Instrukcja obsługi
1. Logowanie
1.1. Logowanie do aplikacji
Zależnie od konfiguracji istnieje więcej niż jedna możliwość zalogowania się do aplikacji:
Logowanie za pomocą użytkownika i hasła.
Wprowadź użytkownika zgodnego z konfiguracją w danej firmie (np. "j.kowalski").
Jeżeli administrator nie ustanowił innego hasła, zaloguj się podając 5 ostatnich cyfr nr PESEL.
Logowanie za pomocą kont społecznościowych.
Jeżeli dostępna jest opcja logowania za pomocą konta Google, kliknij w logo i wybierz konto, którym chcesz się zalogować.
Jeżeli dostępna jest opcja logowania za pomocą konta Facebook, kliknij w logo i wybierz konto, którym chcesz się zalogować.
Logowanie za pomocą kont domenowych Windows (AD). (obecnie tylko po kontakcie i wdrożeniu przez producenta oprogramowania)
Jeżeli dostępna jest opcja logowania za pomocą AD, kliknij w logowanie domenowe i jeżeli
używasz systemu Windows i odpowiednio skonfigurowaną przeglądarkę, zostaniesz automatycznie przeniesiony do przypisanej firmy lub na listę wyboru firm
używasz innego systemu operacyjnego, zostaniesz poproszony o podanie użytkownika domenowego i hasła.
Konto społecznościowe zostanie powiązane tylko wtedy, gdy zostaną spełnione następujące warunki:
Imię, nazwisko i adres email podane w koncie społecznościowym, zgadzają się z danymi wprowadzonymi w aplikacji Symfonia ERP e-Pracownik.
Konto domenowe AD zostanie powiązane tylko wtedy, gdy zostaną spełnione następujące warunki:
Zalogowany użytkownik zgadza się z danymi wprowadzonymi przy użytkowniku w polu "użytkownik AD"
Można podłączyć tylko jedną domenę Windows pod jedną instalację API Symfonii ERP e-Pracownika
1.2. Wybór firmy
Aplikacja jest wielofirmowa co oznacza, że konto użytkownika może być powiązane z wieloma firmami obsługiwanymi przez aplikację.
Jeżeli jesteś zatrudniony tylko w jednej firmie, system przekieruje do tej firmy i pominie okno wyboru z listą firm.
Jeżeli jesteś zatrudniony w więcej niż jednej firmie, zostanie wyświetlona lista przypisanych do ciebie firm.
Firmę można zmienić również po zalogowaniu w aplikacji, wybierając firmę z listy rozwijanej w górnej belce nawigacyjnej. Aby rozwinąć listę firm, kliknij w nazwę firmy, do której jesteś aktualnie zalogowany.
1.3. Język aplikacji
Aplikacja jest wielojęzyczna.
Dostępnych jest 5 języków:
Polski
Angielski
Niemiecki
Rosyjski
Ukraiński
Język można zmienić również po zalogowaniu w aplikacji, wybierając dostępny język z listy rozwijanej w górnej belce nawigacyjnej. Aby rozwinąć listę języków, kliknij w ikonę (flagę) symbolizującą aktualnie wybrany język i kliknij w język docelowy.
Język aplikacji zapamiętywany jest dla przeglądarki. Po zamknięciu przeglądarki i ponownym zalogowaniu, aplikacja wybierze poprzednio używany język.
1.4. Tworzenie aplikacji uruchamianej z pulpitu
Jeżeli nie chcesz za każdym razem otwierać przeglądarki i wpisywać adres portalu, możesz "zainstalować" portal jako aplikację uruchamianą bezpośrednio ze skrótu na pulpicie Windows. Poniższy przykład prezentuje jak możesz zainstalować aplikację za pomocą Google Chrome.
Uruchom przeglądarkę Google Chrome.
Z menu znajdującym się w prawym górnym rogu (trzy pionowe kropli) rozwiń "Więcej narzędzi" i kliknij "Utwórz skrót..."
W wyświetlonym oknie
wpisz nazwę aplikacji, która pojawi się jako nazwa skrótu na pulpicie.
zaznacz "Otwórz jako okno" i kliknij utwórz.
Po chwili zostanie otwarte okno z utworzoną aplikacją, która nie zawiera części nagłówkowej przeglądarki.
Aby zalogować się do systemu po ponownym uruchomieniu systemu Windows, skorzystaj z utworzonego skrótu na pulpicie.
Skrót będzie miał taką nazwę, jaka została wpisana podczas tworzenia aplikacji.
2. Pulpit ("Dashboard") i dane osobowe
2.1. Dane wyświetlane na pulpicie
Na pulpicie prezentowane są najważniejsze informacje w formie kafelków/karteczek.
Bilans urlopowy
zawiera informację o pozostałej ilości do wykorzystania, wniosków z elementami posiadającymi dostępny bilans.
Lista obecności, która zawiera informacje o:
użytkownikach obecnych (niebieska obwódka)
użytkownikach po pracy (pomarańczowa obwódka)
użytkownikach na nieobecnościach (fioletowa obwódka)
uwzględnione są tylko wnioski z zaznaczona opcją "Koliduj z zapisami RCP w tym samym czasie"
zalogowanych użytkownikach (zielona kropka w prawy dolnym rogu)
RCP - Zapisy z rejestratora czasu pracy
Użytkownik ma możliwość zarejestrowania przybycia do pracy za pomocą "smart guzika" rejestrującego zapis wejścia/wyjścia bez konieczności i możliwości edycji zapisu.
Użytkownik ma możliwość zarejestrowania zapisy wejścia/wyjścia do pracy za pomocą przycisku z plusem rejestrującego zapis wejścia/wyjścia możliwością wskazania dnia za który zapis dotyczy.
Wykres przedstawiający listę podległych użytkowników:
Łącznie użytkowników (ilość wszystkich użytkowników widocznych przez zalogowanego użytkownika.
Online (ilość użytkowników on-line)
Aktywni (ilość użytkowników którzy już się zalogowali w aplikacji ale nie są on-line)
Nieaktywni (ilość użytkowników, którzy jeszcze się nie logowali w systemie).
Statystyki wniosków - ilość wszystkich wniosków (łącznie z wnioskami podległych użytkowników) z podziałem na statusy:
Pobrane z ERP (wnioski zaakceptowane, pobrane z ERP)
Zaakceptowane (wnioski zaakceptowane finalnie w aplikacji ze statusem zatwierdzony)
Odrzucone
Anulowane
Rozpatrywane (wnioski nowe i tylko zaakceptowane wstępnie)
2.2. Dane wyświetlane na kartotece użytkownika
Po kliknięciu w ikonę
zostaną wyświetlone dane kartotekowe użytkownika
Na kartotece użytkownika prezentowane są następujące informacje:
Imię i nazwisko.
Zdjęcie pracownika (jeżeli zdjęcie nie zostało wgrane, w jego miejscu prezentowane są inicjały użytkownika). Zielona kropka przy zdjęciu oznacza, że użytkownik jest zalogowany i ma aktywne połączenie z internetem.
Email pracownika, na który będą wysyłane powiadomienia z systemu.
Ikony szybkich akcji (obok zdjęcia), które pokazywane są w zależności od przydzielonych uprawnień.
Dane z kartoteki pracownika, które zostały udostępnione do podglądu zalogowanemu pracownikowi.
Jeżeli administrator portalu udostępni podgląd historycznych wartości elementów, możesz kliknąć przycisk "Historia", który otworzy tabelę z archiwalnymi danymi. Jeżeli chcesz powrócić do poprzedniej miejsca w systemie, kliknij ikonę strzałki nad tabelą.
Niechciane kolumny można ukryć klikając w ikonę "Wybór kolumn" i przeciągając niechciane kolumny.
Dane możesz pogrupować, przeciągając nagłówek kolumny w pole "Przeciągnij kolumnę aby pogrupować".
Dane możesz filtrować za pomocą ikony filtra w nagłówkach kolumn
Jeżeli nie widzisz jakichś zakładek lub uważasz, że powinieneś widzieć więcej elementów, skontaktuj się ze swoim administratorem.
Ilość widocznych zakładek może się różnić w zależności o uprawnień użytkownika.
Nazwy zakładek mogą być różne w zależności od zalogowanej firmy
3. Kontakty (Kartoteki)
3.1. Widoczność w kartotece kontaktów (widok pracownika)
W menu "Kontakty" zobaczysz wiersz ze swoją kartoteką, jak również kartoteką swojego przełożonego.
W zależności od przydzielonych uprawnień możesz kliknąć w wiesz kierownika i wyświetlić jego kartotekę.
Dane w tabeli są domyślanie grupowane wg elementu "Nazwa grupy".
Jeżeli chcesz usunąć grupowanie, kliknij i przytrzymaj kursor na elemencie "Nazwa grupy", a następnie przeciągnij ją obok elementów w tabeli.
Jeżeli chcesz dodatkowo pogrupować tabelę, kliknij i przytrzymaj kursor na wybranym elemencie i przeciągnij go w miejsce grupowania.
Jeżeli chcesz zmienić kolejność grupowania, kliknij i przytrzymaj kursor na wybranym elemencie i przeciągnij go w prawą lub lewą stronę.
Jeżeli chcesz ukryć kolumnę wyświetloną w tabeli, kliknij ikonę "Wybór kolumn" znajdującą się w nagłówku tabeli i przeciągnij do niej kolumnę.
Dane w tabeli możesz filtrować za pomocą kliknięcia w ikonę filtra w konkretnej kolumnie lub korzystając z pola "Wyszukaj" filtrującego dane po wszystkich kolumnach.
3.2. Widoczność w kartotece kontaktów (widok kierownika)
W menu "Kontakty" zobaczysz wiersz ze swoją kartoteką, kartoteką swojego przełożonego, jak również kartoteki swoich podległych w strukturze pracowników.
W zależności od przydzielonych uprawnień możesz kliknąć w wiesz kierownika lub swojego pracownika i wyświetlić jego kartotekę.
Dane możesz wyeksportować do Excel zachowując wybrane formatowanie, za pomocą ikony eksportu.
Dane w tabeli możesz filtrować za pomocą kliknięcia w ikonę filtra w konkretnej kolumnie lub korzystając z pola "Wyszukaj" filtrującego dane po wszystkich kolumnach.
Po kliknięciu w wiersz użytkownika, otworzy się kartoteka z danymi.
Zakładka prezentuje dokładnie takie same zakładki i dane, jakie widać we własnej kartotece.
Wartości w zakładkach twoich przełożonych nie są widoczne, jeżeli nie zostało to odpowiednio skonfigurowane.
4. Struktura
4.1. Widoczność struktury organizacyjnej firmy
W menu "Struktura" dostępny jest widok struktury podległości pracowników z podziałem na strukturę stanowisk, zdefiniowaną w ustawieniach firmy.
Wartości w nawiasach określają ilość pracowników w dziale (bez kierowników).
Pracownicy widzą siebie w swoim dziale w podległości przełożonego.
Kierownicy widzę siebie w swoim dziale w podległości przełożonego i pod sobą, widzą również swoich pracowników z tego samego działu.
Jeżeli zalogowany kierownik jest przełożonym pracowników z innego działu, zaprezentowany jest tam również "jako kierownik"
Jeżeli jesteś przełożonym pracowników w innym dziale niż z swój, i Twój kierownik ma tam również przypisanych pracowników, będziesz zaprezentowany w podległości pod swoim kierownikiem.
4.2. Widoczność struktury organizacyjnej firmy dla administratora
Administrator lub użytkownik mający dostęp do użytkowników w nemu "Ustawienia" ma możliwość wybrania dowolnego pracownika i odfiltrowanie widoku struktury tylko względem tego użytkownika.
Funkcjonalność pozwala na zweryfikowanie poprawności w wyświetlaniu pracowników przez kierowników.
5. Wnioski
5.1. Lista wniosków
Lista zawiera następujące rodzaje wniosków:
Wnioski zaimportowane z Symfonii ERP Kadry i Płace e-Teczka, o które pracownik może wnioskować.
Wnioski składane w portalu
Listą można zarządzać, jak listą kontaktów opisaną w pkt. 3.1. i 3.2..
Przycisk "Pokaż tylko ważne" odfiltrowuje listę tylko do wniosków, które oczekują reakcji zalogowanego użytkownika.
Po odfiltrowaniu listy, przycisk "Pokaż tylko ważne" zmiana się na przycisk "Pokaż wszystkie". Ilość odfiltrowanych wniosków, jest tożsama z ilością zaprezentowaną w czerwonej kropce przy zakładce "Wnioski".
Wykres/kalendarz nad listą wniosków prezentuje wnioski w przedziale roku, z przesunięciem:
6 miesięcy wstecz w odniesieniu do bieżącego tygodnia.
6 miesięcy w przód w odniesieniu do bieżącego tygodnia.
Tyko admin i użytkownik z uprawnieniem "Wnioski - Pełna widoczność" widzi wszystkie wnioski pobrane z Symfonia ERP Kadry i Płace e-Teczka
Dla wniosków pobranych z Symfonia ERP Kadry i Płace e-Teczka, kolumna "Stworzony" prezentuje datę wczytania wniosku do aplikacji.
5.2. Dodawanie wniosków za siebie lub za pracownika
Nowy wniosek można złożyć:
z listy wniosków, klikając na przycisk "Dodaj nowy wniosek".
ze strony startowej (Pulpit), klikając na ikonę wniosku (niebieska ikona "Nowy wniosek"), z dostępnych przycisków szybkich akcji.
z modułu Kalendarz (opis dodawania w pkt, 6.2)
Wnioski pogrupowane są wg grup określonych dla danej firmy.
Każda firma może mieć zdefiniowane inne nazwy grup, nazwy lub opisy wniosków.
Jeżeli ilość wniosków jest duża, możesz skorzystać z pola "Wyszukaj", aby odfiltrować listę dostępnych wniosków.
Prezentowana lista zawiera wnioski, do jakich ma dostęp zalogowany użytkownik lub użytkownicy zalogowanego użytkownika.
Jeżeli wybierzesz wniosek, którzy przypisany jest tylko do grupy pracownika z innego działo niż twój, na liście dostępnych osób zobaczysz tylko użytkowników z tej grupy.
Oznacza to, że nie będziesz mógł złożyć takiego wniosku za siebie jeżeli nie występujesz w grupie jako pracownik tej grupy.
W zależności od konfiguracji, wnioski mogą przedstawiać różne pozycje, które mogą być opcjonalne lub wymagane do uzupełnienia.
Dla wniosków, które mają ograniczenie ilościowe, prezentowany jest wykres przedstawiający stan dni/godzin do wykorzystania.
Nowy wniosek (przykład dla wniosku o "Urlop wypoczynkowy' i "Urlop okolicznościowy") może zawierać następujące pola:
Wykres prezentujący:
Stan (Pozostało urlopu pobrany z elementu "Bilansu urlopowy pełny. pozostało urlopu".)
Planowane (Ilość dni/godzin planowanego wniosku - po poprawnym uzupełnieniu dat.)
Zaplanowane (Ilość dni/godzin, już złożonych wniosków które mają status "Nowy", "Akceptacja zastępcy" lub "Akceptacja przełożonego".)
Pozostało (Ilość dni urlopu jaka pozostanie do zaplanowana dla kolejnych wniosków.)
Użytkownik (Pole z listą dostępnych użytkowników, za których można złożyć wniosek.)
Data rozpoczęcia (Data rozpoczęcia wniosku. Jeżeli dni w kalendarzu są nieaktywne, oznacza to że:
przekroczona jest maksymalna ilość dni wstecz zdefiniowana we wniosku.
ustawiona jest ilość dni z wyprzedzeniem do składania wniosku
występują w tym czasie wnioski, które kolidują z bieżącym.
zdefiniowane są dni tygodnia, w których nie można składać wniosków.)
Data zakończenia (Data zakończenia wniosku)
Zastępca (Użytkownik, który będzie zastępował użytkownika, którego wniosek dotyczy. Po zatwierdzeniu wniosku (w zależności od konfiguracji systemu), zastępca będzie otrzymywał w zastępstwie wnioski do akceptacji (tylko w okresie od do wybranym we wniosku), w zamian za osobę zastępowaną.
Uzasadnienie (Pole tekstowe z możliwością wpisania tekstu, który zobaczą osoby akceptujące wniosek.)
Załączniki (pola umożliwiające załączeniu plików opcjonalnych lub wymaganych dla wniosku. W zależności od konfiguracji, pola mogą być:
Opcjonalne (będzie można złożyć wniosek bez załączenia pliku)
Wymagane (nie będzie można złożyć wniosku bez załączenia pliku)
Usuwane po akceptacji (Jeżeli wniosek jest wymagany do wglądu osób akceptujących ale po finalnej akceptacji, załącznik zostanie usunięty z bazy danych).
Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól, kliknij przycisk "Utwórz".
Jeżeli dla danego typu wniosku zostało włączone wysyłanie powiadomień email, na twoją sprzykrzę zostanie wysłane potwierdzenie złożenia wniosku. Wiadomość zawiera aktywny przycisk akcji dostępnych bez logowania w systemie.
Jeżeli we wniosku wybrałeś zastępcę, będzie on musiał w pierwszej kolejności zaakceptować zastępstwo. Bez akceptacji zastępstwa, przełożony nie będzie mógł zaakceptować wniosku.
Wniosek uznany będzie jako ostatecznie zatwierdzony, kiedy status wniosku zmieni się na "Zaakceptowany".
Po dodaniu wniosku, jeżeli wniosek ma włączone powiadomienia email, zostaną wysłane powiadomienie do:
użytkownika, którego wniosek dotyczy w celu poinformowania, że wniosek został dodany.
zastępcy, jeżeli został wybrany, z prośbą o akceptację zastępstwa.
twojego bezpośredniego przełożonego, z prośbą o akceptację wniosku.
5.3. Dodawanie wniosków z pozostałym do wykorzystania bilansem na przełomie roku
Składając nowy wniosek, data zakończenia wniosku musi mieścić się w tym samym roku kalendarzowym.
Składają wniosek na przełomie roku musisz podzielić go na dwa wnioski aby dla każdego z nich system uwzględnił odpowiedni bilans urlopowy.
Przykład:
Grabowski Dariusz ma aktywny bilans urlopowy na 2019 rok (przysługuje 119,5, wykorzystano 68, pozostało 51,5) i nowy bilans na rok 2020 (przysługuje 77,5, wykorzystano/zarejestrowano 13, pozostało 64,5)
Składając wniosek na rok 2019, Dariusz Grabowski może wykorzystać tylko 51.5 dnia i wniosek musi się zakończyć w 2019 roku.
Składając wniosek na rok 2020, Dariusz Grabowski może wybrać o 13 dni więcej (26 dni za 2019 rok - 13 dni już zarejestrowanych) czyli maksymalnie 64,5 dnia.
Jeżeli nie masz aktywnego bilansu urlopowego na nowy rok, w nowym roku będziesz mógł wykorzystać tylko tyle dni, ile pozostało Ci z roku poprzedniego.
Jeżeli nie masz wystarczającego bilansu do wykorzystania, a chcesz złożyć wniosek na nowy rok, skontaktuj się ze swoim działem kadr i płac.
5.4. Anulowanie wniosków
Po dodaniu wniosku zostanie wyświetlone okno (popup) ze złożonym wnioskiem.
Wnioski, które chcesz anulować znajdziesz również w menu "Wnioski". Po kliknięciu w odszukany wniosek, zostanie wyświetlone okno (popup) wniosku.
Jeżeli chcesz anulować wniosek, którego data rozpoczęcia jest późniejsza niż bieżący dzień, aktywny jest przycisk "Anuluj wniosek".
Jeżeli nie możesz anulować wniosku, a uważasz że powinien zostać usunięty, skontaktuj się z administratorem lub wyznaczoną osobą w organizacji.
Anuluj
Po kliknięciu przycisku zostanie uruchomiona przeglądarka i na ekranie pojawi się następujący komunikat:
"Wniosek został odrzucony"
5.5. Akceptacja lub odrzucenie zastępstwa
Po otrzymaniu powiadomienia o zastępstwie i zalogowaniu do portalu, pojawi się czerwona kropka przy menu "Wnioski" oznaczająca, że oczekują wnioski, które wymagają twojej reakcji.
Kliknij w zakładkę "Wnioski" i odszukaj na liście interesujący cię wniosek.
Jeżeli na liście znajduje się więcej wniosków lub nie możesz z jakiejś przyczyny odszukać właściwego wnioski skorzystaj z przyciski "Pokaż tylko ważne". Lista zostanie odfiltrowana tylko do wniosków, które oczekują twojej uwagi.
Na liście wniosków kliknij w wiersz z wyszukanym wnioskiem.
Jeżeli użytkownik dołączył pliki, które mogą mieć wpływa na twoją decyzję o akceptacji bądź odrzuceniu zastępstwa, kliknij w nazwę załącznika. System poprosi o wskazanie lokalizacji, w której pobierze plik. Jeżeli przeglądarka nie otworzy pliku automatycznie, odszukaj folder i otwórz ściągnięty wcześniej plik.
Jeżeli chcesz zaakceptować zastępstwo, kliknij przycisk "Akceptuj zastępstwo".
Jeżeli chcesz odrzucić zastępstwo, kliknij przycisk "Odrzuć zastępstwo".
Po akceptacji lub odrzuceniu zastępstwa, jeżeli wniosek ma włączone powiadomienia email, zostaną wysłane powiadomienie do:
użytkownika, którego wniosek dotyczy w celu poinformowania, że zastępca zaakceptował twoją prośbę.
twojego bezpośredniego przełożonego, z informacją o akceptacji zastępstwa i prośbą o akceptację wniosku.
Użytkownik wyżej w hierarchii może zaakceptować wniosek z pominięciem zastępcy (wskazanie zastępstwa przez przełożonego)
5.6. Akceptacja wniosku
Po otrzymaniu powiadomienia o zastępstwie i zalogowaniu do portalu, pojawi się czerwona kropka przy menu "Wnioski" oznaczająca, że oczekują wnioski, które wymagają twojej reakcji.
Kliknij w zakładkę "Wnioski" i odszukaj na liście interesujący cię wniosek.
Jeżeli na liście znajduje się więcej wniosków lub nie możesz z jakiejś przyczyny odszukać właściwego wnioski skorzystaj z przyciski "Pokaż tylko ważne". Lista zostanie odfiltrowana tylko do wniosków, które oczekują twojej uwagi.
Na liście wniosków kliknij w wiersz z wyszukanym wnioskiem.
Jeżeli użytkownik dołączył pliki, które mogą mieć wpływa na twoją decyzję o akceptacji bądź odrzuceniu wniosku, kliknij w nazwę załącznika. System poprosi o wskazanie lokalizacji, w której pobierze plik. Jeżeli przeglądarka nie otworzy pliku automatycznie, odszukaj folder i otwórz ściągnięty wcześniej plik.
Istnieją dwa warianty akceptacji wniosku:
Akceptacja wstępna (Po akceptacji, wniosek trafi na wyższy poziom. Oznacza, to, że wniosek otrzyma status "Akceptacja przełożonego"i nie zostanie zmieniony do czasu, kiedy któryś z przełożonych wyżej w hierarchii, nie zaakceptuje finalnie wniosku.
Akceptacja finalna (Po akceptacji, wniosek zostanie finalnie zatwierdzony i trafi do rozliczenia. Wniosek otrzyma status "Zaakceptowany", a jeżeli jest zintegrowany z systemem Symfonia ERP Kadry i Płace e-Teczka, zmieni automatycznie status na "Oczekiwanie na wysłanie do ERP". Po wczytaniu wniosku, do Symfonia ERP Kadry i Płace e-Teczka, status zmieni się na "Wysłano do ERP".
Odrzuć (Po odrzuceniu, wniosek zmieni status na odrzucony i nie będzie brany pod uwagę podczas sprawdzania kolizji z innymi wnioskami.
Oczekując na zmianę statusu wniosku, nie musisz odświeżać przeglądarki. Dzięki użytej technologii "Real-time database" zmienione dane trafią automatycznie do twojej przeglądarki
Po akceptacji lub odrzuceniu wniosku, jeżeli wniosek ma włączone powiadomienia email, zostaną wysłane powiadomienie do:
użytkownika, którego wniosek dotyczy w celu poinformowania, że wniosek został finalnie zatwierdzony/wstępnie zaakceptowany lub odrzucony.
twojego bezpośredniego przełożonego, z informacją o akceptacji wstępnej i prośbą o akceptację wniosku.
Użytkownik wyżej w hierarchii może finalnie zaakceptować wniosek z pominięciem pracowników niżej w hierarchii.
5.7. Akceptacja wniosku z wiadomości email
Jeżeli otrzymałeś/otrzymałaś wiadomość email z prośbą o akceptację zastępstwa lub wniosku, na końcu wiadomości pojawią się przyciski, w zależności od posiadanych uprawnień:
Odrzuć
Odrzuć zastępstwo
Po kliknięciu przycisku zostanie uruchomiona przeglądarka i na ekranie pojawi się następujący komunikat:
"Wniosek został odrzucony"
Akceptuj zastępstwo
Akceptuj wstępnie
Akceptuj finalnie
Po kliknięciu przycisku zostanie uruchomiona przeglądarka i na ekranie pojawi się następujący komunikat:
"Wniosek został zaakceptowany"
Uwaga:
Jeżeli wniosek zostanie zaakceptowany lub odrzucony przez innego użytkownika, po kliknięciu przycisku zostanie uruchomiona przeglądarka i na ekranie pojawi się następujący komunikat:
"Wygląda na to, że ten link nie jest już aktywny"
Linki zawierają zaszyfrowane dane skojarzone z konkretnym użytkownikiem i adresem email.
Linki użyte w przyciskach zawierają unikalne identyfikatory dotyczące wyłącznie jednej operacji (w tym przypadku akceptacji/odrzucenia wniosku) i nie mogą być wykorzystane do wykonania żadnej innej operacji, czy pobrania/zmiany danych.
Aktywne przyciski nie wymagają dodatkowej autoryzacji.
5.8. Integracja z kalendarzem w smartfonie (QR code)
Wnioski, które zostały ostatecznie zaakceptowane, lub wnioski pobrane z Symfonia ERP Kadry i Płace e-Teczka (gdy posiadasz odpowiednie uprawnienia), można zintegrować z kalendarzem w telefonie.
Kliknij w zakładkę "Wnioski" i odszukaj na liście interesujący cię wniosek.
Na wniosku kliknij przycisk "Dodaj do kalendarza"
Zeskanuj wyświetlony kod za pomocą aparatu w swoim smartfonie i postępuj zgodnie z instrukcjami pojawiającymi się na ekranie.
5.9. Dodawanie nowego wniosku o pracę zdalną w związku z pandemią COVID-19
Wniosek o pracę zdalną musi zostać dodany do aplikacji. Opis dodawania wniosku dostępny jest w zakładce "Konfiguracja" tu.
Nowy wniosek można złożyć:
z listy wniosków, klikając na przycisk "Dodaj nowy wniosek".
ze strony startowej (Pulpit), klikając na ikonę wniosku (niebieska ikona "Nowy wniosek"), z dostępnych przycisków szybkich akcji.
z modułu Kalendarz (opis dodawania w pkt, 6.2)
Na liście wniosków wyszukaj wniosek "Praca zdalna" i w niego kliknij.
W popupie wniosku uzupełnij datę rozpoczęcia datę zakończenia planowanej pracy zdalnej.
Wpisz uzasadnienie.
Kliknij przycisk "Utwórz".
Poczekaj aż wniosek zostanie zaakceptowany zgodnie z ustawieniem schematu akceptacji.
5.10. Dodawanie nowego wniosku o dodatkowy zasiłek opiekuńczy z powodu zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły w związku z pandemią COVID-19
Wniosek o pracę zdalną musi zostać dodany do aplikacji. Opis dodawania wniosku dostępny jest w zakładce "Konfiguracja" tu.
Nowy wniosek można złożyć:
z listy wniosków, klikając na przycisk "Dodaj nowy wniosek".
ze strony startowej (Pulpit), klikając na ikonę wniosku (niebieska ikona "Nowy wniosek"), z dostępnych przycisków szybkich akcji.
z modułu Kalendarz (opis dodawania w pkt, 6.2)
Na liście wniosków wyszukaj wniosek "Opieka nad dzieckiem" i w niego kliknij.
Kliknij przycisk "Drukuj" i uzupełnij wniosek wymagany przez ZUS przy wypłacie dodatkowego zasiłku.
W popupie wniosku uzupełnij datę rozpoczęcia i datę zakończenia sprawowanej opieki nad dzieckiem, które nie ukończyło 8 lat.
Wpisz uzasadnienie.
załącz zeskanowany plik.
Korzystając ze smartfona, kliknij w załącznik i wybierz "Aparat" aby zrobić zdjęcie wypełnionego oświadczenia.
Kliknij przycisk "Utwórz".
Poczekaj aż wniosek zostanie zaakceptowany zgodnie z ustawieniem schematu akceptacji.
Bez oświadczenia, pracodawca nie może wypłacić wynagrodzenia za okres zasiłku.
ZUS wymaga wypełnienie przez pracownika oświadczenia na udostępnionym formularzu.
5.11. Dodawanie nowego wniosku z możliwością rozliczenia podróży służbowej (Delegacja)
Wniosek o delegację musi zostać dodany do aplikacji. Opis dodawania wniosku dostępny jest w zakładce "Konfiguracja" tu.
Nowy wniosek można złożyć:
z listy wniosków, klikając na przycisk "Dodaj nowy wniosek".
ze strony startowej (Pulpit), klikając na ikonę wniosku (niebieska ikona "Nowy wniosek"), z dostępnych przycisków szybkich akcji.
z modułu Kalendarz (opis dodawania w pkt, 6.2)
W popupie wniosku uzupełnij datę rozpoczęcia i datę zakończenia planowanego pobytu w delegacji
Wpisz uzasadnienie.
Jeżeli masz już zaplanowaną trasę przejazdu, możesz uzupełnić wstępnie dane, a przed wysłaniem rozliczenia do akceptacji, możesz uzupełnić dane (pkt. 5.11.1.).
Kliknij przycisk "Utwórz".
Poczekaj aż wniosek zostanie zaakceptowany zgodnie z ustawieniem schematu akceptacji.
5.11.1. Uzupełnianie przejazdów na delegacji (rozliczenia podróży służbowej)
Po powrocie z delegacji lub w jej trakcie możesz uzupełnić wniosek o przejazdy pomiędzy punktami docelowymi w obrębie całego wydarzenia. Możesz zarejestrować kilka przejazdów, a system wyliczy należną dietę do wypłaty.
Kliknij przycisk "Dodaj przejazd" i nazwę przejazdu "Nowy" na bardziej oddającą przejazdowy.
Uzupełnij:
Czas pracy na delegacji
Wprowadź faktyczną datę i godzinę wyjazdu (czas opuszczenia miejscowości określonej jako miejscowość początkowa - miejsce wykonywania pracy zawarte w umowie)
Wprowadź faktyczną datę i godzinę powrotu (czas przyjazdu do miejscowości wskazanej przez pracodawcę jako miejscowość zakończenia podróży - miejsce wykonywania pracy zawarte w umowie)
Uzupełnij Cel (może to być np. firma/organizator/targi/market itp.)
Uzupełnij Powód (może to być np. zatowarowanie, szkolenie, rozmowy handl. itd.)
Uzupełni dane o bezpłatnych posiłkach, które zmniejszają wysokość diety do wypłaty:
Liczba śniadań (każdy posiłek umniejsza dietę o 1/4 pełnej stawki dziennej diety)
Liczba obiadów (każdy posiłek umniejsza dietę o 1/2 pełnej stawki dziennej diety)
Liczba kolacji (każdy posiłek umniejsza dietę o 1/4 pełnej stawki dziennej diety)
Kliknij "Dodaj RCP" i uzupełnij:
godzinę wejścia i godzinę wyjścia z pracy na delegacji. Czas pracy uwzględniony jest przy rozliczaniu czasu pracy.
Jeżeli wprowadziłeś delegację trwającą więcej niż jeden dzień, możesz uzupełnić czas obecności w pracy na delegacji na kolejne dni, ponownie klikając przycisk "Dodaj RCP".
Zwrot kosztów przejazdu
Wprowadź rodzaj środka transportu (może to być konkretne auto lub ogólnie "Samochód")
Wprowadź cenę biletu za przejazd jeżeli podróżowałeś za pośrednictwem innych środków transportu, podlegających zwrotowi.
Uzupełnij liczbę faktycznie przejechanych kilometrów pojazdem podlegającym zwrotowi wg ustalonej kilometrówki dla:
samochodu osobowego o pojemności do 900 cm3 (jeżeli pracodawca nie ustalił innej stawki, wartość za 1 km to 0,5214 zł)
samochodu osobowego o pojemności ponad 900 cm3 (jeżeli pracodawca nie ustalił innej stawki, wartość za 1 km to 0,8358 zł)
motocykli (jeżeli pracodawca nie ustalił innej stawki, wartość za 1 km to 0,2302 zł)
motorowerów (jeżeli pracodawca nie ustalił innej stawki, wartość za 1 km to 0,1382 zł)
Dojazd środkami komunikacji masowej
Wprowadź ilość osób, za które przysługuje ryczałt za dojazdy
jeżeli wprowadzisz większą wartość niż 1, system policzy tylko 6 zł, jak w przypadku jednej osoby.
jeżeli wpiszesz kwotę udokumentowanych kosztów dojazdu, wartość ryczałtu będzie 0 zł.
Wprowadź kwotę udokumentowanych kosztów dojazdów (pamiętaj aby skany dokumentów załączyć jako załączniki do wniosku, w przeciwnym razie, księgowość może zakwestionować te koszty).
Koszt noclegów
Wprowadź ilość noclegów, za które przysługuje ryczałt. Wartość liczna jest jako iloczyn liczny noclegów i 150% dziennej diety
jeżeli wpiszesz kwotę noclegów potwierdzonych rachunkiem, wartość ryczałtu będzie 0 zł.
Wprowadź kwotę udokumentowanych kosztów noclegów (pamiętaj aby skany dokumentów załączyć jako załączniki do wniosku, w przeciwnym razie, księgowość może zakwestionować te koszty).
Zwrot innych udokumentowanych i uzasadnionych wydatków
Kliknij przycisk "Dodaj wydatek".
Wprowadź rodzaj wydatku (np. "Przejazd autostradą"
Wprowadź kwotę (pamiętaj aby skany dokumentów załączyć jako załączniki do wniosku, w przeciwnym razie, księgowość może zakwestionować te koszty).
W celu dodania kolejnego uzasadnionego wydatku, ponownie kliknij przycisk "Dodaj wydatek"
Zaliczka
Wprowadź kwotę zaliczki pobranej z kasy przed wyjazdem na delegację
Przejrzyj podsumowanie rozliczenia i kliknij przycisk "Utwórz"
Jeżeli uzupełniłeś wszystkie przejazdy, kliknij przycisk "Przekaż do akceptacji"
Do czasu zaakceptowania rozliczenia delegacji, możesz jeszcze poprawić rozliczenie klikając przycisk "Edytuj rozliczenie".
5.11.2. Akceptacja czasu pracy na delegacji (Akceptacja RCP)
Jeżeli wymagana jest akceptacja rozliczeń czasu pracy w delegacji, pojawi się "kropka" przy ikonie sekcji "Wnioski". Odszukaj wnioski "Akceptacja RCP", które wymagają twojej akceptacji. Postępuj zgodnie z instrukcja akceptacji standardowych wniosków (pkt. 5.6.).
5.11.3. Akceptacja przejazdów i kosztów delegacji (rozliczenia podróży służbowej)
Po otrzymaniu powiadomienia o wniosku do akceptacji i zalogowaniu do portalu, pojawi się czerwona kropka przy menu "Rozliczenia" oznaczająca, że oczekują wnioski, które wymagają twojej reakcji.
Kliknij w zakładkę "Delegacje".
Na liście wniosków kliknij w wiersz z wyszukanym wnioskiem.
Jeżeli użytkownik dołączył pliki, które mogą mieć wpływ na twoją decyzję o akceptacji bądź odrzuceniu wniosku, kliknij w nazwę załącznika. System poprosi o wskazanie lokalizacji, z której pobierze plik. Jeżeli przeglądarka nie otworzy pliku automatycznie, odszukaj folder i otwórz pobrany wcześniej plik.
Istnieją następujące warianty akceptacji wniosku:
Akceptuj rozliczenie (Po akceptacji, wniosek zostanie finalnie zatwierdzony i trafi do wniosków oczekujących na wysyłkę do ERP. Wniosek otrzyma status "Zaakceptowany", a jeżeli jest włączona integracja z systemem Symfonia ERP Kadry i Płace e-Teczka, wartość rozliczenia trafi do programu. Po wczytaniu wniosku, do Symfonia ERP Kadry i Płace e-Teczka, status zmieni się na "Wysłano do ERP".
Odrzuć rozliczenie (Po odrzuceniu, wniosek zmieni status rozliczenia na odrzucony i wartość nie będzie wysłana do ERP lub KIP.
Zwróć rozliczenie (Po zwróceniu, zostaniesz poproszony o udzielenie komentarza, a wniosek wróci do pracownika w celu poprawienia wartości. Pracownik po poprawie, musi ponownie kliknąć przycisk "Przekaż do akceptacji" .
Edytuj rozliczenie (Pozwala przed zaakceptowaniem, zmienić dane rozliczenia bez powiadamiania użytkownika).
Po akceptacji rozliczenia możesz wydrukować delegację na domyślnym szablonie wydruku.
6. RCP - rejestracja czasu pracy
Jeżeli w Twojej firmie zamieniono ewidencję papierową na elektroniczną, możesz wprowadzać zapisy wejścia i wyjścia z pracy bezpośrednio w aplikacji.
6.1. Rejestrowanie rozpoczęcia/zakończenia pracy
W kafelku "RCP" na pulpicie znajduje się lista zapisów wejścia/wyjścia z podziałem na dzień dzisiejszy i wczorajszy.
Jeżeli w twojej firmie wykorzystywany jest rejestrator czasu pracy zintegrowany z Symfonią ERP e-Pracownik, zapisy będą pokazywały się automatycznie. W zależności od przydzielonych uprawnień możesz edytować widoczne zapisy lub dodawać nowe:
Kliknij w smart guzik "Rozpocznij pracę". Przycisk pojawia się, kiedy nie ma w danym dniu zapisu lub gdy poprzednie wejście zostało zamknięte (dodaniem wyjścia). Ten przycisk rejestruje dokładny czas z chwili kliknięcia bez możliwości edycji.
Kliknij w ikonę z plusem w prawym dolnym rogu karteczki.
Jeżeli rejestrujesz zalęgłe wejście/wyjście postępuj w następującej kolejności:
zmień datę wystąpienia
odznacz opcję "Tylko wejście"
Uzupełnij godzinę wejścia lub użyj suwaka przeciągając kropkę rozpoczęcia
Uzupełnij godzinę wyjścia lub użyj suwaka przeciągając kropkę zakończenia
Kliknij Utwórz
Jeżeli rejestrujesz dzisiejsze wejście/wyjście postępuj w następującej kolejności:
odznacz opcję "Tylko wejście"
Uzupełnij godzinę wejścia lub użyj suwaka przeciągając kropkę rozpoczęcia
Uzupełnij godzinę wyjścia lub użyj suwaka przeciągając kropkę zakończenia
Kliknij Utwórz
Jeżeli chcesz zakończyć pracę
kliknij w smart guzik "Zakończ pracę"
kliknij w konkretny wiersz z zapisem We/Wy i
Uzupełnij/zmień godzinę wejścia lub użyj suwaka przeciągając kropkę rozpoczęcia
Uzupełnij godzinę wyjścia lub użyj suwaka przeciągając kropkę zakończenia
Kliknij Utwórz
Kiedy korzystasz ze smart guzika, system automatycznie zaokrągla czas wejścia/wykścia w zależności od ustawionych parametrów użytkownika w elementach:
Zaokrąglenie czasu wejścia (RCP)
Zaokrąglanie RCP (czas)
Zaokrąglanie RCP (kierunek)
Zaokrąglenie czasu wyjścia (RCP)
Zaokrąglanie RCP (czas)
Zaokrąglanie RCP (kierunek)
Dodając zapis na bieżący dzień nie będziesz mógł wpisać godziny wyjścia późniejszej niż bieżąca godzina.
Wstawiając zapis RCP za poprzednie dni robocze, godziny pracy uzupełnią się na podstawie harmonogramu.
Podczas dodawania zapisów RCP system weryfikuje:
czy w tym samym dniu nie występują zdarzenia kolidujące z zapisem RCP (wg konfiguracji wniosków)
czy w tym samym czasie nie występują inne zapisy RCP
6.2. Automatyczne generowanie zdarzeń
6.3. Lista zarejestrowanych wejść/wyjść
W kafelku "RCP" na pulpicie kliknij w "Pokaż wszystkie" a zostaniesz przeniesiony do listy zapisów wejść/wyjść z bieżącego miesiąca.
Lista prezentuje wszystkie zapisy z danego miesiąca prezentując:
Datę wystąpienia
Godzinę wejścia
Godzinę wyjścia
Rodzaj
We/Wy - podstawowy zapis wejścia/wyjścia
Ilość godzin
Podsumowanie prezentuję sumę wszystkich godzin z wyświetlonych rekordów.
Listę można dowolnie sortować, ukrywać lub przestawiać kolejność kolumn.
W celu podglądu zapisów z innych miesięcy należy kliknąć strzałkę znajdującą się obok nazwy bieżącego miesiąca i roku.
6.4. Lista zarejestrowanych wejść/wyjść podległych pracowników
W kafelku "RCP" na pulpicie kliknij w "Pokaż wszystkie" a zostaniesz przeniesiony do listy zapisów wejść/wyjść z bieżącego miesiąca.
Kliknij ikonę "dwóch pracowników" aby zaprezentować zapisy za pracowników
Lista prezentuje wszystkie zapisy z danego miesiąca prezentując:
Datę wystąpienia
Godzinę wejścia
Godzinę wyjścia
Rodzaj
We/Wy - podstawowy zapis wejścia/wyjścia
Ilość godzin
Lista domyślnie pogrupowana jest wg elementu "Dział", a następnie "Użytkownik"
Grupowanie można wyłączyć poprzez przeciągnięcie elementu na listę lub jego ukrycie
Podsumowanie znajduje się w wierszu grupowania i prezentuję sumę wszystkich godzin z wyświetlonych rekordów.
Listę można dowolnie sortować, ukrywać lub przestawiać kolejność kolumn.
W celu podglądu zapisów z innych miesięcy należy kliknąć strzałkę znajdującą się obok nazwy bieżącego miesiąca i roku.
7. Kalendarz i tabela zbiorcza
7.1. Wyświetlanie zdarzeń w kalendarzu
Kalendarz wyświetla czas do przepracowania z harmonogramu.
Kalendarz wyświetla wnioski zalogowanego użytkownika, jak również wnioski podległych w strukturze użytkowników.
Kalendarz wyświetla zapisy pobrane z RCP (Rejestrator Czasu Pracy) własne i użytkowników podległych w strukturze.
Kalendarz prezentuje zdarzenia w kolorach zdefiniowanych w ustawieniach rodzaju wniosku.
Kalendarz prezentuje statusy wniosków (kropka w kolorze statusu wniosku tożsamym z kolorami statusów na liście wniosków).
7.2. Filtrowanie kalendarza
Jeżeli chcesz odfiltrować wydarzenia na kalendarzu, kliknij ikonę Filtruj. Dostępne są następujące opcje:
Pokaż tylko moje wydarzenia - odfiltrowuje tylko wydarzenia zalogowanego użytkownika i w wnioski w których jest zastępcą.
Filtruj grupy - pozawala zwęzić ilość wydarzeń do użytkowników z wybranych grup.
Filtruj użytkowników - pozawala zwęzić ilość wydarzeń do wybranych użytkowników.
Ukryj RCP - ukrywa wszystkie zapisy wejścia/wyjścia.
Ukryj wnioski - ukrywa wszystkie wnioski.
Filtruj status wniosku - pozwala odfiltrować wnioski po statusie.
Filtruj rodzaj wniosku - pozwala odfiltrować wnioski po rodzaju.
Jeżeli uważasz, że nie widzisz jakichś swoich wydarzeń lub wydarzeń swoich podległych użytkowników, sprawdź czy filtr nie jest aktywny (niebieski kolor ikony filtra).
7.3. Dodawanie wniosków przez kalendarz
W menu "Kalendarz" wybierz przycisk "Dodaj" znajdujący się w prawej górnej części okna (niebieskie kółko z białym plusem) lub kliknij w wolne pole w kratce dnia.
W oknie "Nowe wydarzenie" i kliknij w obrazek "Wniosek".
Następnie postępuj zgodnie z opisem w pkt. 5.2.
7.4. Dodawanie zapisów RCP przez kalendarz
W menu "Kalendarz" wybierz przycisk "Dodaj" znajdujący się w prawej górnej części okna (niebieskie kółko z białym plusem) lub kliknij w wolne pole w kratce dnia.
W oknie "Nowe wydarzenie" i kliknij w obrazek "RCP".
Następnie postępuj zgodnie z opisem w pkt. 6.1.
7.5. Harmonogramy
Ewidencja czasu pracy prowadzona jest na podstawie inicjalizacji kalendarzy użytkowników harmonogramami czasu pracy, oraz rejestracji wydarzeń: nieobecności, nadgodzin, spóźnień lub wcześniejszych wyjść z pracy. W oparciu o ręcznie wprowadzanie zapisy wejścia/wyjścia lub dane z rejestratorów czasu pracy (RCP) można dodatkowo zautomatyzować czynności związane z ewidencją czasu pracy. Konfiguracja w zakresie ewidencji czasu pracy i automatyzacji znajduje się w zakładce "Konfiguracja" niniejszej dokumentacji.
7.5.1. Inicjalizacja kalendarza wzorcem czasu pracy
Wzorcem czasu pracy można inicjalizować kalendarz użytkownika.
Aby zainicjować kalendarz:
Na zakładce Kalendarz w filtrze, wybierz użytkownika, którego kalendarz chcesz wyświetlić.
Wskaż pierwszy dzień rozpoczynający inicjalizację kalendarza lub korzystając z metody przeciągnij i upuść, zaznacz okres który chcesz zainicjalizować.
Kliknij przycisk "Harmonogram".
W oknie Wzorzec -> Dodaj nowy harmonogram:
Określ okres obowiązywania wzorca jako przedział czasu, w którym dni zostaną zainicjalizowane. Jeżeli chcesz aby wzorzec obowiązywał zawsze, wskaż odległą datę zakończenia np. 2999-12-31.
Z listy rozwijanej (Wzorzec) lob klikając w przycisk "Wybierz wzorzec" wybierz wzorzec czasu pracy lub wzorzec dnia (jednodniowy), na podstawie którego nastąpi inicjalizacja.
Gdy wybrany został wzorzec czasu pracy z rozwijanej listy "Pierwszy dzień wzorca wypada w" wybierz, od którego dnia wypada pierwszy dzień inicjalizacji. W przypadku wyboru pierwszym dniem wskazanego okresu jest to dzień rozpoczęcia inicjalizacji. Wzorce okresowe mają zdefiniowany domyślnie powyższy parametr i zmieniaj go tylko świadomie.
Priorytet ustawia się automatycznie jako najwyższy priorytet ze wszystkich wzorców w zaznaczonym okresie plus jeden. Wybierz Priorytet inicjalizacji wykorzystywany do rozstrzygania konfliktów, gdy dzień został zainicjowany więcej niż jednym wzorcem, a nie chcesz nadpisać wszystkich. Pole pozwala samodzielnie podać priorytet dla inicjalizacji kalendarza. Im wyższa wartość tym wyższy priorytet.
Niebieski przycisk "Pokaż wystąpienia wzorców w podanym okresie (ilość wzorców) wyświetla listę wzorców występujących w zadanym okresie. Jeżeli chcesz aby inicjalizowany wzorzec nie nadpisywał któregoś z dni (np. święta) musisz wskazać priorytet mający wartość mniejszą niż "Święto - 3000", a większy niż wzorzec, który chcesz nadpisać (np. Tydzień 40-o godzinny - 1000), czyli np. 1001.
Kliknij przycisk Utwórz.
Harmonogram zmienia się niezwłocznie po zamknięciu okna, a do czasu synchronizacji z Symfonia ERP Kadry i Płace e-Teczka, widoczne są ikony z kręcącymi się strzałkami. Po zsynchronizowaniu, ikony znikną,
7.5.2. Zmiana nietypowych godzin pracy w harmonogramie
Jeżeli brakuje zdefiniowanego jednodniowego wzorcem czasu pracy można inicjalizować kalendarz użytkownika zmieniając tylko godziny pracy.
Aby zmienić godziny pracy np. tylko dla konkretnego tygodnia pracy należy:
Na zakładce Kalendarz w filtrze, wybierz użytkownika, którego kalendarz chcesz wyświetlić.
Wskaż pierwszy dzień rozpoczynający inicjalizację kalendarza lub korzystając z metody przeciągnij i upuść, zaznacz okres który chcesz zainicjalizować.
Kliknij przycisk "Harmonogram".
W oknie Wzorzec -> Zmień godziny pracy:
Zmień godzinę wejścia/wyjścia dla konkretnych dni lub użyj suwaka przeciągając kropkę rozpoczęcia i zakończenia
Dodaj kolejne dni za pomocą klawisza "Dodaj dzień" (system dodaje dni następujące po ostatnim dostępnym dniu).
Kliknij przycisk Zmień.
Harmonogram zmienia się niezwłocznie po zamknięciu okna, a do czasu synchronizacji z Symfonia ERP Kadry i Płace e-Teczka, widoczne są ikony z kręcącymi się strzałkami. Po zsynchronizowaniu, ikony znikną,
7.5.3. Import harmonogramów z pliku Excel
Możesz zaimportować grafiki z odpowiednio przygotowanego pliku Excel zawierającego plan pracy, jak również zdarzenia. W celu importu grafików musisz posiadać uprawnienie "Kalendarz - Harmonogram - Import".
Aby zaimportować harmonogramy do kalendarzy użytkowników, w menu "Kalendarz"
kliknij ikonę chmurki "Import harmonogramów".
kliknij przycisk "Wybierz plik" i odszukaj plik Excel z grafikiem do wczytania.
Pracownicy muszą mieć uzupełniony element "Numer karty RCP", który musi być zgodny z numerem w kolumnie "Id" w importowanym pliku.
kliknij przycisk "Importuj" i poczekaj aż harmonogramy zostaną wczytane.
Importer rozpoznaje skróty zdarzeń wpisanych w pliku Excel (np. "Ur") i przypisuje zdarzenia wg uzupełnionego pola "Wydarzenie z importu harmonogramu" w definicji wniosku (np. "Ur").
Skróty muszą się zgadzać (Excel = e-Pracownik) i nie mogą być przypisane te same skróty z Excel do różnych wniosków w aplikacji.
Mechanizm importu działa w następujący sposób:
Dla dnia roboczego (jeżeli w pliku Excel w danym dniu występują godziny pracy) mechanizm przypisuje użytkownikowi jednakowy wzorzec "Dzień roboczy 8 godz.", a następnie zmienia godziny pracy w zależności od danego dnia w harmonogramie.
Wzorce dla pozostałych dni (bez godzin pracy) przypisywane są wg schematu:
Wzorzec "Sobota" przypisywany jest dla dni wolnych które występują w sobotę "(so)".
Wzorzec "Niedziela" przypisywany jest dla dni wolnych które występują w niedzielę "(ni)".
Wzorzec "Dodatkowy dzień wolny" przypisywany jest dla dni wolnych które występują w inny dzień niż sobota "(so)" i niedziela "(ni)".
Przy ponownym imporcie harmonogramu mechanizm ma zaimplementowane zabezpieczenie przed dublami i nie zapisze ponownie tego samego wniosku ani nie zmieni w tym dniu harmonogramu.
Jeżeli przy ponownym imporcie, w danym dniu już nie będzie wniosku w Excelu to system wstawi nowy harmonogram zgodnie z ustawieniem w dniu i nie usunie wniosku z aplikacji.
System sprawdza normę dobową pracownika i na tej podstawie ustawiania harmonogram na dni, na które zostanie złożony wniosek.
Na każdy dzień ustawiany jest taki sam wzorzec "Dzień roboczy 8 godz." z różną ilością godzin w zależności od normy dobowej czasu pracy z tym, że
godzina początkowa jest zawsze ustawiona na 8:00, a
godzina końcowa = godzina początkowa + norma.
Jeżeli norma dobowa czasu pracy ma wartość 4h, to wstawią się godziny od 8:00 do 12:00
Pamiętaj by dodać do listy kontaktów (do kartoteki pracownika) element kadrowy zgrupowany "Schemat systemu czasu pracy" w którym znajduje się atrybut "norma dobowa czasu pracy" wg którego system dobiera odpowiednią ilość godzin
Jeśli element nie zostanie odnaleziony, to zostanie przypisana wartość domyślna: 8H
7.6.1. Tabela zbiorcza
Aby wyświetlić kalendarz pracowników w formie tabeli, należy przejść do menu "Kalendarz" i z prawego górnego rogu kliknąć w ikonę tabeli.
Tabela:
wyświetla czas do przepracowania z harmonogramu.
wyświetla wnioski zalogowanego użytkownika, jak również wnioski podległych w strukturze użytkowników.
wyświetla zapisy pobrane z RCP (Rejestrator Czasu Pracy) własne i użytkowników podległych w strukturze.
prezentuje zdarzenia w kolorach zdefiniowanych w ustawieniach rodzaju wniosku.
prezentuje statusy wniosków (obwódka skrótu wniosku tożsama z kolorami statusów na liście wniosków).
Na końcu tabeli prezentowane są podsumowania miesiąca (ilość i układ kolumn zależy od konfiguracji)
Jeżeli chcesz odfiltrować wydarzenia lub zmienić dane wyświetlane w tabeli, kliknij ikonę Filtruj i skorzystaj z następujących opcje:
Filtruj grupy - pozawala zwęzić ilość wydarzeń do użytkowników z wybranych grup.
Filtruj użytkowników - pozawala zwęzić ilość wydarzeń do wybranych użytkowników.
Ukryj harmonogram - ukrywa plan pracy pobrany z systemu Symfonia ERP Kadry i Płace e-Teczka
Ukryj RCP - ukrywa wszystkie zapisy wejścia/wyjścia.
Ukryj wnioski - ukrywa wszystkie wnioski.
Filtruj status wniosku - pozwala odfiltrować wnioski po statusie.
Filtruj rodzaj wniosku - pozwala odfiltrować wnioski po rodzaju.
Aby zmienić układ tabeli i zdefiniować jakie dane zostaną pokazane, masz możliwość skorzystania z następujących opcji w sekcji "Tabela":
Wyświetlanie godzin - pozwala zmienić układ kratki prezentujących dane za dany dzień:
Ilość godzin do przepracowania - w górnej połowie prezentowanie są ilości godzin do przepracowania, a w dolnej ilości godzin przepracowanych z RCP.
Godziny harmonogramu (góra/dół) - w górnej połowie prezentowane są godziny rozpoczęcia pracy, a w dolnej godziny zakończenia pracy wg harmonogramu.
Godziny harmonogramu (wyższa kratka) - w górnej połowie prezentowanie są godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy z harmonogramu, a w dolnej godziny wejścia i wyjścia z zapisów RCP. "Wyższa kartka" oznacza, że szerokość kratek/kolumn się nie zmienia natomiast wysokość wiersza się podwaja, w stosunku do domyślnego widoku.
Godziny harmonogramu (szersza kratka) - w górnej połowie prezentowane są godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy z harmonogramu, a w dolnej godziny wejścia i wyjścia z zapisów RCP. "Szersza kartka" oznacza, że wysokość wierszy się nie zmienia natomiast szerokość kolumny zwiększa się co najmniej o połowę, w stosunku do domyślnego widoku.
Pokaż dodatkowe tygodnie - dodaje kolumny z tygodniem wcześniejszym i późniejszym niż wybrany miesiąc.
Pokaż dane do dzisiaj - prezentuje kolumny od początku miesiąca do dnia dzisiejszego, pomijając dni pozostałe do końca miesiąca.
8. e-Teczka
8.1. e-Deklaracje
8.1.1. e-Deklaracje (pobieranie deklaracji PIT)
Po udostępnieniu deklaracji PIT w aplikacji, pojawi się czerwona kropka z ilością dostępnych plików w menu e-Teczka.
Kliknij w sekcję e-Teczka
Wybierz katalog e-Deklaracje z okna "Katalogi"
Wybierz w plik oznaczony kropką (jeżeli jeszcze nie by pobrany)
Kliknij przycisk "Pobierz" i wskaż lokalizację docelową.
Aby odczytać deklarację PIT, musisz posiadać zainstalowany program do odczytu plików w formacie PDF.
Po pobraniu pliku czerwona kropka zniknie.
W sekcji "Historia pobierania" widoczne są wszystkie akcje pobrania plików.
Pobranie piku jest jednoznaczne z potwierdzeniem otrzymania deklaracji, co jest uwidocznione przez uprawnionych użytkowników firmy.
Pamiętaj aby usunąć pobrany plik, jeżeli nie korzystasz ze swojego komputera.
Pliki deklaracji PIT zawierają poufne dane, których nie powinieneś pozostawiać na obcych urządzeniach.
Jeżeli pliki został pobrane do katalogu "Pobrane" lub na "Pulpit" w systemie Windows, usuń je po wylogowaniu z systemu.
8.1.2. e-Deklaracje (pobieranie potwierdzenia złożenia deklaracji)
Numer referencyjny znajdujący się na deklaracji PIT, nie jest dowodem na to, iż nasz pracodawca spełnił obowiązek podatkowy wysyłając na czas deklarację do US. Tylko UPO pobrane na podstawie numeru referencyjnego jest dowodem na terminowe złożenie deklaracji.
Wejdź na stronę Ministerstwa Finansów pod adresem https://www.podatki.gov.pl/e-deklaracje/jak-pobrac-upo/.
W sekcji "Załączniki", pobierz plik Formularz UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) na swój komputer.
Otwórz pobrany plik za pomocą aplikacji Adobe Acrobat Reader
Wpisz numer referencyjny znajdujący się na deklaracji PIT-11 znajdujący się w polu 2. Nr dokumentu.
Kliknij "Sprawdź status dokumentu"
Pozwól na połączenie się z bramką Ministerstwa Finansów i poczekaj na załadowanie danych.
Po pozytywnej weryfikacji złożonej deklaracji – czyli po pojawieniu się statusu „200” – możesz od razu pobrać UPO.
Kliknij "Pobierz UPO" i zaczekaj na załadowanie szczegółowych danych dokumentu.
8.1.3. e-Deklaracje (import deklaracji PIT)
Aby zaimportować pliki z deklaracjami PIT, musisz posiadać uprawnienie do "e-Teczka - Wszystkie operacje -> e-Teczka - Import deklaracji"
Przejdź do menu "e-Teczka" -> "Import plików"
W sekcji Import deklaracji kliknij przycisk "Wybierz pliki" i odszukaj katalog z zapisanymi deklaracjami.
Zaznacz wszystkie pliki.
Maksymalna ilość plików dla jednego importu to 5000
Maksymalna wielkość wszystkich plików dla jednego importu to 1GB
Kliknij przycisk "Importuj wybrane" i poczekaj aż proces dobiegnie końca
Wczytane pliki pojawią się w katalogu "e-Deklaracje" w e-Teczce użytkownika
Aplikacja przyporządkowuje pliki do użytkowników po nazwie pliku, z którego pobiera nazwisko i imię użytkownika.
Importowane pliki muszą zawierać nazwy jak na załączonym przykładzie. Nazwisko pracownika musi zarzynać się od 10 znaku, a po spacji musi zostać podane imię użytkownika. System rozpoznaje koniec imienia, kiedy zaczyna się cyfra oznaczająca datę wykonania pliku.
W przypadku użytkowników o tym samym imieniu i nazwisku, plik nie zostanie zaimportowany, co zostanie odnotowane w logach aplikacji jak również tuż po zakończeniu wczytywana.
8.1.4. e-Deklaracje (lista odczytanych/pobranych plików)
Aby wyświetlić listę plików z deklaracjami PIT, musisz posiadać uprawnienie do "e-Teczka - Wszystkie operacje -> e-Teczka - Import deklaracji" i "e-Teczka - Widok za użytkownika".
Przejdź do menu "e-Teczka" -> "Pliki użytkowników"
Listę możesz odfiltrować lub dowolni pogrupować korzystając z dostępnych elementów.
Po pobraniu pliku deklaracji przez użytkownika zaznaczona będzie pozycja w kolumnie "Pobrany".
8.1.5. e-Deklaracje (przygotowanie plików w systemie Symfonia ERP Kadry i Płace e-Teczka)
System przyjmie dowolnie przygotowane pliki w formacie PDF, które w nazwie zawierać będą nazwisko i imię użytkownika występującego w aplikacji. W celu maksymalnej automatyzacji procesu tworzenia plików z deklaracjami wykonaj następujące czynności
Zaloguj się w systemie Symfonia ERP Kadry i Płace e-Teczka z dostępem do modułu e-Deklaracje.
Odszukaj deklaracje deklaracje, które zostały wysłane i potwierdzone przez US (Deklaracje o statusie 200).
W polu "Rodzaj wydruku" wybierz "Podgląd wydruku" i zaznacz opcję "Z zakładkami".
Po zakończeniu operacji generowania, zostaną wyświetlone deklaracje PIT gotowe do wydruku. Deklaracje, które zostały wysłane i potwierdzone przez US będą miały wypełnione pole "Nr dokumentu", numerem z UPO. Okno przyjmuje jednorazowe wyświetlenie tylko 200 zakładek więc deklaracje należny przygotowywać partiami mniejszymi niż 200 użytkowników.
Zaznacz pole "Osobne pliki"
Rozwiń ikonę pliku z dyskietką i w sekcji "Wszyscy użytkownicy" wybierz "Plik PDF"
Zaczekaj aż proces tworzenia plików dobiegnie końca i wskaż katalog w którym chcesz zapisać deklaracje.
8.1.6. Paski (import pasków pracowników)
Aby zaimportować pliki z paskami pracowników, musisz posiadać uprawnienie do "e-Teczka - Wszystkie operacje -> e-Teczka - Import"
Przejdź do menu "e-Teczka" -> "Import plików"
W sekcji Import deklaracji kliknij przycisk "Wybierz pliki" i odszukaj katalog z zapisanymi paskami użytkowników.
Zaznacz wszystkie pliki.
Maksymalna ilość plików dla jednego importu to 5000
Maksymalna wielkość wszystkich plików dla jednego importu to 1GB
W polu "Rodzaj" wybierz "Paski"
Kliknij przycisk "Importuj wybrane" i poczekaj aż proces dobiegnie końca
Po zakończeniu procesu pojawi się status importu. Jeżeli pliki już były wcześniej importowane, pojawi się komunikat "Plik już istnieje".
Wczytane pliki pojawią się w katalogu "Paski" w e-Teczce użytkownika
Importowane pliki muszą zawierać nazwy jak na załączonym przykładzie. Nazwisko pracownika musi zarzynać się od 27 znaku, a po spacji musi zostać podane imię użytkownika.
Nazwa pliku powinna zaczynać się od sformułowania "Pasek płacowy za 2019-10 - " a po tym musi być podane tylko nazwisko i imię użytkownika oddzielone spacją.
Lub pasować do wzorca "Paski Nazwisko Imię 20200410_122529" (nazwa pliku generowana przez standardowy raport w systemie Symfonia ERP Kadry i Płace e-Teczka "Paski")
8.1.7. Paski (przygotowanie plików w systemie Symfonia ERP Kadry i Płace e-Teczka)
System przyjmie dowolnie przygotowane pliki w formacie PDF, których nazwa będzie pasować do wzorca "Paski Nazwisko Imię 20200410_122529". W celu maksymalnej automatyzacji procesu tworzenia plików z paskami wykonaj następujące czynności:
Zaloguj się w systemie Symfonia ERP Kadry i Płace e-Teczka.
Wybierz pracowników dla których będziesz generować paski.
W menu opcji wykonaj raport wybierz "Paski Wynagrodzeń", Podgląd wydruku z zaznaczoną opcją "z zakładkami".
Po zakończeniu operacji generowania, zostaną wyświetlone paski wynagrodzeń gotowe do wydruku. Okno przyjmuje jednorazowe wyświetlenie tylko 200 zakładek więc paski należny przygotowywać partiami mniejszymi niż 200 użytkowników.
Zaznacz pole "Osobne pliki".
Rozwiń ikonę pliku z dyskietką i w sekcji "Wszyscy użytkownicy" wybierz "Plik PDF".
Zaczekaj aż proces tworzenia plików dobiegnie końca i wskaż katalog w którym chcesz zapisać paski.
8.1.8. RMUA (import RMUA pracowników)
Aby zaimportować pliki z RMUA pracowników, musisz posiadać uprawnienie do "e-Teczka - Wszystkie operacje -> e-Teczka - Import"
Przejdź do menu "e-Teczka" -> "Import plików"
W sekcji Import deklaracji kliknij przycisk "Wybierz pliki" i odszukaj katalog z zapisanymi plikami zawierającymi RMUA.
Zaznacz wszystkie pliki.
Maksymalna ilość plików dla jednego importu to 5000
Maksymalna wielkość wszystkich plików dla jednego importu to 1GB
W polu "Rodzaj" wybierz "RMUA"
Kliknij przycisk "Importuj wybrane" i poczekaj aż proces dobiegnie końca
Wczytane pliki pojawią się w katalogu "RMUA" w e-Teczce użytkownika
Nazwy importowany plików muszą rozpoczynać się od Nazwiska i imienia po spacji. Koniec imienia wyszukiwany jest po odnalezieniu znaku "-".
Plik musi zawierać dalej w nazwie słowo RMUA
9. Płace
9.1. Pasek wynagrodzeń
System wyświetla naliczone w systemie ERP (Symfonia ERP Kadry i Płace e-Teczka) dane płacowe w formie paska wynagrodzeń.
Aby podejrzeć swój pasek wynagrodzeń:
Przejdź do menu "Płace" - "Pasek wynagrodzeń".
Wybierz miesiąc, za który będą wyświetlone dane.
Jeżeli bieżący miesiąc lub wcześniejsze nie posiadają wartości może oznaczać, że dane nie zostały zaimportowane z systemu płacowego, przez użytkownika z odpowiednimi uprawnieniami (najczęściej działa HR, Kadr i Płac) lub nie posiadasz uprawnień do podglądu paska wynagrodzeń.
Wybierz jedną z dostępnych opcji grupowania:
Grupuj wg miesiąca kalendarzowego (domyślnie) - dane z list płac grupowane są wg miesiąca, za który wynagrodzenie dotyczy, czyli za miesiąc, w którym praca została wykonywana.
Grupuj wg miesiąca wypłaty - dane z list płac grupowane są wg miesiąca, w którym wynagrodzenie jest wypłacone. Oznacza to, że wynagrodzenie za styczeń, wypłacane do 10-ego następnego miesiąca, będzie wyświetlone w lutym, jeżeli zaznaczysz opcję grupowanie wg miesiąca wypłaty.
Grupuj wg miesiąca naliczeń ZUS - dane z list płac grupowane są wg miesiąca, w którym wynagrodzenie jest wypłacone i powstaje należność dla ZUS. Oznacza to, że wynagrodzenie za styczeń, wypłacane do 10-ego następnego, będzie wyświetlone w lutym, jeżeli zaznaczysz opcję grupowanie wg miesiąca naliczeń ZUS.
Jeżeli posiadasz uprawnienie "Płace - Pasek wynagrodzeń - Filtrowanie wg okresu " możesz odfiltrować dane tylko z wybranych list płac. Domyślnie wyświetlane są wszystkie wartości z dostępnych list płac (okresów płacowych w Symfonia ERP Kadry i Płace e-Teczka).
Aby pobrać na komputer pasek wynagrodzeń w formacie PDF, kliknij ikonę strzałki skierowanej w dół znajdującą się na górnym pasku i poczekaj aż przeglądarka pobierze plik w domyślne miejsce pobierania plików.
Aby podejrzeć pasek wynagrodzeń lub wysłać go do urządzenia drukującego, kliknij ikonę drukarki znajdującą się na górnym pasku, a następnie wybierz drukarkę i wydrukuj dokument.
Pasek wynagrodzeń drukowany/pobierany jest w formacie PDF z orientacją pionową.
9.2. Karta wynagrodzeń
System wyświetla naliczone w systemie ERP (Symfonia ERP Kadry i Płace e-Teczka) dane płacowe w formie rocznej karty wynagrodzeń.
Aby podejrzeć swoją kartę wynagrodzeń:
Przejdź do menu "Płace" - "Karta wynagrodzeń".
Wybierz miesiąc/rok, za który będą wyświetlone dane.
Jeżeli poszczególne miesiąc w doku nie posiadają wartości może oznaczać, że dane nie zostały zaimportowane z systemu płacowego, przez użytkownika z odpowiednimi uprawnieniami (najczęściej działa HR, Kadr i Płac) lub elementy nie były naliczone w danym kresie płacowym w Systemie Symfonia ERP Kadry i Płace e-Teczka.
Jeżeli chcesz ukryć lub pokazać zera na wydruku, skorzystaj z ikony koła zębatego i kliknij w "Pokaż zerowe wartości"/"Ukryj zerowe wartości"
Wybierz jedną z dostępnych opcji grupowania:
Grupuj wg miesiąca kalendarzowego (domyślnie) - dane z list płac grupowane są wg miesiąca, za który wynagrodzenie dotyczy, czyli za miesiąc, w którym praca została wykonywana.
Grupuj wg miesiąca wypłaty - dane z list płac grupowane są wg miesiąca, w którym wynagrodzenie jest wypłacone. Oznacza to, że wynagrodzenie za styczeń, wypłacane do 10-ego następnego miesiąca, będzie wyświetlone w lutym, jeżeli zaznaczysz opcję grupowanie wg miesiąca wypłaty.
Grupuj wg miesiąca naliczeń ZUS - dane z list płac grupowane są wg miesiąca, w którym wynagrodzenie jest wypłacone i powstaje należność dla ZUS. Oznacza to, że wynagrodzenie za styczeń, wypłacane do 10-ego następnego, będzie wyświetlone w lutym, jeżeli zaznaczysz opcję grupowanie wg miesiąca naliczeń ZUS.
Jeżeli posiadasz uprawnienie "Płace - Karta wynagrodzeń - Filtrowanie wg okresu " możesz odfiltrować dane tylko z wybranych list płac. Domyślnie wyświetlane są wszystkie wartości z dostępnych list płac (okresów płacowych w Symfonii ERP Kadry i Płace e-Teczka).
Aby pobrać na komputer kartę wynagrodzeń w formacie PDF, kliknij ikonę strzałki skierowanej w dół znajdującą się na górnym pasku i poczekaj aż przeglądarka pobierze plik w domyślne miejsce pobierania plików.
Aby podejrzeć kartę wynagrodzeń lub wysłać ją do urządzenia drukującego, kliknij ikonę drukarki znajdującą się na górnym pasku, a następnie wybierz drukarkę i wydrukuj dokument.
Karta wynagrodzeń drukowana/pobierana jest w formacie PDF z orientacją poziomą.