・コスト意識

安く良いツールを使うことは良いことです。ですがコストを考える時に大切なのは

如何に安くではなく、結果、如何にコストパフォーマンスの良い効果を得られるか。が大切です。

無料で使えるからLINEで十分と思って、使っていく内にユーザー管理や情報漏洩の危険性が高まり

結局、管理に必要な人的コストやリスクが高くなり過ぎたり

同じく、Gsuiteと同じようなことが複数の安いサービスを使えば実現できると工夫しても

結果、使うツールが増えて、管理も行き届かなくなり、仕事の質も落ちてしまうなど

結果的に余計にコストがかかったり、仕事に支障が出たりしているケースを多く見かけます。

非常にもったいないことなので、良いツールを少なく導入して使いこなすことで

高いコストパフォーマンスを得ることと、管理の簡略化が重要です。

・Gsuiteは世界最強のクラウドツール

上記のコストの話と近いのですが、Googleは世界中の天才が集まって作った

どんな会社も真似できないセキュリティ環境で高機能なサービスが多数利用できます。

私は、1アカウント1万円でも素晴らしく価値の高い良いサービスだと思っています。

Officeのソフトも購入する必要がなくなり、いつでもどこでも実務が可能になり

アンケートフォームも、社内専用ポータルサイトも、テレビ会議も

他社なら数十万円するBI（ビジネスインテリジェンス）ツールも、

アクセス解析も、メールも、スケジュール管理も、網羅しています。

使わない手は無いです。使えば既存のシステムを捨てることが出来る可能性が高く

既存のシステムを減らせば、業務効率も良くなり、システムにかかるコストも浮きます。

いろんなツールがありますが、いろんなツールをやめて、Gsuiteに集約することで

非常に上手くいくケースを数えきれない程、見てきました。

もちろんGsuiteで出来ないこともありますが、使いこなせば様々な実務がGsuiteで完結します。

本サービスでもGsuiteで様々なことが実現できるよう、サポートすることを目指しています。

・Gsuiteのセキュリティ

Gsuiteにファイルを保存する時、そのファイルは8つに分かれて世界中に分散保存されます。

分散保存された後、また別の国々にバックアップが複数回行われます。

もしファイルを紛失させたかったら、世界中のGoogleサーバーに同時にミサイルを打ち込む必要があります。

もしファイルを情報漏洩させようとしても、物理的には不可能です。

世界中にある超巨大なサーバーセンターから、万一サーバー機を見つけられたとしても

そのサーバーに入っているデータは先程あったように8分の1しかなく

難読化もされているので、元のファイルにまったく復元できません。

ですので、世界最強の情報紛失対策と情報漏洩対策が実現されています。

その環境を自社で実現しようと思うと、何兆というお金が必要になります。

ID・PWの管理をきっちりすれば、世界で一番安全な場所にデータを預けることができます。

それだけID・PWの管理は重要になります。

・ツールはなるべく減らすこと

ツールを増やす際は、どうしてもChatworkやGsuiteで出来ない物のみ増やします。

例えば、CAD等の専門職種用の実務ツールや、ワークフローや、集金のシステムや、勤怠など

それらは必須になるので、もちろん使うのですが

会社の規模が小さければ勤怠やワークフローも問題なくChatworkやGsuiteで活用できますし、

請求書発行も数が少なければ、Googleスプレットシートで出来ます。

Gsuiteでやると逆にコストがかかる、という状態で無い限り

なんとかChatworkやGsuiteで完結できることを増やしていきます。

そうすれば、別のツールのアカウント管理の手間も減りますし、コストも浮きます。

ツールが減るとデータを探す時間も短縮されますし、良いことだらけです。

・ツールを増やす必要

もちろん、ツールを増やした方が良い時は増やします。

新たにツールを入れることで、本当にコストパフォーマンスを得ることができ

管理もしやすく、現場としても喜ばれる。それなら問題ありません。

ただし、現時点で社内ツールに混乱が起きていると上手く浸透しません。

既存のITツールの利用状況などが良い状態で、それをさらに良くするという

社内の賛同を得られた形で導入をお願いします。

弊社も、実務ツールとして、マインドマップを描くマインドマイスターや

先方にアカウントが無くてもTV会議がすぐにスタートできる

appear.inというツールなどは使っています。

ChatworkとGsuiteを連動させて社内アナウンスを自動化する

iftttやZapierなども使っていますが、設定して稼働した後は放置しています。

普段意識しなくて良いツールは、多少増えても問題ありませんが

ID/PWの管理を慎重にお願いします。

・変えないと変わらない

IT化の企画や計画は、実行しないと何も変化が得られません。

現場が動いてくれない場合は、現場の協力が得られるように

ヒアリングやアンケートを取り、その結果をフィードバックして

IT化の必要性を訴えることも大事です。

一番大切なのは、トップの意志です。

トップがIT化に積極的ではない場合は非常に苦戦します。

トップを巻き込めるように働きかけてください。

メリットを伝え、今の課題のクリアにつながること、

結果どれだけのコスト減や時間を生むことになるのか

説得していくことが必須になります。

この部分の進め方については、別のページで詳しく記載します。