ご質問:
スプレットシート・ドキュメント等作成した人が
オーナーになっていて、そのオーナーを解約した場合
他の共有しているメンバーも見れなくなりますか?
回答:
オーナーとしてファイルを持っている場合は
アカウント削除時に誰にファイルを移譲するか選択ができます。
そのため、ファイルは故意に削除しない限りは
無くなったり見えなくなることは、基本的にはございませんので
ご安心ください。
ご質問:
Microsoft officeのファイルをスプレッドシート等に変換せずにエクセルとして変更保存したい場合は、どのようにすればいいでしょうか?
回答:
ドライブの設定でアップロード時にGoogle形式に変換というチェックを外して
アップロードいただくと、もとのファイルのまま
データをドライブに保存することが可能です。
ご質問:
フォルダ管理や名前の付け方など、Googleドライブならではのテクニックなどあれば教えて頂きたいです。(現状Dropboxビジネスを使っています)
回答:
DropboxからGoogleドライブへの移行でしたら
Dropboxと同じ構成でGoogleドライブにそのまま移行することをオススメします。
全てのファイルにアクセス権限がある方が
Googleのバックアップと同期を使って
DropboxからGoogleドライブに全て移行して
移行が完了したら、Dropboxを全員が停止して
Googleドライブのみで運用できるようにします。
その後は、バックアップと同期を全員が利用して
Dropboxと同じ環境のような使い方も出来るのですが
せっかくスプレットシートなどブラウザのみで運用できるので
どうしてもEXCELじゃないと無理なファイルや
特殊なソフトで動くファイルのみ
バックアップと同期で運用して
他のファイルは、Googleドライブにのみ存在する形で
運用することをオススメします。
極力ファイルをPC内に残さない形です。
情報漏洩にも強くなります。
ファイルやフォルダ名はDropboxでの運用と同じで良いですが
Googleドライブでは、最初に大きなフォルダを用意して
そこで権限管理を分けてしまうのが運用的にラクチンです。
(ファイルやフォルダ1つ1つに対して権限管理すると、運用が大変で共有ミスも発生します)
幹部フォルダ
総務フォルダ
経理フォルダ
マネージャーフォルダ
リーダーフォルダ
全社フォルダ
などで、最初に権限で分けて
その中に各カテゴリーのフォルダがある形です。
ご質問:
当社では名刺管理としてEightを使っていますが、G-Suiteの中だけで名刺管理する良い方法はありますか?
スプレッドシートに手打ちで入力していくのはできれば避けたいです・・・
もしくはG-Suite以外のサービスでも(有償・無償問わず)名刺管理、顧客管理でおすすめのサービスがあれば教えてください。
回答:
名刺管理ツールを使わない場合は
外注などで名刺入力をお願いして
スプレッドシートに直接入力いただく方法もあります。
(個人情報の管理だけ気をつけていただいて)
名刺管理ツールでしたら、Sansanの名刺管理サービスをオススメします。
先方の名刺が新しくなると、異動や転職なども把握できますし
社内連携もスムーズです。
また属性分けをしておくことで(例えば、取引先、顧客、優良顧客、知り合い等)
その属性毎に一括メール配信などもできるため
属性に合わせて、ご案内などを送ることができます。