Proceso 212-AS-2026

COORDINACION DE PROYECTOS ESPECIFICOS

• Publicación: martes 26 de mayo de 2026, 9:00 AM.

• Cierre de postulaciones: miércoles 27 de mayo de 2026, 5:00 PM.

• Modalidad: Cuantía nivel 1

Objeto del contrato

Prestación de los servicios profesionales independientes para realizar las actividades de coordinación de producción y hacer seguimiento a la producción técnica y logística de los eventos especiales que se llevarán a cabo en el marco de la decimoséptima edición del Bogotá Audiovisual Market (en adelante el ‘BAM 2026’).

Actividades a realizar

1. Adelantar las gestiones objeto del contrato en contacto permanente y articulación con: (i) el equipo vinculado para la coordinación y gestión del BAM 2026, incluyendo a la producción general, las áreas de programación, alianzas o cualquier otro que tenga relación con los procesos vinculados a este contrato; y (ii) con la Dirección de Promoción de Proimágenes.

2. Coordinar y hacer seguimiento a las gestiones relacionadas con la preproducción y la producción de los eventos especiales del BAM 2026, asegurando que tenga lugar su ejecución de manera exitosa y que se cumplan los objetivos trazados por Proimágenes y los aliados.

3. Apoyar la planeación de la agenda general del BAM 2026, para los siguientes eventos y sin limitarse a i) inauguración BAM, ii) BAM Nights, iii) eventos de relacionamiento, iv) evento de cierre, v) proyecciones especiales y los demás que se confirmen durante la etapa de preproducción.

4. Realizar la preproducción de los eventos especiales del BAM 2026 con el fin de identificar todas aquellas necesidades logísticas, técnicas, de ambientación, catering, registro, control de acceso y todas las demás que llegaran a requerirse con el fin de asegurar la correcta ejecución de los eventos.

5. Realizar las visitas técnicas necesarias a los escenarios y espacios confirmados dónde se llevarán a cabo los eventos especiales del BAM 2026 y entregar de forma oportuna la información y/o documentación requerida con el fin de gestionar los permisos y autorizaciones que sean requeridas.

6. Apoyar en la consecución de los proveedores necesarios para el desarrollo de los eventos especiales tales como: producción técnica, talentos, catering, locaciones y todos aquellos que sean identificados durante la pre-producción y apoyar en los procesos que sean necesarios para lograr su oportuna contratación.

7. Realizar el seguimiento a la correcta ejecución de los servicios contratados para atender las diferentes necesidades de los eventos especiales e informar a Proimágenes de forma oportuna en caso de presentarse alguna eventualidad o incumplimiento en la prestación de los servicios.

8. Establecer los cronogramas y planes de trabajo de forma oportuna y coordinar el ingreso y salida de proveedores, de acuerdo a la planificación realizada, así como elaborar el minuto a minuto de cada uno de los eventos y realizar los respectivos llamados de producción.

9. Realizar las siguientes actividades en coordinación con el equipo vinculado para la gestión del BAM y conforme las indicaciones de la Dirección de Promoción de Proimágenes:

9.1. Gestionar las listas de invitados de los eventos especiales por medio de la plataforma del mercado y coordinar el envío de las mismas.

9.2. Hacer seguimiento a la confirmación de asistencia de los invitados a los eventos especiales.

9.3. Proporcionar los insumos para poder desarrollar el material promocional, los anuncios y las oportunidades de fotografía para registrar los eventos especiales y la participación de aliados y su presencia de marca.

9.4. Coordinar junto con los encargados de comunicaciones y/o publicaciones las piezas gráficas impresas y/o digitales necesarias para los eventos especiales.

10. En relación con las necesidades de aliados del BAM 2026 frente a los eventos especiales:

10.1. Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos con aliados y/o patrocinadores, relacionados con los eventos especiales, para garantizar su correcta ejecución y cumplimiento.

10.2. Coordinar con los aliados los requerimientos logísticos y técnicos necesarios para desarrollar las actividades programadas en los diferentes eventos especiales.

10.3. Apoyar en la elaboración de los informes que deban ser entregados a los aliados, esto en relación con los eventos especiales y la presencia de sus representantes y/o delegados, para evidenciar el cumplimiento de los compromisos adquiridos por parte de Proimágenes.

11. Mantener las relaciones con el personal administrativo y logístico de los diferentes espacios dónde se lleven a cabo los eventos especiales.

12. Realizar las legalizaciones de los  recursos que por gastos de producción le sean entregados de acuerdo al proceso establecido por Proimágenes en caso que aplique.

13. Redactar y presentar a Proimágenes un informe final que cubra, como mínimo: las actividades realizadas, los aciertos y desaciertos detectados durante la ejecución del contrato, recomendaciones, cifras estadísticas de las actividades realizadas y su impacto. Así como apoyar la elaboración del informe final de alianzas desarrolladas durante el BAM.

14. Adelantar sus actividades dando pleno cumplimiento a la regulación, la reglamentación, las políticas, y/o los lineamientos aplicables a las materias del objeto contractual. Esto incluye, sin limitarse a las políticas de Proimágenes, la normativa vigente, y las directrices vigentes en propiedad intelectual, derecho de imagen, protección de datos.

Para participar en este proceso, el oferente debe cumplir con el siguiente perfil:

Tipo de contratista: 

Persona natural

Requisitos: 

• Nivel de formación: Profesional universitario.

• Campo o área de formación: Profesional en producción audiovisual, producción de eventos, gestión cultural, artes audiovisuales o áreas afines.

• Experiencia general los cuales corresponden a los años de ejercicio en su campo o profesión: 2 a 5 años.

• Experiencia especializada: 

-Mínimo dos (2) años de experiencia en la producción de eventos y/o proyectos artísticos o culturales.

-Participación en la producción de al menos cinco (5) eventos o iniciativas del sector  audiovisual, artístico o cultural, tales como festivales, muestras, mercados a nivel nacional.

Nota 1.  Se valorará acreditar experiencia en eventos del sector cinematográfico a nivel nacional. 

Nota 2. Se requiere disponibilidad presencial en Bogotá D.C. 

Condiciones del contrato

Valor del contrato:

El valor total del contrato es de $7.560.000 incluyendo IVA y demás impuestos.

Plazo de ejecución:

El contrato tendrá una duración hasta el 31 de julio de 2026.

Criterio de selección

Las propuestas recibidas serán evaluadas con base en el siguiente criterio: Trayectoria.

Consulte la sección Parámetros Generales para conocer en detalle cómo se aplica este criterio de selección.

Cómo participar

Canal de recepción:

Envíe su propuesta al correo electrónico: correspondencia@proimagenescolombia.com 

Documentación requerida (checklist):

Antes de enviar su propuesta, verifique que incluye, según los detalles y formatos disponibles en la sección de Parámetros Generales:

✅ Propuesta y carátula (formato específico de Proimágenes Colombia).

✅ Propuesta técnica y económica con los contenidos necesarios.

✅ Documentos de acreditación según su tipo (persona natural / persona jurídica)

Contacto:

Para consultas sobre este proceso específico, contacte a Sandra Milena Gil sandragil@proimagenescolombia.com