ご質問:
Gsuiteの導入の仕方マニュアルなどございましたら、教えてください。
回答:
こちらの記事が丁寧でわかりやすいです。
https://www.dontokoiapps.com/p/g-suite_41.html
ご質問:
辞めた社員のGsuiteアカウントを 削除したのですが そのアドレスで保存していた メールの添付ファイルって見れますか?
回答:
Google Vault を登録していると
ユーザーのデータを永久保存してくれるのですが
通常は、アカウント削除すると
完全に消えてしまいます。
まだ削除から日数が浅ければ
アカウント削除の取り消しが
効く可能性があります。
ご質問:
Gsuiteで退職者のアカウントで入るパスワードが本人は変更していないとのことですが こちらから与えたパスワードでは入ることができません。
すべてのファイルが見えない状況です。
何か手立てはありますでしょうか?→本人も開けれないとのことです。
回答:
管理コンソールのユーザーにて
そのユーザーのセキュリティ項目から
パスワードの変更が可能ですので
パスワードの変更をお願いします。
ご質問:
google drive のストレージ容量が少ない場合、 ドライブのWEB画面から容量アップグレードのリンクがありますが、 これはユーザー毎に増やせるという認識で大丈夫でしょうか? また、容量をうまく節約する方法など、代替案があれば教えてください。
回答:
ユーザー毎に増やすことになります。
よくファイルをアップロードする方や
管理者の容量を増やし
他の方は、重たいファイルのオーナー権限を
容量を増やした方に渡すことで
効率よく容量の管理が可能です。
容量の節約は、不要な動画を削除するなどになりますが
節約よりも、容量をドカンと増やして、上記の通り
他の方がその方にオーナー権限を渡すことで
ファイルに容量の不安を無くす方がシンプルです。
重たいファイルの探し方は
Googleドライブで形式を動画にして
サイズでソートすると便利です。
ご質問:
G Suiteなどのクラウドの場合、データ流出などのリスクはどのように考えればいいですか?
今まで社内サーバーを使っていたのは、火事などの消失リスクより、クラウドからの流出リスクを恐れたためです。
回答:
Gsuiteの場合、パスワードは2段階認証にして
もっと厳しくするならデバイス毎に制限を掛けることも可能です。
このPC、このスマホでないとアクセスできない形です。
Gsuiteの根本設定でファイルを外部とシェアできない設定も可能です。
それでも漏れるというのは、ダウンロードしたファイルを
どこかに送信するなど故意に漏らさないと逆に難しいです。
それは社内サーバーでも同じことになります。
ご質問:
作業スピードの低下を防ぐために、PCはできるだけ身軽にしておきたい、同期しない方がいいと考えています。
その場合のバックアップとしては、どのようなものが候補に挙がりますでしょうか? 他のクラウド、NAS、サーバー?ほか?
回答:
大量のファイルでなければ同期で動作が遅くなるイメージはありません。
PC内にファイルがあった方が効率的なものだけは、同期で良いと考えています。
バックアップはGoogleドライブにファイルがある=バックアップ出来ていると
考えているため、別途のストレージに保存することは漏洩のリスクを高めます。
それでもご心配の場合は、定期的にNASなどにバックアップを取っても良いと思います。
ご質問:
顧問先にお勧めできるグループウェアソフトの検討しています。何がお薦めでしょうか。
回答:
コミュニケーションツールがチャットで別にあるという前提で
私の場合はGsuiteをオススメします。
クラウドの歴史が最長、規模も世界最高、セキュリティ世界最高です。
セキュリティの専門家も推奨しています。
いろんなグループウェアを導入せず
Gsuiteでどこまで実現できるかにこだわります。
実はいろいろ出来ます。何でも聞いてください。
Gsuiteではどうしても実現出来ない部分を
別の専門ソフトなどを使って対応します。
Gsuite導入方法はこちらが丁寧です
https://www.dontokoiapps.com/p/g-suite_41.html
業者に依頼すると高額な場合があります。
ご質問:
お客様とはメールのやりとりが主で、一部のお客様とOneDriveでやりとりをしていますが、正直なところ、使い勝手がよくないという印象です。
ITが苦手な経営者様とも、オンラインストレージで個人情報を含めたデータ共有(word,excel,pdf)ができたら便利だと思うのですが、何を使うのがオススメでしょうか。 毎月の請求書を入れておく、就業規則を変更するたびに入れておく、申請書類の控えをpdfにして入れておく、というようなことに使用したいと思っています。
回答:
できればGsuiteで出来てしまうと一番便利なのですが
お客様にGmail(またはGsuite)のアカウントが必要になるのと
こちら側としてもGoogleドライブの操作に慣れる必要があります。
お客様的に問題ないのであれば
今のOneDriveのままでも良いような気がしています。
(下記は高度な方法)
Google Apps script が使える場合は
Googleドライブの指定のフォルダに、
Googleのアカウントを持っていないお客様からファイルを
アップロードしていただく方法があるのですが
こちら側としての難易度はかなり高くなります。
ただ、実装できれば物凄く便利です。お客様にアカウントも必要なく
セキュリティ高く、ファイルを送信いただくことができます。
https://qiita.com/v2okimochi/items/06ed1ce7c56a877a1e10