Accesso al proprio Drive - 1

Ogni dipendente regionale, oltre alla posizione di posta elettronica su Gmail, riceve una serie di benefici dalla GSuite che si sostanziano in una servizi a sua disposizione.

Tali servizi sono accessibili con link diretto (nel caso di Google Drive con il link: https://drive.google.com/), oppure selezionando l'icona con i 9 puntini che si trova nella parte alta a destra dell'interfaccia di Gmail o ancora selezionando l'iconcina con i 9 puntini colorati che si trova all'estrema sinistra della barra delle applicazioni di Google Chrome.

Accesso al proprio Drive - 2

Selezionata l'iconcina suddetta, si aprirà una finestra popolata da una serie di servizi Google, ognuno rappresentato da un simbologia diversa.

Per ora concentriamoci su quella di Drive che ci permetterà di accedere al nostro contenitore personale.

Per contenitore personale si deve intendere proprio il nostro personalissimo spazio su Google Drive al quale avremo accesso solo noi in modo esclusivo ma, come vedremo in seguito, anche a un idea di contenitore in parte, e in diversi modi condivisibile con altri, per collaborare giornalmente durante il quotidiano lavoro di ufficio.

Dunque il primo presupposto per pianificare bene le eventuali attività di collaborazione e condivisione con i colleghi e/o con i soggetti esterni all'organizzazione regionale, è utile conoscere la capienza di questo contenitore che, ovviamente, non è infinita.

Accesso al proprio Drive - 3

Una volta entrati nell'interfaccia del proprio Google Drive personale, si consiglia di controllare le impostazioni relative allo spazio disponibile per l'archiviazione.

E' possibile accedervi attraverso alcuni click del mouse guidati (prima con un click sulla rotellina delle impostazioni (quella alla sinistra dell'iconcina con i 9 puntini, poi con un successivo click del mouse su 'impostazioni' e infine con il terzo click del mouse su 'Visualizza dettagli spazio di archiviazione'), oppure più facilmente con il link diretto: https://drive.google.com/settings/storage.

Queste informazioni sono molto utili per capire, soprattutto quando si creano spazi condivisi con altri utenti e si concede loro l'autorizzazione a caricare documenti, l'impatto sul proprio spazio personale di archiviazione.

Va dunque sottolineato con una certa enfasi che, ogni qual volta si rende uno spazio, o parte di esso, disponibile ad altri per il caricamento di documenti, questo va a vantaggio di tutti ma a discapito dello spazio personale su Google Drive.

Gestione del proprio Drive - 1

L'interfaccia con la quale Google Drive si presenta all'utente, e poi presenta i contenuti presenti in esso, dipende molto dai parametri di configurazione personale.

Ciò detto, le immagini che accompagnano questa guida vanno considerate come uno dei tanti esempi possibili e conseguenza delle tante situazioni configurabili dai singoli utenti.

Ogni utente, inoltre, potrà personalizzare all'infinito il proprio Google Drive, con colori, etichette e altre modalità che lo aiuteranno nell'organizzazione di questo spazio sul web.

Gestione del proprio Drive - 2

Prendendo confidenza con l'interfaccia iniziamo a distinguere le due principali voci con cui vengono presentati i contenuti di GDrive:

• Il mio Drive
• Condivisi con me

Il mio drive contiene documenti, cartelle e altri oggetti che sono stati creati dall'utente proprietario del Drive e che, eventualmente, all'interno possono anche contenere documenti creati da altri collaboratori che hanno ricevuto le autorizzazioni dal proprietario stesso (ad esempio i file caricati da altri nelle cartelle del nostro Drive).

Condivisi con me contiene contiene documenti, cartelle e altri oggetti che sono stati creati da utenti diversi dal proprietario del Drive di cui sopra e che sono stati offerti, con diverse modalità, in condivisione a quest'ultimo. Quindi si tratta di documenti di proprietà di altri a cui abbiamo accesso come collaboratori, visualizzatori o altro.

Gestione del proprio Drive - 3

Google Drive permette di creare nuovi documenti direttamente dall'interfaccia web o di caricarli al suo interno in diverse modalità.

La più semplice consiste nel cliccare sul pulsante NUOVO (quello con il simbolo del '+' colorato).

Verranno successivamente presentate una serie di opzioni relative al tipo di documento nuovo da creare o alla posizione dove caricare un documento già esistente nel proprio computer che si vuol trasferire su Google Drive.

Gestione del proprio Drive - 4

E' possibile caricare su Google Drive non solo documenti singoli, ma intere cartelle contenenti al loro interno ulteriori documenti di diverse tipologie.

E' dunque da valutare se e come trasferire parte del proprio lavoro presente nel computer personale, direttamente su Google Drive per poterlo gestire comodamente da web, anche quando non si ha a disposizione il computer d'ufficio.

A tal proposito è utile ricordare che Google Drive, come tutti gli strumenti messi a disposizione dalla GSuite, sono garantiti da Google nel dominio privato di Regione Veneto e conservati secondo le leggi e i regolamenti nei server di Google, dislocati nella Comunità Europea.

La condivisone - 1

Ogni elemento presente nel proprio drive personale (documento di office, file generico, pdf, video, immagine, ecc.) e ovviamente ogni elemento presente nel drive personale dei colleghi, può essere messo in condivisione con altri utenti, sia interni che esterni all'organizzazione regionale.

Ci sono diverse modalità per farlo e diversi livelli di autorizzazione che possono essere concessi una volta scelto di condividere un documento presente in Drive.

Vengono infatti presentate diverse scorciatoie per effettuare questa operazione e quasi tutte hanno il supporto di una simbologia abbastanza chiara, quella della sagoma con il simbolo '+ 'che la accompagna.

La condivisone - 2

Per indicare a Google Drive gli utenti a cui concedere la condivisione è sufficiente conoscerne la email di quest'ultimi.

Ogni volta che vorremo indicare con chi e in che modo condividere qualcosa, subito dopo aver cliccato su una delle scorciatoie che consentono di effettuare questa azione, ci verrà proposta una finestra di dialogo dove inserire l'indirizzo email del soggetto, o dei soggetti, da abilitare.

La condivisone - 3

Per aiutarci nella scelta di chi includere in questa attività di condivisione Google usa proporci una lista con i contatti della nostra rubrica, i contatti del dominio regionale della Giunta regionale del Veneto e ci suggerisce, inoltre, in un elenco a discesa, anche qui contatti 'frequenti' con i quali possiamo aver interagito recentemente.

Questo tipo di suggerimento può esserci di aiuto, ma può essere anche una distrazione. Resta inteso che digitando per intero indirizzo dell'utente a cui concederemo la condivisione, la lista di cui sopra tenderà progressivamente a scomparire.

La condivisone - 4

Una volta inserito l'indirizzo (o gli indirizzi) desiderato, la condivisione può essere attivata con le autorizzazioni di base che sono quelle previste da Google per permettere agli utenti di modificare i documenti concessi in condivisione, ma non di entrarne in possesso come proprietari.

A volte questa semplice operazione è più che sufficiente per le ordinarie attività di ufficio e per rispondere velocemente alle esigenze più comuni.

Ma Google Drive permette di fare molto di più e di raffinare in modo molto analitico questa fase, attraverso una serie di opzioni aggiuntive.

La condivisone - 5

Le varie opzioni che possono essere utilizzate vanno dai differenti livelli di permesso, attivabili cliccando sull'iconcina con la matita:

• Può modificare
• Può commentare
• Può visualizzare

a quelle più avanzate, attivabili attraverso i vari suggerimenti sulla finestra di dialogo, ovvero 'ottieni link condivisibile' oppure 'avanzate'.

• Pubblico sul web
• Chiunque abbia il link
• Regione.veneto.it
• Chiunque abbia il link in regione.veneto.it
• Persone specifiche

Le funzioni native - 1

Google Drive supporta molti tipi di formati nativi per consentirne la creazione, modifica e la condivisione on line, senza doversi dotare di applicazioni software installate nel computer.

Spesso, quando carichiamo un file creato all'esterno dentro una cartella di Goolge Drive e quest'ultimo, ad esempio, è stato creato con un'altro programma come Microsoft Office, ci viene proposto di convertirlo in Documenti Google.

Ciò può diventare interessante perchè, ad esempio, se si tratta di un documento nativo Microsoft Word, questo verrà immediatamente caricato nell'interfaccia web di gestione di Google Drive e potrà essere modificato on line direttamente nel browser.

Le funzioni native - 2

Notare che lo stesso documento manterrà l'estensione '.docx' proprietaria, di Microsoft, e ne conserverà tutte le caratteristiche.

Dunque, nel caso poi scegliessimo di condividerlo, scaricarlo o stamparlo in altre modalità, questo rimarrà a tutti gli effetti un documento Microsoft Word, anche se modificato con Google documenti.

Le funzioni native - 3

Val la pena però osservare come sia del tutto superfluo, una volta assunta la giusta dimestichezza, continuare ad inviare allegati via email. Sarà sufficiente condividerli in modalità visualizzazione o in modalità di modifica, se necessario.

Le funzioni native - 4

Scrivere direttamente sul browser, modificare i documenti, commentarli, e poi condividerli è molto intuitivo perchè la barra degli strumenti che viene caricata sul browser è molto simile (anche se meno ricca) a quella che siamo abituati ad utilizzare con Microsoft Office.