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- Gestion du Planning
1.1. Consulter le Planning
1.1. Consulter le Planning
Ouvrir Prima Caisse
Cliquer sur Consulter le planning
Cliquer sur Academy
1.2. Modifier les horaires de base des pros
1.2. Modifier les horaires de base des pros
Cliquer sur le logo "Calendrier"
Définition de la semaine "type"
Définition de la semaine "type"
Choisissez le pro (en dessous de "Semaine type").
Vous pouvez créer des créneau en cliquant à l'heure souhaitée et en maintenant appuyé pour atteindre l'heure final souhaitée.
Vous pouvez également modifier un créneau existant en maintenant appuyé pour le déplacer ou en prenant l'horaire de fin pour raccourcir votre bloc.
La poubelle vous permettra de supprimer des créneaux qui ne devraient plus exister.
Il est également possible de dupliquer ce "planning" sur un autre pro.
N'oubliez pas d'enregistrer vos modification en cliquant sur la disquette en bas à droite.
1.3. Ajouter une Exception au Planning des pros
1.3. Ajouter une Exception au Planning des pros
Cliquer sur le logo "Calendrier"
Gestion des Exceptions
Gestion des Exceptions
Les exceptions sont les journées qui diffèrent du modèle normal. Cela est donc applicable pour les congés payés, les absences ou encore les aléas de la vie courante.
Cliquer sur Exceptions pour accéder au menu dédié.
Sélectionnez la date souhaitée.
SI vous avez plusieurs journées à modifier, vous serez dans l'obligation de les traiter une par une.
Vous pouvez modifier les horaires de "disponibilités" ou supprimer les créneau en utilisant la fonction "poubelle" comme sur l'écran précédent.
Attention, la suppression/modification ne pourra se faire qu'à la condition qu'il n'y ait pas déjà des réservations de cours individuels ou de cours collectif sur cette date.
Vous pouvez également double cliquer sur le créneau pour modifier l'horaire directement.
N'oubliez pas de sauvegarder vos modification en cliquant sur la disquette.
2. Gestion des Cours Individuels
2. Gestion des Cours Individuels
2.1. Prendre une réservation de cours Individuel
2.1. Prendre une réservation de cours Individuel
Client Connu
Client Connu
Rechercher la journée souhaitée
Cliquer sur le + en dessous de la date
Choisir le type de cours (ici 30 min ou 1h)
(Choisir le pro)
Sélectionner l'horaire
Rechercher le participant
(Contrôler ses informations)
Valider et Sauvegarder
Confirmation pour le Pro :
Confirmation pour le Pro :
Confirmation pour le Golfeur :
Confirmation pour le Golfeur :
Nouveau Client
Nouveau Client
Rechercher la journée souhaitée
Cliquer sur le + en dessous de la date
Choisir le type de cours (ici 30 min ou 1h)
(Choisir le pro)
Sélectionner l'horaire
Rechercher le participant
Si pas de fiche trouvée, alors créer la fiche
Valider et Sauvegarder
Confirmation pour le Pro
Confirmation pour le Pro
Confirmation pour le Golfeur
Confirmation pour le Golfeur
Rappel de réservation
Rappel de réservation
Dans les 2 cas, un rappel de réservation de cours sera effectué la veille du cours à 20h
2.2. Modification d'une réservation de cours Individuel
2.2. Modification d'une réservation de cours Individuel
Rechercher la réservation
Cliquer sur modifier
Cliquer sur Planification
Cliquer sur le petit stylo
Choisir les modifications
(ajouter un commentaire)
Valider
Finir par Sauvegarder
Le client recevra ainsi un message indiquant la modification de son créneau et votre commentaire.
2.3. Annuler une réservation de cours Individuel
2.3. Annuler une réservation de cours Individuel
Rechercher la réservation
Cliquer sur modifier
Supprimer
Confirmation pour le Pro
Confirmation pour le Pro
Confirmation pour le Golfeur
Confirmation pour le Golfeur
2.4. Encaisser le paiement d'un cours Individuel
2.4. Encaisser le paiement d'un cours Individuel
Depuis l'écran Académie > Cliquer sur Encaisser un Cours
Ou Directement Ouvrir la caisse
Cliquer sur Académie
Cocher le ou les cours à encaisser (attention encaissement unique)
Le produit est directement hérité de "Académie". Vous pouvez le remplacer si besoin.
Choisir le mode de règlement( et les options d'envoi de ticket)
Valider
Votre règlement est directement synchronisé sur la plateforme et l'info du paiement est relayé dans le pop-up du cours.
Enregistrer un no-show
Enregistrer un no-show
Si votre client ne s'est pas présenté, il est possible de le passer en no-show. Vous pouvez éventuellement poster la somme en compte pour lui faire régler ultérieurement cette réservation
Cliquer sur encaisser un cour
Ou accéder directement à la caisse
Cliquer sur Académie
Cocher le ou les cours
Cliquer sur No Show et choisir si vous faite un no show avec ou sans encaissement.
Le cours sera marqué comme no-show dès validation.
3. Gestion de Cours Collectif
3. Gestion de Cours Collectif
Attention, il faut bien distinguer "cours collectif" et "stage".
Un cours collectif, c'est une séance collective qui peut être hebdomadaire mais ou les participants ne sont pas toujours les mêmes et ou le client doit s’inscrire à chacune des sessions auquel il souhaitera participer.
Ce que l'on appel "Stage" est un cours collectif ayant lieu sur plusieurs journées mais dont la liste de participant est commune à toutes ces journées. Donc cette méthodologie sera applicable pour les stages et pour l'école de golf par exemple.
3.1. Création d'un cours collectif
3.1. Création d'un cours collectif
Cours Unique (une seule fois)
Cours Unique (une seule fois)
Rechercher la journée souhaitée
Cliquer sur le + en dessous de la date
Cliquer sur Collectif
(Choisir le pro)
Choisir le produit de facturation
Définir les accès
"public" = réservation sur le web ou à l'accueil
"privé" = réservation à l'accueil uniquement
Renseigner le nom de la session et sa description
Choisir un niveaux de jeu (possibilité de le laisser vide ou d'en mettre plusieurs)
(Vous pouvez gérer le nombre d'inscrit)
(Vous pouvez gérer des limites d'age)
Cliquer sur Ajouter un créneau et définir l'horaire
Sauvegarder
Cours avec duplication (hebdomadaire)
Cours avec duplication (hebdomadaire)
Nous allons voir le procédé pour créer un cours qui aurait lieu toutes les semaines mais dont la liste des participant ne sera pas commune. C'est à dire que les participant devront s'inscrire à chacune des sessions souhaités.
Dans cet exemple, nous allons créer un cours "Putting et Approche" qui aura lieu tout les samedis jusqu'à fin Août.
Rechercher la première journée souhaitée
Cliquer sur le + en dessous de la date
Cliquer sur Collectif
(Choisir le pro)
Choisir le produit de facturation
Définir les accès
"public" = réservation sur le web ou à l'accueil
"privé" = réservation à l'accueil uniquement
Renseigner le nom de la session et sa description
Choisir un niveaux de jeu (possibilité de le laisser vide ou d'en mettre plusieurs)
(Vous pouvez gérer le nombre d'inscrit)
(Vous pouvez gérer des limites d'age)
Cliquer sur Ajouter un créneau et définir l'horaire
Cliquer sur Duplication
Activer la recopier et renseigner les options de récurrence
Sauvegarder
Vous aurez le listing des prochains cours qui vont être crées
Sauvegarder pour effectuer l'inscription
Si un échec de création vous est signalé, c'est que le planning est déjà occupé sur cette date. Dans ce cas là, il vous faudra manuellement recréer le cours pour cette/ces date(s).
Vos cours collectifs ont bien été créés.
3.2. Inscription à un cours collectif
3.2. Inscription à un cours collectif
Client connu
Client connu
Rechercher la journée et le cours souhaité
Vous pouvez rapidement voir le nombre de place restant avec la jauge en bas du créneau
Cliquer sur le cours Collectif
Cliquer sur le stylo pour modifier
Rechercher le nom du/des client(s)
Enregistrer
Si le client souhaite s'inscrire à plusieurs cours, il faudra aller sur chaque cours pour ajouter son inscription.
Confirmation pour le Golfeur
Confirmation pour le Golfeur
Nouveau Client
Nouveau Client
Rechercher la journée et le cours souhaité
Vous pouvez rapidement voir le nombre de place restant avec la jauge en bas du créneau
Cliquer sur le cours Collectif
Cliquer sur le stylo pour modifier
Rechercher le nom du/des client(s)
Cliquer sur Créer un client
Compléter les informations du client
Enregistrer et sauvegarder
Si le client souhaite s'inscrire à plusieurs cours, il faudra aller sur chaque cours pour ajouter son inscription.
Si le créneau est complet, inscription sur liste d'attente
Si le créneau est complet, inscription sur liste d'attente
Rechercher la journée et le cours souhaité
Cliquer sur le cours Collectif
Cliquer sur le stylo pour modifier
Vous pouvez rapidement voir le nombre de personnes en liste d'attente sur la jauge en haut
Rechercher le nom du/des client(s)
Enregistrer et sauvegarder
Votre client s'ajoute à la toute fin. Les inscrits s'affichent dans l'ordre de leur inscription, ainsi dans cet exemple, il est le deuxième en liste d'attente.
Cette fonctionnalité est uniquement disponible à l’accueil. La liste d'attente n'existe pas depuis la réservation en ligne.
3.3. Annuler inscription d'un joueur à un cours collectif
3.3. Annuler inscription d'un joueur à un cours collectif
Veillez à contrôler si vous êtes dans les "clous" concernant votre politique d'annulation. Sinon utilisez l'option avec encaissement. ci-dessous.
Rechercher la journée et le cours souhaité
Cliquer sur le stylo
Recherche le joueur et cliquer dessus
Cliquer sur le bouton annuler
Sauvegarder
Le client recevra une confirmation d'annulation.
Modification d'une inscription sur liste d'attente suite annulation
Modification d'une inscription sur liste d'attente suite annulation
Rechercher la journée et le cours souhaité
Cliquer sur le stylo
Recherche le joueur qui souhaite annuler sa participation et cliquer dessus
Cliquer sur le bouton annuler
Descendre
Sauvegarder
Rappel : La liste d'attente est uniquement disponible à l’accueil. Elle n'existe pas depuis la réservation en ligne.
Annulation du Joueur
Annulation du Joueur
Confirmation Inscription du Joueur en Attente
Confirmation Inscription du Joueur en Attente
Annulation avec encaissement/décompte
Annulation avec encaissement/décompte
Depuis l'écran Académie > Cliquer sur Encaisser un Cours
Ou Directement Ouvrir la caisse > Cliquer sur Académie
Cocher le ou les cours à encaisser (attention encaissement unique)
Choisir No-show puis sélectionner avec encaissement
Le produit est directement hérité de "Académie". Vous pouvez le remplacer si besoin.
Choisir le mode de règlement (et les options d'envoi de ticket)
Valider
Votre règlement est directement synchronisé sur la plateforme et l'info du paiement est relayé dans le pop-up du cours.
3.4. Modifier un cours collectif
3.4. Modifier un cours collectif
Rechercher le cours collectif
Cliquer sur modifier
Cliquer sur Planification
Cliquer sur le petit stylo
Choisir les modifications
(ajouter un commentaire)
Valider
Finir par Sauvegarder
Les clients s'étant inscrit à ce créneau recevront ainsi un message indiquant la modification du cours collectif et votre commentaire.
3.5. Annuler un cours collectif
3.5. Annuler un cours collectif
Rechercher la journée et le cours souhaité
Cliquer sur le stylo
Cliquer sur le bouton supprimer
Renseigner les raisons de l'annulation
Sauvegarder
Un mail est adressé à tous les participants pour les avertir de l'annulation.
3.6. Encaisser le paiement des participants à un cours collectif
3.6. Encaisser le paiement des participants à un cours collectif
Dans cette vidéo nous allons voir les 3 exemples possibles (paiement comptant / carnet / abonnement). Dans tous les cas le processus est le même :
Depuis l'écran Académie > Cliquer sur Encaisser un Cours
Ou Directement Ouvrir la caisse > Cliquer sur Académie
Cocher le ou les cours à encaisser (attention encaissement unique)
Choisir "Procéder au paiement"
Le produit est directement hérité de "Académie". Vous pouvez le remplacer si besoin.
Choisir le mode de règlement (et les options d'envoi de ticket)
Valider
Votre règlement est directement synchronisé sur la plateforme et l'info du paiement est relayé dans le pop-up du cours.
4. Gestion de Cours Collectif "Stage/EDG"
4. Gestion de Cours Collectif "Stage/EDG"
Rappel, il faut bien distinguer "cours collectif" et "stage".
Un cours collectif, c'est une séance collective qui peut être hebdomadaire mais ou les participants ne sont pas toujours les mêmes et ou le client doit s’inscrire à chacune des sessions auquel il souhaitera participer.
Ce que l'on appel "Stage" est un cours collectif ayant lieu sur plusieurs journées mais dont la liste de participant est commune à toutes ces journées. Donc cette méthodologie sera applicable pour les stages et pour l'école de golf par exemple.
4.1. Création d'un cours collectif type "Stage"
4.1. Création d'un cours collectif type "Stage"
Rechercher la journée et cliquer sur le +
Cliquer sur collectif
(Choisir le pro)
Choisir le produit de facturation
Définir les accès
"public" = réservation sur le web ou à l'accueil
"privé" = réservation à l'accueil uniquement
Renseigner le nom de la session et sa description
Choisir un niveaux de jeu (possibilité de le laisser vide ou d'en mettre plusieurs)
(Vous pouvez gérer le nombre d'inscrit)
(Vous pouvez gérer des limites d'age)
Cliquer sur "Ajouter un créneau" autant de fois que vous avez de date/créneau sur votre stage et définir l'horaire de chacun.
Sauvegarder
Rappel : quand un golfeur s'inscrira à ce stage, il sera automatiquement ajouté sur toutes les dates du stage.
Avec récurrence (en général EDG)
Avec récurrence (en général EDG)
Rechercher la journée et cliquer sur le +
Cliquer sur collectif
(Choisir le pro)
Choisir le produit de facturation
Définir les accès
"public" = réservation sur le web ou à l'accueil
"privé" = réservation à l'accueil uniquement
Renseigner le nom de la session et sa description
Choisir un niveaux de jeu (possibilité de le laisser vide ou d'en mettre plusieurs)
(Vous pouvez gérer le nombre d'inscrit)
(Vous pouvez gérer des limites d'age)
Cliquer sur "Ajouter plusieurs créneaux"
Définir les options de "récurrence"
Attention, on ne peut avoir qu'un maximum de 52 répétitions. Il est possible sur l'écran suivant de retirer des cours pour enlever les semaines de vacances par exemple.
Sauvegarder
Rappel : quand un golfeur s'inscrira à cette EDG, il sera automatiquement ajouté sur toutes les dates.
4.2. Inscription à un cours collectif type "Stage"
4.2. Inscription à un cours collectif type "Stage"
Client connu
Client connu
Rechercher la journée et le cours souhaité
Vous pouvez rapidement voir le nombre de place restant avec la jauge en bas du créneau
Cliquer sur le cours Collectif
Cliquer sur le stylo pour modifier
Rechercher le nom du/des client(s)
Enregistrer
Le client sera automatiquement ajouté à toutes les dates du stage/edg
Nouveau Client
Nouveau Client
Rechercher la journée et le cours souhaité
Vous pouvez rapidement voir le nombre de place restant avec la jauge en bas du créneau
Cliquer sur le cours Collectif
Cliquer sur le stylo pour modifier
Rechercher le nom du/des client(s)
Cliquer sur créer nouveau client
Renseigner ses informations
Valider et Enregistrer
Le client sera automatiquement ajouté à toutes les dates du stage/edg
Confirmation pour le Golfeur
Confirmation pour le Golfeur
4.3. Annuler inscription d'un joueur à un cours collectif type "Stage"
4.3. Annuler inscription d'un joueur à un cours collectif type "Stage"
Rechercher le stage et cliquer dessus
Cliquer sur le stylo
Cliquer sur le bouton supprimer
Renseigner les raisons de l'annulation
Sauvegarder
4.4. Modifier un ou plusieurs créneaux d'un cours collectif type "Stage"
4.4. Modifier un ou plusieurs créneaux d'un cours collectif type "Stage"
Rechercher le stage
Cliquer sur modifier
Cliquer sur Planification
Cliquer sur le petit stylo
Choisir les modifications
Il est possible de changer le pro, l'heure, d'enlever et/ou de créer un nouveau créneau.
(ajouter un commentaire)
Valider
Finir par Sauvegarder
Les clients s'étant inscrit à ce créneau recevront ainsi un message indiquant la modification du cours collectif et votre commentaire.
4.5. Annuler un cours collectif type "Stage"
4.5. Annuler un cours collectif type "Stage"
Vous pouvez retirer un créneau de votre stage :
Rechercher la stage et cliquer dessus
Cliquer sur le stylo
Cliquer sur le bouton "planification"
Cliquer sue le - du créneau à retirer
Sauvegarder
Attention, vous ne pourrez pas en recréer un !
Ou vous pouvez directement annuler l'ensemble du stage :
Rechercher la stage et cliquer dessus
Cliquer sur le stylo
Cliquer sur le bouton supprimer
Renseigner les raisons de l'annulation
Sauvegarder
4.6. Encaisser le paiement des participants à un cours collectif type "Stage"
4.6. Encaisser le paiement des participants à un cours collectif type "Stage"
Depuis l'écran Académie > Cliquer sur Encaisser un Cours
Ou Directement Ouvrir la caisse
Cliquer sur Académie
Rechercher la date du début du stage, soit en cliquant sur la date pour accéder directement à la date, soit en utilisant les flèche de navigation.
Cocher le client à encaisser
Le produit est directement hérité de "Académie". Vous pouvez le remplacer si besoin.
Choisir le mode de règlement( et les options d'envoi de ticket)
Valider
Votre règlement est directement synchronisé sur la plateforme et l'info du paiement est relayé dans le pop-up du cours.
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