PARÁMETROS GENERALES

Contenido mínimo de la propuesta

Cada propuesta documenta la información pertinente sobre el producto o servicio ofrecido y se entiende como equivalente a la propuesta o a la oferta mercantil definida desde el artículo 845 del Código de Comercio.

Debe incluir, como mínimo, lo siguiente:

1. 👤 Perfil profesional o corporativo, con descripción de acreditaciones y/o experiencia.

2. 💲 Valor.

3. 🖊️ Manifestación expresa de la intención de participar en el proceso de contratación, según los términos publicados.

4. 📌 Toda la información que resulte relevante para la evaluación, según los criterios de evaluación (publicados en la sección de cada invitación).

Junto con la propuesta, la cual debe cubrir suficientemente lo anterior, los interesados deben aportar el formato de carátula disponible haciendo clic en el botón incluido a continuación:

Documentos de acreditación del oferente

Además de la propuesta, cada interesado debe adjuntar los documentos que correspondan según su naturaleza jurídica. Revise a continuación cuáles aplican en su caso:

🇨🇴 Colombianos

Personas jurídicas colombianas de derecho privado:

• Certificado de existencia y representación legal expedido hace menos de 30 días con registro o matrícula mercantil vigente.

• Documento de identificación del representante legal.

• Registro Único Tributario (RUT) actualizado.

Personas jurídicas colombianas de derecho público:

• Acto administrativo donde se acredite la existencia y representación legal.

• Documento de identificación del representante legal.

• Registro Único Tributario (RUT) actualizado.

Instituciones de educación superior:

• Certificado de existencia y representación legal emitido por el Ministerio de Educación.

• Documento de identificación del representante legal.

• Registro Único Tributario (RUT) actualizado.

Personas naturales colombianas:

• Documento de identificación.

• Registro Único Tributario (RUT) actualizado.

🌐 Extranjeros

Personas jurídicas extranjeras:

• Documento(s) emitido(s) por una entidad, institución o autoridad suficientemente facultada en el país de origen, en donde conste, como mínimo: (i) que la persona jurídica tiene un estatus activo, habilitado, vigente o equivalente a estos; (ii) el nombre o razón social actual de la persona jurídica; y (iii) qué personas pueden ejercer la representación de la persona jurídica. El(los) documento(s) firmado(s) cuyo suscriptor sea un funcionario público extranjero debe(n) venir legalizado(s) por cónsul o apostilla.

• Copia del documento de identificación del representante legal (preferiblemente pasaporte).

Personas naturales extranjeras:

• Copia del documento de identificación (preferiblemente pasaporte).

Reglas específicas para contrataciones por cuantía inferior a 60 SMLVM

Selección Simplificada / Cuantía Nivel 1

Las reglas de esta sección son específicas de adquisiciones de servicios de cuantías de hasta 60 salarios mínimos mensuales legales vigentes. Para estas, Proimágenes Colombia adelanta un proceso de naturaleza pública y con selección objetiva, diseñado para garantizar transparencia, objetividad y pluralidad de oferentes, con trámites ágiles acordes a la naturaleza y el monto de estas adquisiciones.

Dada su dimensión, en estos casos el proceso opera con plazos reducidos y requisitos ajustados que facilitan la participación de interesados y permiten una gestión contractual más dinámica, sin sacrificar los estándares adecuados en la selección del mejor oferente. La ventana de postulación es de dos días hábiles, y la evaluación se realiza con criterios objetivos predefinidos.

Dependiendo del monto, estas adquisiciones se formalizan de manera diferenciada: las de hasta 10 SMMLV (mecanismo de Cuantía Nivel 1) se documentan mediante acuerdos simplificados que agilizan su ejecución, mientras que las contrataciones entre 10 y 60 SMMLV (modalidad de Selección Simplificada) se suscriben mediante contrato formal con todas las garantías y obligaciones correspondientes.

Publicación de la necesidad

Proimágenes publica en el micrositio de contratación la caracterización de cada necesidad, incluyendo la descripción del servicio, las actividades a realizar, el perfil requerido, el valor, el plazo de ejecución, el criterio de selección aplicable y el canal para recibir propuestas.

Plazo de postulación

Desde la publicación y por un término de dos (2) días hábiles completos, cualquier persona natural o jurídica interesada puede remitir su propuesta a través del canal indicado en el micrositio. El cómputo de los días hábiles no se suspende por la ocurrencia de días no hábiles entre ellos.

Divulgación de resultados

Los resultados se comunican mediante correo electrónico a quienes hayan presentado propuestas y se publican en el micrositio de contratación. Proimágenes puede extender o repetir la publicación en función de los resultados.

Criterios de selección

En cada convocatoria se indica cuál de los siguientes criterios será aplicado:

Mejor oferta económica:

Se seleccionará la propuesta que ofrezca el menor valor económico, siempre que el oferente cumpla con el perfil y requisitos establecidos. Proimágenes verificará que los oferentes cumplan con el perfil requerido. Entre las propuestas que cumplan estos requisitos, se seleccionará la de menor valor total. El valor propuesto debe incluir todos los costos asociados al servicio (IVA, impuestos, desplazamientos, materiales, etc.).

Relación precio-prestaciones:

El valor del contrato está preestablecido. Se seleccionará la propuesta que mejor garantice el cumplimiento del objeto contractual y la calidad esperada del servicio. Proimágenes analizará las propuestas técnicas en función de su capacidad para satisfacer la necesidad descrita y cumplir con los resultados esperados. La evaluación se centrará en aquellos elementos que resulten determinantes para la correcta ejecución del servicio y el logro de los objetivos del contrato. Se seleccionará la propuesta que, en su conjunto, ofrezca las mejores condiciones para alcanzar los resultados requeridos.

Trayectoria:

Se priorizará la experiencia y trayectoria demostrable del oferente en servicios iguales o similares al requerido, considerando también la propuesta económica presentada. Proimágenes valorará la experiencia del oferente en función de su relevancia para el servicio requerido, analizando certificaciones de servicios prestados, años de trayectoria en actividades relacionadas, y referencias verificables que demuestren capacidad de ejecución. La propuesta económica también será considerada en la decisión final, buscando un equilibrio entre experiencia demostrada y valor ofertado.

Desempate:

En caso de empate entre dos o más propuestas, se aplicarán los mismos criterios de desempate establecidos para las Invitaciones Abiertas, en el orden allí previsto.

Comparación y selección

Vencida la ventana de postulación, el Área Responsable verifica que las propuestas cumplan con los requisitos establecidos y compara las alternativas disponibles, las cuales incluyen tanto las propuestas recibidas públicamente como las opciones que el Área Responsable haya podido identificar mediante búsqueda activa en el mercado durante el periodo de postulación. La oferta más conveniente se selecciona con base en el criterio de selección objetiva anunciado.

Documentación adicional

Además de los documentos de acreditación del oferente y del contenido mínimo de la propuesta, Proimágenes puede solicitar en cada convocatoria documentación complementaria específica según la naturaleza, complejidad o requisitos particulares del servicio a contratar.

Esta documentación adicional puede incluir, entre otros: hojas de vida del equipo de trabajo propuesto, certificaciones de experiencia en proyectos similares, portafolios de servicios, licencias profesionales, acreditaciones técnicas, registros especializados, o cualquier otro documento que resulte pertinente para verificar la idoneidad del oferente en relación con el objeto contractual específico.

Los documentos adicionales requeridos, de existir, se indicarán expresamente en los términos publicados de cada convocatoria. Su ausencia o incumplimiento puede ser causal de no aceptación de la propuesta.

Reglas específicas para contrataciones por cuantía superior a 60 SMLVM 

Invitación abierta

Este procedimiento aplica a las contrataciones de cuantía superior a 60 salarios mínimos mensuales legales vigentes que Proimágenes adelanta mediante invitación abierta, un proceso público y competitivo diseñado para garantizar la mejor selección posible en contrataciones de altoimpacto institucional.

Dada la dimensión de estas contrataciones, el proceso contempla plazos extendidos de publicación (mínimo 3 días hábiles para cuantía nivel 3 y 6 días hábiles para cuantía nivel 4), múltiples etapas de verificación y evaluación, y mecanismos de subsanación que permiten perfeccionar las propuestas. La evaluación se realiza mediante criterios técnicos y económicos que pueden incluir asignación de puntajes, asegurando una comparación objetiva y documentada de las ofertas recibidas.

Estas contrataciones se formalizan mediante contrato que incluye obligaciones detalladas, esquemas de supervisión específicos, y la constitución de garantías (pólizas) según la naturaleza y riesgo del servicio contratado.

Causales de no aceptación

1. Cuando el oferente no reúna las condiciones de perfil mínimo exigidas para participar.

2. Cuando la Propuesta sea presentada fuera del término.

3. Cuando, a juicio de Proimágenes, se presenten documentos o informaciones cuya veracidad suscite duda.

4. Cuando el oferente o cualquiera de sus dependientes, contratistas o vinculados, hubieran intentado realizar conductas fraudulentas frente a Proimágenes o el proceso de contratación.

5. Cuando la Propuesta no sea presentada en castellano, o cuando el oferente suministre a Proimágenes documentos en idioma diferente sin la traducción correspondiente.

6. Cuando el oferente esté incurso en alguna restricción o causal de inhabilidad legal para contratar con Proimágenes.

7. Cuando se detecte un posible conflicto de intereses relacionado con el oferente y la invitación.

8. Cuando el oferente no subsane o complemente oportunamente lo requerido por Proimágenes.

Con su presentación, el proponente declara que todas las personas que hacen parte del equipo a vincular para esta invitación abierta, conocen rigurosamente de su participación o posición en el mismo. La ausencia o inexactitud de esta declaración, así como la detección de conflictos de intereses, son causal de no aceptación.

Elementos subsanables

Se podrá realizar aclaración o subsanación en las siguientes situaciones:

1. Documentos con errores mecanográficos, fragmentos ilegibles o elementos que presenten errores técnicos que dificulten parcialmente su lectura, siempre y cuando tales imperfectos no versen sobre información de perfil mínimo o criterios de evaluación.

2. Documentos que no cumplan parámetros relacionados con la fecha de expedición o la vigencia.

3. Falta de documentos que no sean necesarios para comparar las ofertas. Solamente es posible subsanar requisitos que no afecten la asignación de puntaje.

4. Anexos o documentos que tengan información contradictoria o inconsistente respecto a la Propuesta u otros documentos presentados.

En estos casos, Proimágenes debe contactar al oferente y solicitarle remitir la información faltante o corregida en un término no mayor a dos (2) días hábiles, plazo que podrá duplicarse previa solicitud del oferente. La omisión de subsanación oportuna es una causal de no aceptación. 

Elementos insubsanables

No se podrán aclarar o subsanar, en ningún caso, las siguientes situaciones:

1. Falta o carencia total de documentos necesarios para comparar las ofertas y/o que afecten la asignación de puntaje.

2. Documentos totalmente ilegibles o que presenten errores técnicos que imposibiliten completamente su lectura.

3. Incumplimiento de alguna de las condiciones para concursar.

4. Insuficiencia de información o datos en el documento de Propuesta.

Por consiguiente, no es admisible ninguna solicitud que tenga por objeto reemplazar, mejorar o complementar el contenido de la Propuesta, una vez esta haya sido enviada.

Proceso

Modificaciones:

Proimágenes puede introducir modificaciones en los términos de la invitación, siempre y cuando los cambios no incidan sustancialmente en el objeto, plazo y valor del contrato, ni en los requisitos del perfil mínimo. Estas modificaciones podrán ser:

1. Extensiones al plazo para recepción de Propuestas. Esta modificación puede ocurrir si en los lapsos señalados a continuación Proimágenes no ha recibido al menos dos (2) Propuestas. La extensión del plazo puede solicitarse por el Área Responsable y no debe superar el mismo plazo inicialmente previsto.

• En invitaciones de cuantía nivel 3, a las 18:00 horas del día hábil anterior al plazo fijado.

• En invitaciones de cuantía nivel 4, a las 18:00 horas del segundo día hábil anterior al plazo fijado.

Solamente podrá finalizar el proceso con un único proponente cuando se haya agotado la extensión del plazo aquí prevista y, pese a la misma, solamente una haya cumplido con el perfil mínimo y los demás los parámetros necesarios.

2. Precisiones de orden técnico o descripciones detalladas de elementos mencionados en los términos de referencia, de forma general.

3. Aclaraciones o complementos requeridos por interesados durante la publicación, cuya información sea relevante para el proceso.

En caso de que haya oferentes que hayan remitido sus Propuestas antes de la solicitud de modificación por el Área Responsable, Proimágenes le comunicará a estos las modificaciones realizadas. En todos los casos, las modificaciones se publicarán en el espacio de la invitación, mediante adenda o texto afín.

Proceso de verificación:

Una vez recibida la Propuesta a través del correo electrónico correspondencia@proimagenescolombia.com, el Área Responsable llevará a cabo la verificación de cumplimiento de requisitos habilitantes.

El Área Responsable puede requerir documentación adicional complementaria en caso de estimarlo necesario para el estudio de la Propuesta. En tal caso, se contactará con el postulante y solicitarle remitir la información corregida en un término no mayor a dos (2) días hábiles, plazo que podrá duplicarse previa solicitud del oferente. La omisión de subsanación oportuna es una causal de no aceptación. 

Evaluación:

Una vez surtida la comprobación de los requisitos habilitantes y efectuadas las subsanaciones o complementos requeridos, el Área Responsable realizará la evaluación en atención a los criterios y parámetros especificados en los términos de referencia de cada invitación, y documentará el proceso mediante el formato de acta de evaluación aprobado vía Sistema de Gestión de Calidad de Proimágenes.

Divulgación de resultados:

Los resultados se divulgarán mediante un correo electrónico enviado por el Área Responsable a quienes hayan enviado Propuestas, y en el sitio web de contrataciones de Proimágenes. Esta divulgación ocurre sin perjuicio de la publicación de actividad contractual en SECOP II.

Desempate:

En caso de empate, se debe dar prioridad de forma sucesiva y excluyente a: 

1. Los bienes o servicios nacionales frente a los extranjeros. 

2. La propuesta de (i) mujeres cabeza de familia, mujeres víctimas de la violencia intrafamiliar o (iii) personas jurídicas en la cual las anteriores participen o participen mayoritariamente. 

3. La propuesta que acredite que el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad. 

4. La propuesta que acredite la vinculación en mayor proporción de personas mayores que no sean beneficiarios de la pensión de vejez, familiar o de sobrevivencia y que hayan cumplido el requisito de edad de pensión de Ley. 

5. La propuesta que acredite que el diez por ciento (10%) de su nómina pertenece a población indígena, negra, afrocolombiana, raizal, palenquera, Rrom o gitana. 

6. La propuesta de (i) personas naturales en proceso de reintegración o reincorporación; o (ii) de personas jurídicas en la que participen mayoritariamente las anteriores. 

7. La propuesta de la cual trata el numeral 7 del artículo 35 de la Ley 2069 de 2020, solo para el caso de proponente plural (figuras asociativas). 

8. La propuesta presentada por MIPYMES o cooperativas o asociaciones mutuales. 

9. La propuesta de la cual trata el numeral 9 del artículo 35 de la Ley 2069 de 2020, solo para el caso de proponente plural (figuras asociativas). 

10. El oferente que acredite el veinticinco por ciento (25%) del total de pagos realizados a MIPYMES, cooperativas o asociaciones mutuales, en el año anterior, por concepto de proveeduría del oferente, realizados durante el año anterior. 

11. Las empresas reconocidas y establecidas como Sociedad de Beneficio e Interés Colectivo (Sociedad BIC), del segmento MIPYMES. 

12. Agotadas las anteriores, es posible utilizar un método aleatorio para seleccionar el oferente, previsto previamente en los documentos del proceso.

Invitaciones declinadas:

Se declararán declinadas las invitaciones abiertas en donde ocurra alguno de los supuestos enlistados en este punto, previa evaluación y determinación del Área Responsable. En tal caso, el Área Responsable debe enviar un correo electrónico a quienes hayan remitido Propuestas, e informar a la Dirección Jurídica de Proimágenes sobre la situación.

1. Cuando Proimágenes no reciba Propuestas dentro del término previsto.

2. Cuando ninguno de los oferentes cumpla con los parámetros mínimos necesarios. Esto abarca incumplimiento de los oferentes sobre requisitos de perfil mínimo, contenido mínimo de la Propuesta y documentos complementarios; configuración de causales de no aceptación; o casos donde se haya requerido subsanación o complemento, sin que esta ocurra.

El resultado de toda invitación declinada deberá publicarse en el sitio web correspondiente y divulgarse con los oferentes que hayan sido convocados y/o hayan presentado sus propuestas. Asimismo, en estos casos, el Área Responsable deberá hacer una evaluación para determinar posibles causas y mejoras de los términos en una siguiente invitación.

Las invitaciones de cuantía nivel 3, que sean declinadas en dos (2) oportunidades consecutivas, permitirán la contratación del objeto mediante la modalidad de selección simplificada. En este caso, el Área Responsable debe documentar y justificar adecuadamente el fracaso de las invitaciones y hacer pública la intención de utilizar el procedimiento de selección simplificada. Además, se debe establecer un plazo para que posibles oferentes presenten sus propuestas, incluyendo a aquellos que hayan participado en las invitaciones fallidas.

Retiro:

A solicitud del Área Responsable, se podrá retirar una invitación cuando se detecten errores insubsanables, o componentes que hagan inviable la contratación, siempre que exista una justificación suficiente y se garantice la transparencia del procedimiento. Este retiro deberá contar con la aprobación de quienes ostenten el cargo de Director Jurídico y Director General.