PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN PENGURUSAN FAIL PANITIA MATA PELAJARAN
Pendahuluan
Sistem fail yang berkualiti akan membolehkan pengesanan dan pengeluaran fail dengan segera. Sistem fail yang berkualiti mampu meningkatkan pengurusan dan pentadbiran panitia mata pelajaran yang cemerlang. Sebarang maklumat dapat diperoleh dengan cepat serta tindakan dapat diambil dengan segera. Keadaan ini dapat meningkatkan kecekapan pentadbiran serta memberi kepuasan kepada ahli panitia . Hal yang demikian, setiap panitia mata pelajaran memerlukan sistem fail yang sistematik supaya memudahkan semua pihak mendapat maklumat berkaitan dengan panitia mata pelajaran.
Pengurusan Fail Panitia
Dalam usaha meningkatkan kecekapan sistem penyampaian khususnya di bilik darjah, Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) sentiasa memberi penekanan kepada keupayaan guru untuk meningkatkan kualiti pengajaran dan pembelajaran(PdP). Pelbagai usaha dijalankan bagi membolehkan guru memberi fokus kepada tugas utama iaitu mendidik.Hal ini bertujuan untuk memastikan keberkesanan PdP dapat ditingkatkan
Penyediaan Bentuk Salinan Lembut(Soft Copy) dan Salinan Cetak (Hard Copy) Fail Panitia
Berdasarkan SPI bil 4/1986, panitia mata pelajaran bertanggungjawab menyelenggara fail-fail panitia dan semua minit mesyuarat, atau laporan mesyuarat,surat menyurat, laporan dan rekod-rekod yang berkaitan.Maklumat terkini KPM melalui surat siaran bertarikh11 Januari 2019, pihak sekolah bertanggungjawab menentukan bilangan fail panitia berdasarkan keperluan dan kesesuaian sekolah masing-masing. Sehubungan itu, sekolah bebas menentukan bilangan fail panitia yang dikehendaki.
Keperluan Mewujudkan Fail Bentuk Salinan Lembut(Soft Copy) dan Salinan Cetak(Hard Copy) Fail Panitia Mata Pelajaran
Sebagai alat perhubungan panitia mata pelajaran yang penting
Mengurus maklumat panitia mata pelajaran
Membantu membuat keputusan/mengambil Tindakan
Mengekalkan bahan rujukan utama panitia mata pelajaran
Bahan bukti (hitam putih)
Bahan penyelidikan
Cadangan Kandungan Kulit Fail Bentuk Salinan Lembut (Soft Copy) dan Salinan Cetak (Hard Copy) Fail Panitia Mata Pelajaran
Ada ruang untuk tulis.
Nombor rujukan fail mengikut kesesuaian sekolah/panitia
Tajuk fail.
Kertas-kertas yang berhubungan.
Tarikh kandungan pertama dan akhir.
Cadangan Tajuk Fail Kulit Fail Bentuk Salinan Lembut (Soft Copy) dan Salinan Cetak(Hard Copy) Fail Panitia Mata Pelajaran
Berkaitan dengan isi kandungan surat.
Jelas.
Ringkas.
Tidak boleh guna singkatan.
Elakkan perkataan-perkataan dengan ejaan sama tetapi mempunyai makna yang berlainan.
Menentukan fungsi panitia mata pelajaran.
Cadangan Nombor Rujukan Fail Panitia Mata Pelajaran
Mestilah mengikut sistem klasifikasi fail yang sedia digunakan oleh sekolah berkenaan.
Jika fail panitia bertukar kepada sistem klasifikasi yang baharu, maka nombor fail lama perlu dicatat dalam ruang “Kertas-kertas yang berhubungan” untuk rujukan
Cadangan Kandungan Fail
Kertas minit di sebelah kiri.
Surat yang diterima atau dikeluarkan di sebelah kanan.
Cadangan Kertas Minit Dalam fail
Semua kertas minit dan surat-surat hendaklah ditebuk di tepinya kira-kira 2.5 cm dari bucu atas sebelah kanan. Kertas minit mengandungi senarai bilangan surat yang dikandung oleh fail tersebut dan bermula dari bilangan 1. Kertas minit mesti dikemaskini untuk:-
Mudah dirujuk
Kawalan keselamatan surat/lampiran
Cadangan Kaedah Merekodkan Surat Keluar Dan Masuk
Merah bagisurat masuk
Biruatau hitam bagi surat keluar
Minit yang ditulis tidak boleh dipadam dengan liquid paper
Cadangan Surat
Catatkan bilangan kandungan fail (bulatkan) di sudut kanan atas surat
Merah bagi surat masuk
Biru atau hitam bagi surat keluar
Rumusan
Sistem fail panitia mata pelajaran yang baharu dan lengkap di sekolah dapat membantu proses klasifikasi, penyusunan dan penyimpanan rekod supaya dapat diperoleh dengan segera apabila dikehendaki. Tiada penentuan bilangan fail panitia mata pelajaran yang ditetapkan. Kesemuanya terpulang kepada pihak sekolah untuk mewujudkannya. Sistem fail ini mustahak kepada panitia mata pelajaran untuk kecekapan pengurusan sesebuah panitia. Pengurusan fail ini merupakan satu folder yang mengandungi surat atau lampiran. Penyediaan sistem fail panitia(salinan lembut dan salinan cetak) hendaklah dibantu oleh ahli-ahli panitia yang lain. Kerjasama ini akan memberi kesan yang baik dalam pengurusan fail panitia mata pelajaran dan ini akan memudahkan semua pihak untuk mendapatkan maklumat berkenaan panitia. Setiap panitia mata pelajaran memerlukan sistem penyimpanan rekod yang baik dan lengkap sama ada dalam bentuk salinan lembut atau salinan cetak. Sekolah yang berkualiti adalah sekolah yang dapat menampilkan imej pengurusan fail yang bermutu. tinggi melalui dokumentasi maklumat dan rekod.