Beth mae’r Ysgol neu’r Darparwr Blynyddoedd Cynnar, Awdurdod Lleol Cyngor Sir Gaerfyrddin a Llywodraeth Cymru yn ei wneud â Gwybodaeth Addysgol a gedwir ganddynt am Blant a Phobl Ifanc

I fodloni gofynion Deddf Diogelu Data 2018 a’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), mae’n rhaid i ysgolion gyhoeddi Hysbysiad Preifatrwydd i blant a phobl ifanc a/neu rieni a gwarcheidwaid yn crynhoi’r wybodaeth a gedwir am blant a phobl ifanc, pam y caiff ei chadw, a’r trydydd partïon y gallai gael ei rhoi iddynt.

Mae’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn rhoi gwybodaeth am gasglu a phrosesu gwybodaeth bersonol a pherfformiad plant neu bobl ifanc gan yr Ysgol, Cyngor Sir Gaerfyrddin (ALl) a Llywodraeth Cymru.

Casglu gwybodaeth bersonol

Mae’r ysgol yn casglu gwybodaeth am blant a phobl ifanc a’u rhieni neu warcheidwaid cyfreithiol pan fo plant a phobl ifanc yn cofrestru’n yr ysgol. Mae’r ysgol hefyd yn casglu gwybodaeth ar adegau allweddol eraill yn ystod y flwyddyn ysgol a gall gadw gwybodaeth gan ysgolion gwahanol pan fo plant a phobl ifanc yn symud.

Mae’r Ysgol yn prosesu’r wybodaeth mae’n ei chasglu i weinyddu’r addysg a rydd i blant a phobl ifanc. Er enghraifft:

• rhoi gwasanaethau addysgol i unigolion;

• monitro ac adrodd ar gynnydd addysgol disgyblion/plant;

• rhoi gwasanaethau lles, gofal bugeiliol ac iechyd;

• rhoi cymorth a chanllawiau i blant a phobl ifanc, eu rhieni a gwarcheidwaid cyfreithiol;

• trefnu digwyddiadau a thripiau addysgol;

• cynllunio a rheoli’r ysgol.

Llywodraeth Cymru a’r Awdurdod Lleol (ALl)

Caiff Llywodraeth Cymru wybodaeth am ddisgyblion yn uniongyrchol gan ysgolion fel arfer fel rhan o brosesau casglu data statudol yn cynnwys y canlynol:

• Casglu data ôl-16

• Cyfrifiad Ysgolion Blynyddol ar Lefel Disgyblion (CYBLD)

• Casglu lefel disgyblion a addysgwyd heblaw yn yr ysgol (AHYYY)

• Casglu data cenedlaethol (CDC)

• Casglu data presenoldeb

• Casglu data Profion Cenedlaethol Cymru (PCC)

Yn ogystal â’r data a gesglir fel rhan o CYBLD, caiff Llywodraeth Cymru ac Awdurdodau Lleol hefyd wybodaeth am asesiadau’r Cwricwlwm Cenedlaethol, canlyniadau arholiadau cyhoeddus, a data presenoldeb ar lefel disgybl unigol a ddaw gan Ysgolion a/neu Gyrff Dyfarnu (e.e. CBAC).

Defnyddia Llywodraeth Cymru’r wybodaeth bersonol hon at ddibenion ymchwil (a gynhelir mewn ffordd sy’n sicrhau nad oes modd adnabod plant a phobl ifanc unigol) ac at ddibenion ystadegol, i lywio, dylanwadu a gwella polisi addysg ac i fonitro perfformiad addysgol y gwasanaeth yn ei gyfanrwydd. Gallwch weld enghreifftiau o ystadegau a grëir yn www.cymru.gov.uk/ystadegau. Mae gwybodaeth bellach am ddefnydd Llywodraeth Cymru o ddata personol ym Mholisi Preifatrwydd Llywodraeth Cymru sydd ar gael yma.

Mae’r ALl hefyd yn defnyddio’r wybodaeth bersonol a gesglir i gynnal ymchwil. Mae’n defnyddio canlyniadau’r ymchwil hon i wneud penderfyniadau ar bolisi ac ariannu ysgolion, i gyfrifo perfformiad ysgolion a’u helpu i bennu targedau. Cynhelir yr ymchwil mewn ffordd sy’n sicrhau nad oes modd adnabod plant a phobl ifanc unigol.

Gwybodaeth bersonol a gedwir

Mae’r math o wybodaeth bersonol a gaiff ei gadw’n cynnwys:

• manylion personol fel enw, cyfeiriad, dyddiad geni, nodweddion y plentyn/person ifanc a manylion cyswllt rhieni a gwarcheidwaid;

• gwybodaeth am unrhyw anghenion addysgol arbennig;

• gwybodaeth am berfformiad mewn asesiadau ac arholiadau mewnol a chenedlaethol;

• gwybodaeth am darddiad ethnig a hunaniaeth genedlaethol plant a phobl ifanc (a ddefnyddir i baratoi dadansoddiadau ystadegol cryno);

• manylion am statws mewnfudo plant a phobl ifanc (a ddefnyddir i baratoi dadansoddiadau ystadegol cryno);
  gwybodaeth feddygol sydd ei hangen i gadw plant a phobl ifanc yn ddiogel tra eu bod yng ngofal yr ysgol/darparwr Blynyddoedd Cynnar;

• gwybodaeth am bresenoldeb ac unrhyw gamau disgyblu a gymerwyd;

• gwybodaeth am gyfraniad gan y gwasanaethau cymdeithasol o ran plant a phobl ifanc unigol pan fo angen hyn at ddibenion gofal y plentyn/person ifanc.

Sefydliadau a allai rannu gwybodaeth bersonol

Gallai gwybodaeth a gedwir gan yr ysgol, darparwyr Blynyddoedd Cynnar, yr ALl a Llywodraeth Cymru am blant a phobl ifanc, eu rhieni neu warcheidwaid cyfreithiol hefyd gael ei rhannu â sefydliadau pan fo’r gyfraith yn caniatáu hynny ac ar yr amod y gweithredir yn briodol i gadw’r wybodaeth yn ddiogel, er enghraifft;

• cyrff addysgol a hyfforddiant eraill, gan gynnwys ysgolion, pan fo plant a phobl ifanc yn gwneud cais am gyrsiau neu hyfforddiant, symud ysgol neu geisio arweiniad ar gyfleoedd;

• cyrff dan gontract i gynnal ymchwil i Lywodraeth Cymru, yr ALl ac ysgolion/darparwyr Blynyddoedd Cynnar gan weithredu’n briodol i sicrhau bod y wybodaeth yn ddefnyddiol;

• llywodraeth ganolog a lleol i gynllunio a darparu gwasanaethau addysgol;
  gwasanaethau cymdeithasol a sefydliadau iechyd a lles eraill pa fo angen rhannu gwybodaeth i ddiogelu a chefnogi plant a phobl ifanc unigol;

• darparwyr y System Rheoli Gwybodaeth (MIS) er mwyn sicrhau bod y system yn gweithio a’i bod yn gywir;

• cyflenwyr cymeradwy system ‘dim arian parod’ y Cyngor neu Ysgolion i sicrhau bod yr holl ddisgyblion, rhieni a gwarcheidwaid â chyfrifoldeb rhiant a staff yr ysgol yn gallu ei defnyddio’n briodol;

• System Addysg ar y Cyd Consortiwm Partneriaeth i ategu dadansoddiad ystadegol rhanbarthol, fel sy’n ofynnol gan Lywodraeth Cymru;

• amrywiaeth o gyrff rheoleiddiol, fel ombwdsmyn ac awdurdodau arolygu, pan fo’n ofynnol dan y gyfraith i wybodaeth gael ei hanfon ymlaen fel y gallant wneud eu gwaith;

• y Swyddfa Ystadegau Gwladol er mwyn gwella ansawdd ystadegau mudo a phoblogaeth

Mae gan blant a phobl ifanc hawliau penodol dan y Ddeddf Diogelu Data a’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol gan gynnwys hawl gyffredinol i gael mynediad i ddata personol a gedwir amdanynt gan unrhyw “reolwr data”. Yn ôl y gyfraith, yn 13 oed mae plant a phobl ifanc yn ddigon aeddfed i ddeall eu hawliau a gwneud cais hawl unigol eu hunain os dymunant. Disgwylir i riant wneud cais ar ran plentyn os yw’n iau na hynny. Os hoffech weld eich data personol chi neu’ch plentyn, ysgrifennwch at y sefydliad perthnasol.

Gwybodaeth arall

Mae diogelwch gwybodaeth yn bwysig iawn i’r ALl, ysgolion a Llywodraeth Cymru ac mae nifer o weithdrefnau ar waith i leihau’r posibiliad o gyfaddawdu diogelwch data. Bydd yr ALl, yr ysgol a Llywodraeth Cymru yn ymdrechu i sicrhau bod gwybodaeth yn cael ei chadw’n gywir bob amser a’i phrosesu’n unol â’n gofynion cyfreithiol.



Eich hawliau dan Ddeddf Diogelu Data 2018 a’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR)

Mae’r cyfreithiau Diogelu Data’n rhoi hawliau penodol i unigolion o ran y wybodaeth bersonol a gedwir amdanynt gan unrhyw sefydliad. Yn eu plith mae:

• yr hawl i ofyn am a chael copïau o wybodaeth bersonol a gedwir amdanoch, er y gall rhywfaint o wybodaeth gael ei dal yn ôl yn gyfreithiol;

• yr hawl, mewn rhai amgylchiadau, i atal gwybodaeth bersonol rhag cael ei phrosesu os bydd gwneud hynny’n achosi niwed neu ofid;

• yr hawl i ofyn i wybodaeth gael ei chywiro;

• yr hawl i ofyn i wybodaeth beidio â chael ei phrosesu

Mae gennych hefyd yr hawl i ofyn i’r Comisiynydd Gwybodaeth, sy’n gorfodi ac yn goruchwylio’r Ddeddf Diogelu Data, asesu p’un ai a yw’r gwaith o ddiogelu data personol yn debygol o gydymffurfio â darpariaethau ein cyfrifoldebau deddfwriaethol.

Ceisio rhagor o wybodaeth

I gael rhagor o wybodaeth am wybodaeth bersonol a gesglir a’r defnydd a wneir ohoni, os oes gennych bryderon am gywirdeb gwybodaeth bersonol, neu’ch bod am arfer eich hawliau dan Ddeddf Diogelu Data 2018 a’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol, dylech gysylltu â:

• Ysgol Y Ddwylan, Heol Newydd, Castell Newydd Emlyn, SA38 9BA. Ffôn: 01239710671 neu e-bostiwch admin@yddwylan.ysgolccc.cymru 

• Swyddog Diogelu Data, Cyngor Sir Caerfyrddin, Neuadd y Sir, Caerfyrddin, SA31 1JP e-bostiwch dataprotection@sirgar.gov.uk

• Swyddog Diogelu Data Llywodraeth Cymru yn Llywodraeth Cymru, Parc Cathays, Caerdydd, CF10 3NQ; e-bostiwch SwyddogDiogelu.Data@gov.cymru

• Llinell gymorth Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth 029 2067 8400 (llinell gymorth Cymru) neu 0303 123 1113 (llinell gymorth y DU)

• mae gwybodaeth hefyd ar gael gan www.ico.gov.uk