इस सम्मेलन में प्रतिभागिता हेतु गूगल फार्म (प्रतिभागिता-प्रपत्र) के माध्यम से आपकी प्रतिभागिता पंजीकरण अनिवार्य है।

पंजीकरण प्रपत्र 3 खण्ड का है। प्रथम खण्ड में प्रस्तुतिकर्ता या प्रतिभागी का विवरण अपेक्षित है तथा दूसरे पृष्ठ में प्रस्तुति सारांश (Abstract) का विवरण अपेक्षित है। एवं तीसरे खण्ड में छात्रावास विकल्प संबंधित विवरण अपेक्षित है।

इस सम्मेलन में प्रतिभागिता निःशुल्क है। 

प्रतिभागी प्रस्तुतिकार्ता/वक्ता अथवा दर्शक/श्रोता के रूप में पंजीकरण कर सकते हैं।

प्रतिभागियों सम्मेलन में आने जाने एवं रहने आदि की व्यवस्था स्वयं करनी होगी। स्टेशन एवं हवाई अड्डे से संस्थान परिसर तक प्रतिभागी को स्वयं भुगतान करके टैक्सी या रिक्शा से आवागमन करना होगा। इच्छुक प्रतिभागियों को 11 जुलाई की रात्रि में उपलब्धता के आधार पर संस्थान के छात्रावास में साझाकरण आवास (sharing basis) में ठहरने का प्रबंध किया जाएगा। जिसका शुल्क-भुगतान प्रतिभागियों के स्वयं छात्रावास पर आगमनोपरांत करना होगा।

दर्शक/श्रोता के रूप में पंजीकरण की सीमित सीटें हैं।

दर्शक/श्रोता के रूप में वे प्रतिभागी भी भाग ले सकते हैं जिनके संस्थान के अन्य छात्रों, संकाय सदस्यों, कार्मिकों इत्यादि ने अपना आलेख प्रस्तुत किया है अथवा वे प्रस्तुति के सह-लेखक के रूप में भाग ले रहे हैं।

प्रतिभागियों के लिए दिनांक 12 जुलाई 2024 को दोपहर भोजन, एवं हाई-टी की व्यवस्था संगोष्ठी आयोजन समिति द्वारा की जायेगी।

प्रतिभागी सत्र शीर्षकों मे से किसी एक विषय के अंतर्गत किसी उपविषय पर अपनी प्रस्तुती दे सकते है। जिसके प्रस्तुती सारांश की शब्द सीमा - अधिकतम 500 शब्द है एवं पी.पी.टी माध्यम से प्रस्तुती की समय सीमा 10 मिनट होगी। 

इस संबंध में प्रतिभागियों द्वारा प्रसतुती के रूप में समीक्षा, विवेचना, तुलना, रिपोर्ट, आदि स्वीकार्य हैं।

प्रतिभागी को ,सम्मेलन में दिनांक 12 जुलाई 2024 को अपना प्रस्तुतिकरण पीपीटी द्वारा देना होगा, अत: प्रतिभागीयों  से निवेदन है कि अपना प्रजेंटेशन तैयार रखें एवं 11 जुलाई 2024 रात्रि 23-59 बजे तक  प्राप्त पंजीकरण पुष्टिरकरण के संदर्भ में प्राप्त ईमेल के प्रत्युत्र में hindi.cell@iitjammu.ac.in को प्रेषित करें अथवा साथ लेकर आने का कष्ट करें ।

एक प्रतिभागी केवल एक प्रस्तुति सबमिट कर सकते हैं। जिससे अधिकतर प्रतिभागियों को अवसर उपलब्ध कराया जा सके। 

प्राप्त प्रस्तुति सारांश (Abstract) एवं संख्या के आधार पर सत्र में परिवर्तन किया जा सकता है या पृथक विशेष सत्र का योजन किया जा सकता है। 

इच्छुक प्रतिभागियों को 11 जुलाई की रात्रि में उपलब्धता के आधार पर संस्थान के छात्रावास में साझाकरण आवास (sharing basis) में ठहरने का प्रबंध किया जाएगा। 

इसका शुल्क-भुगतान प्रतिभागियों के स्वयं छात्रावास पर आगमनोपरांत करना होगा।

छात्रावास के लिए इच्छुक प्रतिभागियों को 05 जुलाई 2024 तक ई-मेल द्वारा रिपोर्ट करने हेतु प्रबंध किए गए छात्रावास का नाम एवं आवश्यक संपर्क अथवा अनुप्लब्धता की स्थिति के संबंध में सूचित कर दिया जाएगा।

प्रतिभागियों के लिए दिनांक 12 जुलाई 2024 को दोपहर भोजन, एवं हाई-टी की व्यवस्था संगोष्ठी आयोजन समिति द्वारा की जायेगी।

इसके अतिरिक्त समयों पर संस्थान के छात्रावास मेस अथवा कैन्टीन में भी भुगतान कर चाय, अल्पाहार, रात्रि-भोजन आदि प्राप्त किए जा सकते हैं।