Minit mesyuarat merupakan satu laporan mengenai perkara atau hal yang dibincangkan dan diputuskan dalam sesuatu mesyuarat.
Minit disediakan oleh setiausaha mesyuarat atau urus setia mesyuarat. Dokumen ini sangat penting kerana ia merupakan sumber rujukan masa hadapan terhadap sesuatu hal. Minit mesyuarat juga merupakan bukti yang kuat kepada sesuatu perkara itu ada dibincangkan.
Contohnya, sekolah didatangi Pegawai JPN bahagian MBMMBI, ia bertanyakan ada tidak program-program yang dijalankan di sekolah anda. Apakah bukti yang anda perlu tunjuk? Ya sudah pastilah Minit Mesyuarat menjadi bukti paling kuat.
Format minit lazimnya, disusun mengikut agenda mesyuarat dan perlu kelihatan kemas dan teratur supaya ia mudah difahami walau pun bagi yang tidak dapat hadir ke mesyuarat berkenaan. Format minit mesyuarat mesti mempunyai lapan komponen yang penting.
Ciri Minit Mesyuarat Yang Berkualiti
1. Penulisan Hendaklah Ringkas, Tepat Dan Padat
Penulisan minit mesyuarat mestilah ringkas, tepat dan padat kerana laras bahasanya bersifat formal- pemerian yang menggunakan kata dan ungkapan bahasa rasmi.
Contoh :
Betul : Memandangkan bahawa….maka
Salah : kerana, oleh sebab, atau sebab
2. Contoh :
Betul : Berbangkit daripada…
Salah : Oleh itu…
3. Contoh :
Betul : Beliau berpendapat…..
Salah : Beliau berfikir
2. Ayat-ayat yang digunakan perlu menggambarkan keputusan anggota mesyuarat.
Semasa menulis minit mesyuarat, ayat-ayat yang digunakan perlu menggambarkan keputusan yang dibuat berdasarkan persetujuan anggota mesyuarat misalnya :
Mesyuarat bersetuju menerima….
Mesyuarat telah dimaklumkan bahawa
3. Gaya bahasa minit mesyuarat berbentuk ungkapan.
Gaya bahasa minit mesyuarat juga berbentuk ungkapan, iaitu kata-kata tertentu dijadikan ungkapan khusus seperti :
1. Ungkapan mengesahkan atau disahkan diikuti tanpa sebarang pindaan :
Jawatankuasa kecil Penganugerahan…telah mengesahkan minit mesyuarat yang telah diadakan pada… tanpa sebarang pindaan.
2. ungkapan mengesahkan atau disahkan diikuti dengan pindaan :
Lembaga pentadbir telah mengesahkan minit mesyuarat yang diadakan pada…dengan pindaan yang berikut : i. ……… ii. ………. iii. ……….
3. Sekiranya ada pindaan, pembatalan dan penggantian, misalnya :
Batalkan ceraian…… yang berbunyi
Gantikan dengan……
4. Ungkapan yang sering digunakan untuk melaporkan perbincangan semasa mesyuarat ialah :
Mengusulkan, membahaskan, dibahaskan, mencadangkan, membincangkan, dibincangkan, mengesyorkan, disyorkan