Agenda mesyuarat baharu perlu ditentukan lebih awal agar pihak berkaitan dapat membuat persediaan awal dan pembentangan dapat dibuat secara lebih teliti.

Jika terdapat kertas kerja atau kertas cadangan program yang hendak dibentangkan maka penentuan agenda pembentangan kertas kerja atau kertas cadangan itu hendaklah dilakukan 15 hari sebelum mesyuarat dijalankan.

Pihak berkenaan hendaklah menyediakan jumlah salinan kertas kerja atau kertas cadangan program yang mencukupi kepada ahli mesyuarat ketika mesyuarat berlangsung.

Setiausaha atau urus setia mestilah memaklumkan kepada pihak berkenaan jumlah ahli mesyuarat.

Setiausaha mestilah memastikan ahli mesyuarat menerima surat atau notis jemputan mesyuarat sekurang-kurangnya 10 hari sebelum tarikh mesyuarat berlangsung.

Surat atau notis jemputan mesyuarat mestilah mengandungi maklumat asas seperti nama jawatankuasa, tarikh, tempat, masa, agenda dan pengerusi mesyuarat.

Senarai jemputan akan memudahkan setiausaha atau urus setia merekodkan kehadiran ahli mesyuarat sewaktu mesyuarat berlangsung nanti.