Chatworkの浸透で大事なことは
社内に新しいツールが増えて面倒が増えると思われないことです。
この複数のツールが、Chatworkだけで出来るようになる。
だからこれだけ時間が浮く、ラクになる。という流れが重要です。
こちらの資料にも、そういう要素を入れてあります。
人数が30名以上の顧客の場合は
部署や役職などで小さいチームを作ってスタートするのも良いでしょう。
30名未満の場合は、一度にスタートすることも可能ですが
事前に何をやめるかを決めておくと良いです。
●例
Chatworkを組織全体で使う前に
何をラクにするのかを検討します。
社内メールの廃止、内線は緊急時のみにする
LINEの仕事での利用を禁止などなど
複数のコミュニケーションを停止させて
それがChatworkで統合されるという流れにすることで
スムーズに浸透していきます。
●例
グループチャットを予め作る場合は
現在、よく使われている社内のメーリングリストを
ひとまずグループチャットとして作ります。
メーリングリストでやり取りしていた内容を
Chatworkの該当のグループチャットで続けてもらう形です。
●例
あまり使われないグループチャットを乱立させると
あまり使わないツールとして認識されてしまうので
使用頻度が高い内容のグループチャットを作っていきます。
日報など、毎日使われるようなものはベストです。
●例
１つのグループチャットでの話題が多岐にわたる場合
グループチャット名を広いカテゴリのものではなく
１つの話題に絞っていきます。
例えば、営業部というグループチャットですと
話題の数が多すぎて混乱します。
営業部：定例会議
営業部：契約の報告
など話題を絞ってグループを分割していくとスムーズです。
●例
グループチャットの数が増えるのを嫌がる方が
いらっしゃると思うのですが
実は増えれば増えるほどストレスは軽減します。
それは何故かと言うと、グループチャット名を見るだけで
何についての話題を繰り広げられているか分かるため
メッセージを今見るか、後で見るかを選べるためです。
●例
人によっては、自分に関係が薄いグループチャットでも
一生懸命に見てくれる方がいます。
でも、それだとChatworkを見ることが仕事になってしまい
Chatworkが業務の妨げになってしまいます。
そこで、Chatworkにはミュートという機能がありますので
関係の薄いグループをミュートすることも
場合によってはオススメします。
Chatwork ミュートの方法
ミュートにしてもTOで発言がくると通知されるため
常々見る必要は無いけど、何かあった時は見たい。
というチャットをミュートにしておくことは便利です。
●例
Chatworkを見なくても、社内メールを見れば大丈夫
LINEにも同じメッセージが流れてくる。となると社内浸透が遅れます。
Chatworkだけに記載されている重要なメッセージを
Chatworkを見ないと今日の仕事が仕事にならない。
という流れを作っていくと上手く社内浸透が進みます。
●例
後で入社してくる人を各グループチャットに
一つ一つ追加していくのが面倒な場合は
チームという機能が便利です。
チーム機能について
新しいスタッフがチームに入れてもらうことで
そのチームが入っているグループチャットには
自動で新しいスタッフも入室できます。
※グループチャットにチームを入室させるには
グループチャットを作ってから行います。