Aloittamassa Vektorin käyttöä?
Kaikki mitä sinun tulee tietää Vektorin käytöstä
Tervetuloa Vektorin käyttöönotto-oppaaseen
Alla käydään läpi Vektoriin rekisteröityminen(1) sekä kassapäätteen/-laitteen(2) -ja maksupäätteen käyttöönotto(3), sisältäen myös joitain maksupäätekohtaisia ohjeita.
Käyttöönotossa on kolme päävaihetta
1. Kassapilven rekisteröinti ja käyttöönotto
Olet saanut kutsun sähköpostiisi rekisteröityä Vektori palvelun käyttäjäksi. Rekisteröitymällä pääset kassapilveen sisälle. Tallenna osoite (asiakas.vektori.fi) pilveen talteen. Mikäli et ole saanut kutsua: Tarkista roskaposti, pyydä kutsu Vektorin myyneeltä kumppanilta tai pyydä sitä Apua -sivulta.
Määrittele Vektoriin seuraavat asetukset valmiiksi:
Yrityksen asetukset.
Kirjanpitotilit.
Kassa-asetukset.
Tuoteryhmät ja tuotteet.
2. Kassapäätteen/laitteen käyttöönotto
Jos kassapäätteessä ei ole Vektori Kassaa asennettuna lataa se päätteen sovelluskaupasta (Android Play Store / Apple App Store). Löydät sen hakusanalla "Vektori Kassa". Kassapääte ja maksupääte voivat olla myös sama laite.
Ohessa suorat linkit sovelluksen lataamiseksi edellä mainituista sovelluskaupoista:
Avaa sovellus ja paina "Kirjaudu sisään" kohtaa. Tämän jälkeen sinulta pyydetään työtilan osoite. Osoite on sama osoite, kuin Vektori pilven osoite (asiakas.vektori.fi).
Kirjaudu työtilaan pilven käyttäjätunnuksilla.
Anna kassapäättelle nimi ja kiinnitä kyseinen kassapääte varastoon, jos käytössäsi on varastonhallinta.
Lopuksi kassa pyytää syöttämään kassakäyttäjän pin koodin. Jos et ole luonut kassakäyttäjiä pilveen on sillä yksi oletuksena valmiina ja sen pin koodi on 4262. Muista vaihtaa oletuskäyttäjä tai oletuskäyttäjän pin koodi myöhemmin turvallisuussyistä.
Jos Vektori-sopimuksesi sallii sinun tehdä niin, voit lisätä lisää kassamyyjiä/-käyttäjiä pilven kautta, joilla on erilliset PIN-koodit- he voivat kirjautua sisään käyttääkseen kassasovellusta näillä PIN-koodeilla.
3. Maksupäätteen käyttöönotto
Maksupääte voi olla erillinen laite tai se voi olla myös sovellus, joka on asennettu kassapäätteen kanssa samalle laitteelle. Ennen maksupäätteen käyttöönottoa tulee liittää kassapilvi maksupäätetoimittajan järjestelmään (Nets, Popla, Viva Wallet). Tämän liittämisen tekee Vektorin myynyt taho.
Ota Integroitu maksupääte tai sovellus otetaan käyttöön seuraavasti:
Kassaohjelmassa valitse Toiminnot -> Asetukset -> Yleiset -> Maksupääte -välilehti.
Valitse kohdasta Valittu maksupääte alasvetolistalta maksupäätteen toimittaja.
Tarvittaessa valitse kohdasta Maksupäätteen tunnus se maksupääte, joka tähän kassaan yhdistetään.
Tallenna valintasi.
Yksi maksupääte voi olla yhdistetty vain yhteen kassaan.
Tietyt maksupäätemallit toimivat kassan kuittitulostimena, myös käteismaksuille. Mikäli maksupäätteessä on kuittitulostin, ota se käyttöön valitsemalla Tulostin -välilehdeltä samat asetukset kuin Maksupääte -välilehdellä.
Integroimaton maksupääte ei ole yhdistetty kassaan. Myynnit kirjataan ensin kassaan ja sitten erikseen rahastetaan myynti maksupäätteellä. Huom kuitilla ei lue tuotetietoja tai verotietoja.
1. Rekisteröityminen Vektori pilvipalveluun
Olet saanut sähköpostilla kutsun rekisteröityä Vektori pilvipalvelun käyttäjäksi. Mikäli et löydä kutsua, tarkista ensin sähköpostin roskapostikansio. Jos et löydä kutsua, ota yhteyttä Vektorin myyneeseen kumppaniin tai Vektori -tukipalveluun alla olevalla lomakkeella.
Rekisteröidy valitsemalla sähköpostikutsussa oleva Rekisteröidy -painike.
Syötä rekisteröitymislomakkeella pyydetyt tiedot ja valitse lopuksi Rekisteröidy -painike. Rekisteröitymisen jälkeen olet jo kirjautuneena Vektori pilvipalveluun.
Huomaa, että käyttäjätunnukset ovat henkilökohtaiset.
Pääkäyttäjänä voit kutsua pilvipalveluun muita työntekijöitä:
Käyttäjähallinta-> Käyttäjät -> Kutsu käyttäjä– kohdasta (ei Minikassa versiossa).
Kassamyyntiä hoitavat henkilöt eli myyjät eivät välttämättä tarvitse käyttäjätunnuksia pilvipalveluun.
Pilvipalveluun tarvitaan tunnukset niille henkilöille, jotka lisäävät ja muokkaavat tuotteita, hallinnoivat varastoa, tarkastelevat myyntiraportteja jne. Halutessasi voit kutsua pilvipalvelun käyttäjäksi vaikkapa kirjanpitäjän.
1.1. Yrityksen asetukset
1.1.1. Yleiset asetukset
Valitse vasemmalta valikosta Asetukset -> Vektori -> Yleiset.
Lisää lähettäjän sähköpostiosoite ja lähettäjän nimi, joka näkyy asiakkaille lähetettävissä sähköpostiviesteissä (esimerkiksi sähköpostilla lähetettävissä kassakuiteissa). Valitse lopuksi Päivitä -painike.
Mikäli tietojen tallentamisen yhteydessä saat virheilmoituksen SPF -tietueen puuttumisesta, käytä sähköpostiosoitteena noreply@vektori.fi -sähköpostiosoitetta.
1.1.2. Yrityksen perustiedot
Valitse vasemmalta valikosta Asetukset -> Yritys -> Yrityksen perustiedot. Syötä yrityksen perustiedot ja valitse lopuksi Päivitä -painike.
1.2. Kirjanpitotilit
Palveluun on määritelty valmiiksi yleiskäyttöisiä oletuskirjanpitotilejä. Palveluun on mahdollista lisätä vapaasti uusia kirjanpitotilejä, muokata olemassa olevia tai poistaa tarpeettomat kirjanpitotilit. Sovi oman kirjanpitäjäsi kanssa tilien käytöstä ja niiden nimeämisestä, jotta tiedot Kirjanpitotapahtumat päivämäärän mukaan -raportille ja muillekin raporteille kirjautuvat oikein.
Palvelussa voidaan määritellä oletuskirjanpitotilien lisäksi myyntitilit (Myynti ja Myynti alv 0 %) myyntien seurantaa varten tuotteelle, tuoteryhmälle ja arvonlisäverolle. Mikäli myyntitilejä on määritelty eri paikkoihin, niiden käsittelyjärjestys on seuraava:
1. Tuote.
2. Tuoteryhmä.
3. Arvonlisäveron myyntitili.
4. Oletuskirjanpitotili.
Kirjanpitotilien käsittelystä on kerrottu tarkemmin Vektorin käyttöoppaassa ja mikäli olet kiinnostunut siitä miten esimerkiksi lounasseteli saadaan toimimaan Vektori Kassa sovelluksessa, tutustu Vektori Muut Maksutavat kuten ePassi, Smartum ja Edenred -ohjeeseemme.
1.3. Kassa-asetukset
1.3.1. Yleiset kassa-asetukset
Valitse vasemmalta valikosta Asetukset -> Kassa -> Yleiset. Lisää kassakuitin ylä- ja alaosaan tulostuvat tiedot. Valitse lopuksi Päivitä -painike. Huomioi, että asiakkaalle toimitettavassa kuitissa on oltava lain mukaan seuraavat tiedot:
Elinkeinonharjoittajan nimi, yhteystiedot ja y-tunnus.
Kuitin antamispäivä (automaattisesti).
Kuitin tunnistenumero (automaattisesti).
Myytyjen tavaroiden määrä ja laji (automaattisesti).
Suoritettu maksu ja arvonlisävero verokannoittain (automaattisesti).
1.3.2. Kassahenkilöt
Kassahenkilöllä tarkoitetaan kassamyyjää eli kassaohjelman käyttäjää, joka ei ole pilvipalvelun käyttäjä. Palvelussa on oletuksena yksi kassahenkilö, jonka PIN-koodi on 4262. (Minikassa sisältää vain yhden kassahenkilön) PIN-koodin vaihtaminen ja uuden kassahenkilön lisääminen on kerrottu käyttöoppaassa.
1.4. Tuoteryhmät ja tuotteet
1.4.1. Tuoteryhmän lisääminen
Kassassa myytävät tuotteet hallitaan Vektori pilvipalvelussa.
Valitse vasemmalta valikosta Tuoteryhmät -> Uusi tuoteryhmä -painike. Lisää tuoteryhmän nimi. Mikäli perustettava tuoteryhmä on aliryhmä, valitse sille pääryhmä pudotusvalikosta. Valitse lopuksi Tallenna -painike. Perustetut tuoteryhmät näkyvät automaattisesti kassaohjelmassa - sovelluksen näkymän päivittymiseen menee hetki, mutta joissain tapauksissa tämä saattaa vaatia sovelluksen uudelleenkäynnistyksen.
1.4.2. Tuotteen lisääminen
Lisää tuotteelle seuraavat pakolliset (merkitty *) tiedot:
Nimi*.
Myyntituote, mikäli tuotetta myydään kassan kautta.
Myyntiyksikkö*.
Vero*.
Verollinen tai veroton hinta*.
Voit lisätä tuotteelle Tuotekoodin, tai antaa järjestelmän luoda tuotekoodin automaattisesti annettujen asetusten mukaisesti. Tuotekoodin etuliitteen ja pituuden voit määritellä Asetukset -> Tuoteluettelo -> Yleiset -> Tuotekoodien generointi -kohdassa. Valitse lopuksi Tallenna -painike.
Vinkki: Voit lisätä tuotteen myös 0 hintaisena (ns. vapaahintainen tuote), huomioi kuitenkin tuotteelle oikea verokanta. Tällöin kassaohjelma pyytää tuotemyynnin yhteydessä hinnan joka kerta erikseen, eli voit käyttää tätä tuotteille, joiden hintaa et halua syöttää tuoterekisteriin.
EAN-koodista ja tuotetarroista voit lukea tarkemmin Vektori Käyttöoppaasta.
2. Kassapäätteen/laitteen käyttöönotto
Nämä toimenpiteet tehdään kassalaitteessa, eli puhelimessa, tabletissa, tai Chromebook tietokoneessa.
2.1. Kassasovelluksen lataaminen laitteelle
Lataa ensin kassaohjelma laitteelle. Omaksi ostetut tabletit ja puhelimet:
Apple App Store: Vektori Kassa.
Google Play: Vektori Kassa.
Muut kassapäätteet:
► Sunmi: Siirry laitteen sovellus kauppaan ja lataa Vektori Kassa.
► Viva One: Google Play: Vektori Kassa.
► Viva PAX (A920Pro, 910): Yhdistä pääte verkkoon ja odota latauksen alkamista.
► Nets Castles Saturn 1000s: Yhdistä pääte verkkoon ja odota latauksen alkamista.
► Verifone CM5: Yhdistä pääte verkkoon ja odota latauksen alkamista.
Mikäli lataus ei ala hetken päästä, ota yhteys Vektori toimittajaan.
2.2. Yhdistä Kassapääte Vektori pilveen
Käynnistä sovellus ja valitse Kirjaudu sisään -painike.
Syötä Kirjaudu -näkymässä tekstilaatikkoon Vektori -pilven työtila ja valitse Jatka -painike. Työtilan osoite on sama kuin Vektori pilvipalvelun osoite. Mikäli esimerkiksi pilvipalvelun osoite on yrityksennimi.vektori.fi, syötä tekstilaatikkoon: yrityksennimi.
Syötä Vektori pilvipalvelun käyttäjätunnus ja salasana (samat, jolla rekisteröidyit pilvipalveluun), valitse Kirjaudu sisään – painike.
Anna kassapäälle yksilöivä nimi, esim. Myymälä Volttikatu.
Mikäli käytössä on varastonhallinta, valitse vielä varasto, josta tältä kassalta myydyt tuotteet vähennetään automaattisesti ja valitse Vahvista - painike.
Kirjaudu kassaan sisään.
Oletus kassamyyjän pin-koodi on 4262.
3. Maksupäätteen käyttöönotto
Maksupääte voi olla erillinen laite tai se voi olla myös sovellus, joka on asennettu kassapäätteen kanssa samalle laitteelle.
Maksupääte voi olla integroitu kassaan, jolloin kassan myynti siirtyy automaattisesti maksupäätteelle.
Integroimaton maksupääte ei ole yhdistetty kassaan. Myynnit kirjataan ensin kassaan ja sitten erikseen rahastetaan myynti maksupäätteellä.
HUOM! Tällöin kuitilla ei lue tuotetietoja tai verotietoja.
Ennen integroidun maksupäätteen käyttöönottoa seuraavat toimittaja kohtaiset asiat tulee olla tehtynä:
Nets: Vektori Kassan toimittajan tulee asentaa Vektori Kassan taustalle Netsiltä saatava käyttäjätunnus ja salasana. Kun tämä on tehty kaikki saman tunnuksen ja salasanan takana olevat Nets päätteet näkyvät kassassa omalla ID numerolla.
Poplapay: Vektori Kassan toimittajan tulee asentaa Vektori Kassan taustalle Poplan käyttäjätunnus ja salasana. Tällöin maksupääte kohtaisella Popla ID:llä voidaan ottaa käyttöön Popla maksupäätteitä kassaan. Popla ID:n löydät Popla online toolsista, jonne pääset täältä. Mikäli sinulla ei ole tunnuksia saat ne kohdasta "Salasana unohtunut tai asettamatta?".
Viva Wallet: Sinun tulee toimittaa Vektori Kassan toimittajalle Viva kauppiastunnus ja API avain, jotka toimittajan tulee asentaa Vektori Kassan taustalle. Tiedot löytyvät Viva Wallet tililtäsi kohdasta Asetukset ja API tunnukset.
3.1. Maksupäätteen yhdistäminen
Alla oleva ohje koskee yhteensopivan integroitavan maksupäätteen yhdistämistä kassaohjelmaan. Edut käytettäessä integroitua korttimaksupäätettä:
Kassa ohjaa maksupäätettä, maksettava summa siirtyy automaattisesti kassalta maksupäätteelle.
Asiakkaalle vain yksi kuitti.
Palautukset hoituvat vaivattomasti.
Tietyt maksupäätemallit toimivat kassan kuittitulostimena, myös käteismaksuille.
Jos sinulle tulee tarvetta ratkoa ongelmia liittyen maksupäätteisiin, tarkista esimerkiksi Maksupääte ongelma -kappale Ongelmanselvitys oppaassamme.
Kassaohjelmassa valitse Toiminnot -> Asetukset -> Yleiset -> Maksupääte -välilehti.
Valitse kohdasta Valittu maksupääte maksupäätteen toimittaja ja syötä/valitse kohdasta Maksupäätteen tunnus se maksupääte, joka tähän kassaan yhdistetään ja valitse Tallenna. Yksi maksupääte voi olla yhdistetty vain yhteen kassaan.
Mikäli kassa ei löydä maksupäätettä, valitse kassasovelluksen yläpalkissa näkyvän V painikkeen takaa, maksupäätteen kohdalla on Yhdistä uudelleen painike.
3.2. Maksupäätteen käyttäminen kuittitulostimena
Tietyt maksupäätemallit toimivat kassan kuittitulostimena, myös käteismaksuille. Mikäli maksupäätteessä on kuittitulostin, ota se käyttöön valitsemalla Tulostin -välilehdeltä samat asetukset kuin Maksupääte -välilehdellä.
Mikäli sinulla on erillinen kuittitulostin, valitse esimerkiksi Bluetooth ja tee haluamasi valinnat.
Jos joko päätettä ja/tai tulostinta ei löydy, oikean yläkulman painike alkaa vilkkua, jos näin käy, tarkista että laitteet on paritettu oikein ja että ne ovat päällä ja toimivat oikein - voit myös painaa Yhdistä uudelleen -painiketta kyseisestä näkymästä.
3.3. Myyntitapahtuman mukauttaminen
Voit määritellä esimerkiksi montako painallusta myyntitapahtuman päättämiseen tarvitaan tai tulostetaanko kauppiaan kuittia.
3.3.1. Ohita myynnin esikatselu
Toiminnot -> Asetukset -> Yleiset -> Käytettävyys.
Myynnin esikatselun ohitus.
Tämä asetus ohittaa kokonaan myynnin esikatselu näytön korttimaksuissa.
HUOM! Jos tämä asetus on päällä et voi kirjoittaa kuittiin vapaata tekstiä.
3.3.2. Tulosta asiakkaankuitti automaattisesti
Toiminnot -> Asetukset -> Tulostin -> Lisäasetukset.
Tulosta asiakkaan kuitti automaattisesti.
Jos tämä asetus on päällä kuitin tulostuksen kyselyä ei näytetä vaan kuitti tulostetaan automaattisesti.
HUOM! Asetuksen ollessa päällä et voi lähettää kuittia sähköpostilla.