Le succès d’un processus participatif repose non seulement sur la diversité des personnes présentes, mais aussi sur la manière dont il est structuré pour encourager la participation de tous. Un cadre rigide ou des horaires inadaptés risquent de limiter l’inclusion, tandis que des méthodes variées et des contextes d’expression adaptés favorisent l’implication de publics plus divers. Cette première partie de ce guide propose des recommandations pour ajuster le déroulement des consultations afin de prendre en compte les différents besoins, disponibilités et sensibilités des participants, tout en valorisant la pluralité des formes d’expression et d’intelligence.

1. Comment faciliter la participation ?

Assurer une participation accessible à toutes et tous implique de proposer des options adaptées aux différentes réalités du public, en tenant compte de leurs contraintes professionnelles, familiales et de mobilité. Certains créneaux horaires conviennent mieux selon les situations : les parents de jeunes enfants sont moins disponibles en soirée, tandis que les personnes qui travaillent à temps plein le sont moins en journée. Offrir des horaires variés (journée, soirée, week-end) peut permettre de toucher un public plus large. Dans la mesure du possible, envisager des lieux bien desservis par les transports en commun, proposer des solutions de navettes ou de covoiturage pour les endroits plus isolés et penser à des alternatives en ligne pour celles et ceux qui ne peuvent se déplacer.

2. Le contexte convient-il au public pour qu’il puisse aisément s’exprimer ?

Toutes les personnes n’ont pas les mêmes facilités ou la même aisance à s’exprimer et à prendre part au processus participatif. Le présentiel – option la plus courante – peut être complété par d’autres options : à distance grâce au numérique (voir partie “Digital”), par écrit ou formulaire à cocher, par des contacts personnels (juste à deux, en face à face), etc.

3. Les formes d’expression, d'intelligence et les types d’outils sont-ils variés et adaptés ?

Tout le monde n’a pas la même aisance et la même confiance en soi pour donner son avis, se positionner, s’exprimer. Pour certaines personnes, cela peut représenter un obstacle considérable à leur participation. Parmi les méthodes à encourager, le partage d'expérience du vécu, par exemple, permet de légitimer et valoriser toutes les personnes participantes.  Si les moyens les plus répandus pour participer restent l’expression orale et l’expression écrite, bon nombre d’autres méthodes invoquent le corps, l’esprit, la créativité. Elles permettent à davantage de personnes de prendre part au processus en valorisant d’autres compétences. De nombreux outils peuvent être imaginés : photolangage, dessins, maquettes, collages, débat mouvants, jeux de rôle, improvisations, sons et mouvements, etc.

4. Un moment préalable de "mise en confiance" entre pairs est-il nécessaire ?

Parce que les groupes dominants peuvent être oppressifs et discriminants (même sans intention de l’être), organiser un espace d’échange « safe » pour une catégorie de personnes se considérant comme opprimées ou discriminées, en non-mixité choisie par exemple, permet de créer du lien et se sentir en sécurité et de donner la confiance en soi nécessaire pour pouvoir s'exprimer en public. Cela peut faciliter les futurs échanges à venir, en mixité choisie.

5. Des accompagnements spécifiques sont-ils possibles ?

Pour répondre à des enjeux spécifiques comme la barrière de la langue, les phobies sociales ou l’appréhension d’être avec des personnes inconnues, il est essentiel de proposer des solutions d’accompagnement adaptées. Permettre aux participants de venir avec une personne de confiance qui peut traduire ou reformuler le contenu est un premier pas. Cependant, pour garantir une compréhension optimale, il peut être nécessaire de recourir à des traducteurs professionnels ou des interprètes en langue des signes (LSFB), surtout pour les personnes non-francophones ou utilisant des moyens de communication spécifiques. Ces accompagnements — qu’il s’agisse de traducteurs, de référents ou d’accompagnateurs spécialisés — assurent une communication de qualité et encouragent une participation active de chacun sans ajouter de contraintes aux participants eux-mêmes.

6. Les personnes chargées de l’encadrement ont-elles des profils diversifiés ?

Lorsque l’équipe en charge du  processus regroupe une diversité d’âges, de cultures, d’origines ethniques, d’orientations sexuelles, de croyances religieuses et intègre des personnes en situation de handicap, alors cela reflète concrètement  les principes d’inclusion. Les personnes participantes se sentent ainsi mieux représentées et légitimes, car elles perçoivent que leur diversité est valorisée et reconnue, ce qui encourage un sentiment de confiance et d’appartenance au sein du groupe.

7. Les interventions et témoignages reflètent-ils la diversité des participants ?

De la même manière que les personnes chargées de l’encadrement du processus, la diversité des profils des personnes intervenantes et des choix des témoignages permet de mieux représenter la pluralité des vécus et expériences du public. Intégrer des profils variés assure que chaque personne puisse se retrouver dans les exemples partagés, favorisant un sentiment de reconnaissance et d’inclusion. 

L’aménagement des lieux et la mobilité sont essentiels pour garantir que les processus participatifs soient réellement ouverts à tous et toutes. Un lieu inadapté ou difficile d’accès peut exclure des groupes entiers. Comme précédemment mentionné, les personnes à mobilité réduite (PMR) incluent un large éventail de personnes. Prendre en compte leurs besoins signifie penser à l’accessibilité de manière globale : cheminements dégagés, rampes adaptées, zones de repos, informations claires. De même, il est essentiel de considérer les aménagements liés à la sécurité et au confort pour d’autres publics, comme les minorités de genre, les personnes en situation de handicap, ou les familles avec enfants. En abordant chaque aspect de l’aménagement avec cette diversité en tête, on favorise une participation plus équitable, où toute personne peut se sentir accueillie et écoutée. Ce guide se penche sur les principaux aspects à prendre en compte pour que les lieux choisis favorisent une participation réellement inclusive.

1. Le lieu est-il accessible en transport public ?

Un lieu doit être bien desservi par les transports publics pour accueillir tous les publics, en particulier ceux sans véhicule. Le coût du transport peut être un frein : proposer des aides comme des bons de transport, un remboursement des frais de déplacement, ou bien organiser du covoiturage peut lever cette barrière. Enfin, des informations claires (arrêts les plus proches, panneaux de signalisation) facilitent l’accès pour tous. Pour les lieux plus isolés ou mal desservis, des solutions comme des navettes, du covoiturage, ou même un accompagnement collectif pour se rendre sur place peuvent faciliter l’accès.

2. Le lieu est-il accessible pour les personnes à mobilité réduite (PMR) ?

Aménager des rampes d'accès, prévoir des chemins larges et dégagés, et utiliser des matériaux antidérapants sont des mesures de base, mais il est aussi crucial de garantir des sanitaires adaptés, des zones de repos et des portes automatiques. L’objectif est d’éliminer tous les obstacles potentiels qui pourraient empêcher une personne de participer pleinement. Un lieu inclusif prend en compte les besoins de chacun·e en lui permettant de circuler, de s’asseoir et de contribuer aux discussions sans contrainte physique.

3. Le lieu est-il convivial et sécurisé pour l’ensemble des participants ?

Choisir un lieu sécurisant et accueillant est crucial pour encourager la participation. Les espaces doivent être accessibles, avec des zones adaptées (toilettes non-genrées, lieux de repos). Prévoir un service de garde d’enfants ou des repas adaptés permet aussi de lever des freins logistiques importants pour les parents. De même, la perception de sécurité est particulièrement importante pour les femmes et les minorités de genre. Installer des toilettes non-genrées, proposer des zones bien éclairées, et éviter les lieux isolés contribue à renforcer ce sentiment de sécurité et de confort. Ces éléments, souvent perçus comme secondaires, influencent directement la capacité des personnes à se sentir en confiance pour s’exprimer pleinement.

4. L'espace est-il installé de manière à favoriser  le confort de chacun ?

Le confort dans un lieu est un élément souvent négligé mais crucial pour encourager l’inclusivité. Les personnes en situation de handicap doivent pouvoir se déplacer aisément, accéder à des sièges ergonomiques et trouver des zones où elles peuvent se reposer si nécessaire. Par exemple, des barres d’appui dans les sanitaires, des espaces de rotation pour les fauteuils roulants ou des rampes avec un dénivelé adapté peuvent améliorer considérablement leur expérience. De même, pour les personnes ayant des déficiences auditives, une bonne acoustique, un éclairage approprié et des systèmes de communication visuelle facilitent la compréhension des discussions et leur participation aux échanges​. Prévoir un "safe space" ou un espace calme permet de répondre aux besoins de publics plus vulnérables qui pourraient être submergés dans des lieux trop bruyants ou animés.

5. Les toilettes sont-elles inclusives ?

Les toilettes sont souvent perçus comme des lieux de contrôle social, générant stress, peur et exclusion. Proposer des toilettes neutres et accessibles est nécessaire pour répondre aux besoins de divers groupes : personnes en situation de handicap (largeur de portes), personnes transgenres et non-binaires (sécurité), parents (espaces de change). En garantissant l’accès et la sécurité de tout le monde dans ces espaces, on diminue les barrières invisibles qui freinent la participation. Cela contribue à créer un environnement où chacun·e se sent légitime et respecté·e, indépendamment de son genre, de ses capacités ou de sa situation familiale.

La langue et la communication jouent un rôle essentiel dans l’inclusion des processus participatifs. Des échanges qui ignorent les différentes capacités linguistiques et cognitives des participant·e·s risquent d’exclure une partie significative de la population. Cela peut toucher divers groupes : les personnes malentendantes, malvoyantes, non-francophones, ou celles en situation d’illettrisme (parfois dites « ALPHA »). Un langage mal adapté peut également poser des difficultés aux personnes présentant des troubles dys, aux utilisateurs de lecteurs d’écran, ou à toute personne avec des besoins spécifiques. De plus, une dissémination efficace de l’information est cruciale pour s’assurer que le plus grand nombre possible de personnes puisse y accéder. La manière dont les informations sont diffusées peut influencer fortement la participation : certains publics, peu enclins à consulter des canaux institutionnels, peuvent mieux recevoir les informations par le biais de relais communautaires, de supports physiques ou d’initiatives de terrain.

Ce guide propose donc des recommandations concrètes pour diversifier les modalités de communication, prévoir des traductions adaptées, simplifier le langage tout en restant inclusif et offrir des supports variés comme l’audio ou les pictogrammes. En optimisant la diffusion de l’information et en adaptant le langage, ces recommandations visent à garantir que toutes et tous puissent accéder aux informations et participer pleinement, quels que soient leur maîtrise de la langue ou leurs capacités de lecture.

1. Avez-vous prévu de l'interprétation, langue des signes ou assistance vocale ?

Pour inclure les personnes malentendantes, malvoyantes ou ayant des difficultés de compréhension, il est essentiel de prévoir des dispositifs comme la langue des signes, l’interprétation en temps réel, ou des aides techniques (par ex. lecteurs d’écran, sous-titres audio). Cela garantit que tous les participants puissent suivre les échanges et participer activement, quel que soit leur mode de communication. Si le besoin est fréquent, engager un interprète professionnel ou un traducteur en langue des signes peut renforcer l’accessibilité du processus.

2. Le langage utilisé est-il inclusif, compréhensible et adapté aux besoins spécifiques du public ?

Un langage inclusif et compréhensible est nécessaire pour respecter, représenter et inclure la diversité du public, sans compromettre la lisibilité, notamment pour les personnes ayant des difficultés de lecture (personnes dys-, utilisateurs d’assistants vocaux, personnes ALPHA ou en situation d’illettrisme). Trouver cet équilibre est essentiel pour garantir un accès fluide à l’information. Pour certains publics, privilégier une approche interpersonnelle peut rendre les échanges plus accessibles, facilitant un dialogue direct et réduisant les risques de malentendu lorsque des besoins spécifiques sont présents.

3. Les besoins des personnes ALPHA sont-ils pris en compte ?

Les personnes dites ALPHA n’ont jamais acquis les compétences de lecture et d’écriture de base. Proposer uniquement des textes écrits peut les exclure. Il est important de penser à des formats oraux (audio), visuels (schémas, pictogrammes), ou à l'accompagnement par un médiateur pour expliquer le contenu. Le choix des supports doit prendre en compte leurs besoins spécifiques afin de faciliter la compréhension.

4. L'information fournie est-elle accessible ?

Pour que chacun·e se sente à l’aise et inclus, l’information doit être accessible intellectuellement, avec un langage clair, sans jargon ni vocabulaire trop familier. L’accessibilité intellectuelle repose sur des contenus compréhensibles pour tous, tenant compte des niveaux de connaissance et des références culturelles. Les référents culturels jouent un rôle clé en aidant à adapter les contenus pour qu'ils soient compréhensibles. Il est important de vérifier la compréhension du groupe et d’encourager les questions pour favoriser un environnement inclusif.

5. Utilisez-vous des méthodes d’écriture FALC (facile à lire et à comprendre) ?

Les méthodes FALC garantissent que les documents soient accessibles aux personnes ayant des difficultés cognitives ou de lecture. Utilisez des phrases courtes, évitez le jargon technique et intégrez des illustrations. Prévoir une version FALC de chaque document important permet à chacun d’accéder à l’information de manière autonome et de participer activement.

6. Quels lieux et dispositifs privilégier pour diffuser l'invitation et toucher tous les publics ?

Pour encourager la participation, il est essentiel de diffuser les invitations dans des lieux fréquentés par les publics ciblés. Une présence sur le terrain, via des stands, permanences mobiles ou autres dispositifs dans l’espace public, permet de rencontrer des personnes qui ne fréquentent pas les lieux institutionnels. L’installation de tentes et de signalétique claire, ou la présence d’équipes formées à l’écoute, facilite les premiers contacts et encourage un échange accessible.  Des espaces comme les maisons communales, bibliothèques et lieux symboliques proches des communautés renforcent l'inclusivité et la visibilité du processus participatif. Assurer que le message atteigne le public ciblé implique de varier les canaux de diffusion. Par exemple, les jeunes privilégient les réseaux sociaux, tandis que les personnes âgées préfèrent souvent le courrier postal ou les journaux locaux. En diversifiant les moyens de communication (en ligne, imprimés, en personne), on maximise les chances d’atteindre un public large et inclusif.

7. Avez-vous impliqués des acteurs relais, locaux et partenaires dans votre démarche ?

Les acteurs relais sont des personnes ou des organisations qui ont un lien direct et de confiance avec le public ciblé. Les associations locales, grâce à leur connaissance du terrain et leur lien de confiance avec les habitant·es, sont des relais essentiels pour toucher les groupes socialement exclus. Elles facilitent le lien avec les communautés, co-construisant des actions mieux adaptées.  Collaborer avec ces acteurs relais permet de diffuser plus efficacement l’invitation et de renforcer la crédibilité de la démarche participative auprès des publics concernés. Les impliquer dès le début renforce la légitimité du processus et évite de proposer des dispositifs qui ne répondraient pas aux attentes réelles des personnes concernées.

Le digital offre des opportunités considérables pour rendre les processus participatifs plus inclusifs, en facilitant la collaboration globale, l'engagement direct et en réduisant les coûts. Il permet à un plus grand nombre de citoyens de participer aux discussions démocratiques, même ceux issus de groupes socialement marginalisés. Cependant, des obstacles importants subsistent. L’accès au numérique demeure inégal et de nombreuses personnes se heurtent à des problèmes de connexion, de compétences numériques ou de confiance. Les personnes âgées, celles en situation de handicap, ou encore les moins aisées sont souvent exclues par manque d'équipement adapté ou de soutien suffisant. De plus, des enjeux comme la surcharge d’informations, la polarisation des débats, ou le stress lié à un design numérique inadéquat peuvent freiner la participation effective. C’est pourquoi il est essentiel de bien concevoir les outils numériques et d’accompagner leur usage afin qu’ils ne creusent pas davantage la fracture numérique, mais qu’ils la comblent. Ainsi, dans cette partie, ce guide tente de répondre aux principales questions à prendre en compte pour garantir que les outils digitaux mis en place dans le cadre de processus participatifs soient véritablement inclusifs et accessibles à tous et toutes.

1. Le design des outils digitaux est-il clair, facile et intuitif (dès le 1er clic) ?

L’accessibilité et la simplicité du design sont essentielles pour garantir que tout le monde puisse naviguer sur une plateforme sans frustration. Un design complexe peut décourager le public, en particulier les personnes ayant moins d’expérience numérique ou des capacités cognitives différentes. Un design intuitif réduit les barrières d'entrée et améliore la participation de tous les publics, y compris des personnes âgées ou peu familières avec les outils numériques.

2. Un logiciel de lecture par assistance vocale est-il mis à disposition du public ?

L'inclusion d'un logiciel de lecture par assistance vocale ne profite pas seulement aux personnes malvoyantes ou avec d’autres handicaps visuels, mais également à celles ayant des difficultés de lecture, comme les personnes dyslexiques, les jeunes enfants, ou encore les personnes peu familières avec la langue écrite. Ces outils permettent d'élargir l'accessibilité à un public plus large et d'assurer que chacun, indépendamment de ses compétences en lecture, puisse participer activement aux processus de décision participatifs ​(Digital Divide x Online…)​.

3. Est-il possible de solliciter un·e accompagnateur·rice selon les besoins pour un accès au digital ?

Fournir un·e accompagnateur·rice digital est essentiel pour les personnes ayant peu de compétences numériques. Cela répond au besoin d’un soutien personnalisé, permettant à ceux qui éprouvent des difficultés à se connecter et à utiliser des plateformes numériques de participer pleinement aux processus démocratiques. Un accompagnement personnalisé peut renforcer la confiance en soi et diminuer la fracture numérique.

4. Les outils digitaux sont-ils disponibles sur place (tablettes / bornes / associations relais disposant du matériel) ?

L'accès aux outils numériques sur place est essentiel pour celles et ceux qui n'ont pas les ressources financières ou matérielles nécessaires pour participer pleinement. La mise à disposition de tablettes, bornes publiques ou partenariats avec des associations locales peut compenser l’inégalité d’accès aux technologies et offrir une chance à chacun·e de prendre part aux décisions collectives, particulièrement dans les zones défavorisées.

5. Avez-vous prévu une alternative non-digitale pour communiquer ?

Les alternatives non-numériques, comme les supports papier ou les rencontres en personne, sont indispensables pour inclure les personnes qui ne peuvent pas ou ne souhaitent pas utiliser le numérique. Cela permet de toucher les populations marginalisées ou exclues du monde numérique (personnes âgées, analphabètes, etc.), assurant que personne ne soit laissé de côté.

Le rôle du facilitateur est essentiel pour créer un environnement accueillant et respectueux, où chaque participant peut trouver sa place et contribuer pleinement au processus. Ses compétences et sa posture sont des leviers majeurs pour garantir le succès d’un atelier participatif. Voici les principales dimensions de son rôle :

Le cadre et la gestion du temps

Le facilitateur agit en tant que guide et garant du cadre. Dès le début de l’atelier, il partage les règles du jeu, notamment celles liées à la prise de parole, et s’assure qu’elles soient respectées tout au long du processus. Il gère également le temps de manière efficace, tout en restant flexible pour adapter le déroulé si nécessaire.

Encourager l’expression de tout le monde

Certains participants s’expriment naturellement, tandis que d’autres peuvent hésiter par timidité ou peur du jugement, malgré leurs idées précieuses. Le facilitateur a pour mission de faire émerger ces contributions en valorisant la diversité des voix. Il met en place des conditions favorisant l’équité et oriente les échanges vers une co-construction collective.

Gestion des désaccords

Les désaccords font partie intégrante des échanges. Le facilitateur joue ici un rôle de médiateur, en traitant les tensions de manière calme et constructive pour trouver un terrain d’entente. Il conserve une posture rassurante, apaisante et bienveillante pour maintenir un climat de dialogue serein.

Écoute active et répartition équitable de la parole

L’écoute et le respect sont au cœur de sa mission. En reformulant des interventions pour les clarifier ou en valorisant les contributions, le facilitateur encourage chaque participant à s’exprimer. Il veille à une répartition équitable de la parole, tout en maintenant l’attention sur le sujet traité.

Neutralité et objectivité

Le facilitateur reste neutre et objectif tout au long des discussions. Il s’abstient d’influencer les échanges en fonction de ses propres opinions et s’assure que les débats avancent dans l’intérêt du projet collectif.

Gestion des digressions

Pour garantir l’efficacité du processus, le facilitateur équilibre écoute attentive et recadrage bienveillant en cas de digression. Il s’assure que les discussions restent pertinentes et orientées vers les objectifs de l’atelier.

Posture corporelle et langage non verbal

La posture corporelle joue également un rôle important dans la dynamique des échanges. Le facilitateur adopte une attitude ouverte, en se tournant vers les intervenants et en utilisant des gestes explicites pour distribuer la parole. Ces signaux non verbaux renforcent son rôle d’écoute active et de médiateur.

En adoptant ces postures et pratiques, le facilitateur contribue à créer un espace inclusif, où la diversité des points de vue devient une force pour enrichir la réflexion collective.

Lors de la conception d’un processus participatif inclusif, il est essentiel de penser aux avantages et aux soutiens à apporter aux participants. Qu’il s’agisse de défrayer les citoyens pour leur temps, de prendre en charge leurs frais de déplacement, ou de leur offrir un catering adapté, chaque aspect joue un rôle crucial pour favoriser une participation équitable et sans obstacle. Ici, le guide explore les moyens concrets de reconnaître et de faciliter l’engagement des participants, en tenant compte de leurs besoins divers, notamment en matière de garde d’enfants, de transport ou encore de reconnaissance de leur contribution.

1. Quel défraiement prévoir pour les participants ? 

Il est d’usage dans les processus participatifs de prévoir un défraiement pour les citoyens. Le montant varie d’une processus à l’autre : pour le déterminer, pensez au nombre d’heures que les citoyens vont consacrer à votre projet. Prévoyez un minimum de 50 euros par jour. Si votre budget le permet, pensez également aux accompagnateurs de participants. 

2. Quelle prise en charge de frais de déplacements spécifiquement adaptés ? 

Il est indispensable de prévoir dans son budget le remboursement des frais de déplacements des citoyens participant à un processus participatif. Certains participants en situation de pauvreté auront peut-être besoin que les frais de déplacements soient couverts à l’avance. Autant que possible, l’utilisation des transports en commun sera encouragée et facilitée (description des itinéraires , par exemple). Certains participants, en situation de handicap par exemple,  auront peut-être besoin de transports adaptés ou privés : il faudra y penser également.

3. Quel catering prévoir ? 

Inutile de préciser que les participants méritent un catering de qualité. Il faut également penser à le diversifier, en fonction des différences culturelles : un catering végétarien permet de rencontrer les besoins de différents publics (halal, kasher, végétariens, etc.). Les allergies et intolérances alimentaires méritent également l’attention des organisateurs : le mieux est de se renseigner à l’avance auprès des participants.

4. Quelle reconnaissance pour l'engagement de chacun ? 

Outre le défraiement des participants et le moment de célébration en fin de processus, envisagez de reconnaître l’engagement de chacun, les compétences acquises, les difficultés surmontées, etc. Cette reconnaissance peut prendre la forme d’un certificat par exemple ou être mise en avant lors d’un moment consacré.

5. Faut-il prévoir un système de garde d’enfants ? 

La garde des enfants peut être un frein à la participation de certaines personnes (parents solo par exemple). Si le budget le permet, proposer ce service aux participants permettra à plus de personnes (parents solo par exemple) de prendre part au projet. Il est souvent possible de profiter de services existants au sein de votre commune.