Privacyverklaring
Algemeen
De GymMAX vzw hecht veel waarde aan uw privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens.
Deze privacyverklaring geeft helder en transparant informatie over hoe GymMAX vzw met de persoonsgegevens omgaat. Er wordt alles aan gedaan om uw privacy te waarborgen en GymMAX vzw gaat daarom zorgvuldig om met de persoonsgegevens. GymMAX vzw houdt zich steeds aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), ook gekend als GDPR (General Data Protection Regulation) Dit betekent dat volgende richtlijnen moeten worden gevolgd:
Uw persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor ze zijn verstrekt. De doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
De verwerking van uw persoonsgegevens zijn strikt beperkt tot die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
Uw uitdrukkelijke toestemming is vereist voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
De passende technische en organisatorische maatregelen werden en worden genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
Er geen persoonsgegevens worden doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
Ervoor gezorgd wordt dat u op de hoogte bent en erop attent wordt gemaakt van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens én dat die op een respectvolle manier zullen worden behandeld.
GymMAX vzw is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van deze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
Naam club: GymMAX vzw
Adres: Van Langenhovestraat 203a, 9200 St-Gillis Dendermonde
Emailadres: info@gymmax.be
2. Waarom worden uw persoonsgegevens verwerkt ?
GymMAX vzw verwerkt uw persoonsgegevens ten behoeve van volgende doeleinden en rechtsgronden:
Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten, opleidingen & wedstrijden georganiseerd door of met medewerking van GymMAX vaw. (uitvoering van de overeenkomst)
Het versturen van nieuwsbrieven, relevante informatie en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
Het bekomen van subsidiëring & financiering door de overheid (wettelijke verplichting)
Verzekeringstechnische administratie bij ongevallen (gerechtvaardigd belang)
Vrijwilligerswerk ihkv evenementen of het faciliteren van de werking van GymMAX vzw. (gerechtvaardigd belang)
Deelname aan internationale wedstrijden & stages (gerechtvaardigd belang).
3.Welke gegevens worden verwerkt?
Op basis van de hierboven vermeldde doelstellingen kunnen de volgende persoonsgegevens worden gevraagd, opgeslagen, verzameld en verwerkt.
Identificatiegegevens: Lid: Naam, voornamen, adres, geboortedatum telefoonnummer, e-mail, rekeningnummer, gender. Ouders en/of wettelijke vertegenwoordigers: Naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
Identiteitsgegevens uitgegeven door de overheid: identiteitskaartnummer, internationaal paspoortnummer, nationaliteit (indien nodig voor inschrijving, internationale wedstrijden)
Persoonlijke kenmerken: (Sporttechnische) diploma’s
4. Wie verwerkt de gegevens?
De gegevens worden verwerkt door volgende externe organisaties
Gymnastiek Federatie Vlaanderen
5.Verstrekking aan derden.
De gegevens die u aan VZW OTV Nazareth verstrekt kunnen aan derden worden verstrekt indien dit noodzakelijk blijkt voor de uitvoering van de hierboven doeleinden. Zo worden onder meer de gegevens verstrekt aan een derde (verwerker) voor:
Ethias:
Verwerking ongevalsdossiers
Lokale overheid: Het bekomen van subsidies
Organisatoren binnenlandse en buitenlandse stages
Organisatoren wedstrijden buiten circuit van de gymfed
Er worden nooit persoonsgegevens verstrekt aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee GymMAX vzw een verwerkingsovereenkomst heeft afgesloten. In de verwerkersovereenkomst worden de nodige en afdwingbare afspraken opgenomen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. De verstrekte gegevens zullen niet aan derden worden doorgegeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is bv. In het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek. Tevens kunnen persoonsgegevens gedeeld worden met derden indien u hiervoor de toestemming geeft. Deze toestemming kan steeds worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de voorafgaande verwerking van die gegevens, voor de intrekking van die toestemming. Gegevens worden doorgegeven aan: zie hoger Er worden geen persoonsgegevens verstrekt aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU, uitgezonderd IOC, FIG, UEG, FIG-members & UEG-members voor deelname aan internationale stages & wedstrijden.
6. Minderjarigen.
GymmAX vzw verwerkt alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Door de aansluiting van een minderjarig lid bij Gymfed geven de ouders of de wettelijke vertegenwoordigers de formele toestemming aan Gymfed om bovenvermelde gegevens te verwerken.
7. Bewaartermijn.
GymmAX vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. GymmAX vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 5 jaar.
8.Beveiliging van de gegevens.
Volgende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:
Alle personen die namens GymMAX vzw kennis kunnen nemen van uw gegevens, zijn gehouden tot geheimhouding ervan.
GymMAX vzw hanteert een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al deze systemen.
Als er aanleiding toe is zorgt de organisatie ervoor dat uw persoonsgegevens gepseudonimiseerd worden en/of dat er voor encryptie van uw gegevens wordt gezorgd.
Er worden back-ups van de persoonsgegevens gemaakt om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
De genomen maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en zo nodig bijgestuurd of verbeterd.
De medewerkers van GymMAX vzw zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
9.Uw rechten omtrent uw gegevens.
U heeft het recht op inzage, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die GymMAX vzw heeft ontvangen. Via het hoger vermeld adres kan u de organisatie contacteren. Het wissen van gegevens tijdens het lopende seizoen kan enkel indien dit de werking van de organisatie niet in het gedrang brengt. Indien dit het geval is, gebeurt dit onmiddellijk na het beëindigen van het seizoen.
Tevens kunt u bezwaar indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel ervan) door de federatie of een van haar medewerkers.
U hebt tevens het recht om de verstrekte gegevens door de federatie te laten overdragen aan uzelf of in uw opdracht aan een andere partij. GymMAX vzw kan vragen om u te legitimeren voordat er gehoor wordt gegeven aan voornoemd verzoek.
10. Klachten.
Mocht u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens dan wordt er aangeraden om onmiddellijk contact op te nemen met GymMAX vzw.
U kan steeds een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) Drukpersstraat 35 1000 Brussel https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Wijziging privacyverklaring.
GymMAX vzw kan de privacyverklaring steeds wijzigingen. De laatste wijziging gebeurde op 24/05/2018.