Modul 2: Bahagian 4
Modul 2: Bahagian 4
Embedded Files
SELEPAS MESYUARAT
SELEPAS MESYUARAT
Borang Maklum Balas
Borang Maklum Balas
Setiausaha/urus setia perlu mengedarkan borang maklum balas kepada pihak yang dipertanggungjawabkan untuk melaksanakan tindakan susulan hasil keputusan mesyuarat.
Tarikh penghantaran semula borang maklum balas kepada setiausaha/urus setia mesti dinyatakan.
Sebagai norma kerja, setiausaha/urus setia sepatutnya telah menerima borang maklum balas tujuh (7) hari sebelum mesyuarat berikutnya.
Hal ini penting kerana setiausaha/urus setia perlu merekodkan tindakan pihak yang berkenaan dalam borang maklum balas untuk dijadikan sebagai lampiran minit mesyuarat seterusnya.
Penyediaan Minit
Penyediaan Minit
Ciri-ciri minit mesyuarat ada disenaraikan dalam Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bilangan 2 Tahun 1991 (PKPA 2/1991)
Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatankuasa- Jawatankuasa Kerajaan dan Arahan Pentadbiran Ketua Pengarah MAMPU Bilangan 6 Tahun 2014 - Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Penulisan Minit Mesyuarat (MAMPU 6/2014).
Konsep Minit Mesyuarat
Konsep Minit Mesyuarat
Merupakan catatan, rekod dan dokumen rasmi yang dicatat mengenai keputusan perbincangan yang diputuskan dalam sesebuah mesyuarat.
Minit mesyuarat akan menjadi bahan rujukan, untuk tindakan susulan, untuk pelaporan semula mesyuarat akan datang dan bukti rasmi serta salah satu punca kuasa dalam sebarang arahan kerja dalam sesebuah jabatan atau organisasi.
Merupakan dokumen rasmi dan sulit maka tidak boleh didedahkan sewenang-wenangnya untuk tatapan umum.
Namun, terdapat jabatan dan organisasi membenarkan minit mesyuarat didedahkan dengan tujuan untuk kepentingan awam dan ketelusan pentadbiran serta pengurusan jabatan atau organisasi tersebut.
Penulisan minit mesyuarat hendaklah ditulis dengan menggunakan format yang khusus.
Butiran Awal Mesyuarat
Butiran Awal Mesyuarat
Maklumat awal merangkumi nama mesyuarat, nombor bilangan mesyuarat, tahun, tarikh, masa dan tempat berlangsung mesyuarat.
Senarai kehadiran ialah nama-nama ahli yang menghadiri mesyuarat. Susunan bermula dengan nama pengerusi dan seterusnya mengikut kekananan.
Senarai nama disusun di bawah tajuk hadir, hadir bersama dan yang tidak hadir bersebab.
Ahli yang tidak dapat hadir perlu dicatatkan di bawah tidak hadir dengan memberitahu sebab ketidakhadirannya.
Jika ada ahli mesyuarat yang dijemput khas ke dalam mesyuarat tersebut maka senarai nama mereka perlu dicatatkan sebagai Hadir Bersama/Turut Hadir dengan mengikut kekananan.
Nama pegawai sebagai urus setia mesyuarat juga perlu dicatat di bawah tajuk urus setia.
Struktur Mesyuarat
Struktur Mesyuarat
Perutusan Pengerusi
Perutusan Pengerusi
Mencatatkan ucapan alu-aluan daripada pengerusi dan penghargaan.
Lazimnya, pengerusi akan menyampaikan maklumat penting hasil perbincangan atau mesyuarat pada peringkat yang lebih tinggi sebagai makluman kepada ahli mesyuarat.
Pengesahan Mesyuarat Lalu
Pengesahan Mesyuarat Lalu
ruangan ini mencatatkan pengesahan minit mesyuarat yang lalu sama ada yang disahkan tanpa pindaan ataupun dengan pindaan.
Jika terdapat pindaan, minit mesyuarat mesti mencatatkan pindaan-pindaan berkenaan.
Nama pencadang dan yang menyokong pengesahan minit mesyuarat boleh dicatatkan dalam ruangan ini.
Perkara-perkara Berbangkit / Maklum Balas
Perkara-perkara Berbangkit / Maklum Balas
Ruangan ini mencatatkan perkara-perkara yang dibangkitkan mengikut perbincangan dalam mesyuarat yang lalu.
Borang maklum balas boleh membantu melancarkan perjalanan mesyuarat semasa sesi perbincangan.
Borang maklum balas digunakan untuk melihat dan meneliti kemajuan sesuatu tindakan yang diputuskan.
Tindakan yang masih belum selesai perlu dicatatkan sehinggalah tindakan itu disempurnakan atau ahli mesyuarat bersetuju untuk menggugurkannya dalam catatan minit mesyuarat atau dalam borang maklum balas.
Dalam Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bilangan 2 Tahun 1991 (PKPA 2/1991) ada menyediakan contoh borang maklum balas.
Borang maklum balas diwujudkan untuk mengesan dan melihat sejauhmanakah kemajuan sesuatu tindakan yang telah diputuskan dalam mesyuarat lepas.
Namun, format borang maklum balas boleh diubah suai mengikut keperluan dan kesesuaian jabatan atau organisasi masing-masing.
Perbincangan Agenda
Perbincangan Agenda
Ruangan ini merekodkan perkara-perkara baharu seperti yang telah ditentukan dalam notis mesyuarat.
Maklumat yang perlu direkodkan ialah keputusan mesyuarat dan tindakan susulan yang perlu diambil.
Jika agenda mesyuarat melibatkan pembentangan kertas kerja, minit mesyuarat perlu merekodkan keputusan mesyuarat sama ada diluluskan atau sebaliknya.
Jika agenda mesyuarat melibatkan pembentangan kertas kerja, perkara yang perlu direkodkan ialah:
a. Tajuk kertas kerja yang dibentang
b. Tujuan kertas kerja diadakan
c. Isu berbangkit dalam kertas kerja
d. Keputusan mengenai isu berbangkit dan tindakan susulan yang perlu diambil.
Hal-hal Lain
Hal-hal Lain
Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan dalam mesyuarat dan perkara-perkara itu pada awalnya tidak dimasukkan sebagai agenda.
Lazimnya, pengerusi akan meminta maklum balas daripada setiap ahli mesyuarat.
Penutup
Penutup
Dalam ruangan ini maklumat yang direkodkan ialah ucapan penghargaan atau pernyataan komitmen pengerusi mesyuarat.
Masa penangguhan mesyuarat juga perlu dicatatkan.
Nama Penyedia dan Penyemak Minit Mesyuarat
Nama Penyedia dan Penyemak Minit Mesyuarat
Nama penyedia dan penyemak minit mesyuarat boleh dimasukkan sebagai tanda pertanggugjawaban.
Situasi ini lebih sesuai untuk mesyuarat yang melibatkan jabatan atau organisasi yang sama maka boleh dimasukkan nama penyedia dan penyemak minit.
Walau bagaimanapun, pada akhir mesyuarat dalam PKPA 2/1991 dan MAMPU 6/2014 tidak menetapkan sama ada nama dan tandatangan penyedia serta penyemak perlu dituliskan jika mesyuarat dikendalikan oleh urus setia.
Hal ini berlaku kerana mesyuarat melibatkan pelbagai jabatan atau agensi-agensi.
Maka urus setia mesyuarat perlu ada dalam mengendalikan mesyuarat tersebut. PKPA 2/1991 dan MAMPU 6/2014 hanya mencatat urus setia yang terlibat dalam penyediaan berserta tarikhnya.
Pengedaran Minit Mesyuarat
Pengedaran Minit Mesyuarat
Menyediakan draf minit mesyuarat mengikut format yang ditetapkan dan mengemukakannya kepada pengerusi mesyuarat untuk semakan dalam tempoh tiga hari bekerja selepas mesyuarat diadakan.
Minit mesyuarat yang telah siap disemak mestilah diedarkan selewat-lewatnya tujuh (7) hari selepas mesyuarat.
Contoh Minit Mesyuarat
Contoh Minit Mesyuarat
Page updated
Report abuse