Arviointikertomus 2018
Vuoden 2018 arviointikertomus syntyi hyvässä yhteistyössä yksimielisesti tarkastuslautakunnan toimesta. Tarkastuslautakunta, jossa kaikista vaaleissa valtuutettuja saaneista valtuustoryhmistä on vähintään yksi jäsen, sai paljon viestejä kaupunkilaisilta erityisesti kaupungin kiinteistöjen tilaa ja niissä esiintyneitä sisäilmaongelmia koskien.
Kuten monet edustajat ovat edellä todenneet, kuntalain pykälässä 121 erääksi tarkastuslautakunnan tehtäväksi on kirjattu: arvioida, onko (kaupungin ja sen konserniyhtiöiden) toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. On tärkeää, että kaikki luottamus- ja virkamiehet ymmärtävät lautakunnan tehtävän.
Poliittisen päätöksenteon eri vaiheissa, kuten tässä keskustelussa ja kaupunginhallituksen vastineessa voidaan esittää mielipiteitä siitä, onko joku toiminta järjestetty tarkoituksenmukaisella tavalla tai onko sen kuntoon laittaminen taloudellisesti järkevää. Mutta asian esiin nostaminen on tarkastuslautakunnan lakimääräinen tehtävä. Jos tarkastuslautakunta ei tätä arviointikertomuksessa esiin nosta, toimii se kuntalain vastaisesti.
Verrattuna vuoden 2017 arviointikertomukseen, ei ongelmia tiedonsaannissa virkamiehiltä ollut. Kysyttyjä tietoja tuli välillä mappitolkulla, mutta on tietysti parempi luottaa oikeaan, dokumentoituun tietoon kuin pelkkiin puheisiin tai mielipiteisiin. Faktat, olivatpa ne kuinka ikäviä tahansa, luovat perustan järkevälle päätöksenteolle.
Eräs arviointikertomuksessa keskustelua herättänyt kokonaisuus liittyy kiinteistöjen ylläpitoon. Omalta osaltani valaisevan esimerkin näin viime vuoden toukokuussa, kun kävin kaksi kertaa päivässä Tuorilan koululla. Yksi rakennuksen syöksytorven alapään metrin mittainen pätkä makasi maassa koko kuukauden ja vasta Uusimaa-lehdessä julkaistun lukijan kuvan myötä syöksytorvi saatiin paikalleen.
Tarkastuslautakunnan tutustuessa kiinteistöjen ylläpitotehtäviin kävi ilmi, että kyseisestä tapauksesta koulun edustajat olivat tehneet kuukauden aikana kaksi palvelupyyntöä. Lisäksi kiinteistönhuollon määräaikaistehtäviin kuuluu päivittäinen “yleiskierros ulkona”, jonka aikana yksi irronnut syöksytorvi pitäisi havaita.
Onko tässä sitten kyse yksittäistapauksesta? Kiinteistönhallintajärjestelmässä on viimeisen parin vuoden aikana ollut yli 13000 valmiiksi kuitattua palvelu- tai määräaikaispyyntyöä laidasta laitaan. Koulujen ja päiväkotien osalta muutamissa kymmenissä palvelupyyntö on jouduttu uusimaan tai se on tehty määräaikaistehtävän suorituksen jälkeen. Eli ihan yksittäistapauksesta ei voida puhua, mutta ylivoimaisesti suurin osa tehtävistä on hoidettu dokumentaation valossa moitteitta. Kommentteja tehtävien valmistumisesta tai statuksesta olisi hyvä nähdä lisää kiinteistöhallintajärjestelmässä, jotta uusia turhia palvelupyyntöjä samasta asiasta ei kiinteistöjen käyttäjien tarvitsisi tehdä.
Tarkastuslautakunta nosti arviointikertomuksessa esiin määräaikaistehtävien näkymättömyyden kiinteistönhallintajärjestelmässä. Kiinteistökohtaisesti on reilut parituhatta määräaikaistehtävää vuoden aikana, joista järjestelmässä näkyy muutama kymmenen. Joissakin kiinteistöissä ei ainuttakaan. Nyt ei tiedetä onko homma hoidettu, kun sitä ei ole mihinkään dokumentoitu. Kuten konsulttipiireissä sanotaan: mikä on dokumentoitu, sitä seurataan ja se tulee hoidetuksi.
Yksityisellä sektorilla työ täytyy kuitata vastaanotetuksi, että laskut voidaan maksaa. Modernit toiminnanohjausjärjestelmät eivät anna muuta vaihtoehtoa laskujen maksamiseksi. Laskujen lähettäminenhän tekemättömästä työstä on rikoslain 36 pykälän mukaan petos.
Kuten edustajat Hanska arviointikertomuksen esittelyssä ja edustaja Korhonen keskustan ryhmäpuheenvuorossa totesi, läpinäkyvyyden lisäämiseksi ja turhien arvailujen vähentämiseksi onkin tärkeää, että myös Porvoon kaupungissa kiinteistönhuoltoon liittyvät määräaikaistehtävät dokumentoidaan ja ne näkyvät käytettävissä järjestelmissä. Tämä on yksi kaupunginvaltuuston vuoden 2019 talousarvioon yksimielisesti päättämä sitova tavoite Porvoon Tilapalveluiden osalta: “Kiinteistöjen huollon ja ylläpidon dokumentaatio kattaa 100 % tilapalveluiden hoidossa olevista kiinteistöistä.”
Muutamissa edellä pidetyissä puheenvuoroissa kuulosti siltä, etteivät lukijat ole joko lukeneet koko arviointikertomusta tai ovat tarkoitushakuisesti halunneet poimia merkityksettömiä yksityiskohtia kokonaisuuksien ymmärtämisen sijaan. On hyvin valitettavaa, että esitetään epämääräisiä vihjauksia epätotuuksista tai fiktiosta, mutta yhtään esimerkkiä ei nosteta esille. Eivätkö puhujat ole luottaneet virkamiesten tarkastuslautakunnalle tuottamaan tietoon?
Tarkastuslautakunnan varapuheenjohtajana toivon, että edustaja Sveholmin esityksen mukaisesti kaupunginhallitus käsittelisi arviointikertomuksessa esiin nostetut epäkohdat pikimmiten ja edistäisi tai jopa edelleen kehittäisi esille nostettuja ratkaisuvaihtoehtoja ongelmien korjaamiseksi viimeistään kuluvan vuoden loppuun mennessä.