Embedded Files
1 Email locaties
1 Email locaties
- 1 Inbox categoriën
Standaard komen al je emails binnen in je Inbox.
Binnen Gmail kan deze inbox reeds opgesplitst worden in een aantal sub categoriën, zoals Primary, Social, Promotions, Updates en Forums.
Deze verwijzen allemaal naar je Inbox, maar vormen een soort van "voorfiltering", zodat je berichten niet allemaal op een hoop liggen.
Zoals je onderaan ziet, kan het zijn dat je nieuwe berichten hebt in één van de categorieën, dit wordt dan aangeduid met het aantal en een label.
1.2 Labels
1.2 Labels
Buiten deze vaste mail locatie(s), kan je je mail ook verschuiven en voorzien van een Label.
Een mail kan verschillende labels dragen, waardoor deze binnen al deze labels is terug te vinden.
In het voorbeeld zie je dat er labels zijn waar een getal achter staat.
Dit zijn labels waarbinnen berichten zitten die nog niet gelezen zijn.
Of anders gezegd, deze mails zijn "gelabeld" zonder dat ze gelezen zijn.
Het aanmaken van labels is vrij, naar naam, aantal en structuur.
Het gebruik van labels laat je toe om je inkomende mail verder te sorteren, manueel of automatisch, zoals we verder zullen zien.
Wanneer een mail voorzien wordt van een label, zie je dit in je Inbox.
In onderstaand voorbeeld is deze mail voorzien van een label SYSOP waaronder een andere label zit Alerts.
Zo kan je een structuur van verschillende labels opbouwen.
Echter, de mail zit nog steeds in je Inbox!
We zien dit wanneer we het label openen.
Hier staat de vermelding dat de mail ook het label Inbox draagt.
1.3 Archive
1.3 Archive
Wanneer we echter de mail willen verwijderen uit de inbox, zodat hij enkel nog zichtbaar is in het label, kan je gebruik maken van het Archive icoon in de inbox.
De mail is nu niet meer zichtbaar in de Inbox, maar enkel in het label.
2 Email filters
2 Email filters
Meer info over de search operator: Search operators you can use with Gmail
2.1 Filter aanmaken
2.1 Filter aanmaken
De meest eenvoudige start voor het aanmaken van een filter, waarbij mails automatisch kunnen worden gecatalogeerd, is via de mail zelf.
Open de mail in je Inbox en klik op de 3 bolletjes.
"Filter messages like this"
De criteria voor het aanmaken van zulk een filter zijn veelvuldig.
In ons voorbeeld wordt het From email adres gebruikt, maar je kan eveneens het To adres gebruiken, het Subject of de inhoud (Includes the words of Doesn't have) ...
Deze settings gaan we gebruiken om filters te maken voor alarmering, die via het B-EARS-members-forum worden verstuurd.
Kies de optie "create filter"
In het volgende scherm wordt je gevraagd wat er moet gedaan worden met deze mails.
Wij kiezen hier voor de volgende actie:
Sla de inbox over (archive it)
Verplaats ze daarvoor naar de label (SYSOP/Alerts)
Doe dit ook voor alle reeds aanwezige mails die aan het criteria voldoen.
Na deze actie en een refresh van je browser (kan even duren) zie je dat alle mails uit je inbox zijn en verplaatst zijn naar de label (179 stuks).
Ze zijn dus niet weg en nog steeds terug te vinden met een zoekactie, maar ze "storen" je niet meer in je Inbox.
2.2 Aanpassen bestaande filters
2.2 Aanpassen bestaande filters
Wil je een aanpassing doen aan de bestaande filters, verder verfijnen of uitschakelen, dan kan je deze terug vinden in de settings van Gmail (tandwieltje).
Je kiest hier voor "See all settings"
Filters and blocked addresses
Edit de filter die je wil aanpassen.
Als voorbeeld zie je dat binnen deze mails, ondanks ze van dezelfde afzender zijn (eerste filter instelling) toch een onderscheid kan gemaakt worden op basis van het onderwerp:
Alert: Reporting rule - Failed login
Alert: Reporting rule - Item Visibility Change: Internal to External
Alert: Reporting rule - Share to anyone with link.
2.2.1 Extra labels aanmaken
2.2.1 Extra labels aanmaken
Maak een aantal extra labels aan om nadien te gebruiken voor een vedere filtering.
2.2.2 Filter op Subject
2.2.2 Filter op Subject
Pas de bestaande filter aan of maak een nieuwe filter waarbij je het Subject in vult.
Alert: Reporting rule - Failed login
De melding dat dit onderwerp "speciale charakers bevat" negeer je best.
Het kan echter voorkomen dat daardoor een mail verkeerd gecatalogeerd wordt.
Laat de uitslag van deze filter de mails verplaatsen naar een sublabel, wat we voor heen hebben aangemaakt.
SYSOP/Alerts/Failed login
3 B-EARS alarmeringsberichten
3 B-EARS alarmeringsberichten
3.1 Google groups
3.1 Google groups
Binnen B-EARS en myuba maken we gebruik van maillijsten, waarvan de maillijst
B-EARS-members-forum.myuba.be
verstuurd wordt aan alle B-EARS leden in België (ongeveer 330 mensen)
Dit forum wordt gebruikt voor allerhande communicatie, waardoor het voor sommige wenselijk is om niet bij ieder bericht gestoord te worden op hun smartphone.
In het bijgaande voorbeeld kan je zien hoe een filter wordt gemaakt door gebruik te maken van de list:<B-EARS-members-forum.myuba.be> selectie en de extra tekst R1-ALERT.
list:<B-EARS-members-forum.myuba.be> R1-ALERT
Je maakt best filters aan voor alle volgende berichten, zijnde:
R0-INFO
R1-ALERT
R3-GO
R9-STOP
Voor provinciale oefeningen, kan ook op de provinciale forums een gelijkaardige filtering worden toegepast.
Voor deze berichten maken we weerom een eigen label, welk we nadien als label speciaal gaan filteren in onze smartphone.
Zo zullen niet alle B-EARS-members-forum berichten je storen, maar enkel deze die je gefilterd hebt.
Als instelling defininieer je hier extra:
Star it
Always mark it as inportant
Voor desnoods deze filter uit op reeds ontvangen berichten, zodat Google weet dat je deze berichten als belangrijk aanziet.
Page updated
Report abuse