condivisi i dati personali degli studenti per fornire il servizio formativo, se presenti, siano obbligati a implementare questi stessi impegni in relazione ai dati personali degli studenti
Microsoft partecipa infine al Data Privacy Framework che garantisce una tutela della privacy con garanzie conformi al GDPR.
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