Relação Comercial

2 - Relação comercial

Diretrizes Comerciais

CRM | Salesforce

Com o objetivo de elevar nossos negócios a um novo patamar, escolhemos a plataforma Salesforce, líder mundial em CRM, para integrar a conexão com nossos parceiros e para gerenciar nossos processos internos, contemplando:

Negócios

Gerenciamento de marcas: histórico de atividades comerciais, contatos, comunicações, etc.;

Gerenciamento de campanhas: fase, produtos, briefing para marketing, preços, análises e aprovações.

Relacionamento

Conexão com parceiros: confirmação de campanhas e dados cadastrais, upload de materiais, chat e atribuição de tarefas sem uso de e-mail. Todos os processos de campanha serão executados através desta ferramenta, com objetivo de centralizar e organizar as informações evitando que qualquer dado se perca.

Maior produtividade

Criação automática de relatórios internos sem uso de planilhas Excel e checagem manual;

Atualização automática de todos relatórios sempre que houver ajustes.

O fornecedor concorda com a utilização da plataforma de CRM adotada pela Privalia como ferramenta de envio de materiais para as campanhas e para registro de contato entre as partes, em parceria com a Salesforce, sob o custo de 72 dólares semestrais, que serão convertidos em reais pela taxa de câmbio referente ao dólar comercial da data de emissão do boleto bancário, e/ou nota de débito, sendo os pagamentos realizados nos meses de julho e dezembro de cada ano. O primeiro pagamento será calculado proporcionalmente considerando o mês de adesão e o mês de Julho ou Dezembro do ano vigente, aplicando-se o mais próximo, mediante a emissão de boleto bancário e/ou nota de débito com prazo de vencimento de 30 dias.

1. Contrato de fornecimento | Informações essenciais.

O primeiro passo para a negociação de um contrato será a definição do modelo de negócio e fluxo logístico - consultar a seção “MODELOS DE NEGÓCIO”.

O contrato a ser assinado entre a Privalia e seu parceiros é padrão e será enviado pela equipe comercial contendo:

Condições gerais padronizadas pelo contrato;
Condições de fornecimento e modelo de negócio;
Responsabilidades específicas da Privalia e do parceiro;
Condições particulares de negociação;
Vigência do contrato;
Termos para rescisão;

Para dar continuidade à assinatura de contrato, o parceiro deve preencher a “FICHA CADASTRAL DO FORNECEDOR” conforme modelo abaixo. Sessenta dias antes do início da Campanha, o parceiro deve confirmar a campanha no “E-mail de Confirmação de Campanha”, conforme modelo abaixo, e preparar as imagens que serão enviadas à Privalia. Neste e-mail constam as informações necessárias para os próximos passos, com atenção especial aos prazos negociados para cada fase.

2. Acesso ao sistema | Preenchimento de informações cadastrais

ACESSO:
Será enviado, por e-mail, um link com as instruções para acesso à ferramenta.
Durante o andamento dos processos comerciais, as notificações são todas por e-mail. Por favor, verifique sempre a caixa de spam, para evitar que alguma comunicação seja perdida.

FICHA CADASTRAL:
Após o cadastro de login e senha, utilize o menu “Vendas” > “contas” e complemente as informações cadastrais para que o cadastro seja enviado para aprovação fiscal. Caso os produtos possuam mais de um ICMS, IPI ou ST preencher o valor mais reincidente.

Razão social
CNPJ
Informações tributárias
Informações bancárias

Também por e-mail, será enviada a “FICHA CADASTRAL DO FORNECEDOR”, que deve ser preenchida e enviada junto com a documentação a seguir:

- Contrato Social
- Cartão CNPJ emitido no site da Receita Federal

Modelo do e-mail enviado ao parceiro:

3. Processo de produção da campanha.

Para iniciar o processo de produção de uma campanha com a marca, o parceiro deve seguir obrigatoriamente as seguintes etapas dentro dos prazos estabelecidos, evitando o cancelamento ou postergação da campanha:

60 (sessenta) dias antes da Campanha:
Quando uma campanha for gerada no sistema e o parceiro for associado, uma nova negociação será gerada. Um e-mail conforme exemplo ao lado será enviado para confirmação e aprovação da participação de campanha. Neste e-mail constam as informações necessárias para os próximos passos, com atenção especial aos prazos negociados para cada fase. Comece a preparar as imagens que serão enviadas para a Privalia.

Observação:
Ao clicar no link do e-mail de confirmação, você será redirecionado para a plataforma na negociação acordada. Para aprovar a negociação no sistema basta ir
em “Related > Histórico de aprovação> aprovar ou rejeitar" (é possível adicionar um comentário também).

Modelo do e-mail enviado ao fornecedor para confirmação de campanha.

45 (quarenta e cinco) dias antes da campanha: Preencher obrigatoriamente o “Excel Mix” ou “Excel fornecedor”, de acordo com a tipologia negociada (calçados, têxtil, móveis, acessórios, etc.) e fazer o upload da planilha no sistema.
Upload de planilha: No e-mail de confirmação é possível acessar o link com os modelos de planilha que devem ser preenchidas ou também em “Arquivos>Bibliotecas>Base planilha fornecedor".;
Fazer o download do modelo de planilha com a tipologia de produto adequado e preencher todo o arquivo. É de extrema importância que o “Excel Mix” ou “Excel Fornecedor” esteja preenchido de forma correta, por ser um documento centralizador de todas as informações necessárias para a produção de qualquer campanha. Abaixo estão as orientações básicas para preenchimento e upload no Salesforce;
Enviar as informações exatamente no padrão anexado nos e-mails de negociação;
As colunas que não possuem informação devem ficar vazias, não colocar hífen ou outro caractere;
O CNPJ de faturamento é o mesmo do pedido oficial, também conhecido como pedido de compra.
Não é permitido o envio duplicado de EAN's ou de "ref+cor+tamanho". O envio desta informação de forma incorreta impacta em toda cadeia logística;
Os descritivos das peças devem estar preenchidos corretamente;
Nenhuma célula pode ter o caractere "ponto e vírgula";
Nenhuma célula pode ter mais que 255 caracteres;
A coluna de estoque deve estar preenchida para todos os produtos;
A última coluna “quebLinha” deve ser arrastada para todos os produtos;
A coluna categoria de produto deve ser preenchida com o produto;
O cabeçalho deve ser exatamente o mesmo da planilha modelo, com os mesmos nomes e as mesmas colunas;
Validar todos os custos e impostos, pois qualquer erro impactará no preço final do produto;
Para subir a planilha no sistema ela deve ser salva em formato “CSV”.

A Privalia desenvolveu um vídeo no Youtube com uma explicação detalhada de como preencher o arquivo “Excel Mix”. Para assistir, acesse o link abaixo:

Informações a serem preenchidas na “Planilha Matriz: Preenchimento do Fornecedor.

Upload no sistema:

Após preencher a planilha, entrar no sistema e buscar nas negociações aquela que se refere a esta planilha (vá em "Vendas>Negociações"). Em exibição das negociações, automaticamente estará selecionado como “exibidos recentemente”, ajuste para “todas as negociações” para visualizar e selecionar a negociação desejada.

Ao entrar na negociação, clique em “Upload produtos do fornecedor” e selecione o modelo de planilha que está sendo carregada. Lembrando que o arquivo precisa estar em formato CSV.

Na tela seguinte, arraste o arquivo salvo para área em cinza.
Será possível pré-visualizar a planilha a ser carregada para uma verificação final. Após as informações serem carregadas, clique em "salvar"

Você receberá um e-mail quando o upload da planilha for concluído e poderá verificar as informações na lista de produtos da negociação.

As imagens devem ser enviadas junto com o “Excel Mix”, nomeadas uma a uma por EAN ou "REF+COR+TAMANHO"

Upload de imagens: Para enviar o link de imagens da campanha ou imagens para a comunicação visual, basta entrar na negociação e clicar em “Details>Link para imagens”, preencher com o link de wetransfer ou afins.

Tanto as fotos quanto as amostras que serão utilizadas para a produção da campanha no site da Privalia devem seguir estritamente as diretrizes da seção “PRODUÇÃO DA CAMPANHA AMOSTRAS IMAGENS E DESCRIÇÕES”.

37 (trinta e sete) dias antes da campanha: no caso de envio de amostras, a nota fiscal deverá ser enviada.
Para upload no sistema acesse "Marketing>Campanhas" e, após selecionar o evento, clique em “Related> Anexos” para adicionar arquivos que precisam ser enviados.

30 (trinta) dias antes da campanha: as amostras deverão ser entregues na Privalia.

10 (dez) dias antes da campanha: o estoque ofertado precisa estar confirmado e congelado, até o final do período de vendas, para ativação da campanha.
A partir deste momento, não haverá mais alterações. Para atualizar o estoque final no sistema, siga os mesmos passos que utilizou para subir o mix da campanha. Entre na negociação da campanha, clique em "Upload Produtos do Fornecedor", selecione a opção de "Atualização de preço e estoque". Lembrando que caso a planilha já tenha sido recebida e tratada pelo time Privalia será necessário avisar que outra planilha será carregada.

4. Salesforce: Visualização de campanha | Comunicação

Do lado direito da negociação é possível visualizar todas as atividades que estão sendo realizadas. Caso queira se comunicar pela plataforma, basta comentar a atividade marcando o contato (como em uma rede social). A pessoa marcada será notificada sobre o comentário/ informação.

Em "Marketing>Campanhas", após selecionar o evento, basta clicar em “Related> Anexos” para adicionar arquivos que precisam ser enviados para a campanha, como NF e XML de amostras, informações adicionais, logo, etc. Qualquer arquivo adicionado em anexos deve ser informado ao analista da campanha através do chat ou de e-mail.

No Salesforce é possível que o analista crie tarefas específicas para o parceiro, com prazos determinados. Será enviado um e-mail com a tarefa e, para visualizá-la no sistema, basta clicar no link. Na tarefa é possível inserir comentários e marcar como concluída.

5. Ficou com alguma dúvida? Fale com a gente!

Em caso de dúvidas, necessidade de obtenção de informações, sugestões ou mesmo reclamações sobre o entendimento de algum processo, nos contate através do e-mail comprassp@privalia.com, ou por intermédio de nosso telefone: (11) 3500-2789 - Privalia SOS - Comercial

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3 - Padrão de amostras, Imagens, e Descrições de produtos

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