utilizzare google docs

Generalità

Google Docs è un programma di videoscrittura che fa parte della cosiddetta Google Suite, ossia l'insieme dei programmi offerti gratuitamente da Google a chi ha un account sulla sua piattaforma. Siccome anche la piattaforma scolastica "G-Suite for Education" è offerta da Google, è possibile utilizzare i prodotti delle Google Suite tramite i profili scolastici del tipo "nomecognome@lsoriani.istruzioneer.it".

L'interfaccia utente di Google Docs è del tutto simile a quella di altri programmi di videoscrittura.

A differenza dei programmi di videoscrittura tradizioniali, Google Docs lavora direttamente "nella nuvola" (in cloud) e quindi viene usato principalmente on-line. In altre parole è necessario che il dispositivo su cui si usa Google Docs sia collegato a internet.

Un'altra differenza è che non è necessario "salvare" i documenti di Google. Il sistema provvede a salvare le modifiche. Inoltre memorizza diverse versioni del documento.

L'icona associata a Google Docs è una pagina blu

Utilizzo di Google Docs

• • PC: il modo più comodo per creare o aprire documenti di Google è passando da Google Drive, dove sono memorizzati. L'interfaccia di videoscrittura si aprirà nel browser. Per creare dei documenti o accedere ad essi si può anche usare direttamente Google Documenti, a cui si può accedere da un qualunque programma della G-Suite (Gmail, Drive, Classroom...). Per faro basta premere il simbolo con 9 puntini disposti in un quadrato (in alto a destra nello schermo) e scegliere "Documenti" premendo la corrispondente icona.

  • Dispositivo mobile: è innanzitutto necessario installare l'app "Google Docs" utilizzando il "negozio" del sistema operativo installato sul dispositivo (Google Play Store, App Store, Microsoft Store). Una volta installata l'app i documenti possono essere aperti e creati da Drive o direttamente nella app Documenti.

Creare un documento

• • PC, da Drive (consigliato): entrare in Google Drive, navigare fino alla cartella di destinazione del file, premere il pulsante "nuovo" che si trova in alto a sinistra nella schermata e scegliere "Documenti Google".

  • PC, da Documenti: accedere al programma (col pulsante con i 9 puntini) e premere sulla pagina bianca con il simbolo "+" che si trova nella parte alta della schermata.

  • Dispositivo mobile, da Drive (consigliato): aprire l'app Google Drive, navigare fino alla cartella di destinazione del file, premere il pulsante blu col "+" che si trova in basso a destra nella schermata e scegliere "Documenti Google".

  • Dispositivo mobile, da Documenti: aprire l'app Google Docs, premere il pulsante rosso col "+" che si trova in basso a destra nella schermata e scegliere "Nuovo documento".

Dare un titolo a un nuovo documento

• • PC: il titolo del documento è scritto in alto a sinistra, vicino al simbolo di Google Documenti (pagina blu), sopra i menu "File, Modifica, Visualizza". Un nuovo documento viene intitolato "Documento senza titolo". Cliccando sopra questa scritta si può digitare il titolo desiderato.

  • Dispositivo mobile: premendo il simbolo di spunta in alto a sinistra si esce dalla modalità di modifica e il documento viene salvato come "Documento senza titolo". Premendo su questa scritta è possibile inserire il titolo desiderato. Per tornare a modificare il documento basta premere il pulsante blu con la matita in basso a destra.

Chiudere un documento

• • PC: basta chiudere la pagina del browser che contiene l'interfaccia di videoscrittura. Le modifiche vengono automaticamente salvate.

  • Dispositivo mobile: premere il simbolo di spunta in alto a sinistra e poi chiudere l'app. Le modifiche vengono automaticamente salvate.

Condividere un documento

• • PC: premere il pulsante blu "condividi" in alto a destra, scegliere i destinatari della condivisione, scegliere la modalità di condivisione, scrivere un eventuale messaggio di accompagnamento e inviare.

  • Dispositivo mobile: premere il simbolo con un "+" di fianco a un omino, scegliere i destinatari della condivisione, scegliere la modalità di condivisione, scrivere un eventuale messaggio di accompagnamento e inviare.

In entrambi i casi comparirà una schermata in cui inserire gli indirizzi con cui condividere il documento. Gli studenti della scuola possono condividere documenti solo con indirizzi appartenenti alla piattaforma scolastica, del tipo "nomecognome@lsoriani.istruzioneer.it". Per condividere con più persone basta scrivere i loro indirizzi uno dopo l'altro. Per esempio

mariorossi@lsoriani.istruzioneer.it luisabianchi@lsoriani.istruzioneer.it carloverdi@lsoriani.istruzioneer.it

Una volta digitato, l'indirizzo si trasforma in una specie di "etichetta". Se sull'etichetta c'è il simbolo di un omino l'indirizzo è stato riconosciuto come appartenente alla piattaforma. Se invece compare una busta da lettera l'indirizzo non è stato riconosciuto, probabilmente per un errore di digitazione.

Sotto lo spazio per gli indirizzi c'è uno spazio per scrivere un breve messaggio relativo alla condivisione.

Importante: ci sono diversi modalità di condivisione di un documento, associate all'icona che sta a destra dello spazio in cui si scrivono gli indirizzi dei destinatari della condivisione. È opportuno scegliere la modalità di condivisione giusta.

• • può modificare: il destinatario della condivisione può leggere, commentare e modificare il documento condiviso. Questa modalità è utile per creare testi in collaborazione. Per scegliere questa modalità il simbolo deve essere la matita.

  • può commentare: il destinatario della condivisione può leggere e commentare il documento condiviso, ma non può modificarlo. Per scegliere questa modalità il simbolo deve essere il fumetto.

  • può leggere: il destinatario della condivisione può leggere il documento condiviso, ma non può commentarlo né modificarlo. Per scegliere questa modalità il simbolo deve essere l'occhio.

È possibile condividere il documento in diverse modalità con diversi utenti. Per esempio Mario Rossi può modificare e Luisa Bianchi può solo leggere.

Dopo aver scelto i destinatari e la modalità di condivisione ed avere scritto un eventuale messaggio di accompagnamento bisogna premere il pulsante di invio (sui dispositivi mobili ha la forma di un aeroplanino di carta).