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Contenido mínimo de la propuesta
Cada propuesta documenta la información pertinente sobre el producto o servicio ofrecido y se entiende como equivalente a la propuesta o a la oferta mercantil definida desde el artículo 845 del Código de Comercio. Debe incluir, como mínimo, lo siguiente: (A) perfil profesional o corporativo, con descripción de acreditaciones y/o experiencia; (B) valor; (C) manifestación expresa de la intención de participar en el proceso de contratación, según los términos publicados; (D) toda la información que resulte relevante para la evaluación, según los criterios de evaluación (publicados en la sección de cada invitación).
Los interesados deberán diligenciar y utilizar los siguientes formatos para poder presentar, en debida forma, la propuesta:
Nota: Al momento de enviar la propuesta debe adjuntarse los formatos anteriormente indicados.
Documentos mínimos para cada invitación
Sin perjuicio de otros documentos que se señalen en la invitación específica, cada propuesta debe venir acompañada de los siguientes documentos:
Para personas jurídicas colombianas de derecho privado:
Certificado de existencia y representación legal expedido hace menos de 30 días con registro o matrícula mercantil vigente.
Copia del documento de identificación del representante legal.
Copia del Registro Único Tributario (RUT) expedido hace menos de 30 días.
Para personas jurídicas colombianas de derecho público:
Acto administrativo donde se acredite la existencia y representación legal.
Copia del documento de identificación del representante legal.
Copia del Registro Único Tributario (RUT) expedido hace menos de 30 días.
Para instituciones de educación superior:
Certificado de existencia y representación legal emitido por el Ministerio de Educación.
Copia del documento de identificación del representante legal.
Copia del Registro Único Tributario (RUT) expedido hace menos de 30 días.
Personas naturales colombianas:
Copia del documento de identificación.
Copia del Registro Único Tributario (RUT) expedido hace menos de 30 días.
Para personas jurídicas extranjeras:
Documento(s) emitido(s) por una entidad, institución o autoridad suficientemente facultada en el país de origen, en donde conste, como mínimo: (i) que la persona jurídica tiene un estatus activo, habilitado, vigente o equivalente a estos; (ii) el nombre o razón social actual de la persona jurídica; y (iii) qué personas pueden ejercer la representación de la persona jurídica. El(los) documento(s) que tengan por suscriptor un funcionario público debe(n) venir legalizado(s) por cónsul o apostilla.
Copia del documento de identificación del representante legal (preferiblemente pasaporte).
Personas naturales extranjeras:
Copia del documento de identificación (preferiblemente pasaporte).
Causales de no aceptación
Cuando el oferente no reúna las condiciones de perfil mínimo exigidas para participar.
Cuando la Propuesta sea presentada fuera del término.
Cuando, a juicio de Proimágenes, se presenten documentos o informaciones cuya veracidad suscite duda.
Cuando el oferente o cualquiera de sus dependientes, contratistas o vinculados, hubieran intentado realizar conductas fraudulentas frente a Proimágenes o el proceso de contratación.
Cuando la Propuesta no sea presentada en castellano, o cuando el oferente suministre a Proimágenes documentos en idioma diferente sin la traducción correspondiente.
Cuando el oferente esté incurso en alguna restricción o causal de inhabilidad legal para contratar con Proimágenes.
Cuando se detecte un posible conflicto de intereses relacionado con el oferente y la invitación.
Cuando el oferente no subsane o complemente oportunamente lo requerido por Proimágenes.
Nota. Con su presentación, el proponente declara que todas las personas que hacen parte del equipo a vincular para esta invitación abierta, conocen rigurosamente de su participación o posición en el mismo. La ausencia o inexactitud de esta declaración, así como la detección de conflictos de intereses, son causal de no aceptación.
Elementos subsanables
Se podrá realizar aclaración o subsanación en las siguientes situaciones:
Documentos con errores mecanográficos, fragmentos ilegibles o elementos que presenten errores técnicos que dificulten parcialmente su lectura, siempre y cuando tales imperfectos no versen sobre información de perfil mínimo o criterios de evaluación.
Documentos que no cumplan parámetros relacionados con la fecha de expedición o la vigencia.
Falta de documentos que no sean necesarios para comparar las ofertas. De acuerdo con este numeral, es posible subsanar requisitos que no afecten la asignación de puntaje.
Anexos o documentos que tengan información contradictoria o inconsistente respecto a la Propuesta u otros documentos presentados.
En estos casos, Proimágenes debe contactar al oferente y solicitarle remitir la información faltante o corregida en un término no mayor a dos (2) días hábiles, plazo que podrá duplicarse previa solicitud del oferente. La omisión de subsanación oportuna es una causal de no aceptación.
Elementos insubsanables
No se podrán aclarar o subsanar, en ningún caso, las siguientes situaciones:
Falta o carencia total de documentos necesarios para comparar las ofertas y/o que afecten la asignación de puntaje.
Documentos totalmente ilegibles o que presenten errores técnicos que imposibiliten completamente su lectura.
Incumplimiento de alguna de las condiciones para concursar.
Insuficiencia de información o datos en el documento de Propuesta.
Por consiguiente, no es admisible ninguna solicitud que tenga por objeto reemplazar, mejorar o complementar el contenido de la Propuesta, una vez esta haya sido enviada.
Proceso
Modificaciones:
Proimágenes puede introducir modificaciones en los términos de la invitación, siempre y cuando los cambios no incidan sustancialmente en el objeto, plazo y valor del contrato, ni en los requisitos del perfil mínimo. Estas modificaciones podrán ser:
Extensiones al plazo para recepción de Propuestas. Esta modificación puede ocurrir si en los lapsos señalados a continuación Proimágenes no ha recibido al menos dos (2) Propuestas. La extensión del plazo puede solicitarse por el Área Responsable y no debe superar el mismo plazo inicialmente previsto.
En invitaciones de cuantía nivel 3, a las 18:00 horas del día hábil anterior al plazo fijado.
En invitaciones de cuantía nivel 4, a las 18:00 horas del segundo día hábil anterior al plazo fijado.
Solamente podrá finalizar el proceso con un único proponente cuando se haya agotado la extensión del plazo aquí prevista y, pese a la misma, solamente una haya cumplido con el perfil mínimo y los demás los parámetros necesarios.
Precisiones de orden técnico o descripciones detalladas de elementos mencionados en los términos de referencia, de forma general.
Aclaraciones o complementos requeridos por interesados durante la publicación, cuya información sea relevante para el proceso.
En caso de que haya oferentes que hayan remitido sus Propuestas antes de la solicitud de modificación por el Área Responsable, Proimágenes le comunicará a estos las modificaciones realizadas. En todos los casos, las modificaciones se publicarán en el espacio de la invitación, mediante adenda o texto afín.
Proceso de verificación:
Una vez recibida la Propuesta a través del correo electrónico correspondencia@proimagenescolombia.com, el Área Responsable llevará a cabo la verificación de cumplimiento de requisitos habilitantes.
El Área Responsable puede requerir documentación adicional complementaria en caso de estimarlo necesario para el estudio de la Propuesta. En tal caso, se contactará con el postulante y solicitarle remitir la información corregida en un término no mayor a dos (2) días hábiles, plazo que podrá duplicarse previa solicitud del oferente. La omisión de subsanación oportuna es una causal de no aceptación.
Evaluación:
Una vez surtida la comprobación de los requisitos habilitantes y efectuadas las subsanaciones o complementos requeridos, el Área Responsable realizará la evaluación en atención a los criterios y parámetros especificados en los términos de referencia de cada invitación, y documentará el proceso mediante el formato de acta de evaluación aprobado vía Sistema de Gestión de Calidad de Proimágenes.
Divulgación de resultados:
Los resultados se divulgarán mediante un correo electrónico enviado por el Área Responsable a quienes hayan enviado Propuestas, y en el sitio web de contrataciones de Proimágenes. Esta divulgación ocurre sin perjuicio de la publicación de actividad contractual en SECOP II.
Desempate:
En dado caso que dos o más postulantes estén empatados en el proceso de evaluación, es posible acudir a los criterios de desempate desarrollados por el responsable del contrato y los criterios de desempate obligatorios, como medio de selección definitivo. Se tienen como criterios de desempate obligatorios:
Preferir la oferta de bienes o servicios nacionales frente a la de extranjeros.
Preferir la oferta de personas naturales con nacionalidad colombiana, o personas jurídicas constituidas y domiciliadas en Colombia.
Entrevista o examen para evaluar conocimiento sobre los procesos que se apoyarán con el contrato.
Invitaciones declinadas:
Se declararán declinadas las invitaciones abiertas en donde ocurra alguno de los supuestos enlistados en este punto, previa evaluación y determinación del Área Responsable. En tal caso, el Área Responsable debe enviar un correo electrónico a quienes hayan remitido Propuestas, e informar a la Dirección Jurídica de Proimágenes sobre la situación.
Cuando Proimágenes no reciba Propuestas dentro del término previsto.
Cuando ninguno de los oferentes cumpla con los parámetros mínimos necesarios. Esto abarca incumplimiento de los oferentes sobre requisitos de perfil mínimo, contenido mínimo de la Propuesta y documentos complementarios; configuración de causales de no aceptación; o casos donde se haya requerido subsanación o complemento, sin que esta ocurra.
El resultado de toda invitación declinada deberá publicarse en el sitio web correspondiente y divulgarse con los oferentes que hayan sido convocados y/o hayan presentado sus propuestas. Asimismo, en estos casos, el Área Responsable deberá hacer una evaluación para determinar posibles causas y mejoras de los términos en una siguiente invitación.
Las invitaciones de cuantía nivel 3, que sean declinadas en dos (2) oportunidades consecutivas, permitirán la contratación del objeto mediante la modalidad de selección simplificada. En este caso, el Área Responsable debe documentar y justificar adecuadamente el fracaso de las invitaciones y hacer pública la intención de utilizar el procedimiento de selección simplificada. Además, se debe establecer un plazo para que posibles oferentes presenten sus propuestas, incluyendo a aquellos que hayan participado en las invitaciones fallidas.
Retiro:
A solicitud del Área Responsable, se podrá retirar una invitación cuando se detecten errores insubsanables, o componentes que hagan inviable la contratación, siempre que exista una justificación suficiente y se garantice la transparencia del procedimiento. Este retiro deberá contar con la aprobación de quienes ostenten el cargo de Director Jurídico y Director General.
Otros elementos para considerar
Recepción de propuestas: únicamente en el correo electrónico correspondencia@proimagenescolombia.com.
Las preguntas o solicitudes de aclaración sobre los términos serán directamente atendidas por el área de Proimágenes a cargo de la contratación (Área Responsable), la cual se indica expresamente en cada invitación.
Garantías: Proimágenes requiere la constitución de pólizas, en función de la cuantía, el tipo de servicio u otros factores. Para más información, consulte el Manual de Contratos.
Obligaciones de Proimágenes: Pagar el valor del contrato sujeto a su cumplimiento, revisar las garantías que constituya el contratista, y aprobarlas cuando estas cumplan lo pactado.
Cualquier interesado puede solicitar información sobre el resultado del proceso mediante el formulario PQR de Proimágenes, en atención a las disposiciones de la ley 1712 de 2014 (ley de transparencia y acceso a la información pública.
El régimen de contratación de Proimágenes es el derecho privado. Los mecanismos y figuras para la contratación de esta entidad están previstas en su Manual de Contratos, el cual no contempla la participación de consorcios ni uniones temporales.
Modelo de contrato
El proponente seleccionado recibirá para su firma el contrato de servicios. El modelo de contrato puede ser consultado en el siguiente enlace. Este modelo incluye el diseño y las cláusulas estándar. Cada contratista lo recibirá con los ajustes y las incorporaciones necesarias según el caso particular.
Al presentar la propuesta, cada oferente manifiesta conocer y aceptar este modelo general de contrato de prestación de servicios.
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