Etiqueta

En el cas de reunions és molt important establir una agenda i publicar-la amb anterioritat .

Assegura't que tot el material escrit o gràfic d’ajuda es distribueix a tots els participants.

Publica les regles que s’empraran i el material necessari: micròfons, programari a emprar…

Prioritza temes a tractar.

Pots compartir arxius i presentacions amb les eines de videoconferència.

Moltes aplicacions permeten emetre directament la pantalla de l’ordinador. Vigila sempre quines finestres tens obertes per evitar situacions compromeses.

Si fas servir presentacions de diapositves:

• Empra fonts Arial o Futura de mida 32 o superior.

• Empra un fons neutral que faciliti la lectura.

• Evita gràfics que no tenguin relació amb la presentació.

• No abusis de gràfics en una mateixa transparència.

En una videoconferència estàs convidant als participants a entrar al teu espai de feina (que pot ser casa teva). Procura trobar un ambient que transmeti professionalitat.

Revisa que no aparegui cap article personal que pugui resultar vergonyós o que vols mantenir en privat.

Les decoracions no són un problema ja que poden servir per crear connexions humanes.

És recomanable que t’ubiquis a un lloc de la casa o de l’oficina on no hi hagi coses al fons que puguin distreure als teus interlocutors. La millors opció és trobar un fons de color sòlid.

Sobretot alerta quan es dirigeix la càmera cap a portes i finestres, ja que poden sortir altres persones.

Evita vestir de color blanc, ja que enlluerna.

Evita robes amb trames fines per evitar patrons de moiré.

Per descomptat, res de pijama (com a mínim a la part superior). A pesar que treballam des de casa és recomanable seguir unes rutines i pautes de formalitat.

Mira cap al lloc adequat. Quan xerres, és important mirar a la càmera per tal que els participants notin que estàs posant la mirada en ells.

Assegura un bon angle i una bona qualitat d’imatge: abans de començar la cridada totes les eines de videotrucada ens permeten visualitzar com et veuran els altres participants.

Procura estar ben visible. A vegades, sobretot quan has d'emprar telèfons o tauletes, pot ser que l’angle de visió mostri el sostre, surtis tallat… És recomanable un pla mig (des de la cintura) a menys que necessitis mostrar el cos sencer per mostrar algunes coses.

Necessites una bona il·luminació. Alerta amb els espais excessivament foscs o estar a contrallum. En ambdós casos els altres participants no seran capaços de veure’t les faccions.

És interessant que tots els assistents estiguin preparats (vídeo i audio) abans d’iniciar la sessió per evitar possibles problemes tècnics.

Connecta't 10 minuts abans i ajusta el vídeo i el so.

Saluda als participants a mesura que arribin.

Tan important com començar d’hora és acabar a temps deixant uns minuts per acomiadar-se.

En el cas de reunions, s'ha de designar un moderador.

Comença amb una roda de presentacions. Molt necessari en el cas que hi hagi gent que no es coneix.

Defineix unes mínimes normes d’organització, sobretot referents als torns de paraula.

Recomana a l’inici de la sessió que tothom silenciï els seus micròfons. Algunes aplicacions tenen l'opció de silenciar-los tots de cop.

A totes les classes o reunions per videoconferència que es vulguin gravar s’ha de tenir en compte la protecció de dades. Sobretot quan hi participen estudiants menors d’edat.

El material gravat s’ha de configurar de forma que únicament es pugui reproduir i no permetre la descàrrega d’aquest.

És recomanable llegir les següents normes per fer partícips d’aquestes als participants:

1. La sessió serà gravada amb l’objectiu de facilitar a l’alumnat el contingut de la sessió.

2. Es recomana als assistents desactivar i inhabilitar la càmera si no volen ser visualitzats pels altres participants.

3. Per tal de no vulnerar la normativa vigent en matèria de protecció de dades, queda prohibida la captació i/o enregistrament de la sessió, així com la seva reproducció o difusió, en la seva totalitat o en part, sigui quin sigui el medi o dispositiu utilitzat.

Respecta el torn de paraula. Així s'evitarà que vàries persones parlin a la vegada.

Pensa que es captura el llenguatge corporal.

Els temes que sorgeixin i no estan planificats deixa'ls per futures reunions.

Cuida les formes al xat (evita l’ús de majúsucules).

Si et vols comunicar amb una persona concreta, fes-ho per privat.

Centra't en la reunió. Evita fer vàries coses a la vegada. Aquest consell és aplicable a reunions presencials, però en el cas de les videoconferències la càmera capta i magnifica tot el que els usuaris estan fent.

Desconnecta les notificacions, silencia i amaga el telèfon…

Tanca la porta i penja un cartell que indiqui que estàs emetent.

Hi ha tres coses que hauríem d’evitar a tota videotrucada laboral: menjar, el tecleig i xerrar amb persones que tenim a la mateixa habitació.

Si ets el ponent de la videoconferència o com a docent d'una classe en línia intenta cercar la retroalimentació.

Crida l’atenció si es produeixen conversacions laterals o es perd l’atenció.

Vigila sempre amb el retard en la senyal. Fes pauses per permetre la seva intervenció.

No facis sonar els dits, tosseixis sobre el micròfon, facis renous amb papers o desviïs la conversa. Els micròfons són molt sensibles.

És recomanable tenir el micròfon aturat quan no s’està intervenint.

Assegura't de que totes les tasques estan assignades amb claretat i ben enteses abans de donar per acabada la cridada.

Envia un correu electrònic a tots els participants just després de la reunió per confirmar els acords.

En el cas de les classes o de les reunions periòdiques, indica quina serà la data i hora de la propera trobada.

Reserva uns minuts pels acomiadaments.