Orientações Básicas

O acesso ao sistema Compras se dá pelo site https://www.gov.br/compras/pt-br com utilização do perfil do servidor no gov.br.

É preciso que o servidor tenha perfil para atuar como demandante para acessar os módulos: PGC (elaboração de DFDs), Estudo Preliminar, Pesquisa de Preços, Gestão de Risco, etc.

Caso o servidor não tenha o perfil, pode procurar o setor de Gestão de Pessoas do INSA para fazer a solicitação.

Unidade responsável por identificar a necessidade da contratação de bens, serviços e obras e requerê-las.

Conjunto  de agentes que reúnem as competências necessárias para executar as etapas de planejamento da contratação. 

Cabe ao setor demandante formalizar a sua demanda por meio do documento denominado "Documento de Formalização da Demanda" (DFD). Nesse documento o demandante descreve e justifica a necessidade da contratação, especificando o objeto, a quantidade, a estimativa de custo e a data prevista para a contratação. O SEI disponibiliza modelo para elaboração do DFD.

Após a formalização da demanda, a Equipe de Planejamento deve instruir o processo com os documentos da fase de planejamento da contratação (ver tópicos seguintes).

As compras e contratações públicas podem se dar por meio de diferentes modalidades, dependendo de fatores como: valor estimado, característica do objeto, número de fornecedores, etc.

As modalidades mais utilizadas são:

• Contratações diretas - Dispensa e Inexigibilidade;

• Pregão - pode ser tradicional ou para Registro de Preços;

Como parte do planejamento orçamentário da Unidade, todos os DFDs devem ser incluídos no portal de compras do Governo Federal no prazo fixado para integrarem as contratações do ano seguinte. Em caso de necessidade detectada fora do período de inclusão, o demandante deve incluir de forma extemporânea seu DFD para gerar nova contratação.

Prazos (Decreto n.º 10.947/2022):

• elaboração do PCA - até a primeira quinzena de maio  para as contratações do ano subsequente;

• aprovação do PCA - até a primeira quinzena de maio do ano de elaboração.

• revisão e alteração do PCA - durante o ano de elaboração o PCA poderá ser revisado nas  seguintes hipóteses:

  • no período de 15/09 a 15/11 do ano de elaboração para adequação à proposta orçamentária;

  • na quinzena posterior à publicação da LOA;

  • durante a execução o PCA pode ser alterado mediante justificativa aprovada pela autoridade competente.

Ficam dispensadas de registro no PCA:

• informações sigilosas;

• contratações realizadas por suprimento de fundos;

• guerra, estado de defesa, estado de sítio e calamidade pública

• pequenas compras ou serviços de pronto pagamento (art. 95, §2º da Lei n.º 14.133/2021).

O planejamento da contratação é a primeira fase da contratação pública e é composto das seguintes etapas, após a formalização da demanda:

• Estudo Preliminar (ETP);

• Gerenciamento de riscos;

• Pesquisa de preços; e

• Termo de Referência.

Observação: a elaboração de ETP é facultativa nos casos de dispensa em razão do valor.

Para maiores detalhes acerca desses documentos, acesse as seções "Manuais" e "Modelos" deste Guia.

Dentre as atribuições do setor demandante e da Equipe de Planejamento, algumas são fatores chave para o sucesso da contratação:

• Especificação do objeto - Consiste em definir no ETP e no Termo de Referência os detalhes do bem que se deseja adquirir ou do serviço que se pretende contratar, delimitando aspectos mínimos de qualidade como características, quantidades, dimensões, etc. Quanto melhor a especificação, maior a probabilidade de sucesso na contratação. Observe-se que a especificação, em regra, não pode resultar em restrição da competitividade.

• Justificativa da necessidade - Também deve ficar claramente demonstrado no processo o motivo, a necessidade que deu origem à contratação. Para isso, o demandante deve explicar qual a necessidade da contratação, como ela atenderá à demanda e quais os resultados esperados.

O Estudo Técnico Preliminar (ETP) é o documento que materializa o estudo feito pela Administração no sentido de responder qual solução melhor atende a necessidade identificada no Documento de Formação da Demanda (DFD).

Deve havar uma análise das soluções disponíveis no mercado e, dentre essas, a Equipe de Planejamento deve concluir fundamentadamente qual a mais viável.

A pesquisa de preços é fundamental para o sucesso da contratação.  

Sua elaboração é regida pela Instrução Normativa n.º 65/2021 que prevê parâmetros que devem ser observados:

1. consulta a sistemas oficiais de governo, como o Painel de Preços;

2. contratações similares feitas pela Administração Pública, em execução ou concluídas há, no máximo, um ano da data da pesquisa;

3. pesquisa em sites especializados ou de domínio amplo, desde que atualizados no intervalo de 6 meses antes da divulgação do edital, contendo data e hora de acesso;

4. pesquisa direta com pelo menos 3 fornecedores, mediante solicitação formal de cotação, com justificativa da escolha dos fornecedores e antecedência mínima de 6 meses em relação ao edital;

5. pesquisa na base nacional de notas fiscais eletrônicas.

Observação: Deve ser priorizado os parâmetros 1 e 2, devendo apresentar justificativa em caso de impossibilidade.

Deve ser utilizado o módulo pesquisa de Preços no Compras. Uma boa  prática recomendada pelo TCU é a composição de uma "cesta de preços" com preços oriundos de critérios diversos para refletir melhor o mercado.

Para mais detalhes, consultar as seções "Manuais" e "Normativos" deste Guia.

A busca pelo código do material e do serviço ocorre no Compras.  Por meio desse link tem o catálogo mais atualizado até a data informada.(mas a consulta deve ser feita prontamente no sistema de compras.

https://www.gov.br/compras/pt-br/acesso-a-informacao/consulta-detalhada/planilha-catmat-catser

No entanto, deve-se atender a indicar o material/serviço correto no Catálogo Eletrônico do sistema.

Documento no qual a Administração expõe de forma detalhada a especificação do objeto e determina regras importantes para a aquisição/contratação.

Devem seguir as minutas padrão da AGU (cf. a seção Modelos de Documentos).

Documento que descreve os riscos envolvidos na contratação, suas possíveis consequências, medidas de contingência e mapeamento geral desses possíveis riscos.

Alguns documentos da fase de planejamento contam com modelos no próprio SEI (ex: DFD). Outros devem ser confeccionado no portal de compras do Governo (ex: ETP, Matriz de Riscos, Termo de Referência)

Para alguns documentos é preciso utilizar as minutas padrão da Advocacia Geral da União (AGU) de acordo com o tipo de contratação pretendida (compra, serviço continuado, serviço não continuado, serviço com ou sem dedicação de mão de obra, etc.). Essas minutas são atualizadas frequentemente e é preciso utilizar a versão mais recente do modelo no qual sua demanda se enquadra.

Para verificar as minutas padrão, acessar a seção "Modelos" deste Guia.

A Advocacia Geral da União (AGU) tem a atribuição de realizar o assessoramento jurídico da União e, nesse sentido, os processos de contratação (com exceções como Dispensas de pequeno valor e objetos para os quais já existe parecer referencial) devem ser encaminhados para  a Consultoria Jurídica da União (CJU) para análise jurídica.

No intuito de auxiliar os órgãos públicos e agilizar a análise dos processos, a AGU disponibiliza minutas padrão de acordo com determinados critérios. Nessas minutas há trechos opcionais (geralmente em vermelho), nos quais os usuários podem escolher entre duas ou mais redações, adequando ao caso concreto.  

Por outro lado, há também textos fixos, em preto, cuja recomendação é seguir o máximo possível. Nestes trechos, caso se suprima, acrescente ou altere algo, o órgão deve destacar a alteração e justificar o motivo.

Para os detalhes sobre como realizar essas marcações, favor acessar o Instrumento de Padronização de Procedimentos da AGU, na área de Manuais.

O tempo necessário para o atendimento da demanda depende de vários fatores como instrução da fase de planejamento, modalidade de compra, etc.

Em regra, contratações diretas são mais rápidas e a demanda é atendida de modo mais ágil.

Porém, contratações mais complexas demandam mais tempo pois há formalidades a serem observadas que são submetidas a prazos fixos como, por exemplo, análise pela Consultoria Jurídica da União (CJU) (15 dias, em média) e o prazo entre a publicação e a abertura da sessão pública (varia de acordo com a modalidade. em pregão pode chegar a 10 dias).

Desse modo, um fator crucial para a demanda ser atendida é iniciar o processo com a devida antecedência.