Draf SOP Pengurusan Peralatan

1. DEFINISI PERALATAN PENDIDIKAN LUAR

Segala jenis peralatan yang digunakan bagi aktiviti Pendidikan Luar tidak kira aktiviti aras rendah, aras tinggi, air dan darat semuanya mempunyai risiko yang tersendiri. Setiap peralatan dan kelengkapan aktiviti perlu diselenggarakan dan disimpan dengan baik bagi memastikan keselamatan penggunaan terhadap sesuatu peralatan

2. MENGAPA PERLUNYA PROSEDUR PERALATAN

Prosedur peralatan berfungsi sebagai semakan dan rujukan bagi memastikan supaya semua kelengkapan dan peralatan sentiasa berada dalam keadaan baik dan selamat untuk digunakan

3. PENGKELASAN JENIS PERALATAN

   1. Peralatan Berisiko Tinggi

• Peralatan yang dapat membahayakan keselamatan peserta dan jurulatih jika tidak digunakan dengan betul atau jika mengalami kerosakan yang gagal dikenalpasti sebelum aktiviti berlangsung

• Contoh peralatan berisiko tinggi ialah tali Kernmantle, Harness, Carabiner, Personal Flotation Device (PFD) dan kompas

2. Peralatan Berisiko Rendah

• Peralatan yang tidak memiliki potensi mendatangkan bahaya yang serius kepada jurulatih dan peserta sepanjang beraktiviti

• Contoh peralatan berisiko rendah adalah peralatan memasak, beg galas, khemah, hammock dan pakaian

3. Peralatan Keselamatan dan Bantuan Kecemasan

• Peralatan yang digunakan untuk menjaga keselamatan dan bantuan kecemasan kepada jurulatih dan peserta sepanjang beraktiviti untuk melindungi mereka dari bahaya atau kecederaan yang lebih serius

• Contoh peralatan keselamatan seperti sarung tangan, helmet, kasut, wisel dan alat perhubungan (walkie talkie)

• Contoh peralatan bantuan kecemasan ialah peti pertolongan cemas, pengusung dan alat perhubungan (telefon)

4. Perkakasan Hardware

• Peralatan yang digunakan bagi memudahkan persiapan atau perjalanan aktiviti serta menyelenggara peralatan

• Contoh perkakasan hardware ialah tukul, pemutar skru, sepana dan lampu suluh

4. PENYIMPANAN DAN PENJAGAAN

• Mempunyai tempat atau stor penyimpanan yang sesuai dan selamat

• Penyimpanan peralatan adalah berdasarkan kepada kesesuaian, dikelaskan, disusun dan diperagakan dengan sesuai

• Tempat penyimpanan haruslah mempunyai pengudaraan yang baik (tidak lembab) dan terhindar daripada cuaca panas secara terus (sinaran UV)

• Semua notis teknikal alatan perlu disimpan bagi rujukan pada masa hadapan

• Semua peralatan yang telah digunakan perlu dicuci atau dibilas dengan menggunakan air bagi menjaga kebersihan dan jangka hayat peralatan

• Pengeringan dilakukan di kawasan yang terlindung daripada sinaran cahaya matahari secara langsung

• Pengasingan peralatan yang telah tamat tempoh perlu dilakukan bagi mengelakkan dari penggunaan sebelum proses pelupusan dilakukan

• Pemeriksaan berkala dilakukan sekurang-kurangnya dua kali setahun

5. PROSEDUR KESELAMATAN PENGGUNAAN PERALATAN

Tiga fasa yang terlibat di dalam penggunaan peralatan aktiviti ialah :-

5.1 Sebelum - Pengambilan Peralatan 

• Mengemukakan permohonan peminjaman / penggunaan  peralatan kepada pegawai logistik (rujuk lampiran proses peminjaman dan pemulangan peralatan)

• Merekodkan pengeluaran peralatan bagi sesuatu program dengan mengisi Borang Peminjaman Peralatan (rujuk lampiran)

• Jurulatih yang mengambil peralatan dari pegawai logistik perlu melakukan pemeriksaan silang bagi memastikan semua peralatan mencukupi, berfungsi dengan baik serta mematuhi piawaian keselamatan peralatan

5.2 Semasa - Penggunaan Peralatan 

• Jurulatih perlu memastikan peralatan aktiviti diletakkan di tempat yang bersih, tidak terdedah kepada kelembapan, cahaya matahari secara langsung serta dilapik bagi mengelakkan peralatan daripada dicemari habuk dan pasir

• Jurulatih menunjuk cara pelaksanaan aktiviti dengan menerangkan fungsi serta langkah-langkah menggunakan peralatan secara betul dan selamat

• Penggunaan alatan adalah secara penggiliran secara sama rata bukan hanya berfokus kepada beberapa alatan sahaja

• Penggunaan peralatan tali temali perlu direkodkan mengikut jumlah dan kekerapan peserta menjalankan aktiviti (rujuk Borang Perekodan Peserta bagi Penggunaan Peralatan Tali Temali)

5.3 Selepas - Penyimpanan Peralatan

• Jurulatih perlu memeriksa (sentuhan dan visual) peralatan yang telah digunakan dan asingkan peralatan yang kelihatan rosak

• Jurulatih memulangkan peralatan yang telah digunakan kepada Pegawai Logistik dan menandatangani Borang Peminjaman Peralatan

• Pegawai Logistik merekod penggunaan dan pemulangan peralatan (rujuk Borang Peminjaman dan Pemulangan Peralatan)

• Pegawai Logistik membuat pengesahan kerosakan peralatan (rujuk Borang Pemeriksaan Peralatan) serta mengasing atau melupuskan barang yang telah dikenalpasti rosak

• Pegawai Logistik membersih dan menyusun kembali peralatan ke tempat yang asal

CARTA ALIR PROSEDUR KESELAMATAN PENGGUNAAN PERALATAN

SENARAI SEMAK PROSEDUR KESELAMATAN PENGGUNAAN PERALATAN

BIL

AKTIVITI

TINDAKAN

CATATAN

SEBELUM

1

Memperolehi  Punca Kuasa

Pentadbir Pusat Tanggungjawab

(PPT)

2

Merancang dan mengenal pasti keperluan peralatan bagi aktiviti

Pegawai Yang Dipertangungjawab

(PYD)

-   Carta alir Proses Peminjaman dan Pemulangan peralatan

3

Membuat permohonan peminjaman alatan

PYD

-   Borang Peminjaman Dan Pemulangan Peralatan

4

Mengambil alatan di stor alatan

PYD

Pegawai Logistik

-   Semakan semula bersama alatan yang akan diambil sebelum menandatangani Borang Peminjaman dan Pemulangan Peralatan

-   Semakan semula permohonan jika terdapat alatan yang hendak dipinjam tidak memenuhi spesifikasi

SEMASA

5

Peralatan diletakkan di tempat yang bersesuaian

Jurulatih

• 
  tidak terdedah kepada kelembapan, cahaya matahari secara langsung serta dilapik bagi mengelakkan peralatan dicemari habuk dan pasir

6

Menunjuk cara kepada peserta

Jurulatih

-   Cara menggunakan peralatan secara betul dan selamat kepada peserta

7

Memastikan penggunaan alatan secara penggiliran yang sekata

Jurulatih

-   Penggunaan alatan yang dikeluarkan digunakan sepenuhnya

8

Merekodkan penggunaan peralatan mengikut jumlah peserta yang menggunakan bagi setiap kali melakukan aktiviti

Jurulatih

-   Borang Perekodan Peserta bagi Penggunaan Peralatan Tali Temali

SELEPAS

9

Menghantar semula peralatan yang telah digunakan kepada Pegawai Logistik

PYD

Pegawai Logistik

-   Borang Peminjaman Dan Pemulangan Peralatan

10

Semakan semula barang yang dihantar dan mengasingkan jik aterdapat kerosakan

Pegawai Logistik

-   Borang Peminjaman Dan Pemulangan Peralatan

11

Menyusun kembali peralatan ke tempat asal

Pegawai Logistik

6. PENYELENGGARAAN PERALATAN

• Peralatan haruslah diperiksa dan diselenggara selepas sesuatu aktiviti dilaksanakan

• Penyelenggaraan alatan juga dilaksanakan secara berkala bagi memastikan setiap peralatan berada dalam keadaan yang baik dan selamat untuk digunakan

• Setiap peralatan haruslah diselenggara mengikut kepada tatacara yang telah dikeluarkan atau disarankan oleh pihak pengeluar

• Harus dipastikan agar bahan dan alatan yang digunakan bagi proses menyelenggara adalah seperti yang disarankan oleh pihak pengeluar agar menjamin fungsi peralatan secara optimum dan selamat

7. PROSES PEMBELIAN PERALATAN

1. Pegawai melaporkan keperluan perolehan peralatan di dalam mesyuarat

2. Ahli mesyuarat memastikan serta memutuskan  jenis alatan yang hendak dibeli mengikut kesesuaian dan keperluan negeri masing-masing

3. Peralatan yang hendak dibeli haruslah memenuhi spesifikasi serta standard keselamatan dari badan-badan yang ditauliahkan seperti Union Internationale des Associations d'Alpinisme (UIAA), Conformité Européenne (CE) atau European Norm (EN)

4. Pegawai membuat kajian pasaran mengikut senarai peralatan yang diperlukan

5. Proses pelawaan peralatan dengan menyatakan spesifikasi setiap peralatan dan kuantiti yang diperlukan kepada syarikat yang mempunyai kepakaran dan sijil piawaian keselamatan melalui e-perolehan (merujuk atau bergantung  kepada pusat bertanggungjawab / tatacara kewangan di Jabatan Pendidikan Negeri atau Pusat Kokurikulum Negeri masing-masing)

6. Proses pengesahan tawaran perolehan

7. Proses penerimaan peralatan sebelum atau pada tarikh yang ditetapkan

8. Pegawai penerima membuat semakan spesifikasi peralatan dan kuantiti adalah sama dengan pelawaan atau kehendak yang telah ditetapkan  

9. Pegawai aset membuat pengesahan penerimaan perolehan peralatan dan melakukan pendaftaran aset atau stok selewat-lewatnya 14 hari daripada tarikh terima

8. KESELAMATAN PERALATAN

• Merekodkan semua alatan yang dikeluarkan dari penyimpanan 

• Pemeriksaan peralatan secara berkala perlu dilakukan untuk menjaga fungsi peralatan secara optimum

• Mengembalikan laporan penggunaan, kerosakan, kehilangan atau perlu diperbaiki

• Hanya pegawai / penjaga stor sahaja yang dibenarkan masuk untuk mengambil dan menyimpan peralatan

• Mengawasi dengan rapi penggunaan peralatan yang berisiko tinggi

• Keselamatan tempat penyimpan perlu diutamakan contohnya stor dilengkapi alat pemadam kebakaran dan sentiasa dikunci

• Peralatan perlu dicuci mengikut tatacara yang ditetapkan pengeluar bagi menjaga ketahanan peralatan tersebut

• Identifikasi aset atau label pada alatan perlu dilakukan, tanpa menggunakan bahan-bahan kimia atau bahan penghakis

9. PELUPUSAN PERALATAN (ASET ALIH KERAJAAN)

• Merupakan proses yang terakhir dalam pengklasifikasian peralatan 

• Tertakluk kepada arahan tatacara pengurusan aset hapus kira atau pelupusan aset alih kerajaan dan tatacara kewangan yang telah ditetapkan

• Pegawai Logistik melakukan pemeriksaan awal  terhadap peralatan yang mempunyai rekod penggunaan yang telah lama, mengenalpasti peralatan yang rosak dan hendak dilupuskan (KEW PA-19)

• Penilaian terhadap kerosakan peralatan perlu dilakukan oleh pegawai yang berkelayakan atau yang bertauliah

• Melantik dua orang pegawai Pemeriksaan Pelupusan yang mempunyai Surat Pelantikan untuk membuat pelupusan (KEW PA-20)

• Pegawai Pemeriksaan Pelupusan perlu menyediakan laporan pelupusan untuk tindakan pelupusan (KEW PA-21)

• Setelah laporan diperolehi, peralatan yang rosak akan dilupuskan mengikut tatacara dan jenis peralatan tersebut

• Pegawai Pelupus perlu menyediakan laporan pelupusan yang telah dilakukan (laporan beserta gambar sebagai bukti pelupusan) (KEW PA-22, KEW PA-23)

• Sebagai contoh sekiranya harness didapati rosak, cara melupuskannya adalah dengan memotong mana-mana bahagian utama harness (melupuskan fungsi alatan tersebut)

• Pelupusan juga dilaksanakan kepada alatan yang telah melebihi jangka hayat (10 tahun), alatan yang mengalami kejatuhan jelas dan gagal dalam pemeriksaan keselamatan serta usang

• Rujuk kepada bahagian pengurusan aset

CARTA ALIR PELUPUSAN PERALATAN (ASET ALIH KERAJAAN)

SENARAI SEMAK PELUPUSAN / ASET ALIH KERAJAAN

BIL

AKTIVITI

TINDAKAN

CATATAN

SEBELUM

1

Memperolehi  Punca Kuasa

Pentadbir Pusat Tanggungjawab

(PPT)

2

Pegawai Logistik melakukan pemeriksaan awal  terhadap peralatan

PYD

• 
  Tertakluk kepada arahan tatacara pengurusan aset hapus kira atau pelupusan asset alih kerajaan dan tatacara kewangan yang telah ditetapkan

• KEW PA-19

3

Penilaian terhadap kerosakan peralatan perlu dilakukan oleh pegawai yang berkelayakan atau yang bertauliah

PYD

• 
  Borang Pemeriksaan Peralatan

4

Melantik dua orang pegawai Pemeriksaan Pelupusan yang mempunyai Surat Pelantikan untuk membuat pelupusan

PYD

Pegawai Pemeriksa Pelupus

-       KEW PA-20

5

Pegawai Pemeriksaan Pelupusan menyediakan laporan pelupusan untuk tindakan pelupusan

PYD

Pegawai Pemeriksa Pelupus

-       KEW PA-21

6

Melakukan pelupusan

PYD

Pegawai Pelupus

• 
  Dilupuskan mengikut tatacara dan jenis peralatan tersebut

7

Menyediakan laporan pelupusan

PYD

Pegawai Pelupus

• 
  Laporan beserta gambar sebagai bukti pelupusan

• KEW PA-22

• KEW PA-23

8

Kemaskini rekod aset

PYD

10. BORANG PERALATAN

CARTA ALIR PROSES PEMINJAMAN DAN PEMULANGAN

ASET ALIH KERAJAAN PUSAT KOKURIKULUM

JABATAN PENDIDIKAN NEGERI 

REKOD PEMINJAMAN PERALATAN AKTIVITI

NAMA PEMINJAM

TARIKH PINJAMAN

JENIS AKTIVITI

TARIKH PROGRAM

BIL NAMA PERALATAN KUANTITI DIPINJAM KUANTITI DIPULANG KUANTITI ROSAK / HILANG CATATAN

PENGAKUAN: Adalah saya dengan ini mengaku telah memeriksa dan menerima peralatan ini dalam keadaan yang baik, sempurna bentuk fizikalnya serta boleh beroperasi dengan sempurna. Saya akan bertanggungjawab sepenuhnya ke atas peralatan ini sepanjang ia berada di dalam simpanan saya.

DIPINJAM OLEH :

DISAHKAN OLEH :

TANDATANGAN

TANDATANGAN

NAMA

NAMA

TARIKH

TARIKH

ULASAN

ULASAN

DIPULANG OLEH :

DISAHKAN OLEH :

TANDATANGAN

TANDATANGAN

NAMA

NAMA

TARIKH

TARIKH

ULASAN

ULASAN

REKOD INVENTORI PERALATAN AKTIVITI AIR

NAMA PEMERIKSA

TARIKH

NAMA PENJAGA STOR

LOKASI PENYIMPANAN

BIL

NAMA PERALATAN

SOC (UOM)

JENAMA

MODEL

KUANTITI ALATAN

KUANTITI ELOK

KUANTITI ROSAK

CATATAN

DISEDIAKAN OLEH :

DISAHKAN OLEH :

NAMA

NAMA

TARIKH

TARIKH

ULASAN

ULASAN

REKOD INVENTORI PERALATAN ARAS TINGGI

NAMA PEMERIKSA

TARIKH

NAMA PENJAGA STOR

LOKASI PENYIMPANAN

BIL

NAMA PERALATAN

SOC (UOM)

JENAMA

MODEL

KUANTITI ALATAN

KUANTITI ELOK

KUANTITI ROSAK

CATATAN

1

Tali Statik

2

Tali Dinamik

3

Sling

4

Climbing Helmet

5

Alloy Carabiner 

6

Steel Carabiner 

7

Full Body Harness

8

Half Body Harness

9

Belaying Device

10

Ascending Device

11

Figure of Eight

12

Double Pulley

13

Single Pulley

14

Rescue Pulley

15

Rappel Glove

16

Chain Block

DISEDIAKAN OLEH :

DISAHKAN OLEH :

NAMA

NAMA

TARIKH

TARIKH

ULASAN

ULASAN

REKOD PEMERIKSAAN PERALATAN AKTIVITI

NAMA PEMERIKSA

TARIKH

NAMA PENJAGA STOR

LOKASI PENYIMPANAN

BIL

NAMA PERALATAN

SOC (UOM)

JENAMA

MODEL

KUANTITI PEGANGAN

KUANTITI ELOK

KUANTITI ROSAK

CATATAN

DISEDIAKAN OLEH :

DISAHKAN OLEH :

NAMA

NAMA

TARIKH

TARIKH

ULASAN

ULASAN

BORANG PEREKODAN MAKLUMAT PENGGUNAAN PERALATAN

BAGI AKTIVITI TALI TEMALI

NAMA PROGRAM

:

NAMA SEKOLAH

:

NAMA GURU PENYELARAS

:

NAMA KETUA JURULATIH

:

JUMLAH JURULATIH

:

TARIKH AKTIVITI

:

MASA 

:

JENIS AKTIVITI TALI (bulatkan)

: Abseiling / Wall Climbing / Zipline / 

  High Rope Challenge Course / Low Rope Element

NO.

NAMA PESERTA

TAHUN / TINGKATAN

BERAT (KG)

CATATAN

BORANG PEMERIKSAAN PERALATAN ROSAK

NAMA ALATAN :

NAMA PENGELUAR :

ALAMAT :

NOMBOR SIRI :

MODEL :

TAHUN :

TAHUN PEMBELIAN :

TARIKH PENGGUNAAN KALI PERTAMA :

SEJARAH PENGGUNAAN : 

JENIS-JENIS KEROSAKAN YANG TELAH DIKENAL PASTI (KEROSAKAN UTAMA) :

JENIS-JENIS KEROSAKAN LAIN YANG DIKENALPASTI (KEROSAKAN KECIL) :

ULASAN PEMERIKSA :

PEMERIKSA :

COP & T.T

PEMERIKSA :

TARIKH :       

TARIKH PEMERIKSAAN SETERUSNYA :