Formulación del proyecto o convenio

Aunque el proceso de incorporación corresponde a la parte final de un proyecto, es necesario que desde la formulación de los convenios o contratos sean consideradas las especificaciones exigidas para la estructuración, documentación, incorporación de recursos biológicos y depósito de material colectado (cuando aplique), asegurando que se tendrán en cuenta dentro de las actividades y los tiempos establecidos para la ejecución del mismo.

Es necesario que se sigan las siguientes recomendaciones:

• Una vez inicie el contrato, tanto el supervisor como el contratista, deben contactar a la I2D (i2d@humboldt.org.co) para determinar los requerimientos técnicos para la generación de recursos. De esta manera quedan claras las especificaciones bajo las cuales deben ser estructurados y documentados los datos, tales como: 1) Plantillas para la documentación de datos y metadatos, 2) Requerimientos para la aprobación de recursos, 3) Documentación y catalogación, 4) Validación y 5) Entrega de material colectado (cuando aplique).
• Se recomienda que en el diseño de los proyectos se consideren al menos 15 días para el proceso final de incorporación, antes del vencimiento de dicho contrato o convenio; para así evitar contratiempos para obtener el certificado de metadatos y por ende retrasos en las liquidaciones.
• Si en el contrato o convenio se tiene previsto realizar colectas, las cuales tienen que ser depositadas en las colecciones del Instituto, los tiempos se podrían extender debido a que los certificados se emiten de manera simultánea ya que el equipo de colecciones corrobora que los especímenes depositados coincidan con el conjunto de datos. Se recomienda tener esto en cuenta para el cálculo del tiempo destinado a la incorporación de datos (adicional a los 15 días recomendados anteriormente).

Para que los productos biológicos generados e incorporados en la I2D cumplan con unos mínimos de calidad, estos se deben entregar en plantillas que se encuentran diseñadas siguiendo el estándar Darwin Core.

Las plantillas a disposición son las siguientes:

En caso que aplique y con el fin de asegurarse que el material colectado pueda ser depositado en las colecciones del IAvH, es necesario revisar los procedimientos de colecta y preparación de ejemplares disponibles en las siguientes publicaciones:

Adicionalmente, se recomienda establecer comunicación con el equipo de trabajo de las colecciones del Instituto (coleccionesbiologicas@humboldt.org.co) quienes entregaran indicaciones detalladas y recomendaciones sobre los procedimientos a seguir según el material que depositará.