Incorporación de datos en BIOCULTURAL

Para garantizar la seguridad y acceso a los recursos de información socioecológica generados en el marco de procesos de investigación, convenios o contratos del Instituto Humboldt, estos deben ser entregados y publicados a través de los catálogos institucionales. Esta función es utilizada principalmente por contratistas e investigadores que requieran incorporar información de manera formal con ayuda de la I2D, para este fin, los usuarios tienen la posibilidad de crear, editar, eliminar y manejar los recursos (conjuntos de datos y metadatos) propios. Para formalizar la incorporación de información socioecológica, es necesario realizar la documentación de metadatos asociados a los conjuntos de datos, a través del catálogo BioCultural, para lo cual debe seguir los siguientes pasos:

Ingresar a la herramienta: Inicie sesión digitando su usuario y contraseña en los campos destinados para este fin. Para ingresar a BioCultural use el siguiente enlace.

Añadir Datos: ingresando con tus credenciales (usuario y contraseña) aparecerá esta opción disponible como menú en la parte superior de la interfaz, o como botón del mismo nombre en el tablero central. Cuando se ejecute esta opción, el sistema preguntará si quieres crear un nuevo Dataset: debes dar clic en esta opción con lo cual se abrirá una ventana secundaria que despliega una plantilla para ingresar los metadatos del estudio. 

Diligenciar metadatos del estudio: a partir de la plantilla desplegada en el paso anterior, documente las características del estudio (el contexto de los datos), a través de una serie de campos que facilitan describir el proceso metodológico y las características particulares del conjunto de datos (Dataset) que pretende incorporar.

Tenga presente que hay campos obligatorios (*) y opcionales, úselos según las particularidades de su estudio y oriéntese con los signos de interrogación () que acompañan cada campo. Es importante que planifique el tiempo de diligenciamiento y considere que son tres secciones: Metadatos de cita, Metadatos geoespaciales y Metadatos de Ciencias sociales y Humanidades. Adicionalmente, puede recurrir al Perfil Institucional de Metadatos Socioecológicos para clarificar los requerimientos de cada campo a diligenciar.

Al finalizar el diligenciamiento de todos los campos obligatorios de clic en Guardar, botón situado al final de la plantilla de metadato. ¡Tranquilo! El sistema permite entrar luego para editar gradualmente. 

Cargar archivos: para ello diríjase al tablero central donde debió quedar el registro del nuevo Dataset que usted creo con el nombre y los metadatos diligenciados. Ingrese a su Dataset y de clic en Editar Dataset, botón que se encuentra debajo del encabezado con el que se identifica su conjunto de datos. Esta opción desplegará la opción editar archivo (subir). También puede navegar por los menús que componen el Dataset y desde allí editar o adicionar archivos. El sistema permite cargar archivos gradualmente, lo importante es que siempre guarde las nuevas versiones. 

Definir condiciones de acceso y uso: ingresando por la misma opción de editar Dataset o en el menú Condiciones, emplee esta opción para diligenciar el tipo de licencia, los términos de uso, la confidencialidad, las restricciones de acceso y demás condiciones que garanticen el adecuado manejo y publicación de sus datos.

Publicar el conjunto de datos (Dataset): Para solicitar publicación de su conjunto de datos, una vez termine de diligenciar todos los componentes del Dataset (metadatos, archivos y condiciones), usted debe enviar un requerimiento al equipo de la I2D, para lo cual debe ejecutar la opción Publicar Dataset. Esta opción se habilita en el panel derecho (junto al encabezado del título), una vez esté conforme con todos los elementos.  Adicionalmente se recomienda enviar un correo al administrador del catálogo.

Formalizar entrega: una vez diligenciados los metadatos notificar al correo especificado en los instructivos y enviar los conjuntos de datos y productos asociados en su versión final y aprobada por el supervisor.

Revisión y validación: La I2D validará los metadatos y datos. Si se requiere de ajustes, estos serán enviados por correo para que sean realizados por el contratista o encargado. De lo contrario la I2D expedirá el certificado de metadatos cuando sea necesario. El tiempo que se toma para realizar la validación es generalmente de tres (3) días hábiles. Sin embargo, este tiempo puede ser mayor según el volumen de solicitudes por parte de otros contratistas, investigadores o convenios.